淺議基層檢察院辦公信息系統(tǒng)需求分析

崔明炎

河南省南陽(yáng)市臥龍區(qū)人民檢察院，河南 南陽(yáng) 473000

一、結(jié)合工作要求，精心做好需求分析前準(zhǔn)備

開(kāi)發(fā)系統(tǒng)需要做好系列準(zhǔn)備工作，做好軟件需求分析也要做好準(zhǔn)備。確定目標(biāo)、明確開(kāi)發(fā)方式和開(kāi)發(fā)環(huán)境、留好再開(kāi)發(fā)接口、分階段實(shí)施。具體來(lái)說(shuō)就是以下幾點(diǎn)：

(一)明確系統(tǒng)的目的

顧名思義，只有這個(gè)擬定后，一切才可以擴(kuò)展開(kāi)。比如我們要做一個(gè)辦公信息系統(tǒng)，希望能輔助基層院內(nèi)行政辦公，使辦文、辦會(huì)、辦事等規(guī)范化、智能化。只有明確了這些內(nèi)容，就可以結(jié)合院內(nèi)組織架構(gòu)，分析系統(tǒng)構(gòu)架，系統(tǒng)功能等。

(二)明確系統(tǒng)運(yùn)行的環(huán)境

系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境中，考慮設(shè)備及分布，采用的主機(jī)類(lèi)型中，數(shù)據(jù)庫(kù)和應(yīng)用服務(wù)器的選定，網(wǎng)絡(luò)的類(lèi)型、支撐軟件、操作系統(tǒng)、客戶(hù)端系統(tǒng)、中間件的選用、瀏覽器需用等，并做好用戶(hù)量評(píng)估，一般一個(gè)基層院人數(shù)一般在100左右。核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)采用基于J2EE的架構(gòu)來(lái)設(shè)計(jì)，采用B/S/S的模式。

(三)明確系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方式

基層院自己開(kāi)發(fā)辦公系統(tǒng)，為了方便將自己的需求完整、具體的呈交給開(kāi)發(fā)方，可采用與開(kāi)發(fā)方合署辦公的形式，一起收集需求，并實(shí)時(shí)和開(kāi)發(fā)方探討需處理的問(wèn)題和解決的辦法。

(四)留好再開(kāi)發(fā)的接口

結(jié)合高檢院的戰(zhàn)略發(fā)展要求，可以提前考慮留下接口，提供再開(kāi)發(fā)的功能。辦公信息系統(tǒng)不是只滿(mǎn)足當(dāng)前的需求，需要為以后改進(jìn)留下借口，這塊也是至關(guān)重要的。

(五)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)分階段實(shí)施

分階段實(shí)施，可以有節(jié)約成本，也可以加快實(shí)施速度，不管是作為項(xiàng)目的管理人員還是開(kāi)發(fā)人員，能盡快看到成果，會(huì)提高信心。雖然系統(tǒng)開(kāi)發(fā)有一個(gè)開(kāi)發(fā)周期，但是在實(shí)際操作中也要有一個(gè)明確的計(jì)劃，這樣才能逐步推進(jìn)，分階段實(shí)施。

(六)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)組成

成分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)優(yōu)勢(shì)，大家在一起，分工合作，通過(guò)思想碰撞，不僅能構(gòu)思出嚴(yán)密的功能，還能創(chuàng)造出最優(yōu)的算法。開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)具體由哪些人組成，要根據(jù)實(shí)際需要來(lái)定的，具體到這個(gè)辦公系統(tǒng)，人員組成可包括如下：

項(xiàng)目經(jīng)理：確定項(xiàng)目的決策性問(wèn)題，這個(gè)角色可以由發(fā)包方來(lái)參與。

構(gòu)架師：控制技術(shù)問(wèn)題，解決技術(shù)難題，分析、評(píng)估分配下來(lái)的任務(wù)，反饋給項(xiàng)目經(jīng)理，再進(jìn)行確定。

開(kāi)發(fā)人員：負(fù)責(zé)編寫(xiě)代碼，按需求完成任務(wù)。

將以上角色分配到個(gè)人，這樣的開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)的協(xié)調(diào)管理才能最好，并能發(fā)揮出團(tuán)隊(duì)的優(yōu)勢(shì)。

