淺談鄉鎮醫院醫療檔案服務與利用工作

文·劉青 萬君

檔案的服務利用工作是檔案工作中最富有活力的一個環節，也是檔案工作的最終目的，它檢驗并推動著檔案工作。在鄉鎮醫院醫療工作中，作為醫院工作重要組成部分的醫療檔案工作，帶有極強的服務性，它通過對檔案資料的管理和提供服務利用，為醫療工作和廣大患者服務，為民眾健康和 “三農”服務。由此可見，鄉鎮醫院醫療檔案工作的服務性和可利用性是醫療檔案工作賴以存在和發展的基礎。近年來，鄉鎮醫院醫療檔案工作已由封閉轉向開放，由被動服務逐步轉向主動服務，但從總體要求來看，鄉鎮醫院醫療檔案的服務方式還不適應人民對美好的、健康生活的向往日益增長的需要，大多數鄉鎮醫院醫療檔案還基本停留在管理型的層面，主動服務做得還不夠。在服務渠道方面，醫院與患者之間、科室與科室之間、醫院與醫院之間缺乏檔案信息的相互交流，服務面窄，檔案的利用率較低。加之基層醫療單位和醫護人員檔案意識薄弱，對具有重要參考價值的醫療檔案信息和相關資料沒有引起足夠重視，將大量的檔案信息資料閑置一旁，導致醫療檔案信息的浪費和無形資產的流失。因此需要對鄉鎮醫院醫療檔案服務利用工作進行研究探討，以充分發揮檔案資料的作用。

一、醫療檔案在服務與利用工作上存在的主要問題

（一）服務目的不明確

盡管服務工作是檔案業務工作的最終目的，但在實踐中對這一目的體現卻不夠明確，以保管好原始檔案資料為目的，重管理輕利用的現象還普遍存在。從事醫療檔案工作的部門與人員以及基層醫護人員工作中并未引起對醫療檔案信息資源的重視，至于如何開發利用好檔案信息資源想得很少、做得也不夠，致使檔案服務利用工作遠不能適應基層醫療事業發展的要求。

（二）服務觀念不更新

一是存有“無所作為”的觀念。認為檔案工作處于配角地位，后臺工作，干多干少無所謂，工作上不求進步，思想上不開拓進取；二是存有“自我為戰”的觀念。缺乏對醫患工作對檔案利用的需求分析，檔案服務利用面窄，檔案服務工作不到位，檔案利用率不高；三是存有“因循守舊”的觀念。現代社會“大數據”“網絡化”已成為檔案管理和利用工作的發展趨勢，而基層醫療檔案工作信息化、現代化水平還很低，影響了檔案的利用速度和利用范圍，不能達到快捷方便和信息共享的目的，檔案信息資源開發利用工作跟不上新時代的步伐。

（三）服務效果不明顯

鄉鎮醫院醫療檔案服務與利用現狀，不能滿足農民群眾對鄉村醫療工作疑難雜癥、健康普及、未病防范、康復需求的信息要求，區域性、特殊性、季節性和專業性病癥治療先輩經驗難以借鑒，對醫患工作的服務利用效果不明顯。

二、完善和加強鄉鎮醫院醫療檔案服務與利用工作的措施

（一）明確基層醫療檔案服務利用工作在檔案工作中的目的定位

作為具有鮮明服務性的醫療檔案工作不能游離于醫療衛生服務體系之外，必須服從服務于全面建成小康社會和人民對健康生活的美好向往，切實改變單純的檔案管理型現狀。要以服務型為主，在服務中實施管理，并適時調整自己的工作目標，以適應國民健康戰略的需求。同時，服務利用作為基層醫療檔案工作的最終目的，是由醫療檔案形成的特點和檔案自身的因素所決定的，因此，基層醫療檔案工作應圍繞便于服務利用這個目的開展工作，確立和鞏固服務利用工作的目的定位。要根據服務對象提出的具體要求確定、調整檔案工作開展的重點及目標，建立優質高效的服務體系，增強醫療檔案工作的服務功能，提高服務水平，用服務工作去指導和推動基層鄉鎮醫院的醫療工作。檔案行政管理部門要按照醫療檔案服務利用工作的需要制訂基層鄉鎮醫院檔案管理規劃和服務措施，強化服務，為鄉鎮醫院醫療檔案工作的各個方面提供服務。鄉鎮醫院檔案工作人員要抓住服務工作重點，全方位服務醫療衛生工作，從為民眾和患者服務考慮的角度，做好檔案工作為醫藥事業服務為重點的檔案信息資源的開發利用。特別是基層醫療檔案管理人員既要正視自己的服務地位，又要在服務地位的有限舞臺上甘當配角、轉變觀念，服從服務于全面建成小康社會和中國特色醫療衛生體系建設。

