把創新擺在檔案事業發展全局的核心位置

文·楊來青

伴隨著我國經濟發展進入新常態，檔案部門面臨著轉型與升級的發展瓶頸問題日益突出。面對不斷增加的檔案管理壓力和檔案利用需求，傳統的粗放型管理方式難以為繼，僵化的工作模式難以應對，必須依靠創新驅動打造發展新引擎，培育新的事業發展增長點，以持續提升檔案工作發展的質量和效益。檔案工作者應樹立怎樣的創新觀？檔案工作創新之路應如何走？成為檔案工作者必須思考的現實問題。

樹立新時代檔案創新觀

創新發展是新時代對檔案事業發展的必然要求。經過改革開放40年的努力，我國檔案工作已經發生了根本性的變革，檔案館館藏檔案6.5億卷（件），構建覆蓋人民群眾的檔案資源體系、方便人民群眾的檔案利用體系、確保檔案安全保密的檔案安全體系取得顯著的成效，檔案管理進入以信息化為標志的戰略轉型期。但是，當前檔案工作面臨著檔案資源管理要求越來越高、社會利用檔案的需求不斷增長的新形勢，檔案事業發展不平衡、不充分成為制約事業發展的主要問題。解決這些結構性問題，單靠人力物力財力投入是不可持續的，用傳統的思維方式也不可能從根本上扭轉檔案工作低質低效的局面，必須把檔案部門的創新潛力充分釋放出來，將創新置于檔案事業發展全局的核心位置，使檔案工作更好地轉入創新驅動發展軌道。

提到創新，一些人往往認為是指發明、開發高科技產品或先進技術，或者是指對工作體制機制等進行改革等等。這種狹義的創新觀在很大程度上制約了創新實踐的深入推進。

檔案工作創新是指創造性開展檔案實踐活動。與常規工作相比，創新性工作具有與眾不同、更富價值和切實可行的特點。創新的本質是革故鼎新，即突破僵化的思維定勢和落后的清規戒律，用新理念、新知識、新技術、新方法、新模式構建檔案工作新體制新機制、培育檔案工作新業態、樹立檔案部門新形象，推動檔案工作全局發生根本性、整體性和長遠性變化，在服務各項事業發展中發揮更大的社會作用。顛覆性的變革是創新，細微處的改變也是創新；新事物是創新，賦予舊事物以新內涵、新意義也是創新；優化是創新，組合也是創新；調整結構是創新，改變流程也是創新。因此，檔案工作創新內涵豐富、領域寬廣、永無止境。

與企業、科研機構、教育機構不同，檔案部門的創新實踐活動具有自己的特點。首先，檔案館創新目的是以創新驅動戰略提質增效，為檔案工作增添新動力、創造新效能，補齊短板，逐步解決發展不充分、不平衡問題，體現檔案工作創新的社會效益和職業價值。因此，應當將創新的出發點指向于創造效能；評價創新活動成功與否的標準，也要看其取得的顯性效能和隱性效能、當前效能和長遠效能。其次，檔案部門是新思想和新技術的應用機構，不是思想、技術的原創研究機構，沒有必要過于拘泥或突出原始性創新。應將創新的重點放在將適用、實用的新思想、新技術應用到檔案部門來，做好二者有機結合、融合發展工作。第三，檔案部門的創新要堅定地走開放性的社會化道路。這不僅與創新自身是一項開放性實踐活動的基本屬性有關，也是破解檔案干部隊伍結構性缺陷難題的應對之策。創新并不等于什么事情都是關起門來自己搞，僵化的封閉式創新方式根本不可能適應新時代的要求，不適應檔案工作任務與人員力量嚴重不匹配及新技術、新設備日新月異等實際情況，應更加注重開放合作，善于借助外部的創新平臺和創新力量，主動推進協同創新，通過開放合作達到雙贏的效果。

檔案部門創新的最大障礙來自傳統思維方式的禁錮。受傳統思想影響，檔案工作人員習慣于用舊的檔案工作思維定勢去看待新問題，阻礙了檔案工作創新發展。如用模式思維教條地進行檔案價值鑒定，用慣性思維要求檔案信息化管理適應手工管理的流程，用線性思維機械地確定檔案征集成果的全宗歸屬，等等。比創新更重要的是創新思維，打破思維定勢才能帶來創新思維。創新思維本身既不是新的思維方式，更不是新的思維形式，而是改變思維定勢，用新的理念、角度、方式、方法等去思考問題，從中得出新思想、新結論。對既有工作模式的改革，應善于將反思性思維與創造性思維有機結合起來；對新領域、新事務的認識，應善于將學習性思維與創造性思維有機結合起來，通過用復合性思維去思考問題，對我們的創新工作是很有幫助的。

