當前房屋檔案管理出現的問題及對策的探究

云海英

【摘 要】隨著大數據時代的來臨，為房屋檔案管理注入了新鮮的血液，同時國家也對于房地產行業的檔案管理工作更加重視，融入現在信息科技的管理方式已成為主流。對于當前情況，本文以大數據時代為背景，著重分析了當前房地產行業檔案管理所面臨的挑戰，提出了新的管理目標與對策，旨在完善檔案信息化管理體系，提高房地產行業房屋檔案整體管理水平。

【關鍵詞】現代化；房屋檔案；管理對策

房屋檔案對于房地產經濟信息來說是非常主要的組成部分，其可以更好提供記載的用戶資料，更便于房屋管控，有利于在房產行業發揮重要的作用。房屋檔案也是記載著房地產行業發展的真實歷史資料，因此其價值非同一般，而實施房屋檔案管理已成為房地產行業合理發展的目標。過去房地產管理企業在管理房屋檔案時，需要在檔案的統計、歸納、保存和交接等各方面工作上消耗大量人力及時間，而且由于檔案數量龐雜，經常會在管理中出現檔案遺失和損壞現象。當前大數據時代的背景下，利用信息科技對房地產行業檔案進行管理已迫在眉睫，房屋檔案管理中科技含量越高，其管理的規范性和效用性也就越強，從而可以更好地推進整個行業的發展。

一、大數據對房屋檔案管理的重要性

1.科技進步的必然產物

隨著網絡與計算機的迅速普及，人們在日常工作與生活中隨處可見信息技術帶來的便利，同時信息的傳遞迅速越來越快，范圍越來越廣，無一不是大數據時代的縮影。現今，在信息技術時代，房屋檔案管理工作也同樣面臨著，改革與完善的諸多問題。我們應不斷的完善、提高管理的方式、方法，帶動房地產經濟的發展。因此為了響應信息時代發展的要求，房屋檔案管理的智能化目標，成為了房地產行業檔案需要做出的突破。我國傳統的房屋管理正在經歷著重大的變革。就目前各房地產單位的發展情況來看，使用計算機及網絡技術進行檔案管理已經成為主要的管理手段之一，由智能化的操作系統代替人工的機械化管理，時房地產行業隨時代發展的必然產物。

2.房地產行業發展的必要條件

據不完全統計，房地產經營企業每日的成交量以及成交數額都是相當龐大的數字，同時由于新樓盤的不斷推陳出新，各種新的房屋檔案也是一個龐大的數量。如果房企產企業單純通過以往的人力進行檔案管理，那么明顯無法滿足當前銷售工作的效率，房屋檔案的管理不應成為房地產行業發展的絆腳石。因此，房地產企業要想保持行業競爭力并持續發展，就需要將管理技術與信息科技緊密相連，將當前計算機技術與人工智能科技置于重要的戰略發展地位。例如，面對每天都會產生的檔案資源，可利用相關的數據壓縮技術進行轉化，然后標記并存儲于計算機或云端，如果今后需要用到相關檔案資源是，管理人員可直接從網絡調用房屋檔案的數字信息。另外，房屋交易工作中會保留大量的歷史資料與素材，將這些傳統的實物檔案進行數字化處理，將是一件造福于整個行業好事，不僅使珍貴的原始資料得以保存和利用，也為今后行業與社會的發展做出了貢獻。

二、大數據背景下房地產行業檔案的問題

1.網絡為檔案信息安全帶來隱患

網絡安全問題一直是當前大數據時代亟待突破的難題，因此房地產企業改革房屋檔案管理的系統時，最重視的就是信息安全問題。因為許多用戶的個人信息、圖片與材料具有保密性，一旦發生泄露事件，就可能對房地產行業帶來不可挽回的損失。所以對于儲存房屋檔案的信息系統，必須加強對其安全性能的測評與維護。另外檔案資源庫的管理人員，也應注意操作的安全性，病毒的入侵與操作的失誤都會為檔案管理帶來威脅。

