OA系統建設的難點及對策

董笑龍

摘 要

隨著科學技術不斷向前進步，辦公系統也逐漸向著現代化的方向發展，在當今社會更加健全實用的數字化辦公系統無疑更受人們的青睞，因此OA系統建設已經成為了實現辦公自動化的重要環節。本文將從實際出發，探索OA系統建設的意義、缺陷以及相應改進的措施。

【關鍵詞】OA系統 研發 對策分析

1 OA的內涵及其意義

0A，即OfficeAutomation，也就是辦公自動化，其是將電腦技術與辦公設備融合在一起的全新辦公模式，能夠縮短辦公時間，提高辦公質量，實現辦公效率的最大化，其已經成為體現政府與企業現代化管理水平的重要指標，逐漸成為了現代化辦公不可缺少的重要部分，并對當今科技進步起到了一定的推動作用。

2 OA系統建設的難點

當前的OA系統只能實現一些簡單的流程傳遞，對于此類流程，OA辦公系統可以通過一定設定好的流程來實現，但是對于一些復雜的業務流程，例如對于業務功能級別的銷售過程控制、服務過程控制等方面的控制流就難以實現。因此，當前的OA系統在深入到政府、企業、高校內部的各個環節時，都存在著或多或少的不足。

2.1 上線率較低

從傳統的辦公自動化產品過渡到現在功能豐富的現代化產品，OA的發展是一個漫長的過程。在OA系統上線初期，用戶對其的了解有限，導致了OA系統上線率很低，甚至相當長一段時間無人問津。使用率低下直接導致了OA系統的生產研發公司一直處于虧損狀態。原本進行OA系統研發的一系列廠商紛紛加入了其他陣營，即使堅持研發的廠商也由于入不敷出逐漸被市場淘汰了。

2.2 技術層面的弊端

對于處于信息化起步階段的用戶來講，單系統應用就可以較好地滿足需求了，但是對于已經有相當信息化基礎的OA用戶來講，如何做好人事管理、日程管理、文檔管理、消息管理、系統管理、考勤管理，成為他們的實際需求，例如當前一些科研院所管理模式存在著技術不熟練，信息發送存在各種延遲和失誤，還有發錯對象的情況，致使文件無法及時被接收，導致工作出現斷層，影響工作效率。如何將這些環節串聯在一起，充分發揮自身的優勢，就是OA系統需要解決的主要問題。

2.3 信息資源的浪費

網絡信息在現代化社會是很重要的資源，具有廣泛、海量等優勢，在OA系統研發完成之后如果不能充分利用網絡信息資源，就會導致大部分信息資源的浪費；一方面在于OA系統各部門、各系統之間相互割裂，不能緊密聯系在一起，高效分享信息資源，難以發揮其優勢；另一方面在于沒有利用信息資源進行很好的宣傳，導致外界對其認知度太低，并且一直處在相對較封閉的范圍之內，人們對OA系統的很多用途并沒有完全了解，阻礙了OA系統行走在時代的前列。

3 加強OA系統建設的可行性策略

3.1 充分利用資源，加強信息一體化

隨著OA系統逐漸被人們所熟知，人們對其的需求也在不斷增加，目前人們除了把OA用于普通辦公以外，還有電子郵件，網絡論壇，網絡導航，信息搜索等用途。網絡擁有著海量的信息以及無限的可能，OA系統應當合理充分地利用好這些信息來增強自身的功能，也有助于使用者自身的方便快捷。一旦能充分利用好這些信息資源，將會打破各種阻礙，使OA系統自身以及管理都變得更加方便高效。數字化的基本架構是利用網絡實現，因此信息系統并非是孤立存在的，而是一體化、整體化的，按照數據信息管理各部門，使各個部門的工作都能得到共享。因此OA系統建設的首要目標就是合理利用信息資源，將各個部門，各行各業都緊密聯系起來，提高自身的管理能力，使管理更加合理高效。

3.2 確保網絡信息的安全

當今網絡得到廣泛使用，也會出現一些系統被破壞或被竊取的情況，這就要求最大程度地保證網絡信息的安全性。所以OA系統需要盡量采用成熟并且應用廣泛的技術平臺，并支持身份認證技術、安全加密技術，例如指紋解鎖，刷臉識別解鎖等；OA系統的開發設計既要考慮信息資源的充分共享，更要注重信息系統的安全性，及時排除安全隱患，因此應分別針對不同的應用、不同的網絡通信環境以及不同的存儲設備，采取不同的措施，運用不同的安全機制來應對可能出現的網絡安全問題。由于有些安全機制可能會對使用者造成不便，所以OA系統需要具備一定的靈活性、方便性和針對性。

