基于互聯網背景下的學校檔案工作分析

劉亦子

摘 要：互聯網時代對學校檔案管理工作提出了更為嚴格的要求，那么學校檔案工作在不斷發展過程中，應當堅持自主完善并不斷創新，實現理論和實踐的同步發展，真正推進檔案工作數字化，從而更好的為學校師生和教學活動提供服務。

關鍵詞：互聯網；學校；檔案工作

學校檔案是學校內部教職工群體在從事教育活動、教學管理以及學生學習等多元化活動中所凝聚而成的檔案資料具有重要的保存和參考利用價值，能夠在一定條件下對學校各階段工作情況進行真實的反映，從而對于學校未來發展發揮著重要的承前啟后作用。隨著社會科技的進步，我國逐漸進入互聯網時代，在此種情況下，學校如何充分做好檔案工作，促進教學管理水平和教學質量的提升，是當前學校所面臨一項重要課題。

1 學校檔案工作在互聯網背景下所存在的問題

1.1 軟硬件投入不足，檔案工作現代化建設落后

現代化學校需要現代化的檔案信息管理相配套和支撐。理想化的“互聯網+檔案”模式，應該是未來要建設的數字學校、智慧學校的信息神經中樞和智慧大腦，無論是對軟件，還是硬件，還是對檔案工作人員都有極高的要求，都需要較大的人力物力精力投入。但是，受規模層次的局限和辦學經費的壓力，中學檔案工作信息化建設的投入嚴重不足，相當缺乏現代化的信息設備，制約了其在“互聯網+”大背景下的迅速發展。

1.2 入網聯網的意識薄弱，檔案工作的手段陳舊

隨著互聯網的快速發展，“互聯網+”已經成為時代的必然選擇，學校檔案管理事業的發展，必然會進入互聯網的大網時代。但在現實工作中，相當多的學校及其管理者對檔案管理的互聯網建設缺乏系統的認識和理性的思考，對檔案管理工作依然停留在傳統理念和辦法上，創新意識缺乏，創新實踐較少，忽視了檔案管理及其信息資源的利用，致使學校檔案管理與互聯網的融合進程較慢，滯后于學校發展需要。檔案工作的信息化僅僅是紙質檔案的掃描錄入，電了檔案只是提供了備份和查找的簡單作用，離信息化的初衷相距甚遠。

1.3 工作內容和職能單一，大檔案的工作格局尚未形成

在學校師生的眼中，甚至是檔案工作人員白己也認為，檔案工作與其他人員無關、是檔案員的事情，主要任務就是把歷年的文件、資料整理歸檔，檔案利用就是簡單的復印查詢。檔案工作的管理性、保密性、專業性、服務性，在許多學校是遞減式的。

2 互聯網背景下學校檔案管理工作實踐

2.1 加大人力物力資源的投入力度，為學校檔案管理互聯網應用提供可靠的保障

在學校檔案管理工作中，為了更好的實現檔案管理于互聯網時代的有機融合，那么在開展學校檔案工作的過程中，應當積極加強人力物力資源的投入，加大資金扶持力度，積極開展滿足互聯網時代下學校檔案工作建設及發展需求的信息化基礎設施，并加強檔案管理工作中的數據庫建設，積極推動學校檔案管理工作的順利進行，實現與其互聯網的有機融合，進而切實提高學校檔案工作的總體水平，更好的為學校師生和教學活動提供服務。

尤其是近年來社會經濟不斷進步，科學技術飛速發展，學校檔案工作也具備了明顯的時代特征，在上級部門的大力支持下，以及社會各界的鼎力相助下，學校檔案工作逐漸加大了檔案管理的互聯網硬件建設，尤其是檔案室和微機室等設施的完善，推進了學校檔案工作的專業化發展，通過防火墻的設置、服務器等網絡硬件設備的有效應用，以及投影儀和掃描儀等電子設備的投入，推進了學校檔案工作的順利開展。在堅持科學合理原則的基礎上，立足于學校發展實際，設立了專門的檔案管理部門，并委派駐澳門的電子信息傳輸人員、網站管理人員以及檔案管理人員來開展檔案管理工作，推進了學校檔案管理工作的順利開展，為學校的穩定運行提供了良好的發展條件。

2.2 以碎片化思維為基礎，通過現代化的科學技術來提高學校檔案工作效率

在現代互聯網發展的大環境下，學校檔案工作應當實現與現代科學技術的有機融合，以新媒體平臺，如微信平臺為主要基礎，搭建檔案人員工作圈，將各部門的檔案人員納入到學校檔案工作監督指導服務的范圍內，以碎片化思維為基礎，圍繞學校檔案工作的實際情況，來開展檔案工作，傳輸碎片化的檔案知識，實現碎片化時間的合理利用，切實提高檔案工作人員的檔案意識，從而切實提高學校檔案工作效率?；ヂ摼W思維始終堅持以人為本，那么學校檔案工作管理人員在實際工作中也應當堅持以人為中心，充分挖掘人的潛能，調動人的主觀能動性和創造性，積極開展多元化的檔案宣傳工作。在此基礎上定期開展檔案培訓工作，解釋解決工作人員在檔案管理工作中所遇到的問題，從而切實提高學校檔案工作效率。

3 合理運用檔案管理與互聯網、提升電子檔案效率

3.1 合理運用焦點思維，明確學校各部門對檔案資源的需求，積極整合人力資源，提升學校電子檔案管理效率

在學校檔案工作中，應當對焦點思維進行合理化應用，對相關部門的焦點需求進行明確，主動服務并積極開展合作，促進檔案工作效率的提升。學校教務工作、科研、人事以及宣傳等職能部門的管理系統也應當實現與網絡技術的有機融合，對數據進行安全的專業備份，積極整合人力資源，提高學校電子檔案管理效率。

3.2 樹立互聯網意識，推動檔案管理與互聯網的有機融合

學校領導班了提高認識、統一思想，將檔案管理的業務范疇從純粹的存檔、查檔拓展到網絡化、信息化建設中，延伸到為教育工作現代化提供服務的軌道上來。在學校檔案管理的開發利用上，借助計算機、網絡管理系統來滿足包括師生在內的社會各界的查閱、學習需求，為學校檔案信息資源的開發和利用提供目標支持和需求導向。通過點擊，就能從網頁上將檔案信息呈現給授權的需求者，增強需求者對檔案信息的了解，最大限度滿足各方面對信息查詢的需求，使學校檔案信息的價值得到大幅體現，不斷提高檔案信息資源的利用率。

就學校檔案工作的總體情況來看，互聯網時代的到來，對學校檔案工作提出了更為嚴格的要求，如何建立一支充滿活力的學習型高效檔案管理隊伍和專業人才結構，提高檔案工作效率，是當前學校檔案部門所面臨的一項重要任務。這就需要學校檔案部門充分認知到互聯網的重要性，積極轉變檔案管理的思維方式，通過現代科學技術的有效應用，真正提高學校檔案管理工作效率，從而更好的為學校教學活動提供服務。

參考文獻

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