跨行業多業態超大型央企檔案管理標準化體系建設與創新

文/郭樹雄

大型企業重組后，檔案管理工作應該適時調整與創新。中國國家能源投資集團針對組建后檔案工作存在的問題，創新檔案管理體制標準化模式和檔案管理制度標準化體系，切實提高集團檔案管理的整體水平。

由國電集團和神華集團新組建的中國國家能源投資集團重組整合后，由于企業的快速擴張，檔案管理工作發展相對滯后，存在的主要問題有：檔案管理組織體系不健全，管理層級多，職責不明確，集團總部缺乏統一的檔案業務協調機制，檔案監督管理缺位；企業多行業交叉、業務形態多樣，業務標準規范相互沖突；各省、地區及國外等子分公司檔案投入不足，管理水平參差不齊，效率低下等現象。針對存在的問題，集團啟動了檔案管理標準化體系建設研究項目，以搭建集團檔案管理體系入手，切實提高集團檔案管理的整體水平。

一、檔案管理體制標準化模式的創新

1.創立的原則

集團檔案管理體制模式的設計，以尊重企業的產權制度、組織制度和管理制度，遵守國家關于檔案工作的法律法規，實現對檔案工作的有效管理為出發點。針對集團體量龐大、職責復雜、駐地分散、業務繁雜、產權性質多樣等特點，堅持貫徹檔案管理“集中統一領導、分級負責”的指導思想，以注重實效、業務順暢、責權清晰為主線，針對檔案管理全員性和全過程性的特點，以體現檔案的全面參與性與協調性，適應信息化管理環境下對檔案管理新模式提出的要求，適應管理流程和標準的精細化，管理方式的智能化，合理配置檔案資源，切實把控企業檔案數據，實現對分散多樣、價值多變的企業大數據高效管理與開發利用。

2.模式的選擇

企業檔案管理模式有集中式、分散式和混合式，這都與企業的股權結構、管理方式、地域分布、業務特點相關聯。為了避免單一管理模式造成管理權限、管理范圍、業務流程、檔案權屬、人員配備、利益劃分等一系列問題，由集團公司總部檔案部門統一領導集團公司和集團各成員單位的檔案管理工作，依法進行監督、檢查和業務指導。成員單位在集團總部檔案部門的領導下，按照產權關系、職責權限和管理范圍，撤并了一些檔案管理機構，有的增加了地區、板塊、子分公司的檔案管理機構，使其更趨于合理，使得以集團公司總部檔案部門為核心，以各成員單位檔案部門為基礎的管理方式，既能有效發揮各成員單位利于本企業生產經營狀況的優越性，更好地進行檔案的收集、整理、保管和利用，又能發揮集團公司整合資源的整體優勢，進行有效的資源開發，維護檔案的完整與安全。采用這種創新性“多形式混合”檔案管理模式，因地制宜，極大發揮管理效能。

3.組建集團檔案專家委員會、檔案業務處及檔案館“三駕馬車”

由集團核心領導層直接領導，辦公廳設立檔案處和集團公司檔案館，負責對集團檔案業務的整體業務指導和檔案實體的保管利用。同時，為了解決人員緊張和業務指導的問題，集團公司從七大業務板塊1000多家單位，經過層層選拔，遴選出了18名檔案專業人員組成了集團公司檔案專家組，負責對集團檔案業務工作的技術指導、檔案業務考核、日常檔案業務交流、科技項目評審、基建項目檔案專項驗收等工作。集團下屬各成員單位配備檔案管理機構和人員，無保管條件單位移交或委托集團公司總部或上級檔案部門進行集中管理，使得各單位檔案制度范圍明確，責權清晰，標準統一，管理有序。

4.建立集團數字檔案館

將全集團100多家單位全部納入一體化平臺管理，系統采用一級部署，一個系統，分級授權的方式。建設面向全集團集中、統一的企業數字檔案館管理系統，提升集團檔案信息資源共享管理和開放利用效率。制定“集團內部單位上下級開放，下級對上級申請權限，同級之間申請權限、外部單位走函申請權限”的原則，解決集團與二級單位之間、同級單位之間、上下級單位之間、與外部單位之間多種業務類型的開放與利用。創建自動歸檔、自動移交、自動催辦、自動識別審批人、自動賦權、自動提醒與自動關閉的功能。充分拓展、創新了企業大數據檔案開放利用機制的新模式，打破各業務數據信息壁壘，逐步實現檔案業務范圍與深度的全面覆蓋和深度融合，實現系統全過程、全要素、動態、實時的數據收集和歸檔，形成集團化的信息聯合體。