3.3 做好宣傳工作，取得工作人員的積極配合

針對整個科研院所的工作和學習人員進行推廣，并以線下、線上相結合的形式進行全面宣傳。線下可在科研院內舉辦有關OA辦公系統的宣傳講座，普及其使用優勢等，線上則可在科研院官方網站，辦公交流群等渠道進行宣傳，目的在于讓OA辦公系統深入影響到科研院所的每個人，充分調動他們的積極性，使得人員間配合默契，更加積極地配合宣傳活動。

3.4 詳細設計，多方協作開發

健全的管理模式會對企業的長期發展產生積極的影響，但同時，任何產品的開發及發行都是存在一定的風險的，因此需要注意軟件系統、硬件設備、開發工具、軟件產品是否成熟，從四方面找到最終平衡點，就能更好地控制技術的研發。OA產品具有的自身的特性，就是技術的快速更新和伴隨企業發展而需要不斷擴展和升級。OA系統技術員自身要妥善應對各類情況發生，同時要對本部門的員工按時進行技術培訓，重視對技術人員的培訓，及時關注網絡各類信息，獲取最新有效資訊，并結合自身實際情況，及時改進自身缺陷。企業在選型過程中就要考慮到研發公司的技術是否具有足夠的先進性、優越性，從而保證在一定的時期內自身的穩定性，在未來需要升級時能夠做到順利升級，不影響企業長遠的發展需求。

4 OA系統建設的對策——以科研院所OA系統應用為例

4.1 領導重視和政策支持

為了加強OA系統在科研院所中的使用力度，首先需要科研院所領導對OA系統的重視和支持。科研院所領導需要做好表率，首先將OA系統應用于日常的辦公以及出差時異地的文件簽發，不斷將OA辦公自動化在科研院所中進行普及，只有這樣OA系統得到支持越多，才能更好地發展和推廣。endprint

4.2 各部門的支持與配合

在科研院所領導的重視和政策的支持下，科研院所各部門同時也需要切實地進行配合與執行，這是對OA辦公系統最有力的保障。OA系統在internet技術的支持下，可以為科研院所內部工作人員提供十分便捷的文件、信息等的共享，在很大程度上提高了科研院所各部門之間合作辦公的效率。OA自動辦公系統在科研院所的初期推廣過程中難免會存在阻礙，因為科研院所各部門人員對OA系統概念的理解模糊，不夠熟悉，導致OA辦公系統中的很多快捷的優勢功能未能被挖掘，或者部門間互相的配合還不夠完美。但在科研院所領導的大力推行與支持之下，各部門間的配合將逐漸密切起來，OA辦公系統的運用也將更加流暢，信息的交互變得愈加靈活，從而使科研院所整體的辦公水平得到進一步提升。因此OA辦公系統的應用是離不開科研院所各部門的積極配合與高度支持。

4.3 加強OA信息員的業務培訓

OA辦公系統的流暢使用離不開一系列技術的支撐，因此，在科研院所的使用中，有必要建立一支專門負責OA系統技術工作的高素質信息員隊伍。信息員主要從事OA系統的技術顧問和業務培訓員等工作，因此，為了能讓OA辦公系統在各底層部門運用得更好，就必須要求OA信息員對OA辦公系統更加精通，只有在他們強大的觀念和意識下，才能具備更多的辦公自動化知識和技能，從而隨時能為科研院所各部門的工作提供支持和幫助。由此可以看出，科研院所的OA信息員是不可或缺的堅實后盾，為了科研院所OA辦公系統更好地發展，他們的責任極其重大。

4.4 切實維護軟硬件系統安全

科研院所在OA系統軟硬件的經費投入中，應該盡可能做到均衡，即OA系統軟件和硬件投入各占50%，且對這兩方面的投入順序最好是同時進行的，因為這是科研院所OA辦公系統發展的基礎。

另外，對OA辦公系統的安全維護也應當十分注意，OA辦公系統的安全性可從以下幾個方面進行提高，首先可采用MD5碼對用戶的注冊資料進行加密保存，以防止泄密，其次是對動態網頁腳本的安全維護，以防止惡意腳本的攻擊，解決方案主要包括對服務器FSO權限的配置以及對cookie的管理，需要禁用JAVA程序和ActiveX控件，同時啟動防火墻以及安裝360安全衛士等殺毒軟件。切實維護OA辦公系統的安全。最后是對網上下載的網站程序得默認數據庫程序路徑進行更改，以防止OA系統數據庫被非法下載，這個工作一般由系統管理員來完成即可。

5 結論

綜上所述，傳統的辦公模式已經不再能很好地適應現代社會了，隨著科學技術越來越發達，OA系統也將走上歷史的舞臺，而OA系統自身也需要克服自己的種種不足，結合自身的技術發展以及供應商的合理協調與配合，使自身的系統更加快捷、開放、靈活、安全，對此，OA系統的全體研發人員需要共同努力，使其更加規范化，真正被人們廣泛地應用到辦公領域和日常應用當中。

參考文獻

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作者單位

國家新聞出版廣電總局廣播科學研究院 北京市 100866endprint