當(dāng)前房屋檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題及對(duì)策的探究

云海英

【摘 要】隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，為房屋檔案管理注入了新鮮的血液，同時(shí)國(guó)家也對(duì)于房地產(chǎn)行業(yè)的檔案管理工作更加重視，融入現(xiàn)在信息科技的管理方式已成為主流。對(duì)于當(dāng)前情況，本文以大數(shù)據(jù)時(shí)代為背景，著重分析了當(dāng)前房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)，提出了新的管理目標(biāo)與對(duì)策，旨在完善檔案信息化管理體系，提高房地產(chǎn)行業(yè)房屋檔案整體管理水平。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代化；房屋檔案；管理對(duì)策

房屋檔案對(duì)于房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)信息來(lái)說(shuō)是非常主要的組成部分，其可以更好提供記載的用戶資料，更便于房屋管控，有利于在房產(chǎn)行業(yè)發(fā)揮重要的作用。房屋檔案也是記載著房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展的真實(shí)歷史資料，因此其價(jià)值非同一般，而實(shí)施房屋檔案管理已成為房地產(chǎn)行業(yè)合理發(fā)展的目標(biāo)。過(guò)去房地產(chǎn)管理企業(yè)在管理房屋檔案時(shí)，需要在檔案的統(tǒng)計(jì)、歸納、保存和交接等各方面工作上消耗大量人力及時(shí)間，而且由于檔案數(shù)量龐雜，經(jīng)常會(huì)在管理中出現(xiàn)檔案遺失和損壞現(xiàn)象。當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，利用信息科技對(duì)房地產(chǎn)行業(yè)檔案進(jìn)行管理已迫在眉睫，房屋檔案管理中科技含量越高，其管理的規(guī)范性和效用性也就越強(qiáng)，從而可以更好地推進(jìn)整個(gè)行業(yè)的發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)對(duì)房屋檔案管理的重要性

1.科技進(jìn)步的必然產(chǎn)物

隨著網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)的迅速普及，人們?cè)谌粘９ぷ髋c生活中隨處可見(jiàn)信息技術(shù)帶來(lái)的便利，同時(shí)信息的傳遞迅速越來(lái)越快，范圍越來(lái)越廣，無(wú)一不是大數(shù)據(jù)時(shí)代的縮影。現(xiàn)今，在信息技術(shù)時(shí)代，房屋檔案管理工作也同樣面臨著，改革與完善的諸多問(wèn)題。我們應(yīng)不斷的完善、提高管理的方式、方法，帶動(dòng)房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。因此為了響應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的要求，房屋檔案管理的智能化目標(biāo)，成為了房地產(chǎn)行業(yè)檔案需要做出的突破。我國(guó)傳統(tǒng)的房屋管理正在經(jīng)歷著重大的變革。就目前各房地產(chǎn)單位的發(fā)展情況來(lái)看，使用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理已經(jīng)成為主要的管理手段之一，由智能化的操作系統(tǒng)代替人工的機(jī)械化管理，時(shí)房地產(chǎn)行業(yè)隨時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物。

2.房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展的必要條件

據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，房地產(chǎn)經(jīng)營(yíng)企業(yè)每日的成交量以及成交數(shù)額都是相當(dāng)龐大的數(shù)字，同時(shí)由于新樓盤(pán)的不斷推陳出新，各種新的房屋檔案也是一個(gè)龐大的數(shù)量。如果房企產(chǎn)企業(yè)單純通過(guò)以往的人力進(jìn)行檔案管理，那么明顯無(wú)法滿足當(dāng)前銷(xiāo)售工作的效率，房屋檔案的管理不應(yīng)成為房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展的絆腳石。因此，房地產(chǎn)企業(yè)要想保持行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力并持續(xù)發(fā)展，就需要將管理技術(shù)與信息科技緊密相連，將當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)與人工智能科技置于重要的戰(zhàn)略發(fā)展地位。例如，面對(duì)每天都會(huì)產(chǎn)生的檔案資源，可利用相關(guān)的數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)進(jìn)行轉(zhuǎn)化，然后標(biāo)記并存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)或云端，如果今后需要用到相關(guān)檔案資源是，管理人員可直接從網(wǎng)絡(luò)調(diào)用房屋檔案的數(shù)字信息。另外，房屋交易工作中會(huì)保留大量的歷史資料與素材，將這些傳統(tǒng)的實(shí)物檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將是一件造福于整個(gè)行業(yè)好事，不僅使珍貴的原始資料得以保存和利用，也為今后行業(yè)與社會(huì)的發(fā)展做出了貢獻(xiàn)。

