提升煙草企業采購管理“規范高效”的措施探討

李敏

摘 要：采購工作是任何一家企業都會經歷的活動過程，同時采購工作也容易出現問題，體現了企業管理工作的水平。煙草行業較為特殊，煙草企業采購工作同樣需要對其嚴格管理，控制其中的各個環節，確保采購工作能夠順利完成。就提升煙草企業采購管理“規范高效”的措施探討作簡要闡述。

關鍵詞： 煙草企業；采購管理；措施

中圖分類號：F25 文獻標識碼：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2018.03.014

由于煙草行業特殊的經營體制，其資金運作量大，采購工作不只是出于自身發展的需要，同時也是行業發展要求。考慮到行業的特殊性，因此需要對其采購工作進行規范。

1 煙草企業采購工作控制過程容易出現的問題與原因

企業在采購工作過程中可能會出現圍標與串標的情況，某些企業在招標的過程中可能會合謀哄抬標價，或者是承包商使用不同企業名義投標，導致串標情況出現。招標過程中可能會出現招標書雷同情況，投標企業在報價方面與標價十分接近，受到利益損失的是招標人。

項目招標過程可能會出現掛靠或者是轉包的現象，中標后沒有依據相關規定履行相應責任，在沒有獲得招標人同意授權的情況下，將承包的工程全部或者是部分轉包給其它承包單位。而在轉包的過程中，中標企業也不承擔相應的責任，比如管理方面，質量方面，技術方面等。如果工程轉包給了沒有資質廠家，就可能會導致無法近期供貨，導致計劃推遲，從而使后期一系列工作都會受到嚴重的影響。

某些企業會在招標的過程低價搶標，或者是不平衡報價，從而在競爭中獲得優勢并中標。但是實際中標企業不具備履行合同內容的能力，為了達成最終目的就會要求業主對原有的設計方案進行修改，或者是以其它的方式作為理由使工期推遲，影響到正常的工程進度。

某些項目雖然經過比價，但是市場零銷與采購價格二者之間沒有優勢，邀標與競爭性談判，詢價競爭充分，在操作過程中，容易使一些深層次的問題被掩藏。單一來源議價能力弱，而在煙草行業中，購置專賣設備，檢測與科研儀器，行政事業性收費等多是此類型。

企業采購過程出現問題的原因可以將其分為以下方面，法制不健全，市場行為受到多項因素的影響。法規法律在利益保護方面更多的是傾向于投標人，沒有對招標一方充分考慮，對于不正當行為沒有采取有效的制約措施。企業部分管理人員對招標工作的重要性沒有正確認識，部分管理人員只重于工作形式，沒有對其過程正確把握。個別工作人員受到利益誘惑，從而使招標工作正常秩序受到影響。參與工作的企業人員經驗缺乏，工作能力需要提升，沒有招標活動的復雜性有充分認識，不能熟練的運用各項工具。缺乏對供應商的了解，缺乏對中標單位的制約能力。

2 提升煙草企業采購管理“規范高效”的措施

2.1 嚴格落實企業采購管理規定，規范采購項目

企業采購工作要相關規定，各公司要落實規定，嚴格依據規定內容開展工作。工作過程中要持續宣傳，進一步強化員工認識。企業文化宣傳部門需要利用各種形式，宣傳與管理工作相關的會議精神，工作制度，具體事例等。使員工深刻認識到工作規范的重要性，認識到落實管理規定對工作的積極影響，增強依法辦事意識，摒棄過去那種靠人際關系辦事的陋習，從而對規范工作產生認同。企業在開展宣傳工作的同時，也可以配合開展培訓教育工作，通過入企培訓、講座培訓、實戰培訓等方式加強采購教育和培訓，普及政府采購法、招標投標法及相關法律，理論學習，使工作人員更好的理解企業相關文件精神，同時也提升工作人員能力與業務技能，尤其是采購部門工作人員。加強與采購工作相關的法律法規宣傳與學習工作，避免工作人員在具體操作過程無據可依，同時也避免工作人員出現違法或者違規行為。完善現有的工作制度，通過對工作流程進行優化，使工作程序得以簡化，對采購制度進行全面梳理，使制度的有效性與可靠性提升。由采購部門主導，相關部門配合，依據采購規定，建立相應的采購工作規范，提升制度適用性。

