做好鐵路文書檔案管理的實踐與思考

文/王鋒利

鐵路文書檔案是檔案管理的重要組成部分，是提高鐵路管理工作效率和工作質(zhì)量的有效手段，也是維護鐵路企業(yè)歷史真實面貌的一項重要工作。進入新時代，鐵路文書檔案不僅可以為查證鐵路發(fā)展進程、了解鐵路發(fā)展歷史，提供重要的依據(jù)，而且還能夠為研究鐵路文化、推動鐵路品牌建設(shè)走出去提供重要支撐。作為一名基層鐵路文書檔案管理工作者，我就鐵路文書檔案管理工作談幾點認識。

一、當前鐵路文書檔案管理存在的四點不足

鐵路文書檔案的管理雖然不能給運輸經(jīng)營帶來直接效益，但從長遠意義上來講，對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有重要指導推動作用，然而當前，鐵路文書檔案管理卻還存在以下四點不足：

1.重視不足，缺乏長遠規(guī)劃

相比鐵路行車崗位，鐵路文書檔案往往屬于幕后工作，容易被人們忽視，一些部門總是追求運輸效益的最大化，只顧眼前短期效益，而忽視鐵路文書檔案管理工作對于鐵路企業(yè)文化沉淀積累的品牌價值，對企業(yè)文書檔案管理工作投入不夠，缺乏統(tǒng)籌和長遠的規(guī)劃管理，零星散亂的管理使得一些有價值的檔案、材料得不到有效留存。

2.投入不足，缺乏硬件設(shè)施

文書檔案庫房管理應(yīng)具備一定的硬件投入，有專門檔案庫房，同時要具備防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲的“八防”要求，而一些單位卻將文書檔案設(shè)施配備列為后勤配備設(shè)施，資金和硬件設(shè)施投入不夠重視，房屋簡陋、設(shè)施不全、鼠害侵擾等問題不同程度地存在，對于日常需要的防蟲劑、干燥劑等物品采購放置不及時，影響了檔案資源的安全性。

3.人員不足，缺乏穩(wěn)定隊伍

一些鐵路基層單位對文書檔案管理工作不夠重視，從事文書檔案管理的人員大都缺乏專業(yè)的檔案管理知識，在入職前也缺乏專業(yè)的工作培訓，在檔案管理、檔案分類、年代界定認識上都比較生疏，分項、分類也不夠?qū)I(yè)，工作質(zhì)量和工作效率得不到保障，人員也不夠穩(wěn)定，影響了文書檔案管理的質(zhì)量和延續(xù)性。

4.創(chuàng)新不足，缺乏信息管理

隨著科技的不斷進步，信息化的不斷普及，文書檔案也呈現(xiàn)出向電子信息化發(fā)展的趨勢，這就決定了企業(yè)文書檔案的管理工作也將朝著信息化的方向發(fā)展，而在鐵路文書檔案管理的實際工作中，相應(yīng)的電子信息化軟硬件投入遠遠跟不上檔案電子信息化發(fā)展的趨勢，設(shè)備設(shè)施落后，先進的電子儲存介質(zhì)缺乏，嚴重制約了鐵路文書檔案科學化管理步伐。

二、做好鐵路文書檔案管理應(yīng)該把握的四個原則

做好鐵路文書檔案管理必須把握一體化、及時性、協(xié)同性、標準化原則，切實加強對文書檔案工作的科學管理，不斷提高檔案工作質(zhì)量，實現(xiàn)文書檔案管理標準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。

1.一體化原則

把文書工作與檔案管理工作緊密融合，加強檔案部門對文件管理的超前控制，既保證檔案質(zhì)量，也簡化檔案部門的工作流程，提高工作效率。通過辦公網(wǎng)絡(luò)生成發(fā)文到歸檔留存全過程網(wǎng)絡(luò)化流轉(zhuǎn)，公文形成部門按檔案管理及歸檔要求以統(tǒng)一格式輸入和輸出，從而實現(xiàn)文書檔案一體化管理。

2.及時性原則

切實加強鐵路相關(guān)重要資料、會計檔案及電子照片和實物檔案的收集歸檔工作，明確文書、會計、設(shè)備、基建、實物、電子照片檔案的歸檔要求和時間，做好檔案的立卷、整理工作，對收集的文書材料進行分類、整理，準確劃分保管期限，確保重點工作、重大工程、突發(fā)事件和基本職能活動的各類文件材料能夠及時歸檔。

3.協(xié)同性原則

檔案部門和文書生成部門都應(yīng)當圍繞文書檔案管理工作的大局，加強各部門之間的溝通與協(xié)作，認真做好文件材料的立卷歸檔工作。具有保存價值的文件材料，辦理完畢后都必須由文書處理部門或業(yè)務(wù)部門有關(guān)人員收集齊全，分類整理，立成案卷，于次年五月底前，向檔案部門移交歸檔，所收文件材料必須符合案卷質(zhì)量標準。

4.標準化原則

檔案管理工作標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，因此在歸檔整理文件時嚴格遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管利用，保證紙質(zhì)文件和電子文件整理的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，同一全宗的檔案，不得拆散，不同全宗的檔案不得混淆在一起。

三、提高鐵路文書檔案管理水平的四點建議

提高鐵路文書檔案管理水平，必須緊緊圍繞“強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用”的檔案工作思路，從提高認識、加大投入、人員培訓和信息化建設(shè)四個方面入手，提高鐵路文書檔案管理水平。

1.重視文書檔案管理

不斷提高企業(yè)和部門負責人對檔案工作的認識，努力爭取部門負責人和職工對檔案工作的理解、重視關(guān)心和支持，使檔案工作能夠納入到單位的總體工作規(guī)劃和全年工作要點中，在工作中變被動提供有關(guān)檔案工作資料為主動參與領(lǐng)導決策需要的轉(zhuǎn)變，提高檔案服務(wù)的主觀能動性與前瞻性。

2.加大硬件設(shè)施投入

以落實“八防”要求為切入點，加大檔案庫房的硬件基礎(chǔ)設(shè)施投入，檔案庫房選址應(yīng)有利于檔案存儲，應(yīng)加裝必要的防盜和報警裝置，同時還應(yīng)具備庫房測溫、濕度記錄，定期組織人員認真對庫房進行清掃、整理 ，對檔案柜中放置防蟲劑、干燥劑，確保檔案資源的安全性，延長檔案的使用壽命。

3.加強人員素質(zhì)提升

要把檔案人員培訓納入企業(yè)培訓整體規(guī)劃中，定期組織檔案管理人員進行專業(yè)知識培訓。加強對企業(yè)各部門關(guān)于檔案知識的學習宣傳，促進他們提高對檔案管理工作重要性的認識，提高他們?nèi)粘Ｗ龊脵n案整理的基礎(chǔ)工作。要保持檔案管理人員相對固定，同時保證一定數(shù)量的人員后備儲量，確保檔案管理接續(xù)工作。

4.提升信息化管理水平

鐵路文書檔案管理應(yīng)加快信息化建設(shè)步伐，依托現(xiàn)代信息技術(shù)，建立電子信息檔案，促進通過對檔案信息與載體分離利用，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機處理，可以保證很高的查全率和準確率。