二、大數(shù)據(jù)背景下房地產(chǎn)行業(yè)檔案的問(wèn)題

1.網(wǎng)絡(luò)為檔案信息安全帶來(lái)隱患

網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題一直是當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代亟待突破的難題，因此房地產(chǎn)企業(yè)改革房屋檔案管理的系統(tǒng)時(shí)，最重視的就是信息安全問(wèn)題。因?yàn)樵S多用戶的個(gè)人信息、圖片與材料具有保密性，一旦發(fā)生泄露事件，就可能對(duì)房地產(chǎn)行業(yè)帶來(lái)不可挽回的損失。所以對(duì)于儲(chǔ)存房屋檔案的信息系統(tǒng)，必須加強(qiáng)對(duì)其安全性能的測(cè)評(píng)與維護(hù)。另外檔案資源庫(kù)的管理人員，也應(yīng)注意操作的安全性，病毒的入侵與操作的失誤都會(huì)為檔案管理帶來(lái)威脅。

2.從業(yè)人員的技術(shù)水平待提高

房地產(chǎn)企業(yè)因業(yè)務(wù)的要求，領(lǐng)導(dǎo)往往缺乏內(nèi)部控制意識(shí)，于是檔案管理職業(yè)的重要性往往被忽視。尤其是招聘負(fù)責(zé)房屋檔案管理的從業(yè)人員時(shí)，專(zhuān)業(yè)與技術(shù)要求一般比較寬松，加之缺乏相關(guān)的職業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致人員素質(zhì)水平十分堪憂。甚至一些規(guī)模較小的房地產(chǎn)公司沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理崗位，往往由行政人員兼顧房屋檔案管理的工作，而他們一般不具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，更不可能利用和開(kāi)發(fā)新的信息化技術(shù)進(jìn)行檔案的整理、歸納和保存，使得房屋檔案管理工作的更新與完善止步不前。

3.信息化平臺(tái)建設(shè)與推廣不足

信息化平臺(tái)的建設(shè)在房地產(chǎn)行業(yè)中需要一個(gè)逐步滲透的過(guò)程，需要逐漸轉(zhuǎn)換管理人員的意識(shí)。通過(guò)觀察當(dāng)前行業(yè)情況，傳統(tǒng)的房地產(chǎn)企業(yè)對(duì)于信息化平臺(tái)的構(gòu)建缺乏直觀的概念，這是由于管理層普遍年齡較大對(duì)于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用意識(shí)比較缺乏，造成了管理信息平臺(tái)的建設(shè)與推廣不足，也缺乏對(duì)先進(jìn)的信息化管理技術(shù)的引入。另外，也有很多房地產(chǎn)企業(yè)管理層人員缺乏對(duì)房屋檔案信息的正確認(rèn)識(shí)，管理人員觀念上的陳舊直接反映于行為上，在管理檔案中依舊按照傳統(tǒng)的工作方式進(jìn)行目錄的編寫(xiě)、檔案的匯總以及歸檔，而對(duì)使用計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有抗拒心理，這在年齡偏高的工作人員中十分常見(jiàn)。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理的意見(jiàn)

1.加強(qiáng)檔案信息防火墻的建設(shè)