（二）突出基層醫療檔案基礎業務建設的重心地位

基礎業務建設是檔案工作的重心，也是檔案服務利用工作的基礎，因此必須加強業務基礎建設，提高管理水平，為檔案服務利用工作創造良好的條件。一是要加強對醫療檔案工作的組織領導，加大對檔案工作的投入，強化檔案基礎設施建設，合理安排適宜安全保管檔案的專門庫房，配備必要的保護設施，安全地保護檔案。二是要認真貫徹落實《中華人民共和國檔案法》和《山東省檔案條例》，建立健全各項規章制度并認真貫徹執行，同時進行監督檢查，發現問題及時解決，使檔案工作向法治化方向邁進。三是要齊全完整地收集整理好檔案，努力改變檔案結構單一的狀況，從單純的文書檔案管理向多門類多載體檔案管理轉變，注重抓好基建、會計、聲像、實物、電子等檔案資料的收集和管理。同時按照國家檔案工作的各項標準規范管理檔案，強化醫療檔案工作的規范化、標準化管理，提高檔案案卷質量，為醫療檔案的利用工作打下良好的基礎。四是要提高醫療檔案工作的信息化、現代化管理水平。隨著大數據、網絡化管理水平的普遍應用，實現檔案管理信息化、現代化是檔案利用工作必由之路。醫療檔案信息化、現代化管理不僅使醫療檔案服務利用工作更加方便、快捷、準確，也有力地保護了醫療檔案，減少了對檔案原件的利用次數，避免了人工查詢時對檔案原件的觸摸、污損和靜電復印過程中帶來的危害及損傷，最大限度地延長了醫療檔案的壽命。在檔案管理信息化、現代化過程中要加大對信息化現代化的投入，配備必要的硬件設備，以保證檔案信息化、現代化工作的開展；要建設檔案利用所需要的“三網四庫”，三網即互聯網、局域網、政務網，四庫即全文數據庫、目錄數據庫、照片數據庫和多媒體數據庫，通過三網四庫建設達到互聯互通、信息共享；要加大檔案數字化進程，使檔案管理信息化、現代化穩步推進，使檔案利用工作更加快捷方便，有力地提高利用效率；在醫療檔案信息化、現代化建設過程中要注重加強檔案的實體安全和信息安全，做好數字檔案的異地備份工作，保證數字檔案的安全；要正確處理好檔案保密工作和利用工作的關系，在信息共享的同時，注意保密信息的安全，防止保密信息的泄露。

（三）樹立基層醫療檔案服務利用工作的暖心地位

醫療檔案服務利用質量的高低直接關系到能否提高醫療工作水平。因此，醫療檔案工作要立足自身，發揮優勢，尋找檔案工作與醫療工作的結合點，全方位提供醫療檔案服務，提高暖心服務質量。這就要求醫療檔案工作者要關注當前的醫療衛生工作和各項具體的業務工作，處處做有心人，隨時掌握醫療工作發展的動向及其所處的發展時期，了解服務對象的需求，做好醫療檔案預測工作，注重醫療檔案服務的準確性、真實性、全面性、細致性、實用性，提高檔案服務“含金量”。一是要摒棄把檔案部門看成是“保管倉庫”的觀點，以服務利用為中心，大膽吸收先進的檔案管理和服務利用方式，改變檔案部門長期以來坐等上門的被動服務方式，實行主動上門服務和跟蹤服務。二是要注重開拓與其他醫療單位的公共關系，主動配合開展工作，通過相互的配合、協作，做好檔案利用服務，增進檔案部門與其它醫療部門的相互了解，實現檔案部門與其它業務部門的雙向溝通，為檔案部門尋求更多的支持和理解，為醫療檔案工作順利開展創造一個良好的外部環境。三是要超前控制，有針對性地為利用者提供政策、技術性的信息，服務上級衛生部門和各級領導的科學決策。要緊緊圍繞黨和國家對醫藥衛生工作的大局，圍繞本地區、本部門的中心工作任務，及時有效地提供領導急需的有關檔案信息。四是要積極開展檔案編研工作，利用醫療檔案挖掘檔案信息資源，編輯出版檔案史料，舉辦檔案展覽，多渠道開展檔案服務利用工作，充分發揮檔案資料資政育人的功能，為社會各界提供優質服務。

總之，醫療檔案的服務利用工作要本著不忘初心，牢記使命的要求，著眼于提高醫療檔案的服務利用水平，增強服務效果，為健康中國和小康社會提供有效服務，為實現人民對美好生活的向往和實現最廣大人民群眾的“健康夢”而努力工作。