鄉鎮檔案館管理平臺建設研究

何曉軍/平湖市檔案局

鄉鎮檔案館管理平臺按照檔案工作“統一領導、分級管理”的原則，通過分級設置用戶和權限管理，著重突出縣市檔案部門的統籌領導和鄉鎮對下轄村社區的管理，強化鄉鎮檔案信息化工作監督指導能力，實現數字檔案的“村檔鎮管”。建設鄉鎮檔案館管理平臺，首先可以實現村社區數字檔案的集中存儲與管理，避免村社區數據損壞、丟失等情況發生。通過平臺，縣市及鄉鎮可以隨時了解掌握所屬單位和下轄村社區數字檔案管理情況，提升數字檔案的安全監管能力。其次可以解決檔案服務“最后一公里”問題。縣市及鄉鎮檔案館可以通過平臺開放各類館藏檔案資源給用戶，用戶之間也可以根據需求開放檔案信息，各檔案室之間也能夠實現資源的共享互通。群眾只需到所在村社區查閱所需檔案即可，無需再到檔案館查閱，這大大方便了群眾查檔。再次可以實現各類檔案信息的集中匯集，改變了原先三級部門之間數字檔案分散存儲的狀況，進而為建設區域檔案大數據平臺打下基礎。遺憾的是，目前鄉鎮檔案館管理平臺建設或進展緩慢，或處于空白。作為鄉鎮檔案館重要配套設施，鄉鎮檔案館管理平臺建設不可忽視。

1 存在的問題分析

一是村社區現用的管理軟件無法適應檔案工作需求。隨著村社區檔案數字化工作快速推進，村社區形成了大量數字檔案，但目前很多村社區還在使用單機版檔案管理軟件，而單機版軟件在技術上、功能上都無法滿足鄉鎮檔案館開展業務的需求。二是數字檔案安全隱患較大。目前多數村社區在紙質檔案完成數字化后，將數字化檔案交由各單位自行存儲。囿于村社區數字檔案管理能力不足，系統損壞、設備故障、數據丟失等情況時有發生，數字檔案存在較大的安全隱患。三是館室一體化建設尚未全覆蓋。目前較多已建的館室一體化平臺連通了數字檔案館與鎮街數字檔案室，尚未延伸至村社區，造成村社區在檔案工作上脫節，沒有實現市、鎮、村三級聯動。四是數據無法實現共享利用。由于沒有統一平臺，檔案數據無法實現集中統一管理，村社區與市鎮兩級數字檔案館室之間信息的共享與利用受限，群眾查檔還要到鄉鎮或縣市檔案館，極不方便。五是鄉鎮檔案信息化監督指導能力不足。鄉鎮檔案信息化工作基礎比較薄弱、監督指導能力不足，對所屬單位及下轄村社區檔案信息化工作的監督指導很難到位。

2 平臺建設方式分析

2.1 設計原則

一是按照檔案工作體制機制分級管理原則，實行“村檔鎮管”，強化鄉鎮檔案館對數字檔案的管理和監督指導職能。鄉鎮檔案館管理平臺體系應由三個層次組成：縣（市、區）檔案館，它通過系統平臺了解掌握區域范圍內檔案信息化工作開展情況，領導和統籌檔案工作并提供必要的業務指導和安全監管；鄉鎮檔案館，它是平臺核心，對上連接縣市檔案館，對下連接村社區，實現自身及所屬村社區數字檔案在線管理，并監督指導村社區檔案工作；村社區檔案室終端，村社區通過平臺實現檔案工作數字化管理。二是建立區域檔案大數據平臺，實現國家綜合數字檔案館、鄉鎮數字檔案館（室）、村社區數字檔案室三級聯動與數據共享。各用戶單位都可以通過平臺上傳檔案數據，實現集中存儲，館室藏已鑒定開放的數據也通過平臺發布出去以提供利用。

2.2 網絡構建

依托網絡建立鄉鎮檔案館管理平臺，實現面向各級政府、村社區的數字檔案服務和檔案信息資源共享。在確保檔案信息安全的前提下，平臺網絡建設可以分為兩種模式：政務網和VPN虛擬專網。政務網是政府事務性工作網絡，是黨政機關實現互聯互通和資源共享的信息網絡。我國各地大都已建有政務網絡，并且實現縣市、鄉鎮、村社區三級連通。政務網的管理維護一般由政府信息電子政務中心負責，檔案工作運用政務網運行成本較低，且安全性有保障。政務網的完整建設客觀上為檔案網絡的構建提供了網絡資源和信息通道，在建設檔案網絡過程中，可以充分利用電子政務所提供的網絡資源，實現檔案網絡的信息主干道建設，構建區域性的檔案網絡。鄉鎮檔案館管理平臺建設應充分利用政務網資源構建檔案網絡體系，建立檔案信息資源共享的網絡通道。VPN綜合運用隧道封裝、認證、加密、訪問控制等多種網絡和安全技術，實現互聯互通和資源共享的方法，其主要目標是建立一種靈活、低成本、可擴展、安全性高的網絡互聯手段。檔案行業性要求檔案共享平臺網絡應具備特殊的業務保密性和信息安全性，應用VPN技術使檔案網絡平臺既共享互聯網同一物理資源，又保證邏輯上與互聯網其他資源相互隔離，在互聯網上形成虛擬的檔案專用網絡，確保檔案政務網平臺數據不被其他人訪問，實現了網絡信息交換和資源共享的安全性、可靠性。在檔案平臺建設中，可以采用VPN虛擬專網技術構建通信通道、組件網絡，充分利用現有的網絡資源，確保了安全性與獨立性，也不需要花費大量建設資金，同時能夠節約網絡維護成本。