檔案工作創新活動需要在思想、觀念、知識、能力與技術長期積累的環境中進行，即持續創造適宜創新的工作環境和條件。檔案局館合并后，我們已經習慣于以管理黨政機關的方式來管理檔案館和檔案人員，檔案人員的創新意愿不強，創新能力難以得到提高。化解這一問題，檔案館的業務工作應擺脫行政機關工作模式的束縛，讓檔案館回歸文化事業單位的本來屬性，讓檔案人員的主要精力放在業務建設方面；一切科技創新活動都是富有思想活力的人做出來的，應做好人才的培養、使用、激勵及引進工作，引導、鼓勵、尊重檔案人員的創新積極性，允許檔案人員解放思想、大膽創新、努力實踐，并給創新人員以一定的創新研究路線決策權、經費支配權和資源使用權，對創新失敗的，應予以包容和鼓勵。另外，在創新資金投入方面，檔案部門往往重視購買技術和設備，由此帶來創新資源配置明顯失衡的問題和弊端，投入與成效往往不相匹配。對此，應圍繞檔案工作創新的方向和目標，遵循創新工作一般規律，一方面將創新資金向建設高水平檔案信息資源庫的方向傾斜，提升檔案信息開發的效能；一方面籌集專項創新扶持基金、風險基金，扶持企業、科研機構、大學開展檔案創新重大課題研究、重大技術攻關，借助社會力量推動檔案創新工作。

以創新思維破解檔案工作難點問題

黨的十八屆五中全會把創新發展擺在五大發展理念首位，強調“創新是引領發展的第一動力”。習近平總書記把創新形象地稱之為牽動經濟社會發展全局的“牛鼻子”，強調抓創新就是抓發展，謀創新就是謀未來。檔案部門貫徹這一思想，應沿著技術創新和管理創新兩個發展方向，不斷推進原創技術創新和技術整合應用創新的新突破，積極開展管理思想創新、管理制度創新、管理組織創新、管理方法創新，牢牢抓住創新這個“牛鼻子”，推動檔案工作發展真正轉到依靠以科技創新為核心的創新發展道路。這項具有戰略性、突破性的工作有以下幾個方面。

一是在檔案館設置和布局方面，應支持社會力量辦檔案館，構建新型檔案館布局方案。

1992年，經國務院批準，國家檔案局發布了《全國檔案館設置原則和布局方案》?！斗桨浮芬幎ǎ喝珖鴻n案館體系由各級國家檔案館（包括綜合檔案館和專門檔案館）、專業檔案館和企業事業檔案館構成。隨著時代發展，社會檔案意識飛速增強，社會組織甚至家庭形成大量檔案，其中不乏具有長久保存價值的檔案，民間也開始興起設立檔案館的思潮。將這些檔案全部由國家檔案館保存起來，既沒有必要也不具可能性，可以考慮采取必要的措施，鼓勵和支持有能力的社會組織或個人興辦各種名義的檔案館，借助各方力量構建社會化的檔案記憶體系，走出一條社會參與、優勢互補的檔案館布局道路。

二是在檔案資源建設方面，應著眼長遠發展的要求，探索更加理性的工作模式。

檔案館記憶職能的實現，以往主要走的是接收黨政機關及部分企事業單位檔案的國家記憶之路。由于黨和政府方針政策的貫徹實施情況，是體現于全社會的，傳統做法使檔案館記錄具有明顯的局限性。按照構建覆蓋人民群眾的檔案資源體系的要求，我們必須拓寬檔案資源建設領域，探索國家記憶與社會記憶相結合的新路子，將更多記錄社會面貌的檔案納入進館范圍；通過社會征集工作，將更多的社會組織和公民個人的檔案納入館藏體系之中。

但是，檔案資源建設創能采用粗放型增長方式。一段時間以來，我們將民生檔案作為豐富館藏、改善館藏結構的主要創新點。通過收集民生檔案服務民生的初衷是沒有問題，問題在于檔案館是長久保存檔案的基地，從更大的時間尺度看，當我們館藏的多數民生檔案失去權益保障的價值之后，在很大程度上將成為管理投入與實際效用嚴重失衡的低效或無效館藏。與文書檔案一案一由的內容特性不同，民生檔案大都按照統一的工作內容和工作流程記錄同類性質的事項，如學籍檔案的內容雖然個性化的特點，但其基本信息從性質上講是基本一致的。從歷史研究的視角看，大多數課題的研究對象是典型樣本，不可能也沒有必要使用如此眾多的檔案。

