淺談現代企業辦公室管理工作的優化與完善

李群

摘 要：隨著現代企業制度的發展，辦公室管理在企業發展過程中的地位越來越明顯，也越來越受到重視。本文立足現代企業辦公室管理工作，對現代企業辦公室管理工作的作用和優化途徑進行了簡單的探討。

關鍵詞：現代企業；辦公室管理；優化與完善

激烈的市場競爭促使企業紛紛致力于內部核心力量的提升，辦公室管理作為企業運營的“中樞紐帶”，承擔著提供服務、統籌工作、參與決策等多方面職責，提高其管理水平對于促進企業整體化發展作用巨大。

現代企業辦公室管理工作的重要作用

辦公室管理，是指辦公室工作人員協助企業的管理者及決策者，對企業內部的決策、控制、執行、反饋等各種事務進行有效處理。辦公室管理在維持企業內部各部門關系及實現決策民主化、科學化等方面發揮重要作用。

企業運作的“中樞神經”

辦公室是連接領導層和基層的中介，是企業運作的“中樞神經”。在企業內部，辦公室對企業的領導層和不同職能部門、基層員工進行有效連接，把上級的信息和指示傳達給下級，把下級的反饋和意見轉達給上級，實現上情下達與下情上達。

除此之外，其還承擔著協調關系、聯系各方、發號施令等職責。總體說來，辦公室是企業綜合管理的基礎性機構，是一個單位的核心樞紐部門，對企業的指揮、決策及執行起到宏觀調控和綜合權衡的作用[1]。

領導決策的參謀和助手

對現代企業而言，除重要的協調作用之外，辦公室管理同時還兼具重要的“參謀和助手”作用。首先，辦公室管理立足調查研討，統籌思考，把各種有用的信息及時全面地提供給企業的領導人員，為其決策行為提供參考[2]。同時，辦公室管理工作需要根據領導者的需要和指示，負責文稿的起草等工作，協助領導完成決策的制定與推行，是領導的參謀和助手。

優化與完善現代企業辦公室管理工作的途徑

加強學習，提升辦公室管理人員的綜合素質

辦公室工作涉及范圍廣泛，綜合性較強，因此每一個辦公室管理人員都應是一個“多面手”，這就要求管理人員牢固樹立終身學習理念，廣泛涉獵，培養良好的綜合素質。首先，身處經濟社會，辦公室管理人員應樹立起不斷加強學習的意識，清醒地認識到知識的積累與更新對于勝任工作的重要性。其次，作為企業的辦公室管理者，不僅要對本行業的政策法規、市場動向、管理模式等有詳細的了解，還要對與工作相關的領導科學、管理學、經濟學學科有所涉獵。最后，辦公室人員要積極主動參加集體學習和各項業務培訓，通過各種方式、方法，增加相關知識和技能，圍繞企業中心工作服務，勇于創新，提升管理水平[3]。

以石油企業的辦公室管理工作為例。從個人的角度來講，石油企業辦公室管理人員要具備良好的文化基礎和業務技能，并熟悉企業生產建設、經營管理等各個方面的基本知識和實際情況。為了適應企業發展，提高綜合素質，不僅要通過網絡、書籍等各種途徑增加專業知識，還要注意在工作中總結經驗教訓，從反思中獲得提升。從企業的角度來說，要積極為員工綜合素質的提升搭建平臺，開辦定期培訓課程，一方面提升員工的專業技能，一方面提升企業的凝聚力。

健全制度，提高規范化管理水平

“沒有規矩，不成方圓。”企業改革的一個重要目標，就是要使企業的管理實現以制度為保障，逐步走上“有章可循”的軌道。為此，辦公室管理要從實際出發，建立一套科學合理的制度體系，提高規范化管理水平。首先，辦公室管理制度的制定，應以新時期辦公室工作呈現出的新特點、新規律為依托，科學設計，合理規劃。其次，制度的內容應具體、全面，各項日常性工作涵蓋其中，確保大、小工作都有規可依。最后，強化辦公室人員的制度意識，切實履行崗位職責。

新時期的石油企業辦公室管理工作，應從建立健全制度入手，包括制定辦事議事規則、會議制度，把公文處理、檔案工作、財務管理、后勤服務等工作制度精細化等。在辦公室管理中，要確保人員職責清楚，工作有章可循，制度落實到位。

以人為本，提升企業凝聚力

辦公室管理工作的主體是人，因此，辦公室管理工作的優化與完善應始終堅持以人為本的原則，企業要本著“人性化”的管理原則，實現員工利益的最大化。合理制定員工的工作時間和薪酬制度，公平對待每一個員工，想員工之所想，使其能夠全身心地、以全部熱情投入到工作當中。只有提升了員工在工作中的能動性，企業的凝聚力才得以實現，辦公室管理中各項工作的開展才能順利進行。

結語

辦公室管理工作的有效開展，是維持企業內外聯系、保障企業有序運行的重要保障，對企業的長遠發展有著舉足輕重的作用。充分認識辦公室管理的重要性，并通過各種措施優化和完善辦公室管理工作，既是企業發展的需要，也是市場經濟發展的需要。

（作者單位：中國石油遼寧銷售分公司）

【參考文獻】

[1]劉俊杰.現代企業辦公室管理工作的優化與完善[J].經濟管理（全文版），2016（04）.

[2]韋小柏.試論現代企業辦公室管理工作的優化與完善[J].東方企業文化，2014（10）.

[3]沈川.試析現代企業辦公室管理工作的進一步完善與優化[J].青年與社會（中），2014（11）.