檔案管理軟件運用中存在的問題及對策

文/周 靜

檔案管理軟件的產生與發展，不但使檔案管理工作更加便捷、高效、準確地服務于企業發展與生產經營，并且推動了檔案工作從收集、整理、保管、利用、統計各個環節的改革，其利用效率的提高給整個檔案工作帶來了前所未有的變革。檔案管理軟件的運用使檔案管理手段邁上了新的臺階，但也面臨新技術加速發展、軟件服務質量參差不齊的機遇與挑戰。

筆者所在單位于2004年開始使用檔案管理軟件，該軟件為C/S客戶端模式，隨著OA系統在集團公司的推廣使用，該軟件在2010年進行了一次產品升級，升級后軟件采用C/S和B/S混合架構，其中提供網上用戶利用的部分采用B/S方式實現；檔案業務部分通過C/S方式實現，具有更強的安全性和使用方便靈活性，可以提供更強大的對數據庫操作功能，主要針對檔案管理人員，同時檔案管理與查詢利用分權限加以控制利用。檔案管理軟件實現與集團公司OA辦公系統的無縫連接，實現辦結公文即時歸檔。

目前，集團公司檔案管理軟件分為五個模塊：文件管理、收集整編、檔案管理、開發利用、系統維護。文件管理、收集整編模塊主要是兼職檔案人員使用，檔案管理及開發利用為檔案管理員使用，系統維護是系統管理員使用。由于該軟件升級后與win10系統不兼容等現象導致該軟件一直無法在全員中推廣普及，原有的檔案管理軟件已不能滿足集團公司檔案信息化發展需要，嚴重制約檔案信息化發展，由于集團公司信息化的發展速度加快，企業內、外部環境急劇變化，企業檔案信息化管理工作出現一些新的發展趨勢，大集中、集約化管理模式，云計算、大數據在檔案管理工作的應用也成為未來檔案信息化發展的方向。因此，如何在新形勢下提高集團公司檔案信息化工作是我們需要思考的問題。

一、檔案管理軟件在使用過程中存在的問題

1.使用范圍局限

集團公司屬于國有大型施工企業，下設20多個子分公司，檔案管理實行“統一領導，分級管理”模式。各子分公司檔案室負責對本單位的各類檔案進行集中統一管理。集團公司本部于2004年使用檔案管理軟件，子分公司只有兩家單位購買檔案管理軟件，目前升級在使用的也只有一家公司。由于檔案管理軟件在使用過程中出現了與操作系統不兼容，功能不全，售后服務跟不上，長時間不能升級等一系列問題，導致子分公司檔案部門抵觸軟件使用，使整個集團公司檔案信息化推進緩慢，各子分檔案信息化發展自成一體,逐漸形成信息孤島,無形中造成集團公司檔案信息資源整合、共享的信息壁壘。

2.利用功能單一

檔案管理核心環節是“收”“管”“用”，檔案管理軟件作為檔案管理現代化工具同時也體現出這三個方面的優勢。集團公司各子分公司遍布全國各地，檔案原件使用量非常大，自2010年升級后，檔案管理軟件存在客戶端安裝過程中不能與win10系統兼容的現象，在安裝與打補丁過程中經常出現軟件安裝后不能正常使用，雖然集團公司組織了大量人力、物力對檔案管理軟件進行培訓，但由于軟件自身存在的一些問題導致該軟件一直不能有效地推廣使用。起初集團公司檔案科采取讓利用者在B/S端直接查閱借閱檔案，但是又沒有配套的借閱審批流程支持，導致利用者反饋該軟件登陸復雜，查詢不方便，借閱檔案手續繁瑣等一系列問題。特別是由于子分公司分散在全國各地，在投招標的時候需要由檔案部門提供大量的原件，而檔案軟件顯示借閱信息不通暢，不能夠通過軟件及時了解到檔案借出與歸還信息，給檔案利用工作帶來很大的不便，目前檔案借閱功能一直處于閑置狀態。

3.統計功能閑置

檔案統計工作是檔案管理的一項基礎性工作，檔案管理軟件中最基本的功能應該是要滿足統計要求，但是由于該軟件借閱管理系統一直處于閑置狀態，導致系統統計數據無法實現，統計功能也處于閑置狀態。集團公司屬于央企駐地方企業，每年會向上級主管單位填報檔案統計年報，特別是新版統計年報中加強了電子檔案管理類別，細化到電子檔案個數及電子檔案大小，由于該軟件在統計年報這個模塊中無法統計出這些基礎數據，需要系統管理員登陸到檔案服務器的根目錄文中來手動統計檔案數據，無形中增加了檔案工作量。

