論加強事業單位聲像檔案的“藏”與“用”

周心宇

摘 要： 聲像檔案是事業單位全宗檔案的重要組成部分，作為視聽信息的集合，它忠實記錄了歷史，具有保存、研究價值，對單位的發展具有重要的鏡鑒意義。如何加強聲像檔案的“藏”與“用”，成為擺在檔案人面前一項重要的課題，本文就事業單位聲像檔案管理中普遍存在的問題和相應對策進行論述。

關鍵詞： 事業單位；聲像檔案；藏與用

聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人從事政治、經濟、科學、技術、文化等活動中形成的具有保存價值的影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄，是形、聲、文的有機整體，其所具有的真實、形象、鮮活等特性和優勢是文書檔案所不具備的。筆者在本單位聲像檔案管理的實踐中，不斷提高對聲像檔案重要作用的認識，注重加強聲像檔案的收集、整理及開發利用，藏用并重，充分挖掘其價值，單位于2013年獲得“江蘇省五星級檔案工作”榮譽。多年來良好的聲像檔案管理工作給決策者在規劃機構的發展上提供了有力的支持。下面圍繞事業單位聲像檔案管理中實際存在的問題和相應對策進行論述，并就如何加強聲像檔案的“藏”與“用”進行探討。

1事業單位聲像檔案管理中存在的問題

1.1長期分散管理，檔案流失嚴重

事業單位聲像檔案主要產生于業務部門和單位專業攝錄人員之手，長期分散管理現象普遍，未能交予單位綜合檔案室集中保存，導致很多原始聲像資料散落在個人手中，一旦出現機構、人員的調整變動，就極易造成聲像檔案流失，更談不上長久保護和開發利用[1]。

1.2說明文字缺失，聲像淪為死檔

聲像檔案具有較強實效性和特殊的歸檔要求，應在第一時間輔以文字說明，如不及時進行文字標注，寫明時間、地點、人物、事件等信息，那么日后就算是攝錄者本人也很難追憶齊全。更有甚者檔案意識薄弱，認為聲像原始資料拍攝好就算完成任務了，不需要標注、分類、歸檔，導致原本珍貴的聲像資料淪為死檔，失去其應有的價值。

1.3保管條件落后，造成安全隱患

聲像檔案的保管有嚴格的條件限制，保管上要做到專庫、專柜存放，除有嚴格的溫、濕度要求外，還須具備防磁、防光、防污染等多種保護措施。但是，大多數事業單位缺少聲像檔案專柜等保管設備，處于原始階段，只是將聲像資料大量堆積，進行倉儲式管理，達不到恒溫、恒濕、防磁等保存要求。保管條件落后，不利于聲像檔案的長久保存。

1.4藏用難以并重，服務價值缺失

目前各級事業單位對聲像檔案開發利用意識還很不夠，很多具有開發利用價值的聲像檔案僅是接受次數較少的查閱，“重藏輕用”的現象，造成了檔案服務價值的缺失。其實聲像檔案除了憑證、依據作用外，還能通過對其進行專題編研、開發，使之更加生動直觀地展示歷史的軌跡和文化的積淀。

1.5數字處理滯后，不利開發利用

隨著大數據時代的到來，將傳統聲像檔案采用計算機技術實現聲像檔案數字化，已是必然趨勢。但目前大部分事業單位的聲像檔案現代化水平并不高，沒有及時對傳統聲像檔案進行數字化處理和翻制刻錄，造成檔案管理水平不能與單位發展同步，不利于聲像檔案的開發利用。

1.6專業人才缺乏，綜合能力不足

聲像檔案的特殊性，決定了管理人員必須具有一專多能的綜合能力。除了檔案管理知識外，影像拍攝、采集編輯、計算機技術和文字寫作能力都是必備技能。目前，事業單位的檔案管理人才很缺乏，多為兼職，他們不僅缺乏系統的檔案管理知識及專業技能，更缺乏對聲像檔案進行匯編和開發的能力。

2 加強事業單位聲像檔案管理的對策

2.1健全管理制度，實行集中管理

要想改變聲像檔案管理混亂的狀況，建立一個健全的管理制度來規范此項工作很有必要。應從收集、歸檔到移交單位綜合檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，做到有章可循、責任到人，防止分散流失，杜絕歸為己有。同時將檔案管理工作納入年度考核目標，以考核確保聲像檔案歸檔質量及數量。