2.從業人員的技術水平待提高

房地產企業因業務的要求，領導往往缺乏內部控制意識，于是檔案管理職業的重要性往往被忽視。尤其是招聘負責房屋檔案管理的從業人員時，專業與技術要求一般比較寬松，加之缺乏相關的職業培訓，導致人員素質水平十分堪憂。甚至一些規模較小的房地產公司沒有設立專門的檔案管理崗位，往往由行政人員兼顧房屋檔案管理的工作，而他們一般不具備專業的檔案管理知識，更不可能利用和開發新的信息化技術進行檔案的整理、歸納和保存，使得房屋檔案管理工作的更新與完善止步不前。

3.信息化平臺建設與推廣不足

信息化平臺的建設在房地產行業中需要一個逐步滲透的過程，需要逐漸轉換管理人員的意識。通過觀察當前行業情況，傳統的房地產企業對于信息化平臺的構建缺乏直觀的概念，這是由于管理層普遍年齡較大對于網絡技術的應用意識比較缺乏，造成了管理信息平臺的建設與推廣不足，也缺乏對先進的信息化管理技術的引入。另外，也有很多房地產企業管理層人員缺乏對房屋檔案信息的正確認識，管理人員觀念上的陳舊直接反映于行為上，在管理檔案中依舊按照傳統的工作方式進行目錄的編寫、檔案的匯總以及歸檔，而對使用計算機或者網絡技術有抗拒心理，這在年齡偏高的工作人員中十分常見。

三、大數據時代房地產行業檔案管理的意見

1.加強檔案信息防火墻的建設

要保障在現有網絡技術領域中加強檔案管理的安全性，最重要的就是加強計算機防火墻的開發。首先，在檔案資料的收集階段就要做好安全工作，在整理過程中規范操作并避免計算機的系統漏洞，減少不必要的安全隱患。其次，對檔案管理的信息化應用需要依靠高效地殺毒及防火軟件，技術人員應不斷開發更先進的網絡防火墻，及時排查網絡漏洞并阻擋病毒入侵。同時，為了阻止計算機病毒的侵害還應使用殺毒軟件，全面清理可能出現的隱患。只有從根源凈化網絡環境并實時監測，才能更好的將信息技術應用于檔案管理工作中。

2.保障信息化平臺的搭建全面落實

首先，對于信息化管理平臺的搭建要設置專門技術人員。進行平臺建設的技術人員除了符合相應的專業條件，還應該考取檔案管理及計算機技術的職業認定證書，從而更有效地保證信息化平臺合理的對接檔案信息管理系統。其次對房屋檔案管理人員要提出更高要求，不僅要對已建立的資源庫進行實時更新，并不斷開發更有效率的管理方法，還要做好對平臺的監督還排查工作，當數據出現錯誤時及時修正。另外，技術人員還應不斷加強管理系統的智能化和操作性能，使信息化平臺的使用更及流暢、簡便，將檔案的管理工作轉變利用信息技術為依托，徹底告別傳統的人力勞動，通過信息化管理讓檔案資源的使用更加高效。從而通過信息化平臺實現資源的共享，方便了各個部門查詢房屋檔案。

3.促進高科技人才的培養與引進

首先，在人才招聘時既要重視專業技能，又要對其品德等內在素養進行考核。因此對于人才的引進要從多方面測評，嚴格把控錄用標準，并與人力資源部門密切配合與設計考核方案。對于已錄用的人才，也應做相關職前培訓，并實施試用期測評原則。其次，對于在職檔案管理人員也應定時進行培訓，并建立完善考核考試制度，通過學習新的信息技術與管理技術，提高自身的信息化水平，從而應用于檔案管理的工作中。另外，對于具有高技術人才應提高薪酬待遇，并對在檔案管理的信息技術優化中做出成績的工作人員進行獎勵。

四、結語

綜上所述，在大數據時代的背景下，房地產行業曾經使用的房屋檔案管理方案以逐漸與時代脫節，并逐漸出現了很多問題。因此要求檔案管理人員對問題進行反思，從而轉變陳舊落后的管理思想，更好地利用現代計算機與網絡技術，從而實現房屋檔案管理的自動化與信息化。信息科技手段的運用可以大大提高工作效率，為實現房地產行業的跨越式發展做出了突出的貢獻。

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