高校學(xué)生檔案信息的數(shù)字化管理方案

王欣童

摘 要：隨著社會科技的飛速發(fā)展，全球已經(jīng)進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)化、大數(shù)據(jù)的新時代。因此對于檔案信息的管理建設(shè)也應(yīng)當(dāng)做到及時創(chuàng)新、與時俱進(jìn)。隨著信息數(shù)字化的日趨發(fā)達(dá)，建設(shè)高校學(xué)生檔案信息的數(shù)字化管理方案也已然成為必然趨勢。而事實(shí)也證明，學(xué)生檔案的建立對于高校的發(fā)展和建設(shè)有著關(guān)鍵性意義，既可以提升學(xué)校對于學(xué)生的管理效率，又幫助學(xué)生在各方面完成發(fā)展和提升，這也是實(shí)現(xiàn)中國公民檔案信息數(shù)字化管理的關(guān)鍵一步。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生；檔案信息；數(shù)字化方案；管理建設(shè)

高校學(xué)生檔案是記錄學(xué)生的成長和教育的重要部分，其中的主要內(nèi)容是學(xué)生在受教育的過程中所取得的成績以及個人成長等信息，本身具有真實(shí)性、代表性等特點(diǎn)[1]。學(xué)生檔案的創(chuàng)建是我國高校管理學(xué)生的重要部分之一，但由于檔案信息的數(shù)字化管理模式仍處于發(fā)展早期階段，如何從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息？如何實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理？現(xiàn)實(shí)與理想存在很大的差距，因此需要通過多元化的視角來進(jìn)行分析處理、并提出可行性的方案。在本文中，筆者就建設(shè)高校學(xué)生檔案信息的數(shù)字化管理的理由和功能以及其中所存在的不足之處以及問題展開探討，以期可以為高校建設(shè)學(xué)生檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新和改革帶來一些借鑒和參考。具體內(nèi)容如下：

一、高校學(xué)生檔案信息數(shù)字化概念

高校學(xué)生檔案信息數(shù)字化同數(shù)字化檔案、數(shù)字檔案等并非同一概念。高校的學(xué)生檔案數(shù)字化更加側(cè)重于檔案的發(fā)展?fàn)顟B(tài)、模式以及趨勢等[2]。而數(shù)字檔案以及數(shù)字化檔案則側(cè)重于檔案所存在的具體狀態(tài)，換言之也就是檔案本身。高校學(xué)生檔案盡管也存在一些特點(diǎn)，但是它本身的工作體系跟別的檔案工作卻沒有什么不同，其中具體包括有學(xué)生檔案的歸類和整理、統(tǒng)計(jì)與接受征集、研究與編輯、檢索與編目、各種服務(wù)的提供與管理維護(hù)等。所以高校學(xué)生的檔案信息的數(shù)字化是應(yīng)當(dāng)包含有檔案工作的每一內(nèi)容和環(huán)節(jié)，這是隨著掃描技術(shù)、計(jì)算機(jī)運(yùn)用、攝影、OCR、儲存與數(shù)據(jù)庫、互聯(lián)網(wǎng)等各種現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生出來的新一代檔案發(fā)展態(tài)勢。它主要是將各類學(xué)生檔案資源載體變?yōu)闃?biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化檔案信息，并且通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來推動整個學(xué)生檔案系統(tǒng)中的諸多程序往數(shù)字化方向發(fā)展，從而達(dá)到提升高校學(xué)生的檔案給用人單位、學(xué)生來提供檔案利用效率的目的。

二、數(shù)字化建設(shè)在高校學(xué)生檔案管理中的重要作用

（一）有利于提升學(xué)生檔案信息的安全性和完整性

學(xué)生的檔案信息是對學(xué)生成長和教育的記錄，在傳統(tǒng)的管理模式下，我國高校基本全部是所采用紙質(zhì)檔案，通過人工抄寫或者電腦輸入來對學(xué)生的信息進(jìn)行記錄和保存，導(dǎo)致在記錄、使用、利用中出現(xiàn)效率低下、信息檢索困難等一系列的問題。然而隨著我國高等教育的不斷發(fā)展，教育水平得到不斷提升，學(xué)生檔案中的信息量也在不斷增加，如果還停留在紙質(zhì)檔案的操作與管理模式，會導(dǎo)致在對學(xué)生檔案信息進(jìn)行整理過程中，因?yàn)槿狈θ肆Χ鴮?dǎo)致誤差發(fā)生，從而無法最大程度的保障檔案信息的完整性和真實(shí)性。此外，在紙質(zhì)保存的具體過程中，因?yàn)槭菍W(xué)生檔案采用單套制保存，并且儲存設(shè)施和場地都存在不規(guī)范的情況，也會造成學(xué)生檔案的信息出現(xiàn)缺失和遺漏的情況[3]，因而創(chuàng)建學(xué)生檔案的數(shù)字化管理，可以為檔案信息安全性和完整性帶來相當(dāng)程度的保障。