二、檔案管理軟件使用現狀

目前集團公司的檔案管理軟件基本上只有檔案主管部門的工作人員在使用，沒有達到全員普及使用，檔案管理軟件文件管理、借閱管理、利用統計等模塊功能不能正常使用，基本處于閑置狀態。子分公司檔案信息化工作也比較滯后，特別是集團公司近年投招標項目屢創新高，檔案原件利用率在直線上升，原件經常會被多個公司在同一時間不同地區使用，如何加強檔案利用工作，且能快速準確地提供檔案借閱歸還信息是我們面臨的新問題。針對目前檔案管理軟件在檔案管理中使用的現狀，集團公司開始了大量調研工作，先后去了國家電網、中國鐵建、中廣核等中央企業進行檔案信息化調研，了解目前較為先進的國家電網檔案信息化建設“大檔案”工作模式，通過整合公司各單位的檔案資源，建立統一的制度規范，依托先進的檔案管理系統軟件，建設一支高水平、高素質的檔案工作隊伍，最終形成推動公司檔案工作有序開展的運作機制。

三、檔案管理軟件存在問題的解決方法

集團公司根據多方考察調研及試用后，擬更換使用國內知名檔案廠商推出的檔案管理軟件，該軟件采用純BS架構，結合互聯網結構新開發的最新產品，并且通過UE優化設計，符合用戶的使用習慣，集團公司擬建立一套大集中、多全宗管理模式的電子檔案管理系統信息平臺，滿足檔案業務的“收”、“管”、“存”、“用”，實現用電子檔案管理系統服務于檔案業務現狀，優化檔案管理工作結構，服務廣大檔案利用者，提高檔案利用效率。

1.實現子分公司檔案管理軟件全覆蓋

集團公司統一組織建設覆蓋各子分公司、項目部集中部署統一檔案管理信息化平臺、實現檔案集中存儲、綜合利用的檔案管理信息平臺。該平臺可實現多全宗管理，覆蓋25個全宗單位，實現與辦公OA系統接口集成，實現與OA系統組織機構用戶同步、單點登陸，跨全宗借閱、移交功能，真正實現全集團公司檔案大集中管理，使集團公司檔案信息化管理邁上一個新臺階。

2.實現檔案借閱信息同步

新型檔案管理軟件以知識服務為出發點和落腳點，“以用戶為中心，以服務為指導理念”，根據用戶需求全面推進檔案的借閱工作。其中，檔案推送功能突破了傳統檔案由被動服務模式轉變為主動服務，通過檔案管理員把檔案信息直接推送給利用者的方式，在保障了檔案資源安全前提下，更及時有效地發揮了檔案信息資源的利用價值。以用戶為中心解決子分公司與集團公司間跨全宗的檢索利用功能，實現檔案跨全宗、跨門類的借閱利用。檔案管理軟件與OA系統無縫集成，實現辦結公文實時自動歸檔，與OA系統的審批流程集成，實現線上借閱申請、續借、逾期催還、逾期查詢、實時了解檔案借出、歸還、庫存信息，解決集團公司、各子分公司、境外公司借閱檔案的狀態，使檔案借閱信息動態實時更新，充分為企業生產經營服務。

3.實現檔案統計分析

支持對檔案在產生、管理、存儲、利用、鑒定、銷毀等生命周期中各環節的業務情況進行匯總和統計分析，為提高各子分公司的檔案管理水平、挖掘檔案利用價值提供重要的參考信息。統計功能充分滿足檔案管理員了解檔案庫構成情況，統計數據分為按全宗統計和按檔案庫統計兩種基本方式。具體統計功能如下：

●檔案的歷史快照（項目、案卷、文件、電子文件）；

●歷年存量（項目、案卷、文件、電子文件）；

●歷年維護情況（增加、鑒定、銷毀）；

●歷年利用情況（瀏覽、下載、借閱、推送、賦權等）；

●歷年保管期限分布情況；

●提供餅圖、柱狀圖等形式的統計圖表；

強大的統計功能解決了日常檔案統計工作及檔案年報填報工作。

檔案管理軟件是集團公司檔案數字化、信息化建設必備的現代化管理工具，建立統一檔案信息化管理平臺逐步實現檔案資源數字化、信息采集標準化、信息存儲安全化、信息服務網絡化，是對集團公司傳統檔案管理模式的一次革新。檔案工作者應適應檔案事業發展的趨勢，努力掌握檔案管理軟件的使用方法，充分利用其功能，使集團公司檔案工作不斷跨越和提高，為集團公司經營和管理提供有力的檔案信息服務支撐。