提升檔案管理質量推動檔案工作創新發展

文/張 靜

新時期企業檔案管理要圍繞大局做好創新工作：一是完善三項機制，提升檔案管理質量；二是結合三種方法，豐富檔案編研資源；三是搭建三個平臺，創新檔案服務形式；四是強化三種意識，提升檔案隊伍素質

黨的十九大以來，以習近平同志為總書記的黨中央提出了新時代中國特色社會主義思想，做出了新時期各項工作必須全面深化改革的戰略部署。檔案工作作為現代企業管理的重要組成部分，如何肩負起時代的責任，如何適應新形勢的要求，如何創新發展檔案工作，更好地為企業發展服務、為職工群眾服務，是目前擺在檔案工作者面前的重要課題。本文現結合自身工作實際，就企業檔案管理工作如何提升質量，圍繞大局做好創新工作談談認識，不妥之處，僅供參考。

一、完善三項機制，提升檔案管理質量

企業檔案涉及上級與下級、段內與段外、群體與個人等方方面面，維護著企業改革發展進程中每個階段的原始憑證和基礎資料。檔案管理工作的質量，直接關系到企業的合法權益。因此，檔案管理必須緊密圍繞鐵路工作“強基達標、提質增效”的目標，堅持規范各項工作標準，完善管理制度和工作流程，帶動和促進檔案工作的全面推進。一是完善組織考評機制。堅持把檔案管理工作納入段年度重點工作整體規劃，共同設計、共同實施、共同驗收、共同考評。主動適應新常態、新形勢的工作要求，細化部門、崗位職責，明確具體分工，責任到人。加強各級組織對檔案工作的支持和協調，形成一級抓一級，層層抓落實，事事有人管，人人負責任的工作格局，為促進檔案工作的規范化管理提供有力的組織保障。二是完善檔案管理機制。嚴格執行檔案集中統一管理制度，嚴禁任何未經授權的部門和個人私自保管各類檔案。逐步規范檔案收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀等各個工作環節的操作流程，做到檔案收集資料充分、手續齊全、整理規范、內容完整、期限劃分精準，檔案交接有手續、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據，確保檔案管理全過程有法可依、有章可循、有據可查。對涉密信息、財務數據、人事管理等實行“三專”制度，即專卷入檔、專卷保存和專人管理，確保檔案信息安全。三是完善設備管理機制。嚴格執行標準化檔案室設備管理規定,對配置的防盜門、防盜窗、報警器、滅火器、溫度計、濕度計等設施設備定期進行檢查和保養，確保設施正常使用。定期為檔案柜更換防蟲防霉藥品,定期檢查有無蟲蛀、霉爛情況,延長檔案壽命，全面達到防盜、防火、防潮、防蟲、防塵、防霉等檔案保管的環境要求。加強檔案專用計算機防火墻和網關的設置及維護，對涉密移動存儲設備進行嚴格登記，定期進行軟件殺毒和電子檔案數據備份，確保檔案信息的保密和安全。

二、結合三種方法，豐富檔案編研資源

企業檔案是企業重要的信息資源，隨著新時代檔案服務功能的增強，檔案編研資源只有得到大范圍的充實，才能滿足不同群體對檔案信息的深層需求。新形勢下鐵路檔案信息的編研工作必須充分發揮“交通強國，鐵路先行”的引領作用，不斷改進編研工作方法，完善檔案內容，為企業改革發展提供多層次全方位的檔案信息。一是通知收集與主動收集相結合。為了使檔案更加完整、準確，在檔案收集方面,多數檔案資料主要采用通知方法進行收集，如：在收集文書檔案時,提前在段局域網下發通知，規定上交文件資料的時間,要求限期辦理。實際工作中，個別部門由于對檔案工作不重視，忙于具體業務，不能按時上交或上交資料不完整，嚴重影響檔案收集工作的整體推進。針對此類情況，必須采用主動上門收集的形式，對隨時產生的資料、獎杯、獎牌及時匯總，對遺漏的資料督促及時補救，幫助整理及時收集，確保所收集的文件資料既完整、準確，又具有可靠的真實性。二是分散收集與集中收集相結合。根據集團公司和段年度重點工作部署，提前制定檔案收集計劃，明確各部門年度應歸檔的各類報表、各類文件,按照統一上報、分類整理、分批裝盒、審驗上架的程序，做好檔案的集中收集工作。同時，針對段召開黨代會、工代會、職代會等時間無法提前確定的事件，采用分散收集的辦法及時收集相關文件材料和視頻照片，隨時產生、隨時收集，確保無遺漏。運用分散收集與集中收集相結合的方法,可以使檔案的收集資料更加充實、更加豐富、更加完整，具有很強的系統性和完整性。三是常規收集與特殊收集相結合。正常情況下,常規檔案的收集、整理、保存等工作受規章制度、崗位盯控、部門監督的控制,檔案內容收集相對及時和全面。而一些特殊檔案內容,如：全國、總公司、省、市等組織機構下發的表彰決定，由于文件隸屬關系不同，表彰決定一般直接頒發授獎個人留存，收集存在難度，而這些特殊檔案又是人事部門和職工經常查閱的資料。因此，檔案工作者必須在日常工作中時刻關注段階段工作動態，通過各種形式和渠道，及時收集、整理各類檔案資料，確保檔案內容完整、真實有效。

