淺談計算機軟件在企業(yè)辦公室工作的應用

姜曉風

【摘 要】隨著計算機技術的快速發(fā)展，辦公自動化中的計算機技術應用得到了廣泛的應用，辦公室計算機辦公軟件的應用，實現(xiàn)了辦公自動化，作為信息科學技術發(fā)展的產(chǎn)物，完全就是對多學科綜合技術的融合。本文介紹計算機辦公軟件的應用優(yōu)勢，在企業(yè)辦公室工作應用中存在的問題與劣勢，闡述了計算機辦公軟件在辦公室的具體應用。

【關鍵詞】計算機軟件；企業(yè)；辦公室工作；應用

計算機技術迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)辦公管理模式難以適應時代發(fā)展的新要求，辦公自動化發(fā)展趨勢已成必然。只有各單位認清辦公室計算機辦公軟件的應用優(yōu)勢，并致力推動相關技術水平不斷提升，才能有效促進現(xiàn)代辦公自動化管理水平進一步提升，促進企事業(yè)單位效益增長。

計算機網(wǎng)絡的出現(xiàn)，縮短了人于人之間的距離，也使全世界的人都能進行更加快捷、方便的交流。同時計算機作為一種新的產(chǎn)業(yè)，也推動了整個世界經(jīng)濟的發(fā)展，加快人類進入數(shù)字化的步伐。目前計算機已經(jīng)用到了各個領域的理論、方法、技術和系統(tǒng)中，包括了所有的行業(yè)和各種工作。如工廠自動化、辦公室自動化、機器翻譯、信息系統(tǒng)、數(shù)字通信等等。計算機在各行各業(yè)中的廣泛應用，最顯著的提高了經(jīng)濟效率和社會效率。現(xiàn)在無論是在企業(yè)還是在公司，都需要熟練掌握計算機應用程序，計算機操作已經(jīng)成為一個現(xiàn)代人的最基本技能之一。近些年來，由于計算機在辦公軟件的廣泛應用，也逐漸成為了人們關注的焦點，計算機的辦公軟件也從早期的簡單的管理、文件輸入、文檔的簡單查詢，轉變成為數(shù)據(jù)的分析、信息交換平臺、數(shù)據(jù)庫的相互結合、信息網(wǎng)絡化等等，涵蓋了日常辦公管理所需的所有要求，真正達到了辦公自動化。

一、計算機辦公軟件的應用優(yōu)勢

（一）控制辦公成本

對于企業(yè)來說，其經(jīng)營的目標就是實現(xiàn)經(jīng)濟效益的最大化，因此控制成本對于促進企業(yè)發(fā)展具有重要作用。采用計算機軟件辦公，雖然前期需要投入計算機設備及網(wǎng)絡線路等資金，但其代替了原來的辦公材料，很多信息的傳遞和消息的發(fā)布通過郵件的形式實現(xiàn)，大大節(jié)約了紙張成本。另外，采用計算機辦公使信息傳遞更加便捷，減少了中間的很多環(huán)節(jié)和過程，企業(yè)提升了信息的交互，增加了企業(yè)的很多隱性經(jīng)濟效益。長遠來看，計算機辦公軟件辦公有效節(jié)約辦公成本。

（二）優(yōu)化辦公流程

計算機技術應用到實際辦公中，可優(yōu)化辦公流程。以往的辦公，很多信息的傳遞、收集和整理對人的依賴性非常大，需要人們手工完成，這個過程會消耗大量的人力和時間。采用計算機辦公軟件，很多復雜的信息處理和加工，都可由軟件完成，實現(xiàn)了辦公自動化，企業(yè)不同部門和不同人員間的溝通不受地點限制，促進了各部門間的合作和交流。因此計算機辦公軟件有效的優(yōu)化了辦公流程。

二、計算機軟件在企業(yè)辦公室應用中存在的問題與劣勢

（一）存在問題

隨著科技的發(fā)展，計算機的普及，現(xiàn)代辦公軟件應用逐步趨向多元化，也日益凸顯其重要作用，同時由于我國計算機現(xiàn)代辦公軟件的應用起步比較慢。在加上我國信息化總體水平偏低，與發(fā)達國家相比還有很大的差距，許多信息產(chǎn)業(yè)尚不能完全滿足信息化發(fā)展與計算機現(xiàn)代辦公軟件應用產(chǎn)品的需求，在加上科技成果轉化慢，缺少高素質(zhì)人才，人員文化素質(zhì)低，操作不規(guī)范等都使得我國在計算機現(xiàn)代辦公軟件上的應用沒有發(fā)揮其重要作用。這時候就需要我們，來提高現(xiàn)代辦公軟件的應用。一方面需要對軟件應用性能有深刻理解，一方面需要對軟件內(nèi)容有較為細致深入研究，這樣才能從根本上解決軟件應用系統(tǒng)的問題，從而提高我國計算機現(xiàn)代辦公軟件應用水平。