2.2規范文字說明，科學分類編目

聲像檔案的整理、分類、編目以科學有效、便于利用為原則，應在全宗號下設立獨立的聲像檔案編目，編目格式建議為：“全宗號-年度-保管期限代號-分類號-聲像號-描述文字”，此格式比較合理，按照年度歸檔分類，前后一致，便于查閱。其中，文字說明必需及時標注，且要綜合運用時間、地點、事由、人物、背景、拍攝者六要素，概括而全面地揭示聲像檔案反映的全部信息，且做到文字簡練，語言通順。

2.3努力創造條件，力求妥善保管

單位要根據聲像檔案介質的特殊性，建立符合保管要求的檔案室，嚴格控制檔案室的相對溫、濕度，建立防盜、防火、防蛀、防磁、防光、防污染等多種保護措施。其次，聲像檔案一定要獨立成卷，并使用聲像專柜單獨存放。照片、錄影帶、錄像帶、光盤、硬盤等要采取定期檢查、倒帶、清潔等保護措施。對于年代久遠、使用率較高或檢查中發現污損的聲像檔案要及時做好數字化轉換及異地備份工作，力求妥善保管，延長其壽命。

2.4改變“重藏輕用”，合理開發價值

聲像檔案作為一種最直觀、真實的歷史記錄，其利用價值是不言而喻的。本單位以良好的檔案管理工作為依托，科學、豐富的室藏為基礎，合理開發利用編制了材料50余件，建立史料陳列室200余平方米、建成專業類實物展示“病媒生物標本展示館”250平方米，以豐富的檔案編研開發利用有效助推了單位文化建設。

2.5實現數字管理，便于開發利用

傳統聲像檔案的保存與利用存在諸多弊端，比如：介質載體不穩定、存放環境要求高、存放空間大、手工檢索難等，所以提高聲像檔案管理現代化水平，實現數字化管理就顯得十分必要，也是今后的必然趨勢[2]。傳統聲像檔案的數字化，是指借助信號數字化轉換技術，將模擬信號轉換成計算機可以識別的數字信號，然后提供利用的過程，主要包括：錄像帶、錄音帶等的數字化。

2.5.1視頻檔案數字化 視頻檔案數字化主要是利用計算機、視頻采集卡、視頻采集編輯軟件將盒式錄像帶中的模擬信號轉化為計算機可識別的數字信號，并將其直接導入聲像檔案資源庫。首先，將錄像機或放像設備與裝有視頻采集卡的計算機相連，然后可利用視頻編輯軟件實現數字化轉換。現行的許多軟件都可以輕松完成錄像帶數字化轉換及后期剪輯。視頻文件以MPEG及AVI格式較為通用，MPEG文件大小適中，對計算機配置要求不高，可用于編輯，AVI文件較大，無損無壓縮，常用于重要視頻資料的存檔。但需注意的是，由于視頻文件占用儲存空間很大，應定期對其進行光盤刻錄，以節約儲存空間，增強保護。

2.5.2音頻檔案數字化 音頻檔案的數字化主要是利用計算機、錄音機和聲卡將錄音帶中模擬信號轉化為計算機可識別的數字音頻信號。軟件方面較常用的有cool edit等。數字音頻主要采用MP3和WAV格式進行儲存。MP3格式大小適中，常用于預覽和編輯。WAV為高保真格式，文件較大，但質量較高，常用于重要音頻資料的存檔。

2.6加強技術培訓，提升綜合能力

要改變聲像檔案管理人員綜合能力不足的現狀，可創造條件為其提供各種聲像技術的培訓學習機會，也可向專業檔案館或工作做得好的同行單位借鑒學習，交流經驗，以此創造人才培養的環境，多途徑提升綜合能力。使其掌握聲像拍攝、采集、編輯等專業技術。檔案管理人員自身也要主動加強學習，增強檔案意識，提高職業修養。

綜上所述，聲像檔案是事業單位全宗檔案的重要組成部分，作為視聽信息的集合，它忠實記錄了歷史，具有保存、研究價值，對單位的發展有著重要的鏡鑒意義。我們應從制度條例、保管條件、開發利用、數字轉換、人員素質等方面重點強化，改“重藏輕用”為“藏用并重”，不斷學習新知識、掌握新技能，使之發揮應有的作用。

參考文獻

[1]高建華.聲像檔案管理面臨的問題與對策.《浙江檔案》.2013年第2期55-56頁共2頁.

[2]任廣偉.陳麗.淺析醫院聲像檔案的數字化管理.《中國實用醫藥》.2008年12月第3卷第34期245-246頁共2頁.