關(guān)于普通高中雙套制學(xué)籍檔案管理幾個問題的思考

文/唐風(fēng)華

為適應(yīng)新形勢的需求，國家推行普通高中的學(xué)籍檔案采取紙質(zhì)檔案與電子檔案雙套制管理的方式。本文依據(jù)銅川礦務(wù)局一中在試點(diǎn)這項(xiàng)工作過程中遇到的實(shí)際問題，分析了普通高中雙套制學(xué)籍檔案管理中存在問題的原因，并提出相應(yīng)的解決辦法，為其他學(xué)校的雙套制學(xué)籍檔案管理工作提供了借鑒和參考

為了適應(yīng)新形勢的需求，普通高中的學(xué)籍檔案采取了紙質(zhì)檔案與電子檔案雙套制管理的方式，這種管理方式既能夠保證紙質(zhì)檔案的原始性、唯一性，也能夠發(fā)揮電子檔案的便捷性、共享性。本文針對銅川礦務(wù)局一中在實(shí)施過程中的實(shí)際情況，談一點(diǎn)粗淺的看法和建議。

一、雙套制學(xué)籍檔案管理中存在的主要問題

1.雙套制學(xué)籍檔案的信息存在真實(shí)性、完整性問題

要想完整、真實(shí)的記錄好每一個學(xué)生在校三年時間的德智體美各方面的詳細(xì)檔案信息，不僅信息量大面廣，而且涉及的人員也多。從高一到高三，學(xué)生在不同的年級、不同的班級，班主任不同，任課教師也不同，所學(xué)的課程也不一定一樣，所以要想完整真實(shí)的記錄好在校的學(xué)籍檔案信息是一件十分繁瑣的事。再加上學(xué)籍檔案既要以紙質(zhì)版的形式進(jìn)行收集整理保管，又要以電子版的形式進(jìn)行儲存與上傳，而紙質(zhì)和電子檔案又由不同的人員來完成收集、填寫、上傳，稍一疏忽就極易出現(xiàn)少填或者張冠李戴的錯誤，使學(xué)籍檔案的真實(shí)性、完整性難以得到保證，給以后的利用帶來了不必要的麻煩和困難。

2.雙套制學(xué)籍檔案的保管存在不安全的問題

普通高中學(xué)校在檔案管理上很難達(dá)到集中統(tǒng)一管理的要求。學(xué)校日常工作中產(chǎn)生各種門類的檔案，這些檔案大多是分散保管在不同的部門和機(jī)構(gòu)。大都是各自為政、分散保管、存放混亂，不僅保管條件不符合檔案部門的要求，而且按照檔案保管16-50年的年限要求來講，紙質(zhì)學(xué)籍檔案存在產(chǎn)生量大、保管時間長、占用裝具面積大的問題，電子學(xué)籍檔案也存在著一定的技術(shù)安全風(fēng)險。這些情況都容易造成檔案的丟失和損毀，使檔案的安全保管得不到保證。

3.雙套制學(xué)籍檔案管理中儲存形式相互轉(zhuǎn)換困難的問題

我們學(xué)校不僅歷史悠久，而且常年在校生2300余名，40多個班級，長期以來保存了大量的紙質(zhì)版學(xué)籍檔案，而這些紙質(zhì)檔案由于缺乏人、才、物的原因，并沒有及時完整地轉(zhuǎn)換成電子版的形式來儲存，這既給電子學(xué)籍檔案的建立造成了難度，又不便于快速地利用現(xiàn)代信息手段將學(xué)生的學(xué)籍檔案傳遞給相關(guān)部門和人員。

二、做好雙套制學(xué)籍檔案管理工作的主要辦法

1.建章立制抓落實(shí)，確保雙套制學(xué)籍檔案信息的真實(shí)和完整

針對我校雙套制學(xué)籍檔案管理存在的信息真實(shí)性、完整性問題，我們認(rèn)識到要從源頭上重視，抓好每一個環(huán)節(jié)的工作。學(xué)校先后制定了《雙套制學(xué)籍檔案管理辦法》《檔案管理人員職責(zé)》《兼職檔案人員責(zé)任義務(wù)》《雙套制學(xué)籍檔案填寫規(guī)范和要求》《學(xué)籍檔案查閱利用須知》等多項(xiàng)規(guī)章制度。其次，為了使制度落到實(shí)處，我校采取“班主任+任課老師+學(xué)籍檔案管理人員”的方式來督促班主任、任課教師和學(xué)籍檔案管理人員履行好各自的職責(zé)。規(guī)定班主任和任課老師在授課和日常班級管理的過程中，對學(xué)生進(jìn)行素質(zhì)評價，并真實(shí)、完整地填寫好學(xué)生的學(xué)籍表、學(xué)生素質(zhì)檔案、綜合素質(zhì)評價信息表等信息的紙質(zhì)版，同時將電子版的相關(guān)信息以班級為單位、學(xué)年為周期按時發(fā)送給學(xué)籍檔案管理人員。然后由學(xué)籍檔案管理人員進(jìn)行檢查驗(yàn)收、簽字確認(rèn)后，并按格式統(tǒng)一匯總上傳到全國中小學(xué)學(xué)籍網(wǎng)管理系統(tǒng)中。第三，要落實(shí)責(zé)任確保學(xué)籍檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確。我校在進(jìn)行學(xué)生素質(zhì)評價的紙質(zhì)版與電子版信息填寫時，對于學(xué)生的月考、期中以及期末考試成績，班主任會以月份為單位進(jìn)行匯總，并將電子版提交到各個年級主任處，在紙質(zhì)版中進(jìn)行填寫。對于高三學(xué)生的畢業(yè)生鑒定表、考生報名登記表、體檢表、思想品德考核表以及畢業(yè)生的畢業(yè)證書和錄取通知書存根，都是通過班主任匯總并進(jìn)行裝袋上交學(xué)籍室。這樣的方式大幅提升了學(xué)籍檔案管理人員的工作效率，切實(shí)保證了學(xué)籍檔案信息的真實(shí)與完整。

