如何推動我省檔案館建設創新發展探討

文·秦清波

檔案館作為永久保管檔案的基地，作為社會各界利用檔案信息的中心，在我國檔案事業中占據著主導地位，其功能的有效發揮和不斷提高標志著各地檔案事業發展的水平。隨著黨和政府對檔案館新功能定位的轉變，檔案館除了其傳統職能外，還兼有以科技為支撐的檔案服務信息集散地、城市文化休閑場所等角色，并且社會經濟的不斷發展，還會賦予檔案館更多新的職能。因此，新館建設工作要有創新發展思路，要適應時代發展的要求。目前，我省各級各類檔案館迎來了史無前例的新館建設重大戰略機遇期，全省各地新館建設都在如火如荼地向前推進。我們要倍加珍惜這樣的好機會，建設一座可以適應當今及未來一段時間檔案事業發展需要的檔案館建筑。在新館建設這個問題上，全國各地有成功的先例，也有沉痛的教訓。那么，我們要怎樣才能打造一座成功的、心儀的現代化檔案館呢？

一、用發展的眼光確定檔案館建設規模

一座好的檔案館不在于它外表的高大上，而在于其內部設施、布局及功能的好用、管用、實用，因此，建筑規模過大或過小都不理想。那么，怎樣才能比較準確地測算出新檔案館的建設規模呢?

（一）科學分析未來30年的館藏量

盡管公共民用建筑設計壽命可以是50年，甚至是100年，但是《檔案館建筑設計規范》要求新館建設只滿足未來30年的使用需求即可，30年后，在原來基礎上進行適當擴建或改建。從檔案館的實用性、建設資金的節約性以及未來檔案事業的發展性上考慮，確定30年的館藏預期是科學的，是符合檔案館建筑實際的。館藏量是確定建設規模的主要依據。因此，對于未來30年館藏量的分析，就成了檔案館建設之前檔案部門必做的功課之一。那么，未來30年的館藏量如何測算呢？

一是搞清楚現有館藏量的準確數據，這在檔案館每年的統計年報中都有記載。

二是計算按規定應當進館，卻因館庫受限未能進館的檔案數量。據調查，全國各級各類檔案館都或多或少地存在這種情況，有些地方還比較嚴重，甚至20多年未正常接收檔案。這部分數量比較大，需要檔案形成單位配合統計，而后得出數據。

三是用近10年應進館檔案的自然增長率，推算出未來30年應進館的檔案數量。這個工作量比較大，不僅需要對進館檔案進行摸底、調研，還要用科學的計算方法進行運算，最終得出有效數據。

四是估算未來30年每年可鑒定銷毀的檔案數量。這個要按照檔案鑒定銷毀的規定，測算出未來30年應減少的檔案數量。

五是按照當前文書檔案歸檔雙套制的規定，對上述四項數據總和進行適當上浮。具體上浮比例，可根據各地情況不同取一個合理的系數，一般增加2%—5%比較合適。

綜合以上五個部分，得出的數據基本就是未來30年的一個館藏量。然后，依據不同檔案裝具的容量，比如密集架每平方米使用面積存放7.2延長米、雙面檔案架每平方米使用面積存放3.3延長米、五節檔案柜每平方米使用面積存放2.7延長米的標準測算出總的庫房使用面積，從而推算出庫房的總建筑面積。再按照《檔案館建設標準》測算出整個館的基本建設規模。青島市檔案館工商分館建設前期，我們就做了一個全面的未來30年館藏分析報告，依照館藏總量需求，確定了整個館的基本建設規模。

（二）緊密結合所在地區的經濟社會發展狀況，適當浮動基本建設規模

館藏量的確定，只是測算出了一個檔案館的基本建設規模數據，真正的建設規模還要結合本地區的經濟社會發展情況進行適當調整。例如，青島市西海岸新區、即墨區檔案館考慮新區經濟社會發展比較活躍，就在基本建設規模的基礎上上浮了20%，分別達到了2萬平方和2.7萬平方米。青島市檔案館工商分館，根據工商檔案實物和場景展覽較多的特點，將展廳面積在規范標準的基礎上擴大了四倍，提高了近8000平方米的建設規模。

（三）滿足新時期黨和政府對檔案館工作的新要求

黨和政府對國家各級檔案館新的功能定位是愛國主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務中心、政府信息公開中心、電子文件管理中心。“五位一體”的公共檔案館與傳統意義上的國家檔案館相比，突出了其社會性的特點，實現了檔案館事業的跨越式發展，這就需要在檔案館基本建設上給予一些基本保障。

現有的《檔案館建設標準》在對外服務區面積的規定上，是不能滿足“五位一體”功能需求的，特別是檔案展廳，《檔案館建設標準》規定“省級一類檔案館展廳1200—1400平方米，二類1000—1200平方米，三類800—1000平方米”。省、市、縣級一類檔案館展廳，占總建筑面積的比例分別為7.5%、7.3%、3.9%，由以上數據可以看出不管是展廳實際建設規模，還是展廳面積在總建筑規模的占比，均過小，不好用。規劃設計新館時，要結合本地區的特點將展廳面積擴大至總建設規模的15—30%比較合適。青島市檔案館工商分館因其展覽的特殊性，就將展廳面積在規范標準的基礎上擴大到了近10000平方米的建設規模，占總建筑面積的38.5%。在后期規劃“青島工商歷史博覽中心”展覽時，各方專家都認為這樣的展廳建設規模比較適用、好用，可以滿足青島工商歷史展覽的實際需要。

