高校學生檔案信息的數字化管理方案

王欣童

摘 要：隨著社會科技的飛速發展，全球已經進入了網絡化、大數據的新時代。因此對于檔案信息的管理建設也應當做到及時創新、與時俱進。隨著信息數字化的日趨發達，建設高校學生檔案信息的數字化管理方案也已然成為必然趨勢。而事實也證明，學生檔案的建立對于高校的發展和建設有著關鍵性意義，既可以提升學校對于學生的管理效率，又幫助學生在各方面完成發展和提升，這也是實現中國公民檔案信息數字化管理的關鍵一步。

關鍵詞：高校學生；檔案信息；數字化方案；管理建設

高校學生檔案是記錄學生的成長和教育的重要部分，其中的主要內容是學生在受教育的過程中所取得的成績以及個人成長等信息，本身具有真實性、代表性等特點[1]。學生檔案的創建是我國高校管理學生的重要部分之一，但由于檔案信息的數字化管理模式仍處于發展早期階段，如何從紙質檔案轉化成數字信息？如何實現網絡數字化管理？現實與理想存在很大的差距，因此需要通過多元化的視角來進行分析處理、并提出可行性的方案。在本文中，筆者就建設高校學生檔案信息的數字化管理的理由和功能以及其中所存在的不足之處以及問題展開探討，以期可以為高校建設學生檔案數字化管理的創新和改革帶來一些借鑒和參考。具體內容如下：

一、高校學生檔案信息數字化概念

高校學生檔案信息數字化同數字化檔案、數字檔案等并非同一概念。高校的學生檔案數字化更加側重于檔案的發展狀態、模式以及趨勢等[2]。而數字檔案以及數字化檔案則側重于檔案所存在的具體狀態，換言之也就是檔案本身。高校學生檔案盡管也存在一些特點，但是它本身的工作體系跟別的檔案工作卻沒有什么不同，其中具體包括有學生檔案的歸類和整理、統計與接受征集、研究與編輯、檢索與編目、各種服務的提供與管理維護等。所以高校學生的檔案信息的數字化是應當包含有檔案工作的每一內容和環節，這是隨著掃描技術、計算機運用、攝影、OCR、儲存與數據庫、互聯網等各種現代化信息技術的發展而產生出來的新一代檔案發展態勢。它主要是將各類學生檔案資源載體變為標準的數字化檔案信息，并且通過網絡技術來推動整個學生檔案系統中的諸多程序往數字化方向發展，從而達到提升高校學生的檔案給用人單位、學生來提供檔案利用效率的目的。

二、數字化建設在高校學生檔案管理中的重要作用

（一）有利于提升學生檔案信息的安全性和完整性

學生的檔案信息是對學生成長和教育的記錄，在傳統的管理模式下，我國高校基本全部是所采用紙質檔案，通過人工抄寫或者電腦輸入來對學生的信息進行記錄和保存，導致在記錄、使用、利用中出現效率低下、信息檢索困難等一系列的問題。然而隨著我國高等教育的不斷發展，教育水平得到不斷提升，學生檔案中的信息量也在不斷增加，如果還停留在紙質檔案的操作與管理模式，會導致在對學生檔案信息進行整理過程中，因為缺乏人力而導致誤差發生，從而無法最大程度的保障檔案信息的完整性和真實性。此外，在紙質保存的具體過程中，因為是學生檔案采用單套制保存，并且儲存設施和場地都存在不規范的情況，也會造成學生檔案的信息出現缺失和遺漏的情況[3]，因而創建學生檔案的數字化管理，可以為檔案信息安全性和完整性帶來相當程度的保障。

（二）幫助提升對學生檔案的管理水平

以往所使用的傳統紙質檔案，使得學生檔案的調查和使用工作存在重重困難[4]，所以無法迅速、及時、準確的獲得學生檔案內的信息內容。取檔、查檔的過程也是對人力、時間以及物力的一種較大的損耗，一方面使學生檔案工作人員的工作量無形中被加大，另一方面也很大程度的降低了工作的效率。

在創建學生數字化檔案信息的基礎之上，檔案管理者只需要獲取并整合校內學生網絡管理的各項數據，匯總合并為以學生（個人）為單位的數字化檔案，建立數據庫并可以實行異地備份等形式，安全、真實、高效、準確。同時，檔案利用者只需要使用網絡和電腦便能快速、準確的申請獲得學生檔案內的有效信息，通過網絡申請和查詢平臺的使用來實現無地域限制（不局限只在檔案保管地）、24小時（不局限于只在工作時間）全方位的檔案服務，從而及時有效的對高校學生的檔案信息進行管理，由“重藏輕用”向“藏用并重”發展，不僅提高了檔案保管的完整程度和安全系數，更是大大的提升了學生檔案信息利用的效率，優化了學生檔案的管理水平。

（三）學生檔案信息的數字化是推進全社會檔案數字化的基礎

高校學生檔案（學生檔案）是現階段我國公民產生的第一份個人檔案，是人事檔案的基礎。在學生從高校畢業之后，參加社會工作時產生的其他相關材料與高校的學生檔案合成以后，形成了公民個人的人事檔案。在現代中國的社會模式下，人事檔案的使用貫穿了人的一生，非常重要，然而龐大的人口數字之下就產生了龐大的人事檔案管理，紙質、原始、低效一直是無法解決的難題。從問題產生的根源來看，只有能夠從第一份學生檔案開始實踐檔案信息的數字化管理，才有可能實現涉及全國每一個人的人事檔案信息的數字化，這是推動全國檔案數字化的關鍵契機和有力抓手。

