市政工程檔案數字化管理的探索與對策

文/王 梅

隨著我國信息化的快速發展，企業的檔案管理工作面臨新的技術環境。各單位通過局域網、遠程互動平臺在企業相關資料的數據化生成、流轉、利用、共享等方面均取得了不同程度的進展。而檔案室作為各種信息資料歸集、編研、利用的部門，其管理手段、存儲介質等各方面都不可能游離其外，也不應該落后于日趨先進的技術環境，必須要跟上時代和企業的發展步伐，與時俱進

隨著我國城市化進程的不斷加快，各類市政工程建設也在加速發展。市政工程作為政府為人民建設的公共基礎設施，涵蓋人們生活工作的方方面面，與人民生活息息相關，如道路、橋梁、地下管網、休閑廣場等等。作為市政工程建設單位，在信息化逐漸發達的今天，檔案管理工作越來越受到企業和社會各界的重視。

隨著我國信息化的快速發展，企業的檔案管理工作面臨新的技術環境。各單位通過局域網、遠程互動平臺在企業相關資料的數據化生成、流轉、利用、共享等方面均取得了不同程度的進展。而檔案室作為各種信息資料歸集、編研、利用的部門，其管理手段、存儲介質等各方面都不可能游離其外，也不應該落后于日趨先進的技術環境，必須要跟上時代和企業的發展步伐，與時俱進。

寶雞市政工程有限公司是國家市政建設工程二級企業，有著五十多年市政工程施工歷史。具有市政公用工程施工總承包二級、橋梁工程專業承包二級、公路工程施工總承包三級資質。作為寶雞市唯一一家以市政工程建設為主體的專業單位，幾十年來，承建過多項市級及周邊城市公路、橋梁、廣場等重點工程項目。如寶雞市陳倉大道、市石壩河橋梁、市行政廣場、楊凌示范區城南路西延市政工程、咸陽市迎賓大道、天水市經濟技術開發區社棠區六號路工程等眾多市政工程建設任務。在工程建設中，大量的工程檔案源源不斷地涌進企業檔案室，因此，管好用好工程檔案，逐步實現數字化檔案管理，對提高企業經濟效益促進企業跨越發展具有十分重要的意義。

一、提高工程檔案數字化管理的認識。為了順應信息化技術發展，為社會經濟建設提供更準確、更便捷的檔案服務和利用，進一步加快企業發展步伐，充分實現檔案的資源共享，進行工程檔案數字化建設顯得尤為重要。

一是要轉變思想觀念，善于接受和學習新事物，做到與時俱進。特別是企業的主管領導，要從思想上重視工程檔案的數字化建設和管理工作，認識到此項工作對企業發展的重大意義。檔案工作人員更要先人一步，及時學習和接受數字化管理模式，做到想在前、學在前、干在前，逐步實現紙質檔案向數字化檔案管理的轉變。二是要加強檔案法規、條例等相關文件的學習和宣傳。企業檔案工作主管部門要加大宣傳力度，積極宣傳國家省市主管上級有關檔案管理方面，特別是工程檔案管理方面的新法規、新條例和新辦法，使企業領導和檔案工作人員及時了解和掌握最新的知識和信息，深刻認識數字化管理對企業發展的重大意義。檔案管理人員還要多向主管領導匯報，取得領導的大力支持，推動企業把檔案數字化管理作為發展的重要內容抓緊抓好。三是要開展形式多樣的數字化檔案管理工作。采取多種形式加強計算機信息技術及數字化檔案管理分類、鑒定、存儲、讀取等專業知識學習。積極參加此方面的專業技術培訓，力求做到資料完善，歸檔合理，利用方便，保密到位。在日常工作中要發揮工作主動性，善于運用計算機、網絡等先進的技術手段主動存儲有價值、能利用的信息，充分利用好各類信息資源。要逐步建立企業數字化檔案信息網絡平臺，在一定范圍內實現工程檔案的資源共享，充分發揮數字化管理的優勢，提高檔案利用率和工作效率，提高企業經濟效益。

