淺談醫院檔案管理中如何有效應用OA系統

劉曉雪

摘 要：OA系統是基于網絡信息化技術研發的辦公自動化系統，從數據處理與存儲角度來看，此類系統能夠為企業單位提供更穩定的數據處理平臺，使數據信息管理質量得以保障，同時借助無紙化辦公模式與信息渠道的構建，更可以降低部分資源的損耗，使辦公系統運行效率得到極大提升，甚至借助信息平臺，更可以增強醫院檔案管理工作的可控性，以便為后續信息管理工作奠定堅實基礎。

關鍵詞：醫院建設；檔案管理；有效利用；OA系統

1 OA系統特點分析

1.1 系統操作便利

根據傳統醫院檔案管理工作方式可知，紙質檔案體系的構建通常需要根據檔案用途、地區環境、用戶病情等多方面要求進行劃分，并分別儲備至對應的檔案管理室內，才能確保檔案管理工作的質量得以保障。從實際狀況來看，傳統檔案管理模式效率較低，并且對管理者的技能與素質要求較高，若出現檔案管理偏差，則極難對檔案系統進行更改。

OA系統在醫院檔案管理中的有效利用，能夠通過網絡信息平臺重新構建科學化的管理系統，將紙質檔案轉型成為數字信息，以便統一存儲至計算機系統內，如此通過檔案管理系統，便能夠在短時間內將檔案信息進行存儲與調用，自然降低了醫院檔案管理對素質水準的要求，同時也降低了檔案管理偏差的概率。

1.2 運行成本低廉

OA系統的有效落實，有效簡化了傳統檔案管理的審核與校對流程，如此不但極大提升了檔案管理的辦事效率，而且也節約了極大的人力損耗。其次，OA系統的構建有效將紙質檔案轉型成為數字資料，既降低了紙質檔案材料的損耗，同時基于資料管理模式的轉型，更縮減了資料檔案存儲的空間占用率，如此無疑使OA系統檔案管理成本更加低廉，并能夠為醫院提供更豐厚的經濟回報。

1.3 辦公效率提升

借助網絡信息平臺，OA系統有效構建了部門之間的數據傳輸渠道，比較傳統的紙質檔案管理模式而言，數字化檔案信息的傳導避免了人工查詢與遞送的流程，轉而直接通過索引系統將數字信息傳遞至相關部門，如此極大縮減了檔案管理與調用的耗時，同樣也為醫院檔案管理平臺提供了數據監控渠道。另外，從OA系統檔案信息錄入角度來看，該系統簡化了傳統檔案管理流程，并且借助檔案文件備份等措施，更能夠降低文件丟失的可能性，使檔案管理質量得到極大的提升。

1.4 責任系統鮮明

OA辦公系統的有效落實，能夠借助網絡協議判定檔案管理權責，以此為工作內容提供更詳細的索引，讓管理者能夠更細致的完成任務。期間，OA系統能夠根據工作目標實時監控檔案管理流程，以此判定潛在的風險，同時更可以為醫院管理人員提供監督渠道，以便提升醫院功能體系的可控性。

2 OA系統作用分析

基于醫院檔案管理工作具有復雜繁瑣的特點，OA系統又集多功能于一身，因此OA系統被廣泛應用在醫院的檔案管理之中，有效提高了工作效率與質量，現已成為處理檔案管理工作事務的重要方式。它所發揮的作用不僅僅是提升工作效率，重要的是規范化、制度化的檔案行政管理的促成，改變了過去查看與傳統方式，提升了處理效率，引導管理理念發生轉變。

對于該系統在檔案管理上的應用，它滲透到各個環節，使每個環節都得到有序銜接，為管理工作節約時間，提供了很大的方便，滿足了辦公需求，系統各部分與醫院各檔案管理相關部門之間相互協作，使辦公業務更具規范化與自動化，大大降低了管理所需成本，實現了信息共享，運用OA系統進行檔案管理精確度高，避免錯誤的產生，為醫院正常事務的開展做出了重要作用。

3 OA系統在醫院檔案管理中的應用

醫院的檔案管理工作針對的是病患者的個人健康檔案等文書資料，還有醫師的日常的臨床中，發現了對臨床治療具有參考價值的醫療資料，并且把這些資料記錄下來，保存起來，以便在日后可供參考，實行分門別類形式的有效管理。它包括醫院事務的方方面面，記錄了日常業務管理工作的各種內容，因此所以對于醫院來說檔案管理工作是不容忽視的一項重要的基本工作內容。其中，OA辦公自動化系統聯合了計算機網絡技術與移動通信技術，將不同有使用借鑒價值的信息數據記錄到檔案中，工作人員通過簡單的操作，檔案中的內容就會以數字信息化的方式進行整合，形成一個規范有序的管理平臺，再加上網絡傳輸，使檔案信息實現共享，提高了醫院檔案管理的科學化水平。

3.1 信息數據采集應用

A系統還具有自動掃描的功能，它與掃描設備連接在一起，它能夠對信息數據進行掃描識別，將數字化的檔案文件，并以規范統一的格式輸入到計算機設備當中，為接下來的管理工作作出鋪墊。

3.2 信息錄入應用

之所以OA系統能夠在醫院檔案管理中廣泛應用，是由于建立了數字化形式得到輸入存儲機制與方式，提高了管理的實效性，保證了數據庫的更新速度。辦公自動化使檔案管理具有信息化，即運用現代計算機網絡技術實現檔案信息數據的共享，并建立可以集中處理的系統，集中進行分類，歸檔存儲保存。

3.3 信息檢索應用

OA系統在醫院檔案管理工作中的有效利用，不但能夠為檔案管理工作提供更廣泛的數據統籌平臺，確保檔案數據管理、采集、存儲、調用效率得到極大提升，使檔案管理工作質量得到保障，同時借助網絡信息化平臺，更能夠將索引系統導入檔案管理流程內，由此構建具備檔案索引功能的數據庫，以便為患者及科室提供效率化的檔案傳輸渠道，確保醫院診療等工作開展具備高效化的數據管理平臺。另外，信息檢索系統更能夠與外界互聯網環境連接，將檔案以數據化形式展現，以便為用戶提供病情檔案下載渠道，使用戶能夠更深入的了解自身健康狀況。但在此期間，醫院檔案管理部門必須做好檔案保護措施，以避免用戶健康資料被外界非法分子盜取，使用戶生命財產安全受到損害。

3.4 管理流程應用

根據OA系統使用狀況可知，此類系統的使用能夠為大量數據檔案處理提供更高效的分類篩選平臺，以便整體檔案數據處理與分析效率得到有效提升，并增強醫院檔案管理工作的質量。同時OA系統的有效構建，也能夠為檔案系統提供保護，由此避免網絡環境可能帶來的損害，使檔案體系的構建具備全方位的保障。

4 結束語

OA系統在醫院檔案管理工作中的有效落實，不但能夠結合網絡信息化技術，提升醫療檔案管理的效率與質量，以避免數據檔案遺失的情況出現，同時傳統檔案管理形式向OA系統的轉型，更可以縮減紙質檔案資源消耗與空間占用率，降低醫院檔案管理工作的耗資。故而，在論述醫院檔案管理中如何有效應用OA系統期間，必須明確OA系統在檔案管理工作中落實必要性與難點，而后選擇適宜的操作系統使檔案管理質量得到提升，才能為后續醫院檔案管理體系的構建提供更全面的保障。

參考文獻

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