加強高校教學檔案管理的策略探析

嚴繼瑩/浙江師范大學行知學院

方文彬/浙江師范大學研究生院

高校教學檔案是高校在教學活動中形成的具有保存價值的材料，是教學過程的真實記錄。高校教學檔案作為重要的教學資料，是有效開展教學的基礎，也是反映和評估高校教學質量及管理水平的重要依據。大數據時代，高校教學檔案管理工作面臨新的機遇和挑戰。在大數據背景下，如何通過加強高校教學檔案管理，切實提高高校教學檔案收集、管理和使用的效率，全面分析檔案數據，及時反饋教學情況，已成為高校的當務之急。

1 加強高校教學檔案管理的重要意義

第一，是提高教學質量的重要前提。大數據背景下，加強高校教學檔案管理可以全面優化工作流程、提高工作效率，從而最大限度地發揮檔案服務教學的職能，充分滿足高校教學改革與發展的需求，提高教育教學質量。當前，要順應大數據時代的要求，重新梳理部門、院系之間的業務關系，重構教學檔案管理工作流程，從而有利于進一步規范教學秩序、優化教學環節和教學過程。此外，隨著檔案管理數字化工作的快速推進，傳統的紙質教學檔案管理模式已經不適應發展需要，因此需要在推進高校教學檔案數字化工作，進一步提高檔案的利用率。第二，是提升教學質量的重要手段。高校教學檔案是反映和評估高校教學質量及管理水平的重要依據，因此加強教學檔案管理能夠及時了解教學情況，進而能把控教學的各環節，提高教學規范管理的程度。第三，是提供個性化服務的必然要求。高?？梢酝ㄟ^設計開發教學檔案管理軟件，全面系統地分析教學運行狀態數據，建設數字教學檔案信息資源體系，針對不同管理部門或服務對象的需求提供服務。如，收集檔案中反映學生成長過程的信息，提供學工部門為其進行大數據分析提供便利。

2 高校教學檔案管理存在的主要問題

一是管理制度陳舊。目前高校開展教學檔案管理往往沿用國家教委、國家檔案局發布的《高等學校教學文件材料歸檔范圍》等規范，囿于制定發布的年份較為久遠，難以滿足當前工作需求，其指導價值不斷弱化。如，隨著我國高等教育的快速發展，教學的內容、要求和形式發生了很大變化，目前高校推行教學網絡化管理、不斷簡化辦事流程、越來越多地使用電子文件，由此產生的紙質文檔越來越少，但若沿用傳統的工作規章，不得不將紙質文檔進行歸檔，所以需要將電子文件打印出來再歸檔；再如，傳統的管理制度不要求收集反映大學生在校期間課業情況的資料，而近年來用人單位為考察大學生的綜合素質，經常要求高校提供這部分材料，但這部分材料沒有被收集歸檔，高校往往無法提供。

二是教學檔案數字化工作落后。目前高校校園信息化已經普及，很多高校配備的信息化管理軟硬件都能夠滿足高校教學檔案信息化管理的基本需要，此外電子載體的大量應用與數字傳播方式的興起也促進傳統的紙質檔案管理逐步向數字檔案管理過渡。遺憾的是，高校教學檔案數字化工作仍然相對落后，“大多數高校的教學檔案資源庫建設還處于初始階段，還沒有建立案卷級目錄系統，而建立的文件級目錄系統和全文數據系統的高校更是少之又少”[1]。究其原因，在于高校缺少既懂檔案數字化管理又熟悉教學業務流程的工作人員。筆者認為，當前加強高校教學檔案管理的關鍵在于建設一支高素質、懂業務的檔案管理隊伍，全面提升檔案數字化管理的質量。

三是高校教學檔案開發利用工作亟待提升。長期以來，高校開展紙質教學檔案管理工作的手段較為落后，主要通過手工操作來完成，因此檔案利用工作只能提供查閱或出具證明，不能利用互聯網提供遠程開放式服務，無法滿足不同服務對象的個性化需求。筆者認為，只有統籌高校教學檔案管理系統與教學管理系統，實現兩者相互協調、數據完全共享，才能快速利用教學管理系統的數據，為高校進行教學改革提供更多的數據依據，同時及時分析并反饋高校教學成效的動態變化。

