數(shù)字化背景下教師人事檔案管理探析

文·張文杰

教師人事檔案能夠反映教師的業(yè)務(wù)能力，還能反映學(xué)校的師資水平和辦學(xué)實(shí)力。無論是對教師而言，還是對學(xué)校而言，教師人事檔案管理工作都非常重要。在數(shù)字化背景下，對高中教師人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理已成必然趨勢。首先，利用數(shù)字化技術(shù)、信息化技術(shù)，能夠提高教師人事檔案管理效率。與傳統(tǒng)的人工操作方式相比，能夠減少管理人員的工作量和工作時(shí)間，提高人事檔案管理的準(zhǔn)確性，從而提高其管理效率。其次，在數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用下，教師人事檔案管理工作會(huì)更加規(guī)范，可對師資、教職工業(yè)績考核、教師人事信息等進(jìn)行深度整合，確保教師人事檔案信息的完整性和一致性。在傳統(tǒng)的教師人事管理工作中，由于涉及到的內(nèi)容比較繁雜，管理人員在對教師人事檔案進(jìn)行收錄和整理時(shí)，很容易因?yàn)槿藶橐蛩爻霈F(xiàn)錯(cuò)誤。如果所輸入的信息已經(jīng)存在于系統(tǒng)中，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給出提示，且系統(tǒng)會(huì)對所輸入信息自動(dòng)識(shí)別、檢查，從而避免所輸入信息出錯(cuò)。最后，能夠?qū)處熑耸聶n案資源進(jìn)行長期的保存。傳統(tǒng)的教師人事檔案是以紙質(zhì)的方式保存的，在翻閱的過程中可能會(huì)被撕壞，長期存放還可能腐爛、變質(zhì)，在保存過程中也可能造成資料的缺失。但數(shù)字化管理是將教師人事檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，既能方便查閱，又能方便長期保存，且不會(huì)對信息質(zhì)量造成不好的影響。由此可見，實(shí)現(xiàn)教師人事檔案管理的數(shù)字化是必然趨勢，也是教師人事檔案管理發(fā)展的需求。

一、數(shù)字化背景下教師人事檔案管理問題分析

（一）傳統(tǒng)檔案管理檢索方式繁瑣不便

在高中教師人事檔案管理中，不少學(xué)校仍然采用人工、紙質(zhì)的方式在管理，這不僅會(huì)增加檔案管理人員的工作量，還會(huì)加大信息檢索難度。比如，高中學(xué)校的教師人事檔案一般是分類存放的，需要查找某位教師的檔案信息時(shí)，首先要找到其所在的類別，在此類中逐個(gè)查找。找到教師的檔案后，還需要仔細(xì)查閱需要的信息，閱完以后還要將其還原，在這個(gè)過程中不僅耗時(shí)，還可能會(huì)造成檔案信息的缺失，存放位置的錯(cuò)位等問題。此外，在需要調(diào)用教師人事檔案時(shí)，還要經(jīng)過層層審批，環(huán)節(jié)繁瑣。如果其中一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就會(huì)使檔案資料的調(diào)取工作受到影響。

（二）數(shù)字化管理技術(shù)不成熟

一些高中學(xué)校在對教師人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，已經(jīng)開始采用信息管理系統(tǒng)，但由于數(shù)字化技術(shù)不夠成熟，導(dǎo)致系統(tǒng)后期的維護(hù)工作比較困難。高中教師人事檔案管理工作涉及的內(nèi)容比較多，如教師的基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷和職稱、薪酬水平等，而大部分的資料是由教師自己提供的。在教師填寫檔案的時(shí)候，可能有的信息填寫不夠規(guī)范，有的信息填寫不全面，而信息系統(tǒng)中設(shè)置的模板是統(tǒng)一的，在將教師人事檔案信息進(jìn)行數(shù)字化錄入時(shí)，會(huì)因?yàn)槿狈ψ銐虻募夹g(shù)支持而導(dǎo)致錄入信息錯(cuò)誤。有些教師的檔案中還涉及到圖像資料，技術(shù)不到位，會(huì)影響圖像資料的轉(zhuǎn)換質(zhì)量，從而使教師人事檔案的完整性受到影響。另外，教師的檔案信息隨時(shí)都在發(fā)生變化，具有動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)，這就要求檔案管理人員要及時(shí)將新的信息更新到系統(tǒng)中。比如，教師的學(xué)歷和職稱都可能在任教期間發(fā)生變化，如果管理人員不能及時(shí)對系統(tǒng)進(jìn)行更新維護(hù)，就會(huì)導(dǎo)致教師的檔案信息不準(zhǔn)確，從而影響管理效率。

（三）管理人員的專業(yè)化水平低

實(shí)現(xiàn)高中教師人事檔案管理的數(shù)字化，要求檔案管理人員要具備專業(yè)的人事檔案管理知識(shí)，并能掌握一定的數(shù)字化技術(shù)和信息化技術(shù)，能靈活的運(yùn)用這些技術(shù)對教師人事檔案進(jìn)行管理。但是，從目前的情況來看，許多高中學(xué)校的教師人事檔案管理人員都不是檔案類專業(yè)畢業(yè)，對各類技術(shù)的使用經(jīng)驗(yàn)比較欠缺。比如，一些高中學(xué)校沒有安排專門的人員管理教師人事檔案，而是由教務(wù)科的行政人員或在職教師兼管。這些兼職人員只能對檔案進(jìn)行簡單的整理和查閱，或是利用計(jì)算機(jī)建立Excel表格將檔案簡單的記錄下來進(jìn)行匯總，而不能對不同檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，使得高中學(xué)校的教師檔案管理工作效率低下。