（二）幫助提升對學(xué)生檔案的管理水平

以往所使用的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，使得學(xué)生檔案的調(diào)查和使用工作存在重重困難[4]，所以無法迅速、及時、準(zhǔn)確的獲得學(xué)生檔案內(nèi)的信息內(nèi)容。取檔、查檔的過程也是對人力、時間以及物力的一種較大的損耗，一方面使學(xué)生檔案工作人員的工作量無形中被加大，另一方面也很大程度的降低了工作的效率。

在創(chuàng)建學(xué)生數(shù)字化檔案信息的基礎(chǔ)之上，檔案管理者只需要獲取并整合校內(nèi)學(xué)生網(wǎng)絡(luò)管理的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，匯總合并為以學(xué)生（個人）為單位的數(shù)字化檔案，建立數(shù)據(jù)庫并可以實(shí)行異地備份等形式，安全、真實(shí)、高效、準(zhǔn)確。同時，檔案利用者只需要使用網(wǎng)絡(luò)和電腦便能快速、準(zhǔn)確的申請獲得學(xué)生檔案內(nèi)的有效信息，通過網(wǎng)絡(luò)申請和查詢平臺的使用來實(shí)現(xiàn)無地域限制（不局限只在檔案保管地）、24小時（不局限于只在工作時間）全方位的檔案服務(wù)，從而及時有效的對高校學(xué)生的檔案信息進(jìn)行管理，由“重藏輕用”向“藏用并重”發(fā)展，不僅提高了檔案保管的完整程度和安全系數(shù)，更是大大的提升了學(xué)生檔案信息利用的效率，優(yōu)化了學(xué)生檔案的管理水平。

（三）學(xué)生檔案信息的數(shù)字化是推進(jìn)全社會檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)

高校學(xué)生檔案（學(xué)生檔案）是現(xiàn)階段我國公民產(chǎn)生的第一份個人檔案，是人事檔案的基礎(chǔ)。在學(xué)生從高校畢業(yè)之后，參加社會工作時產(chǎn)生的其他相關(guān)材料與高校的學(xué)生檔案合成以后，形成了公民個人的人事檔案。在現(xiàn)代中國的社會模式下，人事檔案的使用貫穿了人的一生，非常重要，然而龐大的人口數(shù)字之下就產(chǎn)生了龐大的人事檔案管理，紙質(zhì)、原始、低效一直是無法解決的難題。從問題產(chǎn)生的根源來看，只有能夠從第一份學(xué)生檔案開始實(shí)踐檔案信息的數(shù)字化管理，才有可能實(shí)現(xiàn)涉及全國每一個人的人事檔案信息的數(shù)字化，這是推動全國檔案數(shù)字化的關(guān)鍵契機(jī)和有力抓手。

三、推進(jìn)高校學(xué)生檔案數(shù)字化管理所面臨的問題

（一）管理水平和管理意識有待進(jìn)一步提高

盡管當(dāng)下對于高校學(xué)生檔案的數(shù)字化建設(shè)已然開始起步，但是在建設(shè)的過程中，在管理水平以及管理意識等方面還存在著諸多問題。相當(dāng)一部分的管理工作人員對于高校學(xué)生的檔案數(shù)字化管理工作的認(rèn)識不透徹[5]，導(dǎo)致無法對高校學(xué)生的檔案進(jìn)行專業(yè)化、科學(xué)化和規(guī)范化的處理，而當(dāng)下的高科技信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也無法充分利用起來。消極的、保守的管理者往往會止步于傳統(tǒng)的管理方式和方法，并不能夠自覺運(yùn)用科學(xué)管理的思想方法和原理原則去認(rèn)識、分析和解決面對的學(xué)生檔案管理的瓶頸問題，缺乏整體意識、人本意識、市場意識和創(chuàng)新意識。

（二）對于高校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)尚不完善

高校學(xué)生檔案信息的數(shù)字化建設(shè)核心基礎(chǔ)是擁有完整的信息數(shù)據(jù)庫。但目前我國高校在建設(shè)學(xué)生的檔案數(shù)據(jù)庫方面發(fā)展尚不完善，對于高校學(xué)生檔案信息的數(shù)據(jù)分析以及管理工作，尚在初步發(fā)展階段，如果缺乏完善而健全的信息化數(shù)據(jù)庫，也就意味著無法對高校學(xué)生的檔案信息展開規(guī)范化和科學(xué)化的管理[6]，如此也就導(dǎo)致管理信息的工作人員無法將信息進(jìn)行及時有效的收集、整理和儲存，更無法及時、準(zhǔn)確的學(xué)生的信息檔案加以分析和利用，從而在實(shí)用性方面就打了折扣。