2.規(guī)范管理達(dá)標(biāo)準(zhǔn)，做到雙套制學(xué)籍檔案安全保管有保證

我校為了保證雙套制學(xué)籍檔案的安全保管，從以下幾方面狠抓了學(xué)籍檔案的規(guī)范化管理：一是按照集中統(tǒng)一管理的原則和規(guī)范化檔案室標(biāo)準(zhǔn)建立了面積達(dá)標(biāo)的綜合檔案室，并為檔案室添置了檔案柜、防磁柜等必要的設(shè)施設(shè)備和防護(hù)措施，安裝了自動消防和監(jiān)控系統(tǒng)，防止火災(zāi)的發(fā)生，做到庫房、閱覽、辦公三分開，為做好學(xué)籍檔案工作奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。二是將紙質(zhì)學(xué)籍檔案和電子學(xué)籍檔案由檔案室統(tǒng)一保管和提供利用。三是對紙質(zhì)學(xué)籍檔案的存放保管采取將在校學(xué)生的學(xué)籍檔案與畢業(yè)學(xué)生的學(xué)籍檔案分區(qū)存放保管的方式。堅(jiān)持做到每學(xué)年結(jié)束時都會認(rèn)真統(tǒng)計(jì)、核對和檢查當(dāng)年畢業(yè)生人數(shù)和學(xué)籍檔案的完整性，然后將其移入畢業(yè)生學(xué)籍檔案存放區(qū)擺放和保管。對于在校生的學(xué)籍檔案，嚴(yán)格按照年級、班級、學(xué)號的順序在在校生學(xué)籍檔案存放區(qū)進(jìn)行擺放和保管。這種分區(qū)保管的形式，也為隨時調(diào)取和查閱提供了方便。四是對電子學(xué)籍檔案的保管采用備份技術(shù)、遷移技術(shù)、信息安全技術(shù)、檢查技術(shù)和應(yīng)急響應(yīng)體系五項(xiàng)核心技術(shù)來降低存放風(fēng)險。在備份方面，采用了在線備份、本地與異地脫機(jī)備份等多種形式，確保電子學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)的不丟失。在遷移方面，為了保證遷移過程中對于電子學(xué)籍檔案的信息不產(chǎn)生損壞，制定了嚴(yán)格的數(shù)據(jù)遷移規(guī)范，并利用備份的機(jī)會對遷移后的電子學(xué)籍檔案進(jìn)行檢驗(yàn)。在保證信息安全方面，針對網(wǎng)絡(luò)安全存在的隱患，加大對電子學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的檢測和查殺力度，并嚴(yán)格按照國家要求建立了標(biāo)準(zhǔn)的信息安全等級系統(tǒng)，保證學(xué)籍檔案信息儲存與管理的安全。在檢查方面，學(xué)籍檔案管理人員采取定期和不定期的抽查方式，對各個年份的電子版學(xué)籍檔案是否能夠打開、內(nèi)容是否完整、檔案是否可用等內(nèi)容進(jìn)行檢查，以此來保證電子學(xué)籍檔案的質(zhì)量和可利用性。

3.加大數(shù)字化力度，實(shí)現(xiàn)雙套制學(xué)籍檔案相互轉(zhuǎn)化快速化

為了做到所有學(xué)籍檔案的雙套制，方便快捷地查閱利用學(xué)籍檔案，我校采取三項(xiàng)措施加快雙套制學(xué)籍檔案的相互轉(zhuǎn)化工作。一是重視在校生學(xué)籍檔案建立完善及管理工作。學(xué)校學(xué)籍檔案管理人員每學(xué)期結(jié)束時，都要對每個年級、每個班級本學(xué)期形成的紙質(zhì)學(xué)籍檔案進(jìn)行檢查，并及時形成電子學(xué)籍檔案。二是把好高三畢業(yè)生紙質(zhì)、電子學(xué)籍檔案的檢查、核對入庫關(guān)。高三畢業(yè)就形成了完善的學(xué)籍檔案，只有核對無誤，保證質(zhì)量，才能為以后的利用提供詳實(shí)的紙質(zhì)或者電子學(xué)籍檔案。三是投入一定的人力、財(cái)力，加大對檔案室原來保存的紙質(zhì)學(xué)籍檔案數(shù)字化加工，通過不懈的努力，在較短的時間內(nèi)實(shí)現(xiàn)全部紙質(zhì)學(xué)籍檔案的數(shù)字化，使雙套制學(xué)籍檔案的相互轉(zhuǎn)化更方便、更快捷，同時也為提高學(xué)籍檔案利用效率和質(zhì)量奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。