疾控中心檔案管理工作的不足及提升措施研究

付瓊麗

（簡陽市疾病預(yù)防控制中心 四川 成都 641400）

疾控中心檔案管理工作是各項(xiàng)工作開展的基礎(chǔ)，同時(shí)還能夠?yàn)楣残l(wèi)生安全、流行病學(xué)、疫情等提供參考依據(jù)。當(dāng)前我國正在提升全民基本公共衛(wèi)生服務(wù)水平，故需要更好的去完善疾控中心的檔案管理工作，在該研究中筆者根據(jù)自己多年疾控中心檔案管理工作的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)該項(xiàng)工作中存在的問題進(jìn)行了總結(jié)，并據(jù)此給出了有效提升的措施。

1.疾控中心檔案管理工作的重要性分析

在疾控中心各項(xiàng)工作的組成中檔案管理工作是非常重要的一個(gè)組成部分，我們以疾控中心各項(xiàng)事務(wù)作為依據(jù)，其承擔(dān)著政府疾病預(yù)防與控制，突發(fā)公共衛(wèi)生應(yīng)急，食品安全與衛(wèi)生監(jiān)督技術(shù)支撐，保護(hù)公眾生命健康等公共衛(wèi)生職能，其檔案管理工作是有效調(diào)控社會(huì)管理決策、公共事務(wù)管理的關(guān)鍵及依據(jù)，而要對(duì)疾控中心各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查，這時(shí)候檔案則會(huì)成為其檢查的重要依據(jù)，其能夠直觀、清晰的將疾控中心具體工作部署情況、疾病防控義務(wù)的履行展示出來。其二，疾控中心檔案還能夠指導(dǎo)有關(guān)部門進(jìn)行政策的制定，進(jìn)而引導(dǎo)其可以采取適宜的措施去進(jìn)行疾病預(yù)防控制和基本公共衛(wèi)生的調(diào)整。

2.疾控中心檔案管理工作存在的問題分析

近些年來疾控中心已經(jīng)加強(qiáng)了檔案管理工作，并取得了一定的成績，但是仍舊有很多較為薄弱的環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)的存在導(dǎo)致疾控中心檔案管理工作出現(xiàn)了種種問題。

2.1 檔案管理所需的資金保障不足

當(dāng)前國家衛(wèi)生部門和檔案管理部門對(duì)疾控中心檔案管理工作的要求逐漸增多，但是疾控檔案多是以錄音、視頻、多媒體等類型資料為主的，所以很多檔案均是記錄在計(jì)算機(jī)當(dāng)中的，但是因?yàn)闄n案管理工作所需資金不足，所以相應(yīng)配套的設(shè)備均為達(dá)到要求。

2.2 相應(yīng)制度尚不健全

在制度建設(shè)方面疾控中心的檔案管理制度還不夠系統(tǒng)化和規(guī)范化，制度上的不足導(dǎo)致了檔案管理部門無法對(duì)產(chǎn)生檔案的科室做到檔案的及時(shí)收集、及時(shí)整理、及時(shí)歸檔，導(dǎo)致大量檔案分散在了各個(gè)科室當(dāng)中，檔案的作用自然就無法發(fā)揮出來了。另外，由于制度的缺陷，很多已經(jīng)收集到位的檔案還無法實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理，一旦需要使用檔案的時(shí)候所花費(fèi)的人力、物力都會(huì)增大，導(dǎo)致檔案使用效率受到嚴(yán)重的影響。

2.3 疾控中心檔案管理信息化水平還處于較低的水平

從檔案管理模式上來看，疾控中心該項(xiàng)工作的管理模式還是較為傳統(tǒng)的，信息化仍舊處于較低的水平，很多檔案管理機(jī)構(gòu)還無法做到檔案的恒濕、恒溫保存，大多數(shù)檔案采用的都是紙質(zhì)保存，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)應(yīng)用的較少。另外，由于信息化檔案管理水平較低，所以存在一些圖片、聲像資料不得不被舍棄，這就會(huì)對(duì)檔案的科學(xué)及完整性產(chǎn)生影響。

2.4 檔案結(jié)構(gòu)及內(nèi)容尚不夠完善

在整個(gè)衛(wèi)生系統(tǒng)當(dāng)中疾控中心占據(jù)非常重要的地位，所以對(duì)全市疾病預(yù)防控制工作的業(yè)務(wù)管理、技術(shù)指導(dǎo)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)一直都比較重視，但是相應(yīng)的檔案管理工作卻顯得不夠重視，再加上檔案管理工作人員的專業(yè)性不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案資料搜集不全的現(xiàn)象，工作既不具有系統(tǒng)性，也無法針對(duì)檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)五的分析以及研究，更無法用現(xiàn)代信息化的技術(shù)來進(jìn)行編研成果的完善，這就導(dǎo)致疾控中心一些重大的事件沒有辦法保證檔案的完整性，導(dǎo)致檔案管理無法在醫(yī)療體制改革下做好基礎(chǔ)性的工作。

3.提升疾控中心檔案管理成效的措施

面對(duì)當(dāng)前疾控中心檔案管理中出現(xiàn)的種種問題，筆者認(rèn)為應(yīng)該立足現(xiàn)狀，采取針對(duì)性的措施，從而保證檔案管理的成效。

