房地產項目文件材料歸檔追蹤管理體系創建探索

文/許允萍

房地產項目時間跨度較大，業務涉及的對象較多，歸檔的范圍和內容寬泛多樣。要做好項目文件材料的收集和歸檔管理工作，應該建立項目文件材料歸檔追蹤管理體系，抓好各個環節的過程控制，規范項目各參建單位的檔案管理，全面提升項目文件材料歸檔工作質量

檔案管理是企業生產經營管理的基礎性工作之一，項目檔案記錄和反映了項目醞釀、審批、招投標、施工、竣工驗收等建設環節的全過程。抓好項目檔案的過程管理，建立文件材料歸檔追蹤管理體系，確保項目歸檔文件材料的齊全完整和真實有效，是項目檔案工作的重中之重。

一、理順項目文件材料對應關系及管理流程

在具體實踐過程中，把公司房地產建設項目文件材料按形成來源分為內部和外部文件。外部單位形成的文件材料，根據其和公司內部各部門的業務關系，對應由公司內部相關職能部門負責指導相關參建單位開展文件材料收集和歸檔工作，并對歸檔文件材料的真實性、齊全性進行審核把關。如：項目部負責對施工文件、竣工圖及竣工驗收文件，設計管理部負責對項目的設計文件，合同部負責對項目招投標文件及合同，成本部負責對項目投資估算、概算、預算、結算、決算文件，投資發展部負責對項目的可研、土地征遷、項目前期文件等進行指導、審核和把關。同時，檔案部門優化并創建了項目文件材料管理流程，包括發文流程、收文流程和歸檔追蹤流程。要求項目建設過程中的每個單位或部門須遵循文件由誰發起、由誰負責歸檔的原則。

二、項目文件材料歸檔管理追蹤實施措施

1.優化管理機制，嚴格歸檔責任

一是在項目前期，成立由總經理專職負責、項目總經理具體負責的資料領導小組，公司各部門負責人、專兼職檔案人員及各參建單位檔案員組成檔案管理網絡。二是把檔案的收集整理和歸檔納入公司各部門和參建單位的工作職責和績效考核。三是把文件資料的收集、整理和歸檔納入各參建單位的合同管理，檔案人員參與項目合同制定，在合同中對文件資料的歸檔時間、歸檔要求、歸檔格式等都有明確規定，對參建單位工程資料質保金按5%扣除，做到參建單位工程結算時必須有檔案人員簽字，方可辦理相關手續，有效地保證了檔案資料的完整。

2.完善管理制度，統一規范標準

公司組織檔案人員細化建設方、監理方、參建方的各方職責和項目文件材料歸檔制度，編制了《項目文件歸檔范圍及保管期限》《檔號編制方案》《竣工驗收文件歸檔整理細則》等管理制度，明確了各個階段產生的文件材料的歸檔范圍、歸檔時間、責任者、歸檔份數、歸檔格式等，細化了案卷題名、卷內題名的撰寫、字體、字號、對齊格式等具體細節要求。

3.劃分歸檔范圍，明確歸檔原則

根據各部門工作職責和范圍，全面細化各部門產生的文件材料，確保歸檔文件材料不遺漏。同時要求任何一方不能代替對方歸檔，文件材料的歸檔工作只能根據“誰發起，誰負責”的原則進行。

4.落實相關措施，強化一體化管理

從項目建設開始，制定項目檔案的管理目標和項目檔案移交計劃。一是把文件資料的收集、整理和歸檔納入各參建單位的合同管理，在招標文件和合同中，對文件資料的收集、歸檔要求都有明確規定，特別是監理單位不但要做好自身文件材料的歸檔，還必須對各參建單位項目文件材料質量和歸檔時間進行監督，并在監理合同中注明，做到檔案不移交，工程不結算。二是把項目檔案管理納入了工程整體質量管理，做好項目文件材料收集歸檔跟蹤、監督和指導培訓，項目開工進行檔案交底。強化公司及設計、施工、監理等參建單位檔案人員的培訓指導，明確標準和要求。每月對參建單位和內部各部門進行資料專項檢查，并把檢查結果納入項目文件材料歸檔責任及參建單位的績效考核，獎罰分明。三是嚴格落實“三參加”制度，專職檔案員全程參加有關會議，參加設備開箱驗收，參加項目竣工驗收，收集項目原始檔案資料。四是嚴把竣工驗收關，嚴格簽字付款程序。建立項目檔案預驗收機制及檢查機制。由項目資料領導小組和檔案專家組成驗收小組，在竣工驗收前實行資料預驗收，及時解決問題，資料不合格，不得進行整個工程的竣工驗收，有效地保證了項目建設檔案的質量。