2.3 系統架構

鄉鎮檔案館管理平臺可以采用B/S系統架構。B/S結構是目前主流的系統結構方式，在各類計算機應用系統的開發中都得到了廣泛應用。B/S結構具有簡化客戶端的功能，只需安裝通用的瀏覽器軟件，可以節省客戶機的硬盤空間與內存，而且使安裝過程更加簡便、網絡結構更加靈活。B/S結構簡化了系統的開發和維護過程，無須為不同級別的用戶設計開發不同的客戶應用程序，只需把所有功能都集中在Web服務器上。B/S結構的特性特別適用于網上信息發布，而這種網上信息發布功能恰好是實現檔案信息共享利用所亟需的，它能夠使各單位順利查閱到權限范圍內的檔案資料。B/S架構型的數字檔案管理平臺可以減少村社區終端工作量、提高單位工作效率，并節省人力和物力。

2.4 功能構建

鎮街道檔案館管理平臺具備幾大主要功能：一是在線平臺建設。具備全宗、機構、用戶設置功能，區域范圍內各鄉鎮、村社區通過用戶名及密碼統一登錄系統平臺；具備各類型數據庫的構建功能，并且可調整、可擴展；具備檔案目錄、全文、照片、聲像等不同類型的數字檔案在線閱覽功能。二是分級管理。具備用戶分級設置和權限設置功能，各鎮街道分別管理下屬村社區；鄉鎮管理本級部門的數字檔案資源，同時可以查看下屬村社區數字檔案資源；村社區管理本級部門的數字檔案資源，通過平臺可以向鄉鎮檔案館進行數字檔案網上移交、報表報送等業務工作；檔案部門通過平臺可以掌握全縣市范圍內檔案信息化開展、平臺數據庫建設、數字檔案利用服務等狀況。三是數字檔案集中存儲。具備數字檔案在線收集功能，各級用戶通過數據上傳功能把本地數據上傳到平臺數據庫，村社區數字檔案由鄉鎮檔案館進行管理，縣市檔案部門通過平臺進行統一管理。四是檔案數據共享利用。具備數據鑒定開放功能，對達到開放條件的檔案進行選擇性發布開放，實現縣市、鄉鎮、村社區之間的數據共享；具備檔案在線閱覽、借閱、全文檢索等功能，各級用戶都能查詢、閱覽、下載、利用本單位數據及縣市檔案館、鎮街道、村社區開放的各類檔案信息。五是安全監管。通過對平臺系統用戶登錄日志、操作日志進行管理，及時掌握各單位使用和操作情況，實現系統安全審計；通過數據備份，實現后臺數據庫自動和手動備份及還原。六是實現在線業務功能。平臺具備在線業務指導、各類檔案業務表格與數據報送、數據移交等功能，在一定程度上改變傳統工作方式，減少縣市檔案局、鄉鎮檔案館人員上門服務與指導的工作量，提高工作效率。

3 若干思考

一要加強上下聯動，實現共同參與。在建設鄉鎮檔案館管理平臺的過程中，縣市檔案部門、鄉鎮、村社區要共同參與。縣市檔案部門負責平臺的建設、管理維護，做好范圍內鄉鎮、村社區的檔案信息化工作業務指導；鄉鎮負責平臺的推廣，對上及時上報工作開展與平臺使用情況，對下做好所屬村社區的使用監管；村社區要做好數據的上傳，并在線開展日常業務工作。

二要提供制度保障，開展規范管理。鄉鎮檔案館管理平臺的建設工作要強化制度建設，以保證工作的規范性、科學性、有效性。要參照國家級數字檔案館的各項制度，制訂鄉鎮檔案館數字檔案管理平臺規章制度，內容應涉及部門和人員職責、系統操作辦法、數字檔案利用服務、安全責任追究等。

三要加強人員培訓。平臺的穩定運行和各項業務的正常開展，要求鄉鎮檔案館必須具備熟練掌握檔案業務知識和計算機、信息化技術的人才。縣市檔案部門要注重對鄉鎮、村社區檔案人員進行業務培訓，培訓內容應包括檔案數字化、系統平臺使用、檔案信息安全保障等。

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