榆林市楊伙盤煤礦檔案管理的探索與實踐

文/李曉艷

榆林市楊伙盤煤礦十分重視檔案工作，不斷完善檔案管理基礎設施，健全檔案管理機制，提升檔案管理水平，打造檔案管理數字化模式，深入開發檔案信息資源，為領導決策和職能部門工作提供檔案信息服務，檔案目標管理達到陜西省AAA級標準

檔案是企業重要信息資源。企業加強檔案管理對于日常生產和戰略發展具有重要的基礎支撐作用。榆林市楊伙盤煤礦自建礦以來，十分重視檔案工作，先后制定了切合實際的檔案管理制度，配備具有豐富工作經驗的檔案管理人員，成立檔案鑒定領導小組等組織機構，購置專業檔案管理軟件并建立了案卷級、文件級目錄數據庫，確保全礦檔案信息資源的完整、安全和有效開發利用。截至目前，該礦綜合檔案室共保管有建礦以來形成的文書、地質、基建、設備、人事、會計、特殊載體檔案共計11190卷（件）。2017年9月，該礦檔案目標管理經過評審驗收，達到陜西省AAA級標準。

一、完善檔案管理基礎設施

楊伙盤煤礦是地方國有煤炭生產企業，建于1995年5月，現有職工160人，年生產能力為400萬噸。2006年，該礦成立綜合檔案室。2008年，按照《煤炭工業企業檔案分類規則（試行）》《科學技術檔案案卷構成的一般要求》及《國家重大建設項目文件材料歸檔要求與檔案整理規范》，對形成的全部檔案進行了系統整理。同年，該礦檔案室晉升為陜西省AA級綜合檔案室。

2012年，該礦按照《檔案室建設設計規范》《檔案室建設標準》的精神，新建了檔案室庫房、辦公室、查閱室，其中庫房面積94平方米，辦公室、查閱室各32平方米。

2013年至2016年，該礦共投入50余萬元配備了密集架、滅火器、溫濕度計、防盜門、中央空調、吸塵器、計算機、掃描儀、復印機、照相機、攝像機、網絡版檔案管理軟件等設備，做到檔案管理設施齊全，庫房容量及柜架裝具充足，管理到位，檔案存放達到“八防”要求。

2017年，該礦投資20萬元配置了網絡版檔案管理軟件，2臺電腦，1個服務器，4臺掃描儀，進一步完善了檔案管理的基礎設施。

二、健全檔案管理體制機制

2006年檔案室成立后，楊伙盤煤礦明確了由主管辦公室工作的副礦長分管、辦公室主任具體負責、專職檔案管理人員從事日常管理的檔案工作體制。煤礦主要領導堅持不定期檢查督促檔案工作，主管領導定期檢查檔案安全情況。在具體管理實踐中，檔案工作形成了“四個納入”管理體系，即檔案工作納入煤礦發展規劃，納入年度工作計劃、總結，納入領導議事日程，納入相關人員的崗位職責。

在檔案管理人員的配備上，該礦堅持檔案人員必須具備大專以上學歷，且能勝任檔案工作。目前專職檔案員為中共黨員，本科學歷，并取得檔案館員任職資格。該礦積極支持檔案專職人員進行專業繼續教育，先后選派檔案專職人員參加了陜西省檔案局、榆林市檔案局業務培訓班6次，并獲得結業證書。

近年來，該礦按照《中華人民共和國檔案法》的要求，先后制定出臺《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》《檔案鑒定銷毀制度》《四同步、四參加制度》《聲像檔案管理制度》《楊伙盤煤礦電子文件歸檔制度》《檔案室局域網管理制度》《檔案接收制度》《檔案查借閱制度》《檔案統計制度》《檔案利用制度》《檔案安全管理制度》《檔案管理人員工作職責》《檔案工作突發事件應急預案》《檔案安全責任制》等規章制度，使檔案管理工作做到了有章可循、依章辦事。

三、提升檔案管理業務水平

楊伙盤煤礦檔案專職人員在“四同步、四參加”的基礎上，對屬于煤礦接收范圍的文書檔案、科技檔案（地質類、基建類、設備類）、會計檔案、人事檔案、特殊載體檔案集中統一管理，并對各部、室、隊的檔案工作進行監督、檢查指導。編制了《楊伙盤煤礦檔案分類大綱》《楊伙盤煤礦檔案編號方案》《楊伙盤煤礦檔案歸檔與不歸檔范圍》《楊伙盤煤礦檔案保管期限表》《楊伙盤煤礦檔案立卷說明》，規范了檔案的整理、鑒定、移交等環節，使文件的收集、整理、歸檔工作納入有關工作程序。目前，室藏檔案門類齊全，結構合理，且各門類檔案歸檔率達到100%，完整率、準確率達到98%以上。

按照《機關檔案工作業務建設規范》的要求，檔案室在歸檔文件材料、字跡材料、案卷目錄、卷內目錄、歸檔文件目錄、備考表、歸檔章、單位印章使用、檔號編制及各門類載體檔案整理過程中，嚴格執行國家和行業相關標準，認真組織實施，嚴把每個環節，深抓每個細節，努力做到分類科學，整理規范，符合要求。同時，該礦按照文件材料的形成規律及時歸檔，保證了歸檔文件的齊全、完整、準確，各類檔案的案卷質量均達到了標準要求。

對到期檔案進行鑒定和開放的同時，該礦堅持對破損檔案進行裱糊和掃描，對組織鑒定后需要銷毀的檔案按規定程序造冊登記并銷毀。該礦還建立了檔案的接收、銷毀、利用、庫房設備、案卷目錄登記等統計表冊，并按時完成檔案的統計上報工作。

該礦認真組織職工學習宣傳《檔案法》《陜西省檔案管理條例》等檔案法規，訂閱《陜西檔案》，教育引導全體職工掌握檔案業務知識，提升檔案業務技能。

四、打造檔案管理數字化模式

楊伙盤煤礦按照《紙質檔案數字化技術規范》的要求，聘請專業團隊，對永久保管、利用頻繁的紙質檔案進行數字化加工，極大地提高了煤礦檔案的查準率、查全率和利用效率。在數字化處理過程中，嚴格遵守從檔案實體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數、區分高掃、平掃材料，然后進行數據采集。檔案采集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數據進行審核，確認無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數據進行歸檔，為檔案的利用提供準確可靠的數據信息。目前，錄入案卷級目錄4307條；文件級目錄34393條；全文掃描200505頁，其中文書永久20284頁，科技檔案圖紙10177 張（頁）。

該礦根據室藏檔案的特點編制了案卷目錄、全引目錄、分類目錄、專題目錄及庫房檔案存放索引等配套齊全的檢索工具，提高了檔案的利用效率。編制了煤礦《大事記》《組織沿革》《全宗介紹》《基礎數字匯集》《檔案利用效果實例匯編》等編研資料，為煤礦提高檔案的利用效率打下了堅實基礎。