利用信息化技術(shù)提升企業(yè)法務(wù)管理效能的思考

郁慧華

【摘 要】近年來(lái)，如何利用信息化技術(shù)提升企業(yè)法務(wù)管理效能，成了多數(shù)大型國(guó)有企業(yè)都在探索、實(shí)踐的熱點(diǎn)問(wèn)題。信息化技術(shù)的運(yùn)用，為企業(yè)借力技術(shù)手段提升法務(wù)管理效能帶來(lái)了機(jī)遇，將使企業(yè)法務(wù)管理工作走上快車(chē)道，帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)管控能力切實(shí)全面的提升。本文從影響企業(yè)法務(wù)管理效能的幾個(gè)問(wèn)題談起，結(jié)合筆者自身的經(jīng)驗(yàn)，談一些體會(huì)，希望能為相關(guān)問(wèn)題的解決提供些許思路和參考。

【關(guān)鍵詞】信息化技術(shù)；法務(wù)管理效能；合同風(fēng)險(xiǎn)管理

自2005年國(guó)務(wù)院國(guó)資委提出“中央企業(yè)法制工作三年目標(biāo)”要求以來(lái)，以建立健全企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防范機(jī)制為核心，中央企業(yè)及其重要子企業(yè)的法務(wù)機(jī)構(gòu)建設(shè)得到了加強(qiáng)、機(jī)構(gòu)工作職能得到了豐富、在企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防范工作中的地位變得越來(lái)越重要。

多數(shù)大型企業(yè)的法務(wù)部都有以下職能，如合同管理、案件管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理、法律風(fēng)險(xiǎn)管理、授權(quán)管理、證照管理、外聘律師管理、參與重大決策和規(guī)章制度管理等。就企業(yè)法務(wù)日常工作而言，最基礎(chǔ)、占據(jù)工作時(shí)間最多和造成困擾最多的就是合同管理這部分工作。所以企業(yè)在提升法務(wù)管理效能的需求中，對(duì)提升合同管理效能的需求通常是最迫切的。從法務(wù)信息化的實(shí)踐來(lái)看，也是先將合同管理信息化，再將其他業(yè)務(wù)逐步信息化。

一、合同管理中普遍存在的問(wèn)題

很多企業(yè)的合同審核都經(jīng)歷了從轉(zhuǎn)簽紙質(zhì)評(píng)審單到使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（Office Automation，簡(jiǎn)稱(chēng)OA）評(píng)審這樣的過(guò)程，合同文本的傳遞變得越來(lái)越便捷，但不論采用哪種方式傳遞合同文本，通常都會(huì)存在以下問(wèn)題：

（一）合同送審文本與蓋章文本不一致

各部門(mén)通過(guò)人工傳遞或使用在OA系統(tǒng)中上傳下載待評(píng)審合同文本的方式進(jìn)行合同評(píng)審，使得在最后蓋章環(huán)節(jié)，蓋章人員無(wú)法確認(rèn)各文本之間的一致性，校對(duì)工作量大，校對(duì)難。容易造成合同文本內(nèi)容與評(píng)審表單內(nèi)容不一致、合同審核意見(jiàn)與合同文本脫節(jié)、合同評(píng)審版本雜亂、合同蓋章文本與送審文本不一致等情況的發(fā)生，為合同風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生埋下隱患。

（二）合同評(píng)審內(nèi)容重復(fù)、效率低

很多企業(yè)的法務(wù)人員每年要審查、修改大量的合同，以至于某些企業(yè)以審查、修改的合同總量作為考核法律顧問(wèn)工作的標(biāo)準(zhǔn)之一，但這種做法未必合適。因?yàn)槊β挡坏扔谛б嬉膊坏扔谛省Ｔ谌粘Ｋ蛯彽拇罅康暮贤校嬖谥姹鞠嗨粕踔料嗤暮贤谋荆捎脗鹘y(tǒng)的一事一審的工作方式，將會(huì)使無(wú)效或低效勞動(dòng)占據(jù)大部分工作時(shí)間，因此需要改進(jìn)工作方法。