二、根據(jù)工作需要，討論軟件需求必要性

需求的收集是個(gè)很繁瑣的過(guò)程，為了避免開(kāi)發(fā)過(guò)程中反復(fù)變化的問(wèn)題，在征集需求的過(guò)程中，需要在提交意見(jiàn)——討論分析——修改意見(jiàn)這樣的環(huán)節(jié)反復(fù)討論，并對(duì)一些功能的實(shí)用性進(jìn)行深入分析。可從用戶(hù)角度和開(kāi)發(fā)者角度來(lái)考慮，所以在分析需求時(shí)，要實(shí)時(shí)做好記錄，把談?wù)摰膬?nèi)容記錄整理，用文檔固定的方式記錄下來(lái)，通過(guò)對(duì)提出的需求加以分析，并進(jìn)行技術(shù)評(píng)估，在需求定出階段，我們要把定出的功能，加以再次強(qiáng)化、細(xì)化，反復(fù)進(jìn)行。

結(jié)合到本次辦公信息系統(tǒng)的需要，我們根據(jù)辦公室辦文、辦會(huì)、辦事的工作實(shí)際，經(jīng)過(guò)嚴(yán)密的工作需求分析，決定從公文辦理、會(huì)議管理、事務(wù)督辦、印章管理、個(gè)人辦公、三員管理等幾個(gè)方面來(lái)設(shè)計(jì)辦公信息系統(tǒng)。

(一)公文辦理系統(tǒng)

主要涉及檢察機(jī)關(guān)的行文及審批、公文傳閱、公文歸檔等功能。

1.行文及審批：擬稿的權(quán)限全院干警均具有，擬制類(lèi)型分別是黨組、院、院文件、辦公室、辦公室文件，均設(shè)置固定的模板，正文排版均按標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置，各自的適用范圍、審批流程、公文發(fā)送范圍、存檔要求均有具體要求。

院級(jí)所有公文的行文均需要進(jìn)行審核，部門(mén)發(fā)文由各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，在部門(mén)內(nèi)部流轉(zhuǎn)，無(wú)須審核步驟；如部門(mén)發(fā)文內(nèi)容、性質(zhì)涉及到院、辦公室，那么也需要進(jìn)行審核步驟。

2.公文傳閱：根據(jù)公文的內(nèi)容，在相關(guān)人員間傳閱。

3.公文歸檔：結(jié)合檔案管理系統(tǒng)，對(duì)已辦結(jié)的電子公文進(jìn)行預(yù)歸檔處理，模塊管理員可對(duì)預(yù)歸檔公文列表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，由對(duì)應(yīng)的流程承辦人負(fù)責(zé)修改。模塊管理員可看到所有的預(yù)歸檔數(shù)據(jù)，業(yè)務(wù)人員只能看到自己辦理的公文預(yù)歸檔數(shù)據(jù)。將合格的預(yù)歸檔公文數(shù)據(jù)移交到檔案系統(tǒng)進(jìn)行歸檔。

(二)會(huì)議管理系統(tǒng)

該功能主要由辦公室主任、副主任使用，具有管理權(quán)限。會(huì)議管理包括外出參加會(huì)議和院內(nèi)會(huì)議，主要包括會(huì)議召集、會(huì)議通知、會(huì)議簽到、監(jiān)察科督查等功能。會(huì)議召集包括召集人、會(huì)議主題等；會(huì)議通知包括參會(huì)人員(可按照黨組會(huì)、院務(wù)會(huì)、全體會(huì)等不同規(guī)模設(shè)置人員群體)、會(huì)議主要內(nèi)容等；會(huì)議簽到可采用會(huì)場(chǎng)實(shí)時(shí)簽到的形式，對(duì)于請(qǐng)假或替會(huì)的可通過(guò)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，并報(bào)告到召集人處，最后實(shí)時(shí)將會(huì)議的參會(huì)考勤情況轉(zhuǎn)監(jiān)察科備案。

(三)事務(wù)督辦系統(tǒng)

該功能主要由辦公室主任、副主任使用，并具有管理權(quán)限。根據(jù)上級(jí)院及區(qū)委等相關(guān)部門(mén)的安排，及時(shí)分流相關(guān)工作到各科室，給出辦理的期限及要求，并將辦理結(jié)果及時(shí)反饋，辦理情況通報(bào)到監(jiān)察科。

