淺談計算機軟件在企業辦公室工作的應用

姜曉風

【摘 要】隨著計算機技術的快速發展，辦公自動化中的計算機技術應用得到了廣泛的應用，辦公室計算機辦公軟件的應用，實現了辦公自動化，作為信息科學技術發展的產物，完全就是對多學科綜合技術的融合。本文介紹計算機辦公軟件的應用優勢，在企業辦公室工作應用中存在的問題與劣勢，闡述了計算機辦公軟件在辦公室的具體應用。

【關鍵詞】計算機軟件；企業；辦公室工作；應用

計算機技術迅猛發展，傳統辦公管理模式難以適應時代發展的新要求，辦公自動化發展趨勢已成必然。只有各單位認清辦公室計算機辦公軟件的應用優勢，并致力推動相關技術水平不斷提升，才能有效促進現代辦公自動化管理水平進一步提升，促進企事業單位效益增長。

計算機網絡的出現，縮短了人于人之間的距離，也使全世界的人都能進行更加快捷、方便的交流。同時計算機作為一種新的產業，也推動了整個世界經濟的發展，加快人類進入數字化的步伐。目前計算機已經用到了各個領域的理論、方法、技術和系統中，包括了所有的行業和各種工作。如工廠自動化、辦公室自動化、機器翻譯、信息系統、數字通信等等。計算機在各行各業中的廣泛應用，最顯著的提高了經濟效率和社會效率。現在無論是在企業還是在公司，都需要熟練掌握計算機應用程序，計算機操作已經成為一個現代人的最基本技能之一。近些年來，由于計算機在辦公軟件的廣泛應用，也逐漸成為了人們關注的焦點，計算機的辦公軟件也從早期的簡單的管理、文件輸入、文檔的簡單查詢，轉變成為數據的分析、信息交換平臺、數據庫的相互結合、信息網絡化等等，涵蓋了日常辦公管理所需的所有要求，真正達到了辦公自動化。

一、計算機辦公軟件的應用優勢

（一）控制辦公成本

對于企業來說，其經營的目標就是實現經濟效益的最大化，因此控制成本對于促進企業發展具有重要作用。采用計算機軟件辦公，雖然前期需要投入計算機設備及網絡線路等資金，但其代替了原來的辦公材料，很多信息的傳遞和消息的發布通過郵件的形式實現，大大節約了紙張成本。另外，采用計算機辦公使信息傳遞更加便捷，減少了中間的很多環節和過程，企業提升了信息的交互，增加了企業的很多隱性經濟效益。長遠來看，計算機辦公軟件辦公有效節約辦公成本。

（二）優化辦公流程

計算機技術應用到實際辦公中，可優化辦公流程。以往的辦公，很多信息的傳遞、收集和整理對人的依賴性非常大，需要人們手工完成，這個過程會消耗大量的人力和時間。采用計算機辦公軟件，很多復雜的信息處理和加工，都可由軟件完成，實現了辦公自動化，企業不同部門和不同人員間的溝通不受地點限制，促進了各部門間的合作和交流。因此計算機辦公軟件有效的優化了辦公流程。

二、計算機軟件在企業辦公室應用中存在的問題與劣勢

（一）存在問題

隨著科技的發展，計算機的普及，現代辦公軟件應用逐步趨向多元化，也日益凸顯其重要作用，同時由于我國計算機現代辦公軟件的應用起步比較慢。在加上我國信息化總體水平偏低，與發達國家相比還有很大的差距，許多信息產業尚不能完全滿足信息化發展與計算機現代辦公軟件應用產品的需求，在加上科技成果轉化慢，缺少高素質人才，人員文化素質低，操作不規范等都使得我國在計算機現代辦公軟件上的應用沒有發揮其重要作用。這時候就需要我們，來提高現代辦公軟件的應用。一方面需要對軟件應用性能有深刻理解，一方面需要對軟件內容有較為細致深入研究，這樣才能從根本上解決軟件應用系統的問題，從而提高我國計算機現代辦公軟件應用水平。