（三）合同數(shù)據(jù)未實(shí)現(xiàn)集中化管理

企業(yè)通常會(huì)有采購(gòu)、財(cái)務(wù)、人力、質(zhì)量、儲(chǔ)運(yùn)等各個(gè)信息系統(tǒng)，與合同洽商、簽訂、履行、歸檔、糾紛解決相關(guān)的各種信息常常散見(jiàn)在各系統(tǒng)中，沒(méi)有形成有效關(guān)聯(lián)。企業(yè)管理人員無(wú)法對(duì)合同全生命周期的相關(guān)信息進(jìn)行有效的統(tǒng)計(jì)與分析，合同風(fēng)險(xiǎn)無(wú)法得到有效提示，數(shù)據(jù)的價(jià)值得不到體現(xiàn)，各系統(tǒng)之間不能形成合力，合同全面風(fēng)險(xiǎn)管理也就無(wú)從談起。

二、信息化系統(tǒng)提供的解決路徑

（一）使用在線文本技術(shù)解決合同送審文本與蓋章文本不一致的問(wèn)題

利用在線文本技術(shù)可將送審的合同文檔轉(zhuǎn)變?yōu)樵诰€文本或直接通過(guò)在線擬稿的方式進(jìn)行評(píng)審，各審批環(huán)節(jié)的意見(jiàn)和經(jīng)辦人的修改記錄都會(huì)在同一在線文本上進(jìn)行留痕、流轉(zhuǎn)和展示。簽章人員可對(duì)完成評(píng)審和清稿操作的合同進(jìn)行在線打印、簽章登記和正本回收登記。這樣通過(guò)在線文本技術(shù)的使用，使送審合同完全實(shí)現(xiàn)了封閉式流轉(zhuǎn)，保證了送審合同文本和用印合同文本的一致性，解決了合同審核意見(jiàn)與合同文本脫節(jié)、合同評(píng)審版本雜亂等問(wèn)題。

（二）應(yīng)用信息技術(shù)手段推行合同標(biāo)準(zhǔn)化，解決合同評(píng)審效率低的問(wèn)題

合同審核標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一、合同起草和評(píng)審人員水平的差異等各種因素會(huì)導(dǎo)致合同質(zhì)量參差不齊。通過(guò)信息化手段可以推行合同文本和合同條款的標(biāo)準(zhǔn)化，將差異性不大的文本和條款進(jìn)行統(tǒng)一，最大限度地降低重復(fù)率。同時(shí)，通過(guò)信息化手段提供合同起草，文本比對(duì)等功能，能夠減輕人工對(duì)重復(fù)文本審核的精力。推行合同標(biāo)準(zhǔn)化，能將企業(yè)法務(wù)人員熟悉企業(yè)的交易與外部律師熟悉相關(guān)法律體系的優(yōu)勢(shì)結(jié)合起來(lái)，做到將制度中對(duì)風(fēng)險(xiǎn)防控的要求固化在標(biāo)準(zhǔn)化管理流程中，規(guī)范合同文本的起草，提升合同文本質(zhì)量，使企業(yè)合同管理水平產(chǎn)生質(zhì)的飛躍，切實(shí)提升合同評(píng)審效能。只有將法務(wù)人員從簡(jiǎn)單低效的重復(fù)勞動(dòng)中解脫出來(lái)，才有機(jī)會(huì)使他們進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)水平，在更高的層面上完成企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)管理工作。

（三）通過(guò)信息技術(shù)解決合同數(shù)據(jù)集中化管理問(wèn)題

合同的全面風(fēng)險(xiǎn)管理是以風(fēng)險(xiǎn)防控為導(dǎo)向，對(duì)合同的起草、審核、用印、歸檔、履行、糾紛等各環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防控，而這種合同全生命周期的風(fēng)險(xiǎn)防控必須要解決信息不對(duì)稱(chēng)問(wèn)題。要求合同相關(guān)數(shù)據(jù)在管理系統(tǒng)中做到統(tǒng)一展現(xiàn)，各相關(guān)信息能方便獲取和分析。利用信息化手段可實(shí)現(xiàn)企業(yè)各系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的集成，并進(jìn)行有效的風(fēng)險(xiǎn)提示，能為決策分析，管理優(yōu)化提供良好的數(shù)據(jù)支持，為合同全面風(fēng)險(xiǎn)管理和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供有力抓手。