5.推行板塊行業專業化管理和檔案專家服務

結合集團煤炭、電力、鐵路、港口、航運、煤化工、制造、科研等各專業板塊的實際情況，按板塊組建檔案業務工作協作組，實行行業專業化管理，積極推動板塊內企業的檔案業務標準化、工作流程規范化。

建立集團公司檔案專家委員會，打通各業務板塊的檔案交流溝通機制，對集團公司的檔案指導、考核、驗收、咨詢提出專業性服務，改變各自為政、各行其是的局面，縮小各專業板塊內部及板塊之間的差距，實現共同提高。

二、檔案管理制度標準化體系的創新

1.建設的原則

集團總部提出了建設“三個體系”和“五化”，即建設“檔案資源管理體系、檔案綜合利用體系、檔案安全保密體系”，實現“工作標準化、管理科學化、服務規范化、隊伍專業化、資源數字化”的奮斗目標。

按照“創新思路、重點突出、標準先行、統籌規劃”的總體方針，堅持“五統一”管控原則，堅持由集團總部“統一領導、統一規劃、統一標準、統一建設、統一管理”。

堅持試點先行，穩步推進，各板塊標準化體系建設逐步推進；堅持持續完善原則，梳理各子分公司檔案業務工作，不斷提升和考核，以適應公司業務的高速發展。依據國際、國內和行業相關標準規范，梳理和優化現有各業務板塊工作流程，建立科學的制度標準體系，完善檔案管理工作方式，實現檔案標準體系全覆蓋。

2.建設各專業板塊標準體系

構建《集團檔案工作規劃》綱要，建設《集團總部檔案管理標準化體系》、《集團運輸板塊檔案管理標準化體系》《集團煤化工板塊檔案標準化體系》、《集團煤炭板塊檔案標準化體系》、《集團電力板塊檔案標準化體系》、《集團制造業板塊檔案標準化體系》等專業板塊體系，從“組織體系”、“工作管理體系”及“業務規范體系”等三大方面，構建集團公司一體化檔案管理標準體系，為集團檔案管理工作提供工作指針。

3.創新檔案管理體系

根據集團自身特點，對照《企業檔案工作規范》，對所有相關制度、規范標準等逐一進行分解、細化和整合。按照“組織體系”、“工作體系”和“業務規范體系”等三大體系進行梳理和定位，結合現行的檔案管理制度，重新定義內容、劃定所屬范圍，對每個制度規范逐一進行審查、修訂和完善。

將“工作體系”劃分為“管理規章”和“業務流程”，理清“管理工作”與“業務工作”的關系；對各專門類檔案管理制度中涉及收集、整理、歸檔、利用等進行分解處理；將“分類方案”內容劃歸到“業務規范體系”中，界定了“操作規范”和“規范標準”的關系。至此，體系之間縱向和橫向的邏輯關系平衡明晰，交叉的模糊的內容也進行了清晰的界定。

4.體系創新點

完整配套。綜合分析每項制度所要管理的方向和側重點，按人員與職責、管理與業務、制度與規范，集團形成一個完整的檔案頂層管理體系。

協調均衡。檔案管理標準體系分功能、按層級縱橫相連，在組織、職責、規章、流程、規范及標準等各方面銜接統一，體現流程化管理、標準化操作的思想，既聯系密切又互不沖突。

內容規范。對國家、行業、地方標準構成的標準規范，采用以國家標準為上，行業標準為主，地方標準為輔的原則，按行業、分專業嚴格界定條款指向，劃定各行業板塊的歸檔總目錄，使之協調合理，有章可循。

動態可控。體系的建設指明了三大體系中的標準化配置，采用“試點先行、對照整改”的方式，為集團各子分公司系統糾正各自的管理要素提供標準引導。