三、推進高校學生檔案數字化管理所面臨的問題

（一）管理水平和管理意識有待進一步提高

盡管當下對于高校學生檔案的數字化建設已然開始起步，但是在建設的過程中，在管理水平以及管理意識等方面還存在著諸多問題。相當一部分的管理工作人員對于高校學生的檔案數字化管理工作的認識不透徹[5]，導致無法對高校學生的檔案進行專業化、科學化和規范化的處理，而當下的高科技信息網絡技術也無法充分利用起來。消極的、保守的管理者往往會止步于傳統的管理方式和方法，并不能夠自覺運用科學管理的思想方法和原理原則去認識、分析和解決面對的學生檔案管理的瓶頸問題，缺乏整體意識、人本意識、市場意識和創新意識。

（二）對于高校學生檔案數據庫的建設尚不完善

高校學生檔案信息的數字化建設核心基礎是擁有完整的信息數據庫。但目前我國高校在建設學生的檔案數據庫方面發展尚不完善，對于高校學生檔案信息的數據分析以及管理工作，尚在初步發展階段，如果缺乏完善而健全的信息化數據庫，也就意味著無法對高校學生的檔案信息展開規范化和科學化的管理[6]，如此也就導致管理信息的工作人員無法將信息進行及時有效的收集、整理和儲存，更無法及時、準確的學生的信息檔案加以分析和利用，從而在實用性方面就打了折扣。

四、提升高校學生檔案數字化管理的具體方案

（一）提升高校檔案管理工作人員的專業水平

對于推進高校學生檔案信息數字化建設而言，檔案管理工作人員是不可繞開的存在。所以如果想要提升高校學生檔案數字化管理工作水平，就必須要求檔案工作人員提升自身的技術水平。在以往，高校學生的檔案管理工作人員在數字化網絡信息系統以及計算機網絡應用技術方面水平較低，從而極大的阻礙了各高校檔案管理工作的水平和效率。因此，省級檔案行政管理部門可以有針對性的組織對高校檔案管理人員檔案管理最近發展情況、信息數字化、計算機網絡技術等方面的專題培訓，從而提升管理者的檔案理論水平、激發信息數字化的改革追求。

（二）對管理模式加以改進

從高校的學生檔案管理的具體工作來看，應從學生進入高校之時就開始建立對應的學生信息檔案，并創建完整的學生信息檔案目錄和模塊，及時且準確的把學生的教育內容以及成長信息進行匯總，以便在切實保障檔案信息的完整性、安全性和真實性的前提之下，能快速并準確的對檔案信息進行整理、分析、儲存和管理。

從高校的學生檔案管理機構來看，應以省級為單位統一學生檔案信息數據化模式，才能打破各高校之間因管理差異造成的阻礙和隔閡，實現同其他專業性單位進行信息共享和信息交流的目的，最終建成全國高校學生檔案信息網絡管理體系。

（三）不斷增加、完善學生檔案的信息內容

2017年教育部頒布了新修訂的《普通高等學校學生管理規定》（教育部令第41號），此次修訂的內容對3000多萬在校大學生的學習和生活產生重要影響，已經于2017年9月1日起施行。修訂內容主要涉及5個方面：一是進一步強調堅持社會主義辦學方向，著力促進高校落實立德樹人根本任務；二是落實高等教育綜合改革新要求，為高校學生創新創業提供制度和改革支持，鼓勵和保障高校建立更為靈活的學習制度和適應自身特點與需要的學生管理；三是貫徹以學生全面發展為本的理念，強調高校要建立公平公正的制度環境；四是著重規范了高校學籍管理行為；五是推動高校轉變管理理念，促使學校管理更加科學化、人性化。

作為高校學生檔案信息的管理部門應當認真透徹的學習文件精神，結合《規定》中的五項要求，增加、豐富、完善、改革、創新學生檔案信息的內容，從而提高檔案信息管理的全面性，為信息數字化提供更多的服務內涵。

五、總結

對于高校學生檔案信息的數字化管理，是管理高校學生檔案信息的關鍵所在，因而筆者立足于現代信息數字化管理的發展觀，提出了高校實施學生檔案信息數字化的必要性和緊迫性，認為只有完成了這一步基礎性的、實質性、跨越性的工作，我國才能逐步實現全國公民檔案信息的數據化管理。

參考文獻：

[1]儲華.高校學生檔案管理中信息數字化管理模式應用研究[J].中國管理信息化，2017（17）：190-191.

[2]陳淑香.新時期高校檔案信息數字化建設面臨的問題及對策[J].山西檔案，2016（1）：128-130.

[3]劉倩.影響高校數字化檔案信息安全管理的因素及對策分析[J].蚌埠學院學報，2016，5（5）：164-166.

[4]程秋平，王輝.基于數字化標準的學籍檔案信息管理系統[J].蘭臺世界，2016（22）：78-80.

[5]劉亞靜.高校檔案管理數字化的實踐意義及建議[J].赤峰學院學報（自然科學版），2017，33（14）：179-180.

[6]徐德光，位曉曉，李常先.基于FlexPaper的高校紙質檔案數字化平臺建設[J].中國信息技術教育， 2016（9）：92-95.