三、法務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè)的幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)

法務(wù)信息化系統(tǒng)是法務(wù)管理信息化成果的集中體現(xiàn)，一個(gè)完整的法務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè)是個(gè)復(fù)雜并需要持續(xù)投入的事情。法務(wù)管理信息化系統(tǒng)的建立，需要進(jìn)行明確管理目標(biāo)、需求分析、功能設(shè)計(jì)、代碼開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)測(cè)試、上線試運(yùn)行、正式上線、人員培訓(xùn)，系統(tǒng)完善，系統(tǒng)維護(hù)等工作，離不開(kāi)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)支持和相關(guān)部門(mén)的密切配合。同時(shí)要注意以下幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：

（一）制定與信息化要求匹配的法務(wù)管理制度

要健全、完善和細(xì)化法務(wù)管理相關(guān)的制度、業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范。以合同管理為例，需要對(duì)合同管理制度、授權(quán)管理制度、合同分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、合同編號(hào)規(guī)則、合同信息錄入規(guī)范、合同審核的電子化流程、合同執(zhí)行監(jiān)控要求、合同統(tǒng)計(jì)分析模型等內(nèi)容進(jìn)行整理和制定。如果沒(méi)有規(guī)范的制度和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，信息化系統(tǒng)就無(wú)法將企業(yè)管理制度進(jìn)行落地，無(wú)法建立合規(guī)有效的操作流程，合同信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也得不到保障，整個(gè)系統(tǒng)的價(jià)值也就難以實(shí)現(xiàn)。

（二）建立與其他系統(tǒng)的集成

在新建法務(wù)信息化系統(tǒng)時(shí)，必須充分考慮與其他系統(tǒng)的集成的問(wèn)題。在法務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)施時(shí)，必須開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)集成接口，實(shí)現(xiàn)與企業(yè)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)管理、辦公管理等其他系統(tǒng)的充分集成，根據(jù)企業(yè)管理需要，最終實(shí)現(xiàn)合同風(fēng)險(xiǎn)防控需要的數(shù)據(jù)能在各個(gè)系統(tǒng)中抓取，避免信息孤島產(chǎn)生。

（三）重視法務(wù)管理隊(duì)伍的建設(shè)

每個(gè)企業(yè)的實(shí)際情況不同，信息系統(tǒng)的實(shí)施是否順暢、各項(xiàng)管理措施是否符合企業(yè)實(shí)際，切實(shí)可行，有成效，離不開(kāi)企業(yè)法務(wù)人員的智慧、探索和辛勤工作。法務(wù)管理人員不僅要熟悉管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，還要掌握計(jì)算機(jī)的操作和法務(wù)信息化管理系統(tǒng)的使用，因此要重視提高一線法務(wù)人員的信息化意識(shí)和信息化技術(shù)水平。企業(yè)要積極創(chuàng)造學(xué)習(xí)氛圍，定期舉行法務(wù)管理信息化的培訓(xùn)，提高法務(wù)管理人員的信息化工作技能，同時(shí)要注重調(diào)動(dòng)法務(wù)人員的工作積極性，重視促進(jìn)法務(wù)人員的風(fēng)險(xiǎn)防控經(jīng)驗(yàn)向信息化實(shí)現(xiàn)方式的轉(zhuǎn)化，鼓勵(lì)他們?yōu)槠髽I(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防范工作作出有益的探索。

期望通過(guò)以上對(duì)利用信息化技術(shù)提升企業(yè)法務(wù)管理效能的思考，給在探索企業(yè)法務(wù)信息化過(guò)程中的法務(wù)管理人員以借鑒，希望企業(yè)法務(wù)工作能借力信息化手段帶來(lái)法務(wù)管理效能和風(fēng)險(xiǎn)管控能力切實(shí)全面的提升。

【參考文獻(xiàn)】

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