淺析大型國企國際化經營中檔案管理工作

趙娟｜文

本文通過大型國有企業“走出去”國際化經營過程中檔案管理的探索實踐，歸納了大型國有企業檔案管理，研究分析了國際化經營中檔案管理工作現狀和存在問題，提出了思考和建議。

從世紀之初的“走出去”，到如今的“一帶一路”戰略揚帆遠航，越來越多的中國企業走出國門，尤其是大型國有企業，開始主動參與全球經濟活動。隨著海外業務不斷拓展和國際化經營戰略穩步實施，很多企業已經初步形成國際化經營格局。作為大型國企集團管控的一項重要工作，企業檔案管理工作也跨出國門，越來越多地涉及包括企業在境外設立的分支機構、全資公司、合資公司在內的各種機構（以下統稱“境外子公司”）。

因此，國企檔案管理工作也面臨著嚴峻挑戰：檔案管理工作如何更好地適應企業生存發展的需要，如何更好地為企業國際化經營服務。

國際化經營中檔案工作現狀和問題分析

1.組織建設總體到位，國內業務基本合規達標，但境外業務還不規范

大型國企基本都能把檔案工作作為一項重要的基礎性工作來抓。按照企業檔案分級管理的總體要求，多數企業本部二級單位以及境內的分、子公司均能夠貫徹落實檔案集中統一管理的原則，各類檔案收集完整、歸檔科學，檔案案卷質量符合規范化、標準化管理的要求。

但對于境外子公司來說，檔案管理業務和庫館建設方面還存在一些差距，國內遵循的檔案集中統一管理原則在境外難以實現。許多國企境外子公司機構從簡，檔案管理既無專職部門，也缺專職人員和專業庫房。境外子公司檔案工作普遍缺乏一套真正符合自身實際管理體系。

2.境外子公司檔案工作處于管理真空狀態，企業總部缺乏有效監管

絕大多數國企總部都設有檔案管理專職部門，但并未能完全行使其對整個企業檔案工作的管理和監督職能，對于企業本部以外的檔案管理沒有做出統一的要求，并且也缺乏有效的監督機制。

目前很多國企的現狀是，對于境外子公司的檔案工作缺乏有效的監督管理，從檔案管理的角度來說是處于“真空狀態”，其工作隨意性較大，使得企業發展過程中的很多資料丟失。

關于“滕子京謫守巴陵郡”的來龍去脈，以往人們多根據范仲淹一系“君子黨”的言說系統做判斷，實際上我們不妨從王拱辰的角度來看看這一案子的發生，北宋安燾為王拱辰寫的墓志銘里寫滕宗諒在慶州揮霍無度，“人情怨憤，無敢言者”，王拱辰了解到此事后，“遂具劾奏。朝廷方遣使薄責，而宗諒盡火其籍以自蓋。公論奏益急。時執政大臣有欲薄其罪者，乃止削官、降虢州。公奏不已，又貶岳州”。墓志銘中干擾司法公正的“時執政大臣”，就是范仲淹。由于“君子黨”的文學話語遮蔽，我們在歷史上是很難聽到王拱辰發出的聲音的。［14］

3.我國有關國企境外檔案管理的法規建設還在逐步發展健全中

目前我國政府主管部門針對國企境外檔案管理出臺的主要法律法規主要有：2005年國家檔案局《關于加強駐外機構和境外企業檔案工作的意見》，提出了原則性要求和指導性意見。2009年國家檔案局和國資委聯合出臺《關于進一步加強中央企業檔案工作的意見》，要求企業總部檔案部門應加強對境外檔案工作的指導監督與管控。2012年國家檔案局《企業文件材料歸檔范圍和保管期限規定》，要求各企業督促所屬境外子公司貫徹實施該規定，為企業在國際化經營中維護各項權益提供保障，同時也為國企檔案管理部門提供了境外檔案工作指導監督的依據。2014年國資委發布《中央企業檔案工作規定》，要求央企應加強境外檔案管理。在遵守屬地國法律法規的前提下，每年要定期將歸檔文件目錄報送國內母公司，同時將重要歸檔文件原件或備份件送回國內母公司。