（二）計算機辦公軟件的劣勢分析

1.軟件個性化需求無法滿足

計算機辦公軟件無法滿足軟件個性化使用的需求。計算機辦公軟件提供了固定的使用流程和模塊，統一文檔格式，以便于信息的交流和存儲，但這也成為限制個性化使用的弊端。例如，計算機辦公軟件語言多以英文為主，不是以英語為母語的人群在使用時會存在困難，甚至出現對詞義的理解錯誤而造成錯誤操作的狀況；數據分析軟件以基礎統計方式為主，計算公式主要是常用的求和、求差、求平均值等，無法滿足對專業性較強的數據進行處理的需求，只能通過人工在常用公式的基礎上自行編輯計算公式來實現。個性化計算機辦公軟件的開發可以有效地解決這個問題，根據個性化的需求在現有辦公軟件的基礎上進行加工，設計出適合使用的個性化軟件，以滿足使用者的需要。

2.資料安全性易受到威脅

資料的安全性是使用計算機辦公軟件辦公的最主要風險，利用計算機辦公軟件編輯和處理文字信息時，計算機設備問題或軟件運行問題會導致數據的丟失或出錯，網絡安全問題會導致信息的無意泄露或被他人竊取。企業重要數據信息的丟失，特別是涉及國家機密、商業秘密信息的丟失，會對國家安全造成較大的威脅，給企業造成巨額的經濟損失。為了提高資料的安全性，企業應加強計算機設備和軟件的維護及管理工作，定期、不定期地對計算機進行查毒、殺毒，檢查網絡的安全性和計算機的運行狀況，發現問題及時維護、修理。對信息資料及時備份和保存、辦公數據恢復軟件的開發和使用也是保障資料安全性的有效方法。

三、計算機辦公軟件在辦公室的應用

（一）應用于文字處理

常見的文字處理軟件為Office系列辦公軟件、基于Web客戶端文字處理軟件。強大的Office系列辦公軟件，特別是Word、Excel、PPT等軟件的應用越來越廣泛，它們的應用為辦公室人員提供了一個小型的數據庫訪問，也提供了許多方便的辦公自動化管理平臺，由于Office與Windows操作系統都是由微軟公司研發出品的，因此具有良好的兼容性和可擴展性。

（二）應用于數據處理

對計算機在辦公環境中的應用，通常操作不當或計算機故障就會導致出現數據誤刪除的情況，計算機數據備份是用于自動化辦公環境的一種補救措施，對計算機數據管理功能的實現有著很高的價值，也有效防止了數據意外刪除或因技術造成的安全損失問題的出現。計算機數據庫可以進行數據備份，在發生故障或計算機生成錯誤后就能恢復數據，可以使用計算機數據庫對系統進行還原，返回到數據備份，這是保證數據正確完整性和一致性的最佳方法。當計算機儲存器發生故障之后，數據庫的數據就會出現一定程度的丟失或混亂，相關的存儲管理可用于數據恢復，以保證數據庫存儲的有效性。

（三）應用于圖像處理

通常情況下，圖像處理辦公軟件的應用范圍包括平面設計、廣告與圖形處理等行業。隨著社會現代化的發展，提出了新的要求，工業設計為了迎合社會日益多元化的審美需求，其視覺發展的趨勢越來越明顯，因此，辦公室的計算機圖像處理軟件顯得非常重要。常用的主要有PS圖象處理軟件，該軟件功能成熟，相對完善，能夠進行或簡單或復雜的圖像處理，可以滿足顧客的多樣化需求，充分滿足現代工業設計的實際需要。

（四）應用于視頻處理

視頻軟件應用是將視頻和音頻文件進行綜合集成，通過技術處理，轉換所需信息，直接成為可觀看的視頻。視頻處理軟件技術通常應用于一些法律權威單位的調查和取證等。此外，視頻軟件還可以實現視頻信息的二次處理，從而進一步提升視頻信息的價值。因此，應用視頻處理辦公軟件可以有效簡化視頻信息，保證視頻信息更好地滿足辦公需要，實現其價值。

四、結束語

計算機辦公軟件主要是加強企業信息化辦公室的建設、辦公樓與計算機信息平臺的結合，有效地發揮信息技術的優勢，促進計算機技術的應用，提高企業工作人員的辦公效率。

【參考文獻】

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