3 加強高校教學檔案管理的策略探析

“高校需要在全面了解和認識大數據技術和時代背景的基礎上，制定出切實可行的校園檔案管理的工作準則，并加強與檔案信息化管理相關設備的引進力度，為提高教學檔案的效率奠定良好的基礎”[2]。要及時工作理念，對高校教學檔案管理進行流程再造，并創新管理機制、路徑和服務方式，提升工作效益。

3.1 實現工作隊伍專業化

可以說，高校教學檔案管理工作能否順利開展，在很大程度上取決于管理人員的專業素質。當前高校教學檔案管理迫切需要一大批既懂檔案業務、又熟悉教學管理、又熟練掌握信息技術的專業人才，必須要“加強對教學檔案人才的專業知識的培養，包括網絡信息管理技術和數據挖掘技術，并輔之以先進的服務理論和實踐，全面推進數字檔案的網絡化管理與服務，從整體上提高教學檔案的管理效率”[3]。

3.2 實現工作流程程序化

工作流程程序化是推進教學檔案工作系統化建設的前提。根據大數據的相關要求，應將高校教學檔案管理的復雜過程、數據資源進行有效整合和流程再造，實現工作流程程序化、管理平臺系統化。高校教學檔案管理只有建立大數據管理系統，實現不同部門之間教學信息的統一化收集、整理、分析、共享、開發與應用，才能提高信息化管理效率與服務功能。同時，在程序化建設過程中還要注意數據信息的標準化建設，只有建立教學檔案管理系列標準和規范，才能保證信息資源的統一管理和有效整合，為實現網絡化管理提供便利。

3.3 實現部門間的協同化

實現部門間的協同化是推進高校教學檔案管理的主要路徑。高校教學檔案管理是一個系統的、復雜的工作，不僅涉及校內不同院系、不同職能部門，還涉及校外企事業單位、社會團體等，只有實現部門間的統一組織與協作，將與整個教學檔案管理相關的信息技術、功能與應用等進行整合與共享，盡量降低綜合應用成本，實現和滿足校內、校外不同群體的需求，才能實現教學檔案的最大價值。在大數據時代，對高校內部而言，要更加關注各檔案數據歸檔部門之間的關系，特別要與教學管理部門、各院系之間經常溝通、交流和協作，及時關注教學改革進程，確保教學檔案資料的及時性、一致性和完整性。對高校外部而言，在充分關注和利用社會的先進技術、其他高校先進管理理念和網絡管理系統的基礎上，經常保持互動與交流，主動分析企事業單位、社會團體的需求，提供高效、便捷、安全的檔案信息服務，搭建合作交流平臺。

3.4 實現管理與服務工作的個性化

教學檔案信息管理不受期限時間和存放空間限制，大數據的開發與利用為實現教學檔案個性化管理與服務提供了無限可能。首先，教學檔案的個性化管理。教學檔案不再是統一的固定格式的紙質資料，可以是視頻、數字照片、電子文檔等多種形式，院系、專業可以根據自身實際情況，將有價值的、能反映教學特色的信息資料歸檔，這些特色檔案經過若干年積累，完全可以如實反映教學改革過程和所取得的成效。其次，教學檔案的個性化應用。高校可以利用互聯網提供遠程開放式服務，根據教學環節、類型、方式、時間、成果等等進行整體查詢、統計，或分院系、專業等進行查詢、統計，也可以根據大學生個體的教育教學情況，全面展示大學生個人能力的成長變化過程、校內外指導教師評價和在校期間所取得的各種獎勵等，不僅滿足大學生、高校和社會不同群體對檔案的多樣化需求，還能根據教學評估需要提供高效、快速、全面的數據信息分析，形成各種各類檔案編研材料并及時反饋教學管理部門，增強教學檔案的針對性、實用性，不斷提高高校教學管理水平和教學質量。

注釋與參考文獻：

[1]尹黎莉.大數據背景下高校教學檔案信息化管理[J].蘭臺內外,2016(5):28.

[2]孟霞光.淺議高校教學檔案信息化管理的現狀及對策[J].天津市教科院學報,2013(21):51.

[3]張叔琴.高校教學檔案系統化管理探析[J].山西檔案,2013 (8):66.