社會記憶視野下的企業檔案資源建設研究

文·李鳳蓮

一個國家與民族的記憶是所有的社會成員通過各種形式載體而獲得的，而檔案作為社會活動過程的有效記錄，自然就與集體記憶之間存在著密切的聯系。檔案工作者們開始將這種記憶觀念劃入到相應的理論框架或實踐范疇中去，促使他們自覺地參與到對集體記憶的建構與維護中，并將其納入自己的職責范圍。集體記憶與社會記憶融入企業檔案后，使之成為記憶資源建設的重要組成部分，而企業檔案記憶的加入，又使得社會記憶更加完善并與時俱進。

一、企業檔案與社會記憶的關系

（一）檔案與社會記憶的屬性

1950年，第一屆國際檔案大會就提出“檔案是一個國家、省、行政機關的記憶，而檔案館保存的也是一個國家最為寶貴的東西，即一個國家的歷史證據與作為國家靈魂的材料”的觀點，認同了檔案與記憶之間存在著密切的聯系。檔案記憶觀的核心內涵是基于對檔案基本屬性——社會記憶屬性的本質性認識。把檔案與社會、國家、民族、家庭的歷史記憶聯結起來，強調檔案是一種社會（或歷史、集體）記憶；檔案館是“記憶的保存場所”或“記憶宮殿”，并從個人乃至民族的根源感、認同感、身份感的高度去看待檔案及其保護的重要性。檔案記憶觀充分認識并肯定了檔案是社會記憶的一種形式，檔案工作是社會記憶保護與構建性工作的重要部分，這為企業檔案資源建設提供了理論依據。

（二）檔案與社會記憶的關系

檔案是人類記憶的載體，但并不等同于社會記憶。二者是辯證統一，相互影響的關系。檔案形成的過程是客觀的，它借助各種載體將社會活動產生的信息固化，將當時的社會記憶記錄在案。即使內容被主觀篡改，也反映出了當時真實的歷史活動；社會記憶則更多的是從人們的心理、情感、認知上看問題，在人們主觀意識的影響下動態地運行著、發展著。社會記憶可以借助檔案表現出來，具有開放性，并側重于廣泛傳播；而檔案具有相對封閉性，雖然本身具有社會記憶的功能，但需要經過許可方能發揮社會記憶的作用。檔案經歷時代變遷、保管不當或人為因素，會損壞、丟失，致使利用價值喪失；社會記憶則不然，只要有人記著，那記憶就不會消失。社會記憶可突破時空限制，將檔案內容重拾，雖不能確保真實性、完整性，但也是對檔案的補充或印證。

（三）企業檔案與記憶的傳承

企業對社會發展的重要性，使企業記憶成為社會記憶構建的重要主體。作為承載企業記憶的載體——企業檔案，是企業組織記憶構建和傳承的基石，具有極高的保存價值。社會記憶觀為企業檔案資源建設提供了新的視角。謝倫博格在《現代檔案--原則與技術》一書中指出“檔案不是搜集物”，它“經過自然的進程逐漸匯合在一起，達到了最終的擺列順序，它是一種生長的結果”。企業檔案是在企業實踐活動產生和形成的，來源于企業一定活動和目的的具有內在聯系的組合，反映著企業過去與現在，并為理解企業發展提供依據。企業檔案是企業后人零距離認識企業發展歷程的工具，后人可為企業的輝煌感到光榮，也可從企業發展曲折中吸取經驗。因此，企業檔案不論從人才培養還是管理決策方面，均有利于促進企業可持續性發展。例如美國著名皮革制品品牌Coach集團官網推出Coach歷史傳承和Coach傳承視頻欄目，以視頻形式演繹著Coach從1941年創建到2014年發展的歷程，記憶著Coach的傳奇，展示著各種經典皮包。除此之外，Coach旗下的設計師也從記錄中的經典皮包中找尋靈感，將經典與現代元素結合打造出工藝精湛、賦予靈魂的作品。Coach集團此舉，不止在經濟全球化的背景中開拓了市場，提高了經濟效益，也打造了“經典工藝，不朽傳承”的獨特企業記憶。

二、企業檔案資源體系的構建

（一）記憶視角下企業資源體系的構成

從社會記憶角度出發，企業檔案資源體系可由四部分組成，即企業歷史檔案、企業生產經營檔案、企業文化檔案、企業綜合記憶檔案。其中，企業歷史檔案包括企業形成發展過程、具有重大影響的大事記及重要人物等。企業歷史檔案是企業記憶構成的主干，是宏觀反映企業發展演變的重要載體，所以企業歷史檔案是企業檔案的靈魂。企業生產經營檔案主要是企業生產涉及的材料、工藝和經營的管理策略、研發等創造企業效益的檔案資料。生產經營檔案是支持企業運轉，指導企業制定合適戰略及提供經驗依據的重要材料。它以滿足各項活動在證據、責任、信息等方面的需求為目的，運用現代技術與管理方法，通過資源整合和開發，為企業的生產經營提供服務，是企業檔案體系中的最基礎性檔案。企業文化檔案指與公司文化相關的，對公司有保存價值的文書、聲像、實物等不同載體形式的檔案，是企業樹立良好品牌形象的鑰匙。企業文化檔案可以反映出企業精神和企業品質，為企業文化建設提供借鑒和參考，對企業建設有著宣傳推廣和教育作用，良好的企業文化氛圍有利于企業長遠發展，因而企業文化檔案是企業檔案體系的血液。綜合記憶檔案是除了企業歷史檔案、生產經營檔案、文化檔案之外的其他檔案，是企業檔案體系的補充資料，經過管理者整合利用，也可從中探取獨特的企業記憶，以小見大折射出企業發展狀況。

