區域性數字檔案館建設模式研究

文·儲牧原

隨著我國經濟社會發展水平的持續提高和信息技術的不斷進步，全社會對檔案資源尤其是檔案數字資源的開發利用提出了更多新的要求。過去依托各單一檔案館建設的“信息孤島”式的數字檔案館，現在已不能滿足人民群眾對新時代檔案工作的新期待。在這一背景下，如何打破這種信息孤島、煙囪林立的困局，在一定區域內整合檔案數字資源，探索建設區域性數字檔案館成為新時代檔案信息化工作中的一個新課題。本文試圖通過對國內具有代表性的區域性數字檔案館及類似系統平臺建設模式的研究，介紹現有區域性數字檔案館及類似系統平臺的建設經驗和成果，以期對山東省建設區域性數字檔案館提供有具有參考意義的啟示。

一、國內區域性數字檔案館及類似系統平臺建設模式

（一）聯合建設模式

我國僅有極少數檔案館采用聯合建設模式，其中有代表性的是青島市數字檔案館。該數字檔案館系統由當時青島市行政區域內13家國家綜合檔案館共同建設完成[1]。這一建設模式從建設伊始就避免了單體建設模式可能造成的規劃零散、重復投資、建設水平不均衡、檔案資源和管理不統一的弊端，建成后即可在青島市行政區域內實現各館檔案數字資源的共享利用。

（二）基于云平臺的單體建設模式

采用這一建設模式的以北京市數字檔案館為代表。建設思路是由區域內級別最高且綜合實力最強的綜合檔案館為主要建設者，制定區域內數字檔案館的戰略規劃和建設目標，對整體架構、規范標準進行統籌設計；區域內各級檔案館、檔案室作為區域性數字檔案館的用戶，按不同權限級別使用各種系統模塊；系統通過統一的規范標準、運行機制、運維管理、安全保護等措施來保障運行，實現區域內各館檔案數字資源的統一管理、利用和保護[2]。

（三）類似系統平臺建設模式

1.中國開放檔案共享平臺

中國開放檔案共享平臺是2013年由國家檔案局推出的開放檔案信息資源服務門戶平臺。該平臺基于互聯網建設，整合了全國50個國家綜合檔案館（3家中央級檔案館以及31家省、自治區、直轄市，10家副省級市，5家計劃單列市和新疆生產建設兵團檔案館）的開放檔案目錄數據和原文數據，為全社會提供24小時在線檔案利用服務[3]。該平臺的建設模式是由國家檔案局主導建設，通過在北京建立中心節點，在有條件的檔案館使用前置機建立省節點的辦法，在全國建立分布式系統平臺。各檔案館每年定期向平臺中心節點或省節點上傳數據，全部數據通過平臺的統一界面整體對外提供利用。

2.浙江檔案服務網網上查檔聯合大廳

浙江檔案服務網于2017年11月16日正式啟用[4]，省內100家綜合檔案館已全部入駐。該網開設了“網上查檔聯合大廳”，依托實名制把檔案服務搬到互聯網上。查檔者只要借助浙江政務服務網的實名制賬號，就可以向全省各地任何一家綜合檔案館進行在線查檔咨詢或查檔申請。受理檔案館將在2個工作日內在本館館藏系統或檔案庫房中完成檢索，并將查檔結果通過平臺和手機短信反饋給申請人。如果查到所需檔案且可以提供利用，就采用“到館自取、快遞送達、電子郵件發送”三者中合適的方式提供給查檔者。通過統一入口、統一流程、統一標準，浙江在全省范圍內實現了“一網查檔、百館聯動”的模式[5]。

3.兩種模式的比較

上述兩種平臺建設模式的共同點，一是基于互聯網建設，便于實現互聯互通；二是由一家檔案部門牽頭建設，采用統一平臺，在一定區域范圍內實現多家檔案館檔案數字資源的共享利用；三是平臺功能主要圍繞檔案利用展開建設，不涉及電子文件歸檔、電子檔案移交接收、日常管理、長期保存等其他功能。