2.2 完善與健全保障機制，促使工作落實

建立相應的管理機構，強化項目采購方式審核工作，對采購方式適用標準進行嚴格的控制，對非公開招標進行嚴格的控制，禁止通過各種形式避開招標環節。對于供應商管理方面，某些零散的小項目難以調動供應商積極性，解決問題的方法是降低供應商準入門檻，增大項目額度等。對于業務部門而言，需要強化規范意識，項目需求要明確更要準確，從而制定科學的方案，項目方案制定前期需要做好市場調研工作，了解內需，對本單位所需產品進行調查，確定種類及最低要求，了解市場行情，避免預算緊張，標價設置要合理，要加強溝通，征求相關專家意見，對產品技術參數進行把關，防止排他及要求過高，編制的文件要有確保質量，從而使采購風險降低。

招標工作要對其內部流程進行全面控制，對于關鍵環節需要加強監督，比如投標資質設置，評標現場，施工過程，合同簽訂，傾向性審核等。對于各個環節存在的不規范行為要及時指出并糾正。某些重大項目可以考慮第三方監督從而使項目各個環都能夠得到有效監控。

2.3 優化采購模式

企業采購工作應用了定點采購模式，而此種模式雖然有利于采購工作開展，但是同時也會存在一定的問題，需要在模式應用的過程中對其持續完善。對于已有的采購時限與種類要分，結合到沒項目特點與市場變化情況，并考慮項目實際需求，從而使采購標準更加的完善。結合到市場情況與采購標準，對項目靈活變動，從而使采購工作開展有序。嚴格控制供應商，檢查供應商是否具備資質，進一步考查供應商技術，產品質量，經濟情況等，了解供應商信譽。監督供應商過程確保其能夠按時交付。供應商數量合理確定，供應商數量過少會使其缺乏競爭，供應商在價格方面容易形成實現壟斷，產品質量就難以得到保障。相反供應商數量如果過多，企業管理工作就會十分復雜，同樣不利于企業工作開展。因此在供應商數量確定方面只需要其保持良性的競爭，確保市場活力，從而為企業提供優質服務。

2.4 加強過程控制

要提升采購風險防范能力，能夠準確的辨別采購工作存在的風險，并且基于此而采取預防性的措施。強化對投標人材料資質審核，強化招標等活動的風險管理與控制，強化招標文件審核，加強對供應商管理，建立誠信記錄，從而使控制關口前移。采購工作的質量不是體現于成本，同時體現在服務，質量，信譽等構成的綜合體系。采購過程公開，提升項目透明度，公開招標及管理工作，要依據相關法律法規規范各操作環節。保障采購環節的真實性，避免出現同一供應商以不同身份采用投標的行為，接受廣大企業職工的監督。

2.5 強化采購管理信息系統建設，通過信息系統固化采購程序

根據313號文件和1號文件精神，要通過信息化手段全面固化采購運作流程及程序，通過采取固化流程、節點巡查、預警提醒等信息技術手段，突出對采購決策的“三關三審”、招標采購的“六個關鍵環節”、非招標采購的采購文件編制及中選供應商確認等重要環節和關鍵節點的管控，以使“應招盡招”、“真招實招”管控工作更加科學、規范。同時完善信息系統功能。一方面通過信息化手段全面固化采購運作流程及程序，以實現“上一環節沒有通過不得進入下一環節”的硬約束和業務、監督、公開“三線并軌”的工作要求；另一方面，立足于構建采購管理的“大數據”，以滿足多維度查詢、統計、分析、共享等需求；同時還設計了系統自動預警提醒和在線巡查等功能，將有助于及時發現問題及苗頭，有效提高采購風險防范水平。

3 結束語

采購工作關系到企業日常經營發展，同時也關系到企業資金流動，企業成本控制等。尤其是對于大型企業而言，更加需要重視采購工作管理。采購工作涉及不同的單位，需要予以配合。為規范采購過程，企業需要完善相關管理制度，并加強制度執行的力度。提升工作人員技能素質，使工作人員能夠熟練操作。加強宣傳與教育工作，使工作人員了解與采購工作相關法律法規，避免操作過程出現違規、違法行為，從多方面開展工作，使采購工作規范，充分體現企業的文化內涵和綜合素質。

參考文獻

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