（二）企業檔案資源體系建設中存在的問題

1.管理創新滯后影響記憶傳承

企業日益進步，對企業檔案建設要求也越來越高，需要在原有檔案體系建設的基礎上不斷創新以滿足發展的需要。為滿足這種需要，檔案數字化工作提到議事日程。在現代企業中，數字檔案資源的收集直接決定著記憶的完整性。企業信息化依然成為增強企業可持續發展、提高企業競爭力和經濟效益的重要支撐。企業積極建設知識庫、知識平臺為企業發展提供智力支持，但很多重要信息仍處于“游離”狀態，檔案得不到及時收集整理，致使企業記憶流失。這要求企業不僅要在硬件上完善檔案數字化，更要在制度管理上不斷創新，符合時代發展要求，讓企業記憶跟隨時代發展潮流以更受大眾歡迎的方式保存與傳承，成為時代發展的一個獨特記憶。

2.不注重開發利用及專業人才的培養

檔案是記錄集體記憶的載體，是激活集體記憶的重要媒介，而如今安然存放在檔案室的企業檔案卻無法釋放其記憶能量，因為員工在高度緊張、高度運轉的工作方式下，無暇主動了解、使用借鑒企業檔案，這就要求企業檔案工作者拓展檔案利用服務方式，系統、深入地整合檔案資源，用生動、簡單、明了的方式將企業組織記憶主動呈現給企業員工，在潛移默化中實現企業記憶的激活與傳承。而要將企業檔案室變成企業記憶智慧庫，最大程度地發揮企業檔案人員在企業記憶傳承中的決定作用，企業就必須將檔案專業人才的培養成本算在企業經營總成本中，用優秀的人才資源建設促進企業的檔案資源建設。

3.思想觀念落后導致檔案資源建設掣肘

同國家檔案綜合檔案資源建設具有法定強制性相比，企業檔案資源建設更依賴于企業內部領導層的重視程度。目前，中小型企業出于成本考慮，一般不會設置檔案室，也不會招聘專業檔案人員，大多是由行政文員兼任檔案管理員。發展中的大型企業雖設有檔案室，但對檔案資源建設投入的資金很少，使檔案資源的收集整理受到了制約。較為成熟的大型企業現在一般都設有較為完善的檔案管理體系，但企業早期發展的檔案也不能保留齊全，這就造成了記憶斷代，而這種企業記憶的斷代也容易造成部分社會記憶的斷代。

三、社會記憶視野下的企業檔案資源建設的策略

（一）提高檔案意識

對企業而言，每個員工都是檔案的形成者、收集者，員工檔案意識的強弱直接決定著企業檔案資源建設的好壞，決定企業記憶的存毀。企業檔案部門應利用多種方式宣傳企業檔案資源體系構建的重要性。比如，定期召開座談會，以檔案實例給員工講述企業檔案對企業發展的影響。比如，借助海報、雜志以及新媒體向大家傳播檔案的基本知識，像山東魯能人力資源中心就以微信電子雜志的方式，每月將山東省各國家電網單位的檔案文章或檔案工作注意事項傳播給公司員工。當然，在快速運轉的社會中，用微博、微信傳播檔案信息，雖能大范圍、高速度地讓人們知道檔案，但這種快餐式的宣傳方式也會很快被其他熱點覆蓋，所謂“7秒的檔案意識”是不足以滿足新形勢下社會記憶構建需求的。因此，加強檔案宣傳，提高員工檔案意識，讓每一名員工都主動自覺地為企業檔案資源建設提供信息，提升對企業記憶乃至社會記憶的保存意識，才是企業檔案資源建設的必由之路。

（二）加強制度建設

沒有規矩不成方圓，完善的制度體系是企業檔案資源建設的有力保障。企業應在遵循《企業檔案管理方法》的基礎上，從企業個性出發制定合適的檔案規范。比如，房地產行業以工程項目檔案為主，檔案建設側重于工程項目的提出、立項、審批、勘察設計、生產準備、施工、監理、驗收等工程建設系列檔案；汽車行業側重汽車的制造、生產、銷售等檔案資料。在企業建立“以總部為中心，覆蓋分公司”的檔案管理體制的同時，政府可以創造“大檔案”的環境，讓各具特色的行業檔案，以網站、展覽等形式展出，從中了解行業的歷史、特點和優勢，探索發展方向，提供經營策略，打造行業社會記憶。

（三）多元化收集企業檔案

全面收集企業檔案，完整展現企業發展狀況，是建立健全企業檔案資源體系的重要基礎，也是構建完整企業記憶的必要前提。由于企業根據市場需求不斷轉變策略，調整經營方向，致使企業檔案收集具有階段性。而企業重大事件的發生又往往是企業記憶的關鍵節點，為避免記憶流失，企業檔案收集應注重多元化，在關注傳統紙質檔案的同時，也不可忽視聲像檔案、電子檔案、口述檔案、實物檔案等是企業檔案資源體系的合理構成部分。例如，德固薩企業檔案服務中心收藏的檔案，就包含了歷史檔案、企業計劃、執照、海報、圖片影像、錄音磁帶、印刷品、廣告、圖書藏品和文物展品等。因此，企業應主動將與企業有關的文獻、實物收集歸檔，并向資深員工、中高層管理者收集口述檔案作為檔案的補充資料，夯實企業檔案資源體系的基礎，保證企業記憶 的完整性、連續性、真實性。

企業檔案資源是構筑企業組織記憶的基石，是社會記憶構建的重要組成部分。塑造與維護真實的企業組織記憶，需要從多維視角開展企業檔案資源的收集整理工作，合理規劃和引導未來企業檔案記憶資源體系的整體性構筑，擔負起企業對社會記憶承擔的責任。

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