城市排水管網(wǎng)檔案管理問題分析與改進建議

馬 奔/杭州市江干區(qū)城市管理綜合監(jiān)管中心

城市排水管網(wǎng)檔案是城市基礎設施建設部門在城市排水管網(wǎng)建設、管理、養(yǎng)護等過程中形成的真實記錄，也是排水管網(wǎng)維修、改造、遷建等的重要依據(jù)，通常包括排水管網(wǎng)建設過程中形成的計劃批文、建設許可證、建筑許可證、工程質量檢查監(jiān)督報告表、竣工圖等建設資料，管理過程中形成的建管銜接、巡查、考核、接管審批、改建、擴建等管理資料，以及養(yǎng)護過程中形成的巡查、清疏、管道檢測等養(yǎng)護資料。城市排水管網(wǎng)是城市重要的基礎設施之一，在城市防洪排澇方面發(fā)揮著重要作用。由于排水管網(wǎng)絕大部分位于地面以下，具有隱蔽性，因此在排水管網(wǎng)建設、管理、養(yǎng)護時往往需要利用排水管網(wǎng)檔案。遺憾的是，當前排水管網(wǎng)檔案存在較多不盡如人意之處，對此必須加以思考并予解決。

1 存在的問題分析

其一，檔案收集工作有待提升。囿于沒有制定規(guī)章制度對檔案收集工作進行規(guī)范與約束，檔案收集不及時、不規(guī)范的現(xiàn)象較為突出，形成年代較早的檔案保管不善、檔案遺失或損毀的問題較為嚴重。帶來的后果是，進行排水管網(wǎng)管理時，或找不到所需的檔案資料，或不能及時調閱相關的檔案資料，管理工作備受影響。

其二，檔案亟需實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。排水管網(wǎng)包括雨水管網(wǎng)及其附屬設施和污水管網(wǎng)及其附屬設施，通常根據(jù)分布、類別不同，歸屬不同的主管部門。以杭州為例，分布在市政道路上的雨水管網(wǎng)及附屬設施主管部門一般為市政部門，分布在其市政主要道路上的污水管網(wǎng)及附屬設施的主管部門一般為排水公司，分布在其街道的雨污水管網(wǎng)及附屬設施的主管部門一般為屬地街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）政府，相關檔案也分散保存在不同的主管部門之中。造成的后果是，檔案數(shù)字化后數(shù)據(jù)信息一般不以接入互聯(lián)網(wǎng)提供查閱利用，而是保存在各部門自建的檔案管理系統(tǒng)內，且只在本部門內開放，如涉及跨部門信息利用則需要辦理復雜的手續(xù)，查找到的信息存在重復、不完整、不準確等問題，給后續(xù)利用帶來很大麻煩。

2 改進工作的主要方法

一要實現(xiàn)檔案的完整保存。當前排水管網(wǎng)檔案缺失是制約檔案數(shù)字化和檔案利用的重要因素，因此必須重視檔案收集工作，實現(xiàn)檔案完整保存。第一，要摸清“家底”，各單位要梳理清楚館（室）藏排水管網(wǎng)檔案，做到心中有數(shù)；在此基礎上加快存量檔案數(shù)字化步伐，優(yōu)先對形成年代較早的檔案進行數(shù)字化，確保這部分檔案不損毀、不丟失。第二，要制定檔案資料收集規(guī)范并嚴格執(zhí)行，只有這樣才能及時收集新增檔案并進行數(shù)字化。有條件的地區(qū)可以要求城市基礎設施建設部門把在城市排水管網(wǎng)建設、管理、養(yǎng)護等過程中形成的電子信息及時采集錄入數(shù)字化信息系統(tǒng)并及時歸檔，實現(xiàn)增量檔案電子化。如，杭州市建立了全市統(tǒng)一的排水管網(wǎng)系統(tǒng)，市排水管網(wǎng)建設、管理、養(yǎng)護等部門將各自日常工作中形成的電子資料及時錄入系統(tǒng)之中再移交歸檔，確保了檔案完整收集。第三，要適時開展排水管網(wǎng)普查補繪工作，補齊缺失的排水管網(wǎng)檔案。

二要實現(xiàn)檔案的高效利用。城市排水管網(wǎng)各部門必須加強協(xié)作、消除信息壁壘，實現(xiàn)檔案信息的互通共享，最終實現(xiàn)檔案的高效利用。要制定相關的規(guī)章制度。各部門可以根據(jù)檔案法、《城市地下管線工程檔案管理辦法》等法律法規(guī)，完善本地檔案信息共享的規(guī)章制度，打破部門信息壁壘，建立檔案信息共享規(guī)章制度。如，廈門市制定了《廈門市地下管線工程檔案利用暫行規(guī)定》《廈門市綜合地下管線信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)入庫和信息系統(tǒng)管理規(guī)定》，推動了當?shù)嘏潘芫W(wǎng)檔案共享；再如，杭州市江干區(qū)建立了全區(qū)雨污水管專業(yè)數(shù)據(jù)庫，打破了全區(qū)相關部門間的信息壁壘，實現(xiàn)了雨污水管檔案共享。還要建立排水管網(wǎng)檔案統(tǒng)一利用端口。將有關單位數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)遷移至統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，建立統(tǒng)一的利用端口，或者將有關單位的端口鏈接到統(tǒng)一的利用端口。在此基礎上及時開放利用端口，通過設置一定訪問條件或者權限，既提供了利用，又保障了檔案安全。