3.1 加大資金投入

疾控中心的檔案屬于社會(huì)發(fā)展中不可或缺的重要資源，其所記錄的內(nèi)容起到了傳承社會(huì)、記錄歷史、服務(wù)社會(huì)的作用，也正是因?yàn)槠渌鸬降淖饔盟試覒?yīng)該加大相應(yīng)的資金投入，及時(shí)解決檔案管理中出現(xiàn)的種種問題，從而確保檔案的完整性和真實(shí)性，通過資金的投入加強(qiáng)檔案的保護(hù)措施，進(jìn)而做好疾控中心檔案的科學(xué)化管理。

3.2 有效完善疾控中心檔案管理的相關(guān)制度

對(duì)于疾控中心檔案管理工作來說制度建設(shè)是非常重要的一部分內(nèi)容，所以需要在原有管理制度的基礎(chǔ)上，對(duì)現(xiàn)有的制度進(jìn)行有效的完善。首先，要對(duì)疾控中心的檔案管理工作應(yīng)負(fù)有的職責(zé)進(jìn)行明確，使得疾控中心檔案管理工作人員清楚知道自己的工作職責(zé)，保證其在崗位上能夠盡職盡責(zé)，盡量的做好本職工作。其次，還需要建立起相應(yīng)的考核制度，針對(duì)檔案保存、檔案收集、檔案整理等相關(guān)的內(nèi)容建立起現(xiàn)代化的管理制度、運(yùn)行體制，從而使得疾控中心檔案管理的工作人員工作質(zhì)量及績效相掛鉤，有效的提高其工作的積極性和熱情，保證檔案管理工作更為規(guī)范和方便。最后，疾控中心檔案還可以建立起分類管理的制度，針對(duì)當(dāng)前疾控中心所產(chǎn)生的檔案做好分門別類，同時(shí)還可以針對(duì)檔案的重要性、需要保存的年限進(jìn)行分類，并在制度當(dāng)中規(guī)定檔案定期檢查的具體細(xì)則，做到對(duì)檔案管理的規(guī)范化，有效的提高管理效率。

3.3 加快疾控中心檔案信息化建設(shè)步伐

隨著信息化在各個(gè)行業(yè)中不斷的滲透，其所表現(xiàn)出來的作用也是令人矚目的，所以筆者認(rèn)為都加快疾控中心檔案信息化管理建設(shè)步伐也是非常重要的。首先，信息化管理不僅可以有效的優(yōu)化疾控中心檔案管理的流程，同時(shí)還能夠大大的加大管理的效率。第一，需要加大疾控中心檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的硬件建設(shè)，將計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)軟硬件、存儲(chǔ)設(shè)備、刻錄機(jī)等各種設(shè)備準(zhǔn)備齊全，盡量的去滿足信息化建設(shè)中對(duì)設(shè)備的需求；第二，還需要盡快的去完善確保信息化相關(guān)設(shè)備存儲(chǔ)所需的恒溫、恒濕的條件；第三，作為檔案管理人員還應(yīng)該盡快的去熟悉信息化技術(shù)的有效應(yīng)用，盡快掌握檔案存儲(chǔ)、分類等信息化技術(shù)。

3.4 加強(qiáng)檔案管理的電子政務(wù)辦公成效

一直以來疾控中心的檔案資料基本上都是以文字作為記錄依據(jù)的，而將現(xiàn)代化的計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等綜合在一起的電子政務(wù)辦公，則能夠大大的拓展檔案信息服務(wù)的空間及范圍，有效的拓寬和豐富疾控中心檔案載體的形式及內(nèi)容，同時(shí)還能夠改變疾控中心長期以來存在的檔案結(jié)構(gòu)不完整、檔案歸檔單一性等問題，從而保證疾控中心檔案管理工作能夠向著多元化的方向進(jìn)行發(fā)展，使得檔案各種形式內(nèi)容可以更為生動(dòng)的進(jìn)行呈現(xiàn)。另外還需要對(duì)疾控中心檔案管理相關(guān)的業(yè)務(wù)進(jìn)行完善和規(guī)范，依據(jù)上級(jí)部門所制定的制度，并結(jié)合疾控中心實(shí)際的情況進(jìn)行檔案服務(wù)制度的制定和完善，建立起綜合性的檔案信息數(shù)據(jù)庫，從而保證檔案動(dòng)態(tài)和數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新和實(shí)時(shí)維護(hù)，確保檔案信息可以做到及時(shí)的查詢。

4.結(jié)語

對(duì)于公共衛(wèi)生事業(yè)來說，做好疾控中心檔案的搜集、整理、保存等工作是非常重要的，其不僅關(guān)系到廣大群眾的利益和安全，同時(shí)還會(huì)在一定程度上保證社會(huì)的和諧及穩(wěn)定，所以作為疾控中心來說應(yīng)該將檔案管理工作立足在推動(dòng)其信息化發(fā)展的方向上來，不斷更新疾控中心檔案管理工作人員的工作觀念，做到檔案管理的與時(shí)俱進(jìn)，依據(jù)相應(yīng)的檔案管理制度確保檔案管理的安全性、科學(xué)性、完整性。

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