問題的產生與我們的慣性思維有很大的關系。由于我們將檔案工作服務民生這一大課題局限于檔案館的狹小領域，使檔案館承擔了一些不應承擔或難以承擔的檔案保管壓力。解決這一問題的出路依然在于創新。如可以創設檔案進館價值論證機制，由專業的評價委員會在分析必要性和可行性的基礎上，基于價值判斷確定是否將其全部或部分納入進館范圍，由綜合檔案館負責保管和利用；其他未進館但有一定價值的檔案，應該考慮走社會化管理的路子。

從長遠發展的要求和檔案資源建設周期長規律看，檔案部門搞資源建設，既需要為當下的服務準備檔案信息資源，還要為下一階段的需求變化早做籌謀，甚至需要為長遠的館藏結構搭建框架。在這方面應深化檔案資源體系的頂層設計工作，如我們應該研究歷史學者使用史料的一般規律，去分析現有館藏結構的缺陷，創新地提出基于歷史研究基本需要的館藏資源體系總體方案，從總體上科學有序地推進檔案資源體系建設。

三是在檔案資源管理方面，應積極推進檔案信息深度控制與高效開發。

管好、用好檔案信息資源是檔案工作的根本要求。按照傳統的檔案管理思想，檔案管理的對象是檔案，檔案及其信息的管理、控制手段主要是目錄等檢索工具。隨著檔案信息化的發展，檔案部門已經將電子檔案及檔案數字化成果納入管理的對象，但受傳統觀念影響，檔案部門依然將檔案而不是檔案內容信息作為核心資源，將檔案數字化成果、電子檔案及其目錄作為檔案信息化建設的核心目標。在這一思想指導下，檔案信息化建設雖然使檔案檢索效率得到極大提高，但檢索對象主要還是檔案目錄，并沒有從實質上改變我們對檔案內容的控制層級。

信息技術的發展為我們深度控制和高效開發檔案信息資源提供了支撐。我們有必要轉變傳統的檔案觀，樹立檔案資源數據化的新理念，將檔案內容信息作為重要的管理對象，通過文字識別技術將檔案數字化成果轉化為數據資源，與電子檔案內容信息、專業檔案數據庫等數據資源相結合，輔之以數據化的館藏資料文獻庫、檔案編研成果文獻庫、歷史知識庫、大事記數據庫、組織機構數據庫等，共同構成數據化的檔案信息資源體系，借助全文檢索、數據挖掘、知識管理等技術手段，從而實現在數據層面上對檔案內容信息的深度控制和高效開發。

當前，智慧城市建設、大數據技術迅速發展，特別是政府數據資源共享開放工程的實施，對檔案資源體系建設提出了新要求。檔案部門一方面要在全新的技術環境下深化新型政務信息資源的基本認識，就破解海量新型政務信息的檔案化管理問題提出解決方案；同時要按照政府數據資源共享與開放工作的部署，在一體化在線服務平臺上做好檔案信息資源共享與開放工作。管好用好這些新型檔案信息資源，傳統的思路肯定行不通，需要用創新思維找出全新的路子，這是當前擺在檔案部門面前最為嚴峻的挑戰之一。

四是在檔案工作與信息化深度融合方面，應以“互聯網＋”思維推動檔案業務工作全流程信息化。

“互聯網＋”思維落實到檔案工作之中，就是將互聯網思維和互聯網技術與檔案工作深度融合起來，推進檔案工作業態、工作模式、業務流程、服務方式創新，為檔案工作發展裝上“二級火箭”，為社會提供更多更好的服務。