要保障在現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)領(lǐng)域中加強(qiáng)檔案管理的安全性，最重要的就是加強(qiáng)計(jì)算機(jī)防火墻的開(kāi)發(fā)。首先，在檔案資料的收集階段就要做好安全工作，在整理過(guò)程中規(guī)范操作并避免計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)漏洞，減少不必要的安全隱患。其次，對(duì)檔案管理的信息化應(yīng)用需要依靠高效地殺毒及防火軟件，技術(shù)人員應(yīng)不斷開(kāi)發(fā)更先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)防火墻，及時(shí)排查網(wǎng)絡(luò)漏洞并阻擋病毒入侵。同時(shí)，為了阻止計(jì)算機(jī)病毒的侵害還應(yīng)使用殺毒軟件，全面清理可能出現(xiàn)的隱患。只有從根源凈化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境并實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，才能更好的將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中。

2.保障信息化平臺(tái)的搭建全面落實(shí)

首先，對(duì)于信息化管理平臺(tái)的搭建要設(shè)置專(zhuān)門(mén)技術(shù)人員。進(jìn)行平臺(tái)建設(shè)的技術(shù)人員除了符合相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)條件，還應(yīng)該考取檔案管理及計(jì)算機(jī)技術(shù)的職業(yè)認(rèn)定證書(shū)，從而更有效地保證信息化平臺(tái)合理的對(duì)接檔案信息管理系統(tǒng)。其次對(duì)房屋檔案管理人員要提出更高要求，不僅要對(duì)已建立的資源庫(kù)進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，并不斷開(kāi)發(fā)更有效率的管理方法，還要做好對(duì)平臺(tái)的監(jiān)督還排查工作，當(dāng)數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)及時(shí)修正。另外，技術(shù)人員還應(yīng)不斷加強(qiáng)管理系統(tǒng)的智能化和操作性能，使信息化平臺(tái)的使用更及流暢、簡(jiǎn)便，將檔案的管理工作轉(zhuǎn)變利用信息技術(shù)為依托，徹底告別傳統(tǒng)的人力勞動(dòng)，通過(guò)信息化管理讓檔案資源的使用更加高效。從而通過(guò)信息化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)資源的共享，方便了各個(gè)部門(mén)查詢(xún)房屋檔案。

3.促進(jìn)高科技人才的培養(yǎng)與引進(jìn)

首先，在人才招聘時(shí)既要重視專(zhuān)業(yè)技能，又要對(duì)其品德等內(nèi)在素養(yǎng)進(jìn)行考核。因此對(duì)于人才的引進(jìn)要從多方面測(cè)評(píng)，嚴(yán)格把控錄用標(biāo)準(zhǔn)，并與人力資源部門(mén)密切配合與設(shè)計(jì)考核方案。對(duì)于已錄用的人才，也應(yīng)做相關(guān)職前培訓(xùn)，并實(shí)施試用期測(cè)評(píng)原則。其次，對(duì)于在職檔案管理人員也應(yīng)定時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，并建立完善考核考試制度，通過(guò)學(xué)習(xí)新的信息技術(shù)與管理技術(shù)，提高自身的信息化水平，從而應(yīng)用于檔案管理的工作中。另外，對(duì)于具有高技術(shù)人才應(yīng)提高薪酬待遇，并對(duì)在檔案管理的信息技術(shù)優(yōu)化中做出成績(jī)的工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，房地產(chǎn)行業(yè)曾經(jīng)使用的房屋檔案管理方案以逐漸與時(shí)代脫節(jié)，并逐漸出現(xiàn)了很多問(wèn)題。因此要求檔案管理人員對(duì)問(wèn)題進(jìn)行反思，從而轉(zhuǎn)變陳舊落后的管理思想，更好地利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而實(shí)現(xiàn)房屋檔案管理的自動(dòng)化與信息化。信息科技手段的運(yùn)用可以大大提高工作效率，為實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)行業(yè)的跨越式發(fā)展做出了突出的貢獻(xiàn)。

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