數(shù)字化辦公管理模式對醫(yī)院行政管理的價值分析

格桑

（西藏日喀則市江孜縣人民醫(yī)院 西藏 日喀則 857400）

隨著科技發(fā)展，人類社會已經(jīng)被信息化手段所籠罩，醫(yī)院在這個競爭激烈的大環(huán)境下想要生存、發(fā)展，需要緊跟時代步伐，不被信息化進(jìn)程所拋棄[1]，在各個方面都進(jìn)行有效改革，通過信息化手段提升管理效能以及核心競爭力，在此過程中數(shù)字化辦公管理模式的建立和完善發(fā)揮著不可取代的作用。

1.數(shù)字化辦公模式特點

1.1 實時性

數(shù)字化辦公能讓醫(yī)院的交互環(huán)節(jié)得到資源共享、及時溝通兩大特點，在行政過程中如果需要相關(guān)科室專業(yè)人員參與或者要發(fā)布緊急信息的時候，同構(gòu)在網(wǎng)絡(luò)電子的協(xié)作下最快速度找到相關(guān)人員，另一方面也強(qiáng)化了各個部門之間的參與時效，全面提升了行政工作效率。

1.2 信息的廣泛管理

數(shù)字化辦公模式的優(yōu)勢在于對文檔的組織管理以及信息方面的整合效率以及準(zhǔn)確性，讓系統(tǒng)用戶在檢索、查詢方面使用的精力和時間大幅度縮短，同時也防止各個部門之間發(fā)生重復(fù)操作的情況[2]。系統(tǒng)用戶在操作過程或者實際管理當(dāng)中遇到疑問可以在系統(tǒng)幫助下檢索其資源信息，得到最有用的知識并對存在的疑問提供對應(yīng)的解決方案。

1.3 知識門戶構(gòu)造

通過網(wǎng)絡(luò)媒介優(yōu)勢，企業(yè)和世界的聯(lián)系逐漸強(qiáng)化，幫助醫(yī)院相關(guān)部門緊跟時代和技術(shù)的發(fā)展，掌握最新的學(xué)術(shù)以及管理方案方面的動態(tài)，另一方面還能夠廣泛的發(fā)布信息，對人才的吸收管管理有積極影響。

2.難點與方案

數(shù)字化辦公系統(tǒng)雖然對于行政管理有著巨大的推動作用，但依然需要直視這種辦公系統(tǒng)存在的缺陷，在應(yīng)用、管理方面也不可避免的有弱點、難點。在剛建立數(shù)字化辦公系統(tǒng)的過程中就應(yīng)該把握問題所在并展開對應(yīng)的措施和解決方案，保障系統(tǒng)的順利開展。

2.1 信息安全

相對于傳統(tǒng)辦公模式，數(shù)字化辦公系統(tǒng)首先要考慮到的問題首選網(wǎng)絡(luò)安全、信息外泄。因此要分隔內(nèi)部辦公系統(tǒng)和外部網(wǎng)絡(luò)兩者，通過網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)來強(qiáng)化醫(yī)院內(nèi)部、外部的防護(hù)屏障效果，對可信任網(wǎng)絡(luò)、不可信任網(wǎng)絡(luò)訪問通道均需要建立監(jiān)督措施，避免有非法用戶入侵導(dǎo)致內(nèi)部秘密信息泄露[3]。

2.2 數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)

傳統(tǒng)辦公模式下，保留的文件數(shù)據(jù)資料有丟失的風(fēng)險，而數(shù)字化辦公室模式這種風(fēng)險程度相對更高，一旦計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)故障則有一定概率導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息丟失，因此需要定時對數(shù)字化辦公室下相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保在任何情況下數(shù)據(jù)均存在可恢復(fù)性。

2.3 數(shù)據(jù)信息加密、權(quán)限控制

數(shù)字化辦公模式下一旦刪除或者修改的信息，一般不容易找到痕跡，因此為確保部分機(jī)密或者涉密的數(shù)據(jù)信息在存儲、傳遞過程中安全性，避免出現(xiàn)修改、非法訪問或者拷貝的情況[4]，在建立系統(tǒng)的時候需要明確設(shè)定對應(yīng)的數(shù)據(jù)信息秘密等級，對上述信息進(jìn)行加密處理或者權(quán)限控制。一旦系統(tǒng)用戶對相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行操作時需要完成系統(tǒng)設(shè)置的身份認(rèn)證，驗證和判斷操作者的身份與職能，對應(yīng)用戶和操作類型在權(quán)限和范圍是否相對應(yīng)。

2.4 保證數(shù)據(jù)信息真實性

傳統(tǒng)辦公模式下，文件的有效性是通過簽名或者加蓋印章來保障，具備真實性、完整性以及不可抵賴性的特點，數(shù)字化環(huán)境當(dāng)中則難以通過上述手段來完成相關(guān)保障，因此需要以《電子簽名法》[5]作為法律依據(jù)，選擇合法的電子印章，為數(shù)據(jù)信息提供有效性、合法性的支持，掃清數(shù)字化辦公模式的有效性障礙。

3.小結(jié)

傳統(tǒng)辦公模式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前環(huán)境發(fā)展的需求，信息傳遞速度、辦事周期以及交互性等均存在缺陷且越來越明顯，管理決策的及時性、準(zhǔn)確性因此受到了嚴(yán)重的影響。因此通過現(xiàn)代化計算機(jī)手段以及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)技術(shù)輔助，結(jié)合醫(yī)院自身的實際情況、行政管理體系等建立的數(shù)字化辦公系統(tǒng)是醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)和推進(jìn)的必要過程。數(shù)字化辦公模式下能夠讓醫(yī)院行政管理活動更加協(xié)調(diào)、信息交互更及時，提高管理效率，降低管理成本，通過數(shù)字化辦公管理模式協(xié)助，醫(yī)院組織結(jié)構(gòu)可以實現(xiàn)扁平化，且行政管理工作也能夠更加規(guī)范，在工作效率、管理水平方面也得到了積極影響，但依然不容忽視實施過程中存在的相關(guān)問題，要做好防范和對應(yīng)處理措施，確保數(shù)字化辦公管理模式對醫(yī)院的推動價值。