四、提升高校學(xué)生檔案數(shù)字化管理的具體方案

（一）提升高校檔案管理工作人員的專業(yè)水平

對于推進(jìn)高校學(xué)生檔案信息數(shù)字化建設(shè)而言，檔案管理工作人員是不可繞開的存在。所以如果想要提升高校學(xué)生檔案數(shù)字化管理工作水平，就必須要求檔案工作人員提升自身的技術(shù)水平。在以往，高校學(xué)生的檔案管理工作人員在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)方面水平較低，從而極大的阻礙了各高校檔案管理工作的水平和效率。因此，省級檔案行政管理部門可以有針對性的組織對高校檔案管理人員檔案管理最近發(fā)展情況、信息數(shù)字化、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的專題培訓(xùn)，從而提升管理者的檔案理論水平、激發(fā)信息數(shù)字化的改革追求。

（二）對管理模式加以改進(jìn)

從高校的學(xué)生檔案管理的具體工作來看，應(yīng)從學(xué)生進(jìn)入高校之時就開始建立對應(yīng)的學(xué)生信息檔案，并創(chuàng)建完整的學(xué)生信息檔案目錄和模塊，及時且準(zhǔn)確的把學(xué)生的教育內(nèi)容以及成長信息進(jìn)行匯總，以便在切實(shí)保障檔案信息的完整性、安全性和真實(shí)性的前提之下，能快速并準(zhǔn)確的對檔案信息進(jìn)行整理、分析、儲存和管理。

從高校的學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)來看，應(yīng)以省級為單位統(tǒng)一學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)化模式，才能打破各高校之間因管理差異造成的阻礙和隔閡，實(shí)現(xiàn)同其他專業(yè)性單位進(jìn)行信息共享和信息交流的目的，最終建成全國高校學(xué)生檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理體系。

（三）不斷增加、完善學(xué)生檔案的信息內(nèi)容

2017年教育部頒布了新修訂的《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》（教育部令第41號），此次修訂的內(nèi)容對3000多萬在校大學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活產(chǎn)生重要影響，已經(jīng)于2017年9月1日起施行。修訂內(nèi)容主要涉及5個方面：一是進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)堅(jiān)持社會主義辦學(xué)方向，著力促進(jìn)高校落實(shí)立德樹人根本任務(wù)；二是落實(shí)高等教育綜合改革新要求，為高校學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)提供制度和改革支持，鼓勵和保障高校建立更為靈活的學(xué)習(xí)制度和適應(yīng)自身特點(diǎn)與需要的學(xué)生管理；三是貫徹以學(xué)生全面發(fā)展為本的理念，強(qiáng)調(diào)高校要建立公平公正的制度環(huán)境；四是著重規(guī)范了高校學(xué)籍管理行為；五是推動高校轉(zhuǎn)變管理理念，促使學(xué)校管理更加科學(xué)化、人性化。

作為高校學(xué)生檔案信息的管理部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)真透徹的學(xué)習(xí)文件精神，結(jié)合《規(guī)定》中的五項(xiàng)要求，增加、豐富、完善、改革、創(chuàng)新學(xué)生檔案信息的內(nèi)容，從而提高檔案信息管理的全面性，為信息數(shù)字化提供更多的服務(wù)內(nèi)涵。

五、總結(jié)

對于高校學(xué)生檔案信息的數(shù)字化管理，是管理高校學(xué)生檔案信息的關(guān)鍵所在，因而筆者立足于現(xiàn)代信息數(shù)字化管理的發(fā)展觀，提出了高校實(shí)施學(xué)生檔案信息數(shù)字化的必要性和緊迫性，認(rèn)為只有完成了這一步基礎(chǔ)性的、實(shí)質(zhì)性、跨越性的工作，我國才能逐步實(shí)現(xiàn)全國公民檔案信息的數(shù)據(jù)化管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]儲華.高校學(xué)生檔案管理中信息數(shù)字化管理模式應(yīng)用研究[J].中國管理信息化，2017（17）：190-191.

[2]陳淑香.新時期高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)面臨的問題及對策[J].山西檔案，2016（1）：128-130.

[3]劉倩.影響高校數(shù)字化檔案信息安全管理的因素及對策分析[J].蚌埠學(xué)院學(xué)報，2016，5（5）：164-166.

[4]程秋平，王輝.基于數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)籍檔案信息管理系統(tǒng)[J].蘭臺世界，2016（22）：78-80.

[5]劉亞靜.高校檔案管理數(shù)字化的實(shí)踐意義及建議[J].赤峰學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版），2017，33（14）：179-180.

[6]徐德光，位曉曉，李常先.基于FlexPaper的高校紙質(zhì)檔案數(shù)字化平臺建設(shè)[J].中國信息技術(shù)教育， 2016（9）：92-95.