北京數字檔案館（電子文件中心）系統投入使用

崔偉

2017年11月10日，北京數字檔案館（電子文件中心）建設項目竣工驗收會召開，市發改委、市密碼管理局等有關部門負責同志分別代表項目管理部門和電子文件管理部門參加會議。與會專家聽取了項目建設情況匯報，觀看了系統演示，實地察看了機房、電子閱覽室等設施，審閱了項目文檔，經質詢和討論，一致同意項目通過竣工驗收，由此標志著北京市檔案信息化工作將邁入新的階段。

一、項目建設取得初步成效

（一）強化檔案數字資源的安全保障

北京數字檔案館（電子文件中心）安全體系主要參照信息系統等級保護3級標準建設，在安全體系建設上采取了一系列措施。在網絡層面，進行了分網管理，根據業務需要將系統、數據分別部署在因特網、政務外網和專網。在各網絡上部署了防火墻、防病毒、漏洞掃描、安全審計等各類安全設備。并為各區館、移交單位用戶提供VPN網絡接入服務，確保網絡安全；在應用層面，采用了系統管理員、安全管理員和安全審計員三員分立的權限管理機制，確保權限安全。開發了四性檢查工具，在歸檔、移交、保管等重要階段對檔案數字資源的準確性、完整性、可用性和安全性進行檢查。開發了電子檔案身份證系統，給每一份長期保存的電子檔案建立身份證，可對電子檔案的原始性進行技術驗證；在數據層面，采用分庫管理機制，不同單位的數據分庫保存。同時，將資源庫劃分為管理庫、利用庫和長期保存庫，檔案數字資源根據業務需要分別存儲在不同的資源庫中，管理更加清晰，存儲更加安全。此外，對檔案數字資源按照一主三備的策略進行備份，一套在線備份，三套離線備份，離線備份分別保存在本地、同城和異地。

（二）加強檔案數字資源標準建設

根據北京數字檔案館（電子文件中心）建設管理的需要，在體制機制層面制定了《北京數字檔案館使用辦法》《北京市綜合檔案館檔案數字資源管理規范》；在行政管理層面，制定了《北京市電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表編制指南》《北京市電子檔案移交與接收辦法》；在業務操作層面，制定了《北京數字檔案館目錄數據庫建庫規范》《北京數字檔案館元數據規范》、《北京數字檔案館編碼規范》《北京數字檔案館數據接口規范》，并將相應標準固化于系統中，全面規范了檔案數字資源的管理。

（三）重點突出對電子檔案的管理

在充分對標國家有關電子檔案管理制度、標準的基礎上，結合北京市實際情況，本著對電子檔案管理要齊全、規范、可行的原則，重點實現了對電子公文、數碼照片、音頻、視頻四類電子檔案的系統管理。為電子檔案管理提供了元數據自動捕獲、四性檢查、格式轉換、電子檔案身份證等重要技術手段，通過試點和試運行，基本走通了從電子文件歸檔，到電子檔案管理、利用、移交、接收、長期保存整個業務流程，向電子檔案的單軌制、單套制管理目標又邁進了一步。

（四）提升業務應用信息化水平

在對業務需求全面調研的基礎上，對業務流程進行了全面梳理、優化，設計了41個業務流程，開發了12個子系統、335個功能模塊。系統基本實現了對檔案室、檔案館檔案業務工作的全覆蓋；實現了對傳統載體檔案以及電子檔案管理的全覆蓋；實現了檔案收、管、存、用業務流程的全覆蓋。極大地提升了業務部門的工作效率，實現了對檔案業務工作的精細化管理。

（五）提高檔案信息網絡服務能力

通過北京數字檔案館（電子文件中心）建設，我市的檔案信息網絡服務能力得到了進一步提升。一是在局域網為來館利用者和檔案館工作人員提供服務，提供了全部館藏檔案數字資源（包括7200萬頁紙質檔案數字化副本）的利用，系統試運行期間已為冬奧組委、發改委等部門提供了便捷的查檔服務；二是在政務外網提供了檔案跨館利用和一對一服務功能，其中跨館服務功能提供了館際間檔案數字資源的在線利用，一對一服務功能提供了移交單位對本單位移交檔案數字資源的在線利用；三是在因特網提供了開放檔案利用服務，利用者可對全市17家綜合檔案館的開放檔案數字資源進行一站式檢索、利用。讓信息多跑路，讓利用者少跑路，極大地方便了各部門、社會公眾對檔案信息的利用。

二、項目建設工作體會

（一）領導重視是項目成功實施的關鍵

北京數字檔案館（電子文件中心）建設涉及面廣，工作難度高，建好數字檔案館離不開局（館）領導的堅強領導。局（館）領導高度重視北京數字檔案館建設，把數字檔案館建設作為加強全市檔案信息化工作統籌、加快檔案工作提檔升級、提升檔案工作現代化水平的一項重要舉措。局（館）主要領導親自掛帥項目組部署工作，將數字檔案館建設列入年度重點工作，并定期聽取項目建設匯報，及時對項目建設中的重點難點問題進行研究決策，為項目的成功實施提供了強有力的領導保障。

（二）做好前期預研是項目順利推進的基礎

為解決北京數字檔案館建設面臨的重點、難點問題，局（館）進行了充分的預研工作。一是在市科委立項了《基于異構系統的電子檔案憑證性保障核心技術開發與應用》課題，通過課題研究提出了“區域性”數字檔案館的建設方案，研發了確保電子檔案憑證性的核心技術，開發了原型系統對建設方案、核心技術進行初步驗證；二是以《北京數字檔案館（電子文件中心）建設項目項目建議書（代可行性研究報告）》的編制為契機，采用頂層設計的方法對數字檔案館總體建設方案以及分項建設方案進行了設計，為項目的順利推進提供了理論、方案和技術保障。

（三）加強項目管理是確保項目質量的保障

為加強項目管理，局（館）組建了由基礎環境建設工作組、應用系統建設工作組、標準規范建設工作組、新館信息化建設工作組組成的新館智能化管理和數字檔案館建設籌備組，由籌備組具體負責北京數字檔案館建設。制定了《新館智能化管理和數字檔案館建設項目工作制度》，重點加強對會議、合同、資金、文檔、安全的管理。通過嚴格、規范的項目管理，為項目實施提供了管理保障，確保項目建設達到預期目標。

三、下一步工作安排

目前，北京數字檔案館（電子文件中心）建設已進入推廣應用階段。2018年將重點開展好以下幾方面工作：一是科學制定系統推廣工作方案，分批次、有步驟地將系統在全市綜合檔案館和檔案移交單位推廣應用；二是精心組織好系統運維，確保數字檔案館系統安全、穩定、高效、經濟地運行，同時根據系統應用情況進一步完善系統；三是以問題和需求為導向，針對一期項目中存在的主要問題，如涉密檔案信息未納入系統管理，系統、數據安全存備、容災仍需進一步加強等，結合檔案工作中的新需求，如OFD版式文件、三維展廳、數據挖掘、移動平臺的應用等，開展好北京數字檔案館（電子文件中心）二期項目的研究立項。endprint