二、參照城市未來總體規劃合理選址

在城市用地寸土寸金的今天，建筑用地受用地性質、政府儲備、城市整體規劃等因素的影響，讓檔案館的選址受到多方條件的限制，一般是由政府指定位置。但是，檔案部門也應該有自己的主導意見，提出需求，供政府參考，以免選址不利而對檔案工作造成阻礙。比如，一是用地面積不要過小，容積率最好控制在1.5以下，并為未來改建或擴建留有余地。二是參照城市總體規劃，盡量滿足當前或將來一段時間后館址周邊交通方便、城市公用配套設施較完備、文化氛圍較濃厚等條件。三是遠離易燃、易爆場所和污染源。四是選擇地勢較高、場地干燥、排水暢通、空氣流通和環境安全以及地質條件和水文條件較好的地段。

三、檔案部門要主導新檔案館設計

檔案館建筑是有自身專業特點的一種建筑物，它的功能布局、設施設備配置都有比較專業的要求，如結構載荷、抗震指數、溫濕度控制、圍護結構、水、電、暖及檔案“九防”要求等，均有別于其他公共民用建筑。檔案業務工作流線，只有檔案部門自己清楚。而檔案館建筑又是一個相對小眾化的建筑物，一般設計院或設計小組沒有檔案館的設計經驗，更何況各個檔案館的要求又各不相同。因此，在建筑設計過程中，最好由檔案部門直接與設計院對接、跟蹤，不要提出需求后就完全交給代建單位或城建部門代管。在全國各地新建檔案館中，凡是撒手不管全權委托其他單位設計建設的檔案館，大多數存在這樣那樣的缺陷和不足，導致新建成的檔案館無法達標升級，有的甚至無法開館入住，造成嚴重的資金浪費。那么，作為非建筑專業的檔案部門應該怎樣主導檔案館設計呢?

一是既要緊扣規范標準，也要靈活運用政策規定。檔案系統共有兩部行業性建筑規范標準，即《檔案館建筑設計規范》和《檔案館建設標準》。我國南北氣候差異巨大，不同地區經濟狀況也有較大差距，國家層面在制定這些規范標準時要兼顧到全國不同的地區，因此很多方面只能做出宏觀性規定，不能具體到細節。另外，2008頒布的《檔案館建設標準》和2010年頒布的《檔案館建筑設計規范》，都已過去了近10年，它們無法預計到今天建設技術、建筑材料以及檔案館功能需求發生的巨大變化。因此在設計新館時，既要以規范標準為依據，也要以當地實際情況為背景，靈活運用規范標準，變老規則為新精神。

二是不管什么級別的檔案館，盡量獨立建造，確需合建的，也最好自成一區，與其他建筑隔絕開來。

三是建筑密度控制在40%以下，容積率最好不超1.5，綠化率在40%以上。

四是運用好建筑語言和建筑表達形式，使建筑風格體現出當地歷史文化特色、地域地理文化特色、檔案文化特色、建筑時代特色等，最大程度地顯露檔案館建筑的獨特氣質和神韻。

五是圍繞檔案業務工作流程和檔案安全做好整個館的功能布局。庫區、對外服務區、業務技術辦公區三大功能區要相對獨立，盡量減少館內不同人流交叉幾率，并加大對外服務區的面積。

六是按照不同級別檔案館配置好設施設備，做好圍護結構，滿足“九防”要求，為現代化數字檔案館、智慧檔案館管理做好技術支撐。

七是運用好綠色建筑技術，建造綠色檔案館。綠色發展已經成為我國發展全局的一個重要理念，并且作為“十三五”乃至更長時間我國經濟社會發展的一個基本理念。國家檔案局局長李明華也提出“要把綠色作為檔案事業永續和諧發展的重要戰略”。檔案館作為公共建筑，有責任和義務做出綠色建筑引領。新檔案館設計建設過程中，要樹立正確的綠色價值取向，對綠色建筑提出較高要求，更多地運用現代綠色建筑材料、綠色建筑技術，打造高質量的綠色檔案館。青島在建的幾座新館，都掛綠建星標，其中青島市北區檔案館是全國檔案系統按新國標獲批的第一個設計三星綠建，青島市工商分館和西海岸新區、李滄區檔案館是設計二星綠建，其他是設計一星綠建。

八是設計階段要預留足夠的醞釀時間，不要過于擠壓設計階段工期，堅決杜絕邊施工邊設計的情況發生。

四、勇于擔當，積極參與施工過程

按照目前政府財政資金使用規定，檔案館建設一般實行代建制，但這并不意味著檔案館就成了交鑰匙工程。檔案部門可以不參與建設資金的具體使用以及招采購活動，但不能對工程施工完全放手不管，只等最后拿鑰匙。要與代建單位約定好，凡是影響建筑風格或使用功能的建筑材料、設施設備、施工工藝、設計變更等，都要經過檔案部門確認后才可使用或執行，特別是建筑材料、設施設備的采購不能低于招標控制價太多。檔案部門要安排專人全程跟蹤建設施工，監督檢查施工質量，督察施工現場是否與施工圖相符等，避免因監督不到位，造成新館建設偏離施工圖紙或功能應用上走樣。

五、加強協調，避免檔案館用其他建筑改建或與其他建筑物合建

因為檔案館建筑的特殊性，其在功能布局、設施設備配置等方面都有特殊的要求，在層高、柱跨、稱重、建筑風格、專用設備配置、綠化率等方面也與其他建筑有明顯的不同，不建議用其他建筑改造成檔案館，也不建議與其他功能性建筑合建，當然與專業檔案館、部門檔案館合建的除外。

總之，新時期檔案館建設要有新思維，要適應新時代對檔案館的新要求，要充分體現檔案館作為文化事業機構的特點，也要展現本地區文化設施和公共文化場所的鮮明建筑特色，滿足社會公共文化服務的要求，打造體現社會性、文化性、開放性、地域性、時代性、包容性鮮明的特色文化建筑。