經過長期努力，檔案部門信息化建設取得顯著成效，但檔案資源管理與檔案業務管理信息化發展不平衡問題十分突出。數字檔案館（室）建設主要著眼于檔案資源信息化管理，但很少考慮檔案業務工作的信息化需求，導致很多基礎業務工作、檔案管理工作、檔案服務工作依然停留在手工管理和粗放管理階段，管理效率和工作質量遠遠滿足不了實際需要。解決這一問題，出路還是在解放思想，突破舊有發展結構的瓶頸，找到新常態下的新發展模式，走信息化與檔案工作深度融合這條科技創新之路。如在檔案資源建設方面，構建信息化文件歸檔、檔案接收智慧化監督平臺，通過數據模型監控檔案資源建設的異常狀況，將有效地提高監管效率，減少工作人員業務能力差異性、隨意性帶來的一系列問題；可以通過互聯網，構建面向社會公眾的檔案記憶平臺，開辟積累社會記憶新途徑。在檔案管理方面，通過構建一體化的業務工作管理平臺，將依然采取手工管理的業務工作納入信息化發展軌道，用業務信息感知工作進度，用數據模型控制工作狀況和工作風險，爭取檔案全流程實現信息化管理；在檔案開放劃控方面，借助數據模型輔助人工開展檔案開放劃控的初步篩選工作，將有限的人力集中用于關鍵的環節上；在檔案服務方面，借助信息技術可以為檔案利用創造檔案信息資源共享空間，提供泛在化、精準化和個性化服務。

需要指出的是，抓住互聯網創新帶來的發展機遇是時代的要求，但“互聯網＋”并不等于互聯網包辦一切?；ヂ摼W技術的出現和發展并沒有改變檔案工作的本質，并不能全部替代檔案管理的傳統技術，更不是檔案工作創新的唯一方向。因此，我們既要積極推進以信息化為核心內容的檔案工作戰略轉型，也要堅持檔案管理基礎理論研究，還要圍繞檔案工作面臨的重大戰略需求、重大業務問題開展研究，努力實現創新的均衡發展。

五是在檔案工作服務經濟社會發展方面，應切實推進檔案服務的供給側結構改革。

檔案服務創新是將檔案工作新理念、新成果、新技術、新手段轉化為新的社會服務或者改進既有服務方式的過程，是檔案部門深化供給側結構改革的重要內容之一。做好檔案服務創新這篇文章，檔案部門應在做好供給側改革方面下功夫。

供給側結構性改革需要離不開創新。一方面需要通過結構性改革，減少無效和低端供給，擴大有效和高端供給。特別是在信息化條件下，許多手工管理時代的工作做法和要求應當做必要的調整。另一方面要補服務的短板，將思維方式由揚長避短改為揚長補短，將供給效能的短板補出成效，檔案服務工作就出現新變局。

應破除單純的檔案利用服務觀，樹立建好管好維護人民群眾利益的檔案就是最好的服務這一服務理念，發揮好檔案在保護群眾利益、維護社會權益的特殊作用，讓檔案成為促進社會和諧穩定的壓艙石。為此，我們持續加強檔案資源建設和基礎業務建設。沒有豐富的檔案信息資源做支撐，沒有堅實的業務基礎，無論如何“打服務牌”都不過是花樣翻新、舊瓶裝新酒，服務創新的概念因之被異化，背離了創新的本質和初衷。

應樹立檔案是用來服務的理念，徹底摒棄檔案利用服務方面的封閉思想，真正落實國家開放檔案的方針政策，改革和完善檔案開放劃控工作，加大檔案開放力度，鼓勵社會各界特別是學術界利用檔案，讓檔案的價值得到彰顯。

應樹立社會需求是做好檔案服務工作的第一信號的服務理念，把圍繞中心、服務大局作為檔案服務工作的出發點，登高望遠，準確把握經濟社會發展新動向，敏銳關注民眾關心的熱點問題，從中探索新的服務內容和服務方式，創新或改進相應的檔案服務工作。

應樹立擴大有效供給和高效供給的服務觀念，充分發揮檔案部門社會服務的主動性和能動性，大力發掘檔案信息資源，構建以知識管理為基礎的檔案社會服務新平臺，推出具有檔案信息高效服務的新模式、新成果，創造條件開展引領型服務，主動傳播優秀文化，引導人們樹立正確的歷史觀、民族觀、國家觀、文化觀，為社會主義文化強國建設提供有力支撐。

習近平總書記指出：“創新是一個系統工程，創新鏈、產業鏈、資金鏈、政策鏈相互交織、相互支撐，改革只在一個環節或幾個環節搞是不夠的，必須全面部署，并堅定不移推進?！必瀼芈鋵嵾@一思想，檔案部門應做好創新的頂層設計、推動創新與檔案工作的深度融合、形成立體的創新體系，堅持系統性創新、持續性創新，真正使創新成為全行業的一種價值導向、一種思維方式、一種工作和生活習慣。