從以上情況可以看出，我國檔案法規中涉及國企境外子公司檔案管理的條規較為粗放不具體，境外檔案工作的指導監督較為薄弱，致使國企在國際化經營過程中的境外檔案工作管理松散無序。

4.各國對檔案管理要求不同，國企境外檔案工作受所在國的法律限制

各國對檔案管理有不同的要求。如俄羅斯規定：凡是包含的有關礦產資源方面的信息，屬于國家所有，其使用嚴格按照俄羅斯礦產資源法、檔案法等法律法規進行，而且不允許將地質檔案材料帶出國境；英國政府規定：與企業稅務有關的檔案材料最少要保存6年以上，以備政府稅務部門檢查。

鑒于境內外檔案工作在法律、制度、語言、文化等方面的差異性，境外檔案管理需兼顧中國和所在國的法律規定，這給國企境外子公司檔案監管帶來難度和挑戰。而企業在制度體系建設時，往往疏于研究境外檔案工作的發展規律及其個性化特征，致使國企境外檔案工作管理水平徘徊不前。

思考與建議

1.加強企業檔案管理制度建設，把境外子公司納入企業檔案工作管理體系

企業應從依法治檔的高度，按照《檔案法》和相關檔案法律法規的原則性規定，依照市場經濟和國際化經營的要求，以企業資產關系為紐帶，建立起完善的檔案工作機制，明確境外檔案工作應由企業檔案歸口主管部門指導監督的原則，切實將境外子公司納入企業檔案工作管理體系。

由于境外子公司經營管理、性質規模等方面具有較大的差異性，國內一些常用的監督指導方法是不適用的。這就要求境外子公司要結合屬地國的法律法規以及自身具體情況開展檔案管理制度建設，形成檔案管理長效機制，保證檔案工作的順利開展。

2.加強境外子公司檔案宣貫教育，強化境外子公司管理層和員工的檔案意識

要從根本上改變境外子公司各級管理人員檔案意識薄弱、檔案管理知識匱乏的現狀，就要加強境外子公司檔案培訓工作，將檔案工作列入境外子公司管理人員培訓內容，提高各級管理人員依法管理檔案的意識和境外子公司專兼職檔案人員的業務素質。

企業總部檔案部門可積極運用企業內部工作網站、電子郵件以及各類即時通信工具等途徑，搭建好檔案工作聯絡體系，加強工作動態掌控，開展制度宣貫和業務交流，提高隊伍素質，帶動檔案業務水平的提升。同時，通過借鑒學習國外檔案管理經驗來提高境外企業檔案意識和管理水平。

3.因地制宜中外結合，對境外子公司檔案采取相對集中與分散保管相結合的管理方式

按“統一規劃，分級管理”的屬地集中統一管理原則，各境外子公司應在“確保檔案完整安全、方便利用”的前提下，對檔案實體采取相對集中與分散保管相結合的管理方式，維護檔案的完整、準確、系統與安全。

涉密檔案、永久長期檔案應由專（兼）職檔案人員集中保管，按時向總部檔案工作歸口管理部門報送備份的電子文件。所在國法律允許的，也可運回國內集中保管；非涉密短期檔案和業務資料由承辦部門保管；承辦人員定期向專（兼）職檔案人員移交需集中保管的檔案或及時移交辦理完畢的需歸檔的文件材料。

4.加強境外子公司檔案管理信息化建設，開發利用檔案信息資源，為國際化經營服務

云計算和大數據是當前信息化發展重要手段，信息化戰略已滲入包括檔案管理的各個環節。檔案管理只是手段，利用檔案，發揮檔案信息資源的優勢才是真正的目的。

因此，應在保證企業檔案信息安全的前提下，加強駐外機構檔案信息化建設，充分開發利用境外檔案信息資源，提高檔案服務的時效性，為企業跨國經營服務。

結語

境外子公司檔案作為真實的原始記錄，刻畫著企業國際化進程的歷史步伐，反映了企業國際化經營的真實面貌。企業在國際化經營過程中，應結合自身發展，兼顧檔案工作實際和國際慣例要求，建設符合境外子公司運作規律和管理特色的檔案管理模式，從防止國有資產流失、國家核心經濟秘密外泄，防控企業經營風險的高度上來推進國企境外子公司檔案監管工作，構建企業覆蓋全球的檔案管理系統。