如何實現職業院校檔案管理信息化

文/常民茹

要真正實現檔案管理信息化，擺脫傳統的公文處理和檔案管理方式，就必須加大設備投入和人才培養，開發適用的文檔一體化處理軟件，使文件材料從形成、處理到檔案管理有機結合起來，通過網絡連接，提高檔案檢索利用效率

在信息技術快速發展與廣泛應用的互聯網時代，信息社會對人才的需求發生了較大的變化，技能類人才需求趨勢逐年增長，職業教育隨著時代發展迎來了新的機遇，也面臨新的挑戰。作為以培養專業技能類人才為核心的陜西建設技師學院，要想在這一領域更具行業競爭優勢，必須要有先進的教學理念、科學的教學管理、一流的教學質量做保證，更要有系統化、規范化、信息化的檔案管理做基礎。

一、實現檔案管理信息化的意義

檔案工作是學院管理工作的重要環節，它真實記錄了學院教學成果、辦學歷史，以及社會價值，反映了辦學以來生源信息、就業趨勢，為學院的重大決策、方向選擇做導向。因此，學院檔案管理信息化程度的高低，對未來發展意義深遠。

二、目前學院檔案管理信息化的現狀

1.管理設備陳舊。受資金投入不足的影響，致使缺少一套科學的檔案管理軟件和先進設備配置，束縛了檔案信息化工作的有效開展，阻礙了學院數字化校園發展的步伐。

2.檔案信息化認識尚淺。檔案信息化是一個由傳統的人工操作處理改變為計算機系統自動處理的轉變過程，而實際操作中檔案管理仍舊以紙質檔案手工管理的模式在進行，不僅造成了檔案管理工作上的混亂，而且還影響檔案數據庫建設環節。

3.從業人員的綜合素質亟待提高。學院雖然為檔案部門不同程度地配備了計算機、連接了校園網。但數字化、網絡化應用到實際工作中程度并不高。檔案工作人員只是對檔案的標題、目錄等基本信息完成了數字化工作，真正的檔案無紙化、數字化沒有有效體現出來，針對檔案的具體內容無法快速、準確查找。

4.檔案信息安全狀況令人擔憂。在當今互聯網信息化快速發展時期，電子檔案信息多出現不同程度上的泄露，因此如何維護電子檔案信息的安全始終是我們需要關注的重點。

三、實現檔案管理信息化的措施

1.加大設備投入。加強學校檔案管理部門的基礎建設，真正實現學院檔案管理信息化，擺脫傳統的公文處理方式。改變這一現狀的必要措施：一是學院可以和專業公司合作開發一套適用于學院本身的檔案資料處理軟件，軟件要能夠滿足檔案資料的數據處理、整理編目、檢索查閱、幫助實體辦理、安全維護等基本管理。從文件資料的形成開始就應用計算機處理系統進行辦理，完成文件的撰寫、簽發、登記、發放、歸檔、編制目錄、查閱、歸還等處理全過程。使文件材料從形成到檔案管理有機結合起來，實現檔案管理規范化、一體化。二是為了使檔案信息化更加完善，檔案管理部門應把紙質檔案和電子檔案同步保存，便于今后通過計算機讀取，減少原件的使用頻率，有效地延長檔案原件的完整性和壽命。三是通過校園網、辦公軟件連接，改變檔案利用方式的局限性，豐富利用形式，提高檢索利用效率，更好地服務于教學工作。

2.更新觀念，緊跟時代步伐。檔案管理信息化是一項持久、繁雜的工作，信息化的構建不是單靠檔案管理一個部門就可以完成的，檔案資料形成部門一定要積極支持配合，嚴格遵照檔案管理部門明確規定的電子文件歸檔時間、范圍、以及版本格式歸檔。檔案管理人員在接收檔案資料時應進行全面、認真的檢查，處理電子文件時要注意避免轉換過程當中的信息失真，實時做好備份，并按期進行信息更新。

3.加大力度對檔案管理信息化人才培養。檔案管理信息化以及檔案信息安全維護都是要靠人來完成，人才是實現檔案管理信息化的重要保證。由于電子檔案和紙質檔案管理方式截然不同，使得信息化的管理對從業人員的技術水平有了更高的要求。因此，加大檔案管理人員的專業培訓是惟一途徑。通過對現有檔案人員有針對性地進行檔案專業知識培訓，繼續教育培訓，和計算機網絡知識加深，把他們培養成為檔案知識、計算機管理知識、信息安全等知識于一體的高端人才，來引領檔案事業的現代化發展。或選調既掌握檔案管理又懂得信息處理方面的復合型人才充實到檔案管理崗位上來，以保證檔案管理工作專業化、規范化，保證檔案信息安全。