其不同點一是基礎平臺不同，前者是自主搭建專用云平臺，后者是基于政務網站建設；二是利用方式不同，前者是通過建立分布式系統實現檔案信息資源的直接在線利用，后者是建立交互式平臺，檔案資源不直接提供在線利用，而是以線下查詢的方式提供查檔反饋；三是利用的檔案資源范圍不同，前者僅限于平臺內的檔案數字資源，后者涵蓋納入平臺的所有檔案館的全部可開放檔案資源且不僅限于數字格式。從長期來看，如果未來檔案資源的數字化程度和開放鑒定程度發展到較高水平時，前一模式將取代后者，但在現階段，后一模式比前者提供了更廣泛的資源利用范圍。

二、對山東的啟示

（一）完善法制，標準先行

無論采用那種模式開展區域性數字檔案館建設，都需要有本區域內一家級別最高且綜合實力最強的檔案部門牽頭這一工作。牽頭建設的檔案部門需對此進行統一規劃，提出統一的建設目標和建設標準，協調相關部門出臺政策支持建設工作，帶領參與建設的區域內全部檔案館共同操作實施。

（二）融入全省電子政務和大數據發展大局

為給實施新舊動能轉換重大工程、建設經濟文化強省提供有力支撐和保障，2017年10月22日，山東省政府辦公廳印發了《山東省政務信息系統整合共享實施方案》，在全省范圍內推進政務信息系統整合共享工作，基于山東省政務外網行政服務域和公共服務域分別建設了政務云，開發了政務信息資源共享交換平臺、公共數據資源開放平臺、大數據平臺、山東政務服務網等系統平臺。在山東開展區域性數字檔案館建設，應積極抓住這一機遇，利用現有政務云和政務平臺開展建設，從高起點出發，提高系統建設水平。

（三）以群眾為中心，優先提高檔案利用水平

檔案利用是檢驗各項檔案工作的一個窗口，區域性數字檔案館建設是否成功最終也要落腳到檔案利用工作中去檢驗。鑒于我省目前檔案信息化發展水平不均衡，省內許多國家綜合檔案館的檔案數字化水平和開放鑒定程度都不高，因此在現階段的建設過程中，可以借鑒浙江檔案服務網網上查檔聯合大廳模式，優先解決共享利用的問題。主要思路是在我省政務外網公共服務域政務云上部署全省檔案查閱系統，由查檔者使用門戶網站、手機移動APP等工具在該系統中用真實身份注冊用戶。注冊信息通過政務外網跨域數據交換中心與部署在政務外網行政服務域的公安人口信息庫相連并進行身份實名驗證。驗證通過后，查檔者可在系統中輸入自己想要查詢的內容并指定相應的檔案館，系統可將查檔要求及時反饋到該檔案館的注冊用戶信息庫中。檔案館在本館內進行查檔，及時將查檔結果反饋給查檔者。如查檔結果是查無此件或所查檔案是已公開現行文件的話，可以通過系統直接反饋給查檔者；其他查檔結果，因需要當面核對查檔者身份，則需實際查到該檔案的檔案館將查檔結果根據信息安全等級的不同，通過機要通信、郵政快遞等方式，將查檔結果送達離查檔者所在地最近的檔案館，由該檔案館負責核實查檔者身份后提供利用。

●參考文獻●

[1]黃新榮，王曉杰，段廣利，趙清.云環境下我國數字檔案館建設模式研究[J].檔案與建設.2013（06）：4

[2]陶水龍.基于云計算的區域性數字檔案館建設研究[J].中國檔案.2013（02）：60

[3]何奕忠.國家開放檔案信息手機可查[N].中國檔案報.2015-4-9（01）

[4]林偉宏. “一網查檔、百館聯動”的制度保障——《浙江檔案服務網查檔工作規則（試行）》解讀[J].浙江檔案.2017（12）：14

[5]浙江實行“一網查檔、百館聯動”[J].檔案天地.2017（12）：5