農村城市化社區建檔的實踐與思考

文·杜俊河

近些年來，城市近郊的農村城市化成為中國發展的一大特征。青島市嶗山區原來全是農村，由于城市化發展迅猛，嶗山區的金家嶺、中韓、沙子口街道辦事處管轄范圍漸漸成為主城區，近幾年陸續成立了22個城市社區，與原來的農村社區并存。嶗山區的農村社區已普遍成立了檔案室，形成年年歸檔的工作機制，城市社區作為新生的基層組織，其建檔存在一定的問題。嶗山區檔案局積極調研、發現問題，在進行充分思考的前提下，采取措施開展實踐工作，幫助城市社區建立起檔案工作網絡，形成建檔工作機制，使建檔工作在城市社區落地開花，探索出一套行之有效的工作方法。

一、調查研究，找準問題

要對城市社區檔案工作進行有效管理，進行調研、找準問題是工作迅速開展的有效途徑。隨著經濟的快迅發展，農村城市化步伐的加快，在婚姻變化、房屋交易、社會保險等方面出現問題時，許多人意識到了檔案的重要性，沒有檔案，許多問題都解決不了。為能讓檔案工作在城市社區成立之初就走上正軌，嶗山區檔案局及時將城市檔案工作列入議事日程，走入城市社區進行調研和思考，以找準問題。

一是檔案意識淡薄。城市社區由于剛成立，大多社區根本不知道有建檔這項工作要做，不知道這項工作受誰領導和指導，更不知道怎樣開展。這使大多數城市社區檔案工作處于無人管的狀態，或者即使有人管，也管得不到位，造成檔案工作無法有效地開展。

二是普遍缺少檔案室和檔案裝具。城市社區由于用房緊張，大多沒檔案室，檔案與辦公場所在一起，根本談不上設備齊全；即使個別社區有檔案室，往往檔案櫥柜陳舊，無安全防護措施，遠遠達不到“九防”要求。主要原因是許多社區沒有資金購買檔案設備設施，有的社區即使有資金，也不清楚購置什么樣的設備設施。

三是檔案業務標準把握不準問題。由于社區檔案人員檔案業務標準掌握不夠，城市社區成立以來檔案未整理，個別社區即使整理了，也往往存在整理不規范、檔號填寫不準確等許多問題，利用起來很不方便。城市社區還存在檔案移交、利用、安全管理等制度不健全現象。

這些問題的存在，主要是因為城市社區剛成立，沒有檔案工作這根弦，因此幫助城市社區建立工作網絡，形成領導機制是最關建的一環。同時，幫助城市社區解決設施裝具和提高檔案管理知識也十分重要，解決了這些問題，城市社區檔案工作也就能夠有效開展。

二、因地制宜，對癥下藥

（一）解決社區檔案意識淡泊問題。嶗山區檔案局要求各街道對各城市社區下發通知，明確街道黨辦對城市社區檔案工作的領導與指導關系，要求各城市社區明確檔案分管領導和檔案工作人員，建立檔案工作網絡，給城市社區上緊開展檔案工作這根弦。通過這些方式，不僅讓社區領導知道有檔案這項工作，更讓他們知道檔案工作是一項重要的基礎性工作，城市社區應該每年提前計劃、及早部署。

（二）通過政策爭取，幫助社區解決檔案設備和裝具等問題。嶗山區金家嶺、中韓的社區由于逐漸融入主城區，經濟比較發達。針對這種情況，區檔案局及時協調街道領導，主動為城市社區提供檔案設備和檔案裝具，各社區每年需要添置哪些檔案設備和裝具，只需將需求計劃報街道，由街道出資為社區購買，這樣解決了城市社區的大問題。

（三）解決社區檔案員業務標準把握不準問題。在初次指導各城市社區建檔時，嶗山區檔案局將全部社區檔案人員集中在街道辦事處進行培訓，認真學習貫徹國家檔案局和民政部頒布實施的《城市社區檔案管理辦法》，講解文書、照片、實物、音像、居民、基建、設備等門類檔案整理標準，使社區檔案人員逐漸明白了檔案管理的內容和方法。培訓課程結束后，設置了半個小時的答疑時間，針對大家提出的問題進行了一一解答，收到了很好的效果。培訓班的舉辦，對于快速推進城市社區檔案工作，培養懂得檔案、愛惜檔案、整好檔案、管好檔案的檔案人才起到了不可忽視的作用。此后，嶗山區檔案局將社區檔案員培訓列入每年的工作計劃，每年4月份組織街道和社區檔案人員免費參加檔案業務培訓，針對社區檔案門類、檔案軟件和建檔過程中產生的問題進行集中培訓，不僅是提高檔案人員的業務素質，更重要的是部署工作，督促社區把檔案工作作為每年的例行工作來抓緊抓實。

在城市社區的歸檔指導，嶗山區實行“扁平化”指導方式，即由區檔案局直接指導到各個城市社區。這樣雖然加大了檔案局業務指導人員的工作量，但指導效果十分顯著，解決了街道檔案指導人員業務不精的問題。

在具體指導過程中，區檔案局采取“樹典型+促全面”的策略，集中干部骨干靠上手把手指導，培育石嶺路社區建檔示范點，然后引導其他社區到石嶺現場學習，全面推動22個城市社區開展建檔工作。還在有時間的情況下，鼓勵典型社區到結隊社區去幫助其做好建檔工作，在工作中互相取長補短，共同促進提高。榜樣的力量是無窮的，典型引路使得各社區直觀樣本，社區的建檔工作也穩步開展起來。

（四）建立社區檔案工作的長效機制。為避免檔案工作在社區出現“上頭一松，下頭放湯”的現象，嶗山區檔案局持之以恒地抓社區檔案工作，在22個城市社區全部展開立檔工作后，區檔案局和街道主要通過兩項措施促使城市社區保持“常干常新，不能松懈”的勁頭。一是區檔案局始終將社區檔案工作列入對街道的考核，街道將檔案工作列入對社區的考核，層層考核促使社區領導不放松檔案工作這根弦。二是建立城市社區檔案工作年檢制度，使歸檔工作成為常態。每年10月份始，由區檔案局牽頭，對城市社區檔案工作進行年檢，街道將檔案年檢情況與社區考核掛鉤。

三、提供利用，發揮作用

在日常工作中，許多社區檔案發揮的作用就體現出來。各城市社區的檔案為工、青、婦考核提供材料證明，每年街道都會依據區工會、共青團區委、區婦聯的要求對各社區進行考核，各社區在區檔案局的指導下將工作中形成的材料全部歸檔，這些檔案在每年年底的考核中發揮了作用，使各項工作有據可查，保證考核取得優異成績。

在公安派出所對社區居民信息登記過程中，社區居民檔案發揮了應有的作用。由于居民檔案中身份證明、居住信息、聯系電話等登記明確，派出所在登記信息時及時與社區居委會溝通，采集相關信息，十分便利地與居民取得了聯系，核對了居民信息，確保了信息的正確性和安全性。近年來，隨著居民法治意識的增強，檔案的參考和憑證作用越來越突出，有效利用社區檔案所取得的成效也越來越明顯了。

總之，在農村城市化進程中，檔案是社區的重要資源。新成立城市社區的檔案工作要打開局面，就要因地制宜找到適合自己的工作方法，使大家嘗到建檔的甜頭，社區建檔的積極性自然就提高了。