大數據背景下高校檔案創新管理機制

文/李 瑞

大數據背景下高校檔案工作必須堅守創新發展、服務至上的理念，從高校檔案管理專業人才培訓、檔案管理可持續發展、大數據服務平臺建立以及現代化安全保障等方面創新管理機制，推動高校檔案工作又好又快地科學發展

一、大數據背景下高校檔案管理的作用

1.有利于提升高校教學科研水平

高校檔案主要記錄高校教職人員以及學生的各項資料，其中教學檔案往往是集高校所有教師的知識、文化和教育方法等之大成，是高校日常教學工作中老師與學生的學習勞動成果的結晶，這些檔案資料較為龐雜，但在大數據平臺支持下，能夠便捷反映出高校教育發展歷程中的變遷歲月以及動態變化，不僅有利于高校教學工作的不斷深化與改造，更利于進一步指導今后的教學科研內容與發展態勢，同時高校教研部門也可通過大數據平臺資源分析適時評估高校當前教學質量，為推進高校教學改革提供一定理論依據。

科研水平作為評價高校整體水平的重要指標，高校的科研檔案不僅記錄著高校在進行科學研究過程中的實驗數據、實驗方法、科研成果、科研目的、科研經費等關鍵要素，同時還能夠全面地體現高校科研水平的動態發展趨勢，為提升高校科研能力奠定了良好的基礎。

2.有利于推進高校文化建設

在大數據背景下，高校檔案的數字化進程正在逐漸加快，能夠全面、高效、真實地反映其多年以來形成的校風、學風以及教育理念與方法。每所高校的檔案文化就是學校整體文化的集中體現，具有其獨特的文化氛圍和涵養，體現出了廣大高校教職工的思維習慣、行為方式以及共同認同感等。通過建立高校檔案大數據平臺，有助于發現自身存在的問題，并提供一定指導，對大力推動高校檔案文化有重要作用。

3.有利于開展高校黨政工作

黨政工作是高校建設的重要部分，其中，黨政材料管理是高校檔案管理的重要一環，在大數據背景下，這對高校的人事管理和各個教育、組織、科研、院系的管理具有重要意義。高校黨政工作檔案不僅記錄著高校教職人員的基礎人事材料，還包括高校政務、黨員資料，大力推動高校檔案數字化建設，不僅有利于黨政部門評估考核相關人員，還為高校政治生態建設、科學發展建設提供良好的平臺基礎。基于大數據環境，高校黨政材料的處理與分析將會更加便捷，更有助于高校黨政工作的順利開展。

二、大數據背景下高校檔案管理存在的問題

1.檔案管理工作理念滯后

目前，很多高校對于檔案管理工作意識和創新理念不強，管理人員主觀能動性不足，沒有認識到檔案管理改革對于高校建設發展的急迫性和重要性，而且學習大數據管理理念不強，無法及時借用先進的信息化、數字化手段提升檔案管理的質量與效率。一方面，檔案管理人員數量有限，高校檔案管理工作事務繁雜，任務量大，難以避免產生枯燥情緒，容易造成工作效率低下，檔案信息得不到及時更新；另一方面是因為教職工沒有意識到檔案完整性的重要性，通常都是簡單的整理了一下，有很多重要信息都沒有記載，致使高校在發展的時候無法獲取到詳細的基礎資料。

2.檔案管理技術急待創新

隨著全球現代化進程的加快，科學技術作為第一生產力的地位愈加凸顯，計算機技術、信息技術的高速發展，帶動著各行各業的迅猛前進。然而高校檔案管理在技術層面還較為滯后，高校對于檔案管理的大數據平臺建設投入力度還不夠，信息化管理體系不夠完善，軟硬件設備不夠齊全，甚至部分高校的數據資料整理還停留在手工處理階段。

3.檔案管理專業人才不足

傳統的檔案管理模式下，對于檔案管理人才一般需要有專業的知識、細心的工作態度。而在大數據時代，對于檔案管理人才提出了更高的要求，除了專業的檔案管理知識外，還需要掌握一定的計算機應用基礎、網絡知識以及數據處理知識和分析技術等等，大數據時代下的檔案管理需要復合型的人才。

4.高校檔案管理工作創新能力欠缺

目前大多數高校的檔案管理工作模式單一，傳統觀念依舊，無法打破常規思維管理模式，然而照搬照用的方式已經不再適用于大數據背景下的工作推進，高校必須充分發揮主觀能動性，提升工作創新精神，建立有本校特色并且適用于本校實情的檔案管理工作機制。

三、大數據背景下高校檔案管理的創新舉措

1.加強高校檔案管理人才的培訓機制

（1）高校要加大資金、人員投入力度，切實提高對檔案管理人才培訓的認知度與專業度。當前，由于大數據時代前進速度與高校檔案管理發展速度的契合度不夠，導致高科技的數據收集、處理、分析技術沒有很好地應用在高校檔案技術管理層面，導致檔案管理人員對當前的最新技術認識不到位，操作不到位等，所以要加大高校對檔案管理人才的培訓力度，提升他們的專業素養。