二、數(shù)字化背景下教師人事檔案管理系統(tǒng)建立的策略

（一）建立專門的教師人事檔案管理系統(tǒng)

要實(shí)現(xiàn)教師人事檔案管理的數(shù)字化，首先需要建立專門的教師人事檔案管理系統(tǒng)，將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息錄入系統(tǒng)中。在對系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)時(shí)，要合理的劃分高內(nèi)聚、低耦合的功能模塊，讓系統(tǒng)的各個(gè)功能模塊能夠形成一個(gè)閉環(huán)，成為一個(gè)有效的整體，以滿足用戶的所有需求。比如，在教師人事檔案管理系統(tǒng)中可設(shè)置多個(gè)模塊，即用戶登錄退出模塊、檔案管理模塊、信息查詢模塊、數(shù)據(jù)處理模塊、數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出模塊、打印模塊以及系統(tǒng)設(shè)置模塊。其中的檔案管理模塊主要負(fù)責(zé)教師人事檔案的新建、編輯、修改和歸檔等工作，在排序的時(shí)候?qū)n案的編號(hào)、教師姓名或入職時(shí)間等作為排序依據(jù)，也可以作為信息檢索依據(jù)。檔案信息查詢模塊的主要功能是提供查詢服務(wù)，用戶只需要輸入教師姓名、職稱、檔案號(hào)、年齡等信息中的一項(xiàng)或多項(xiàng)，就能夠查詢到所需教師的檔案信息。數(shù)據(jù)處理模塊的主要作用是對報(bào)表進(jìn)行編輯，對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。在報(bào)表編輯器子模塊中，可以根據(jù)系統(tǒng)中設(shè)置的模板，將檔案信息生成固定格式的報(bào)表，還可以導(dǎo)出到本地。而通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析子模塊則能夠根據(jù)不同的條件，對教師人事檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并以圖表的方式展現(xiàn)出來。數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出模塊則是將員工的信息按照固定的模板整理到Excel表格中，再批量導(dǎo)入到系統(tǒng)中，或者按照一定的查詢條件將查詢結(jié)果導(dǎo)出到Excel表格中。

（二）通過不同的方式促使檔案的長期保存

在對教師人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理時(shí)，要確保教師檔案信息能夠長期保存。比如，通過硬盤或者光盤保存的教師人事檔案信息是有一定的保存期限。所以，要定期對儲(chǔ)存介質(zhì)進(jìn)行更新，將其復(fù)制到新的介質(zhì)中，以免由于信息儲(chǔ)存介質(zhì)的理化性能發(fā)生變化而影響教師人事檔案信息質(zhì)量。同時(shí)，由于數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，原始的檔案信息在新的計(jì)算機(jī)應(yīng)用環(huán)境下可能無法被識(shí)別出來，所以要適時(shí)的對原來的數(shù)據(jù)格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，以確保信息不會(huì)隨著技術(shù)的更新而無法識(shí)別，從而保證教師人事檔案信息的完整性和有效性。管理人員在對教師人事檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)采用科學(xué)的方法，嚴(yán)格按照管理系統(tǒng)的操作流程進(jìn)行，以促進(jìn)人事檔案管理的規(guī)范化。

（三）提升教師人事檔案管理人員的素質(zhì)

要真正實(shí)現(xiàn)教師人事檔案數(shù)字化管理，管理人員發(fā)揮著非常關(guān)鍵的作用。所以，學(xué)校要加強(qiáng)教師人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，培養(yǎng)能夠滿足數(shù)字化管理要求的專業(yè)人才。比如，招聘檔案管理類專業(yè)畢業(yè)的人員，利用其專業(yè)化的檔案管理知識(shí)對教師人事檔案進(jìn)行管理。加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，使其掌握一定的數(shù)字化技術(shù)、信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識(shí)，在培訓(xùn)過程中，要堅(jiān)持理論知識(shí)與技術(shù)操作并重的原則，提升其對計(jì)算機(jī)的操作水平，從而提高教師人事檔案管理效率。此外，學(xué)校還應(yīng)制定完善的獎(jiǎng)懲制度，提高檔案管理人員的責(zé)任心和工作積極性。對于在工作中表現(xiàn)突出的人員，可為其提供繼續(xù)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，或者給予其一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。而對于工作不負(fù)責(zé)任、容易出現(xiàn)錯(cuò)誤的人員，則要給予一定的懲罰，并對其進(jìn)行再次培訓(xùn)，且要在核實(shí)合格后才能再次上崗工作。要對管理人員的工作過程進(jìn)行必要的監(jiān)督和指導(dǎo)，以降低出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率并能及時(shí)糾正已出現(xiàn)的錯(cuò)誤，以減少教師人事檔案管理工作的失誤。

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