三、搭建三個平臺，創新檔案服務形式

檔案工作的最終目的就是服務。企業檔案作為重要的參考憑證，能夠為職工從事各種社會活動提供信息和證明，能夠為企業在各階段的改革決策、文化研究等工作領域提供參考借鑒。隨著全球大數據時代的來臨，為檔案工作帶來了前所未有的機遇和挑戰，這就需要檔案人員主動肩負起“為黨管檔、為民服務”的歷史使命，不斷對檔案工作的方式進行改進，通過搭建多元化的服務平臺，為企業和職工提供便捷高效的服務。一是搭建知識普及平臺。在形式上，充分利用宣傳欄、列車園地、職工微信群等各種載體，通過圖文并茂的形式普及檔案知識及其重要意義，積極營造認識檔案、關注檔案、走進檔案的學習氛圍。在方法上，通過組織開展國際檔案日主題征文、段史段情回顧、參觀K165次英雄列車職工教育基地等主題教育活動，引導廣大干部職工認識檔案價值、增強檔案意識。在內容上，定期組織學習《檔案法》、《檔案管理條例》，開展知識答題競賽、座談研討，引導各方參與并關注檔案工作，形成共建檔案、共享檔案的工作格局。二是搭建日常宣傳平臺。借鑒“厲害了，我的國”主題教育系列片展示檔案工作的新模式，充分利用段打造企業文化名片的契機，以段舉辦的職工文化活動節、西客職工星光大道和西客出彩人舞臺等活動為平臺，大力宣傳改革開放以來，鐵路客運事業改革發展的歷程，講述檔案背后有關鐵路發展的典型故事，使廣大職工深刻認識新時代鐵路檔案在“存憑、留史、資政、育人”上的突出作用，增強職工的自豪感和歸屬感。三是搭建網絡查閱平臺。積極探索大數據時代檔案工作的新趨勢和新形式，有效利用職工群眾廣泛關注、使用率高的局域網、手機APP、微信等新媒體平臺，把全段大事、要事按照發生日期，及時跟蹤，整理發表,讓職工方便了解段情,知曉段事。如：利用互聯網+的思維，在西客公眾號上，建立年度大事記、組織沿革、實物檔案信息瀏覽等相應模塊，主動發聲、及時發聲，積極與職工進行網上互動，提供方便、快捷的檔案查閱服務，有效地發揮檔案資源的價值和作用。

四、強化三種意識，提升檔案隊伍素質

企業檔案作用的發揮與檔案工作者的綜合素質密不可分。隨著鐵路事業的不斷推進，鐵路各級組織和廣大職工對檔案管理工作有了更高的期盼和要求。因此，檔案工作者必須以“不忘初心、牢記使命”主題教育活動為動力，全面提高自身的政治素質、理論素養和業務能力，在工作中突出重點、體現特色、發揮作用，才能適應新形勢、新任務、新挑戰的需要。一是強化政治意識。檔案工作是維護黨和國家歷史面貌的重要事業，要求檔案人員必須把學習習近平新時代中國特色社會主義思想作為工作重點，通過經常性的學習，提高自己的政治敏銳性和政治理論素養，始終與黨中央保持高度一致。通過學習不斷提升自己業務水平，把自己的行為舉止、規范融入到實際工作中，做到正確履職，堅持原則，據實立檔，據實用檔，把維護檔案文獻原貌、保護檔案文獻的安全放在工作首位。二是強化進取意識。面對科技高速發展的時代，檔案工作要做到科學化、標準化、規范化管理，要求檔案工作人員必須強化機遇意識、參與意識和創新意識，日常以集中培訓與自學相結合，學習借鑒與工作相結合，不斷完善和充實合理的專業知識結構，更新和豐富檔案邊緣學科知識，做到自我發展，自我完善，與時俱進，從而更好地為企業改革發展服務，體現檔案工作在企業管理中的應有地位和價值。三是強化保密意識。保守機密是檔案工作必須遵循的重要原則，是檔案工作者義不容辭的責任。檔案人員必須以法治思維和法治方式去處理問題和推進工作，嚴格遵守保密紀律,落實專人專管制度,做到“兩不、兩緊、兩嚴”:即不該說的不說、不該問的不問,手緊、門窗緊,執行制度嚴、庫房管理嚴,確保在任何場所和對任何人不談論檔案內容、不隨意攜帶檔案,防止發生泄密事件。