（2）提高高校檔案管理人才培訓機制的及時有效性。高校近年來改革發展非常迅速，如果管理人員的培訓機制得不到及時更新和提高，很容易倒退，所以高校的檔案管理人才培訓必須及時吸取先進高校、地區乃至國家的高科技人才培訓理念和技術。

（3）培養高校檔案管理人員之間的合作精神，提高整體的綜合素質以及自身的個人能力。檔案從建立、保存、管理的各個環節中都有不同的管理人員參與，因此需要在合作過程中需要合作精神，保障檔案工作的準確性。

2.深化高校檔案工作的可持續發展觀念

（1）增強檔案管理的大數據理念。隨著高校檔案管理工作逐漸推進，不僅僅需要工作人員進行簡單的收集、登記、整理工作，更重要的是對一大堆龐雜的文字和數據有良好的大局觀意識，從中探求發展規律，發現問題并能夠提出準確的依據和建議，這就需要高校檔案管理人員樹立大數據理念，掌控全局，改變思維理念，檔案管理工作才能可持續發展。

（2）切實體現檔案管理工作的服務意識。高校檔案管理工作一個重要屬性就是為學生和教職工提供咨詢技術服務，由于當前檔案管理工作缺乏開放意識，無法切實為廣大師生提供有效的服務，這就需要高校主動出擊，開展檔案宣傳，為師生營造出一個良好的查閱利用檔案的環境。同時提高師生對高校檔案重要性認識，讓他們都能在工作和學習中利用到檔案，這樣才能促進高校檔案管理工作的可持續發展。

（3）增強檔案管理的法律意識。檔案管理工作的法律規范是工作的基礎，只有高校檔案管理人員掌握好相關法律法規，才能真實客觀地結合學校情況制定相應的檔案管理準則。作為高校檔案管理工作人員必須以身作則，培養自身的法律意識，才能保證高校檔案管理工作高效率、高質量發展。

（4）增強檔案管理工作的創新意識。在大數據時代中，高校檔案管理工作必須時刻強調創新意識，不論是在技術層面還是思維層面，只有打破原有的工作定式，用創新思維指導工作，才能更好地促進高校檔案管理工作的可持續發展。

3.建立便捷的大數據服務平臺

（1）大力改善高校檔案管理數據平臺。在當前高端的計算機數據庫支持下，高校必須對所有檔案資料進行數字化處理，并加以分類、儲存和備份，通過建立高端的數據庫管理平臺，實現檔案管理“存量檔案數字化”與“增量檔案電子化”，建立高校自身的數字檔案館，推進檔案管理大數據服務功能，減少不必要的人力物力，為推動高校檔案管理大數據管理平臺提供助力。

（2）增強高校檔案管理數據服務平臺的智能化水平。為了解放人力物力，檔案管理服務平臺必須將數據收集、儲存、處理以及分析能力歸于一體，增強智能化水準，有利于高校檔案管理工作提升質量與效率。

（3）提升高校檔案管理大數據平臺服務屬性。電子數據庫必須體現出其最基本的服務功能，方便校內師生的學習教學工作，提供開放、便捷的個性化大數據服務，達到建立統一共享數據庫的根本性目的。

（4）建立有效的服務質量監督管理平臺。高校檔案管理大數據服務平臺是一個綜合性較高的載體，為了長期有效可持續發展，必須對該平臺的服務質量好壞、服務效率高低加以評判，這就需要在大數據平臺建立中加入監管功能，建立健全服務反饋體系，優化檔案管理工作，不斷規范管理標準，才能大力提升高校檔案管理創新服務水平。

4.提升高校檔案管理工作的創新能力

（1）建立帶有高校自身屬性的檔案管理模式。每一所高校的情況千差萬別，檔案管理工作的內容、流程以及技術也不甚相同，高校必須依據自身實際特色和需求，改變低效率、低質量的服務流程，簡化工作，建立獨特的檔案管理模式。

（2）高校應提供個性化、多元化的服務平臺，鼓勵檔案管理人員提出自己的想法和建議，制定適用的管理模式，建立獎金福利制度，對檔案管理工作做出貢獻的人員加以獎勵，充分發揮其自身價值和主人翁意識。

5.建立現代化的檔案安全保障機制

（1）及時備份檔案資料。為了應對突發事件，檔案管理人員在工作中，必須時刻注意保存備份好檔案資料，以免造成丟失和損壞。

（2）建立先進的檔案管理安保系統。這是為了避免不法分子入侵高校檔案大數據服務平臺，非法盜取檔案資料，堅決杜絕不法活動對高校檔案管理工作帶來的不利影響。