事務(wù)督辦的設(shè)計(jì)主要實(shí)現(xiàn)對(duì)所辦事務(wù)的過(guò)程化管理的實(shí)時(shí)監(jiān)控，以及對(duì)該事務(wù)辦理過(guò)程中相關(guān)資料的實(shí)時(shí)記錄，便于業(yè)績(jī)考評(píng)。可分為新建督辦、待辦督辦、已辦督辦、催辦事項(xiàng)等功能。

(四)印章審批系統(tǒng)

完善院內(nèi)事務(wù)性工作用印的審批報(bào)備流程，取消紙質(zhì)報(bào)備流程，實(shí)現(xiàn)用印電子實(shí)時(shí)記錄，規(guī)范用印管理。

(五)個(gè)人辦公系統(tǒng)

通過(guò)建立這一系統(tǒng)，為廣大干警提供日常辦公的平臺(tái)，該平臺(tái)主要包括日常安排、待辦事項(xiàng)、院內(nèi)即時(shí)通訊、個(gè)人空間等功能。

日程安排是個(gè)人日程提示和待辦事項(xiàng)管理相結(jié)合的平臺(tái)，提供個(gè)人日程、部門(mén)日程、日程查詢(xún)等功能，滿(mǎn)足用戶(hù)日程安排的需要，提供完整的個(gè)人任務(wù)備忘錄。用戶(hù)登錄系統(tǒng)后，個(gè)人待辦事宜按照緩急，工作環(huán)節(jié)，標(biāo)題，登記時(shí)間列出，點(diǎn)擊相應(yīng)鏈接即可進(jìn)入相應(yīng)頁(yè)面辦理，起到引導(dǎo)用戶(hù)完成工作的作用。通過(guò)安裝工具軟件，實(shí)現(xiàn)短信通知、定時(shí)提醒或設(shè)置時(shí)限要求等功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)上所有待辦事項(xiàng)的即時(shí)提醒，確保工作不出現(xiàn)延誤，達(dá)到提高工作效率的目的。個(gè)人空間可存儲(chǔ)個(gè)人平時(shí)使用的文檔、圖片等資料。

(六)三員管理

系統(tǒng)三員主要包括系統(tǒng)管理員、安全保密管理員和安全審計(jì)員。其中系統(tǒng)管理員主要定義系統(tǒng)運(yùn)行的業(yè)務(wù)人員、業(yè)務(wù)角色、部門(mén)管理、參數(shù)設(shè)置、模板管理和密碼修改等模塊。

安全保密管理員操作包括業(yè)務(wù)人員、業(yè)務(wù)角色、部門(mén)管理、系統(tǒng)授權(quán)、模板管理和密碼修改等模塊。安全審計(jì)員操作包括審計(jì)和密碼修改功能。審計(jì)功能提供查詢(xún)系統(tǒng)日志信息，條件包括帳號(hào)、用戶(hù)名稱(chēng)、操作名稱(chēng)、日志分類(lèi)、起始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間以及可選擇多條日志數(shù)據(jù)進(jìn)行刪除。

三、組織技術(shù)論證，認(rèn)真討論需求必要性

開(kāi)發(fā)辦公信息系統(tǒng)，主要是為了方便院內(nèi)事務(wù)、文件和會(huì)議等相關(guān)工作辦理的便捷，保證辦公系統(tǒng)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，但是，院內(nèi)工作千頭萬(wàn)緒，也不是所有的工作都需要通過(guò)信息系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)，辦公信息系統(tǒng)只是我們工作時(shí)的輔助，很多工作還需要我們工作人員來(lái)處理，因此，需求必要性問(wèn)題也十分關(guān)鍵。為此，我們組織座談會(huì)征求干警意見(jiàn)，通過(guò)試用培訓(xùn)會(huì)和反饋會(huì)等形式，將系統(tǒng)開(kāi)發(fā)中的一些需求的必要性進(jìn)行論證，切實(shí)保證所提需求都是必須的，有效的，能切實(shí)提高工作效率和工作規(guī)范性的。