二、加大工程檔案數字化管理的投入。要實現檔案的數字化管理，最基本的條件就是配套的軟、硬件設施。比如，在硬件方面要配備專用計算機、掃描儀、傳真機、光纖傳輸系統等各種能進行網絡運行的專用設備，這樣才能確保數字化管理順利開展。在軟件方面，企業主管部門要和上級部門主動加強溝通與協調，盡可能地統籌開發能夠相互兼容的軟件系統或購買使用同一軟件系統，力爭在組織管理、信息數據、保密等體系等方面保持一致，充分實現資源共享，不斷推進檔案管理工作的科學化和先進化。

三、抓好工程檔案數據庫建設。數據庫是按照數據結構來組織、存儲和管理數據的建立在計算機存儲設備上的倉庫。簡單說就是電子化的文件柜，它具有較高的獨立性和易擴展性，可為各種用戶共享。對于企業工程檔案數字化建設來說，首要任務就是由“物質流”（紙質檔案）向“電子流”（數字信息、電子檔案）的轉變，這就需要我們必須先要建立起檔案管理的信息平臺，將大量的檔案信息化、數字化，形成有效的數據庫。而檔案信息資源是數據庫的靈魂，對各種信息資源的處理建立數據庫的前提。現階段檔案管理信息化常用的主要有以下兩種方式：（1）原始資源→掃描→轉化為JPEG格式→加工軟件識別→校對；（2）原始資源→電子照片→轉化為JPEG格式→加工軟件識別→校對。建立檔案管理數據庫系統是一項長期而復雜的任務，是一個從無到有、從低到高、從單個到群體的循序漸進的過程，不可能一蹴而就。因此，企業要結合生產經營實際及人員專業技能水平制定出切實可行的、科學的數字化檔案管理發展規劃。

四、做好工程資料的收集整理，確保全面準確無誤。在工程檔案數字化建設過程中，最根本、最基礎的問題就是工程資料的收集和整理。一般來說，企業主要從兩個方面進行：一是由各項目部、相關科室根據國家省市及主管上級等有關規定，如國家檔案局、發改委、基本建設委員會、住建部等印發的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》《科學技術檔案工作條例》《建設工程文件檔案整理規范》等文件要求，對應歸檔的工程資料進行鑒別和篩選，按規定的類別和問題進行有效分類和組卷，并對案卷進行裝訂、編目等；二是對整理好的工程資料進行歸類和移交，再由檔案室及時處理、分類。同時由檔案工作人員將有關資料進行掃描、存儲、編制檔案號等，最終紙質案卷、電子檔案同步走。

五、建章立制，保障工程數字化檔案管理的安全性。盡管不斷完善的技術手段可在一定程度上保護電子文件信息的安全，但網絡黑客的技術手段也在不斷加強。因此，保障電子文件信息安全最終將通過“技術+管理”來實現。一是要建立健全企業計算機和網絡系統的各項規章制度。對計算機操作人員和網絡工作人員職責需嚴格規范。加強對密碼、口令、授權的管理，重視軟件、數據庫的管理維護工作，禁止使用非法軟件。二是要建立電子文件全過程管理制度。電子文件信息的不安全因素貫穿于其形成、處理、收集、整理、歸檔、保管、利用等各個環節。因此，必須建立涉及全過程的一整套科學、合理、嚴密的管理制度并完善監督機制，嚴格加以執行。三是對檔案工作人員進行安全教育，提高保密意識，進行加密業務培訓，提高操作技能，切實保障工程檔案信息資源的安全性。

六、加強數字化檔案人員的引進和培養。企業要加大數字化檔案管理人才建設力度，要招聘、引進、培養既懂檔案專業知識又懂計算機技術的復合型人才。在職務晉升、職稱評聘、福利待遇等方面給予他們與其它管理崗位平等的權利，充分調動起檔案工作人員的積極性和創造性，進一步順利實現企業紙質檔案與數字化檔案管理的雙軌制。

綜上所述，隨著網絡信息技術的不斷涌現和廣泛應用，數字化信息和數據庫將滲透到我們生活的每一個領域。而工程檔案的數字化建設與管理也必將是市政工程企業檔案管理工作的最終發展方向。面對困難與挑戰，檔案工作者一定要擼起袖子加油干，深化學習，提高本領，不斷探索數字化檔案管理的新方法和新舉措，積極借鑒先進單位的先進經驗，取長補短，推陳出新，以優異的檔案管理工作為企業的可持續健康和諧發展做出積極的貢獻！