（二）計算機辦公軟件的劣勢分析

1.軟件個性化需求無法滿足

計算機辦公軟件無法滿足軟件個性化使用的需求。計算機辦公軟件提供了固定的使用流程和模塊，統(tǒng)一文檔格式，以便于信息的交流和存儲，但這也成為限制個性化使用的弊端。例如，計算機辦公軟件語言多以英文為主，不是以英語為母語的人群在使用時會存在困難，甚至出現(xiàn)對詞義的理解錯誤而造成錯誤操作的狀況；數(shù)據(jù)分析軟件以基礎統(tǒng)計方式為主，計算公式主要是常用的求和、求差、求平均值等，無法滿足對專業(yè)性較強的數(shù)據(jù)進行處理的需求，只能通過人工在常用公式的基礎上自行編輯計算公式來實現(xiàn)。個性化計算機辦公軟件的開發(fā)可以有效地解決這個問題，根據(jù)個性化的需求在現(xiàn)有辦公軟件的基礎上進行加工，設計出適合使用的個性化軟件，以滿足使用者的需要。

2.資料安全性易受到威脅

資料的安全性是使用計算機辦公軟件辦公的最主要風險，利用計算機辦公軟件編輯和處理文字信息時，計算機設備問題或軟件運行問題會導致數(shù)據(jù)的丟失或出錯，網(wǎng)絡安全問題會導致信息的無意泄露或被他人竊取。企業(yè)重要數(shù)據(jù)信息的丟失，特別是涉及國家機密、商業(yè)秘密信息的丟失，會對國家安全造成較大的威脅，給企業(yè)造成巨額的經(jīng)濟損失。為了提高資料的安全性，企業(yè)應加強計算機設備和軟件的維護及管理工作，定期、不定期地對計算機進行查毒、殺毒，檢查網(wǎng)絡的安全性和計算機的運行狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時維護、修理。對信息資料及時備份和保存、辦公數(shù)據(jù)恢復軟件的開發(fā)和使用也是保障資料安全性的有效方法。

三、計算機辦公軟件在辦公室的應用

（一）應用于文字處理

常見的文字處理軟件為Office系列辦公軟件、基于Web客戶端文字處理軟件。強大的Office系列辦公軟件，特別是Word、Excel、PPT等軟件的應用越來越廣泛，它們的應用為辦公室人員提供了一個小型的數(shù)據(jù)庫訪問，也提供了許多方便的辦公自動化管理平臺，由于Office與Windows操作系統(tǒng)都是由微軟公司研發(fā)出品的，因此具有良好的兼容性和可擴展性。

（二）應用于數(shù)據(jù)處理

對計算機在辦公環(huán)境中的應用，通常操作不當或計算機故障就會導致出現(xiàn)數(shù)據(jù)誤刪除的情況，計算機數(shù)據(jù)備份是用于自動化辦公環(huán)境的一種補救措施，對計算機數(shù)據(jù)管理功能的實現(xiàn)有著很高的價值，也有效防止了數(shù)據(jù)意外刪除或因技術造成的安全損失問題的出現(xiàn)。計算機數(shù)據(jù)庫可以進行數(shù)據(jù)備份，在發(fā)生故障或計算機生成錯誤后就能恢復數(shù)據(jù)，可以使用計算機數(shù)據(jù)庫對系統(tǒng)進行還原，返回到數(shù)據(jù)備份，這是保證數(shù)據(jù)正確完整性和一致性的最佳方法。當計算機儲存器發(fā)生故障之后，數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)就會出現(xiàn)一定程度的丟失或混亂，相關的存儲管理可用于數(shù)據(jù)恢復，以保證數(shù)據(jù)庫存儲的有效性。

（三）應用于圖像處理

通常情況下，圖像處理辦公軟件的應用范圍包括平面設計、廣告與圖形處理等行業(yè)。隨著社會現(xiàn)代化的發(fā)展，提出了新的要求，工業(yè)設計為了迎合社會日益多元化的審美需求，其視覺發(fā)展的趨勢越來越明顯，因此，辦公室的計算機圖像處理軟件顯得非常重要。常用的主要有PS圖象處理軟件，該軟件功能成熟，相對完善，能夠進行或簡單或復雜的圖像處理，可以滿足顧客的多樣化需求，充分滿足現(xiàn)代工業(yè)設計的實際需要。

（四）應用于視頻處理

視頻軟件應用是將視頻和音頻文件進行綜合集成，通過技術處理，轉換所需信息，直接成為可觀看的視頻。視頻處理軟件技術通常應用于一些法律權威單位的調(diào)查和取證等。此外，視頻軟件還可以實現(xiàn)視頻信息的二次處理，從而進一步提升視頻信息的價值。因此，應用視頻處理辦公軟件可以有效簡化視頻信息，保證視頻信息更好地滿足辦公需要，實現(xiàn)其價值。

四、結束語

計算機辦公軟件主要是加強企業(yè)信息化辦公室的建設、辦公樓與計算機信息平臺的結合，有效地發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，促進計算機技術的應用，提高企業(yè)工作人員的辦公效率。

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