機構(gòu)改革中涉改單位檔案移交進(jìn)館的幾點思考

文·黃曉霞

新一輪的國家機構(gòu)改革已經(jīng)全面鋪開，機構(gòu)改革中很多涉改單位的檔案需要移交到同級國家綜合檔案館。在檔案移交進(jìn)館工作中，筆者認(rèn)為要著重做好以下幾個方面的工作。

一、干預(yù)要早

檔案移交進(jìn)館前的收集整理工作一定要走在機構(gòu)改革前面，才能確保單位檔案在機構(gòu)改革過程中不散失、不損毀、不泄密。原因有兩個方面。一方面涉改單位檔案移交進(jìn)館必須符合檔案館的進(jìn)館要求。各單位檔案工作基礎(chǔ)不盡相同，基礎(chǔ)不好的單位在移交工作中還需要投入大量的精力，花費大段的時間對檔案進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)范地整理。而機構(gòu)改革節(jié)奏快、時限性強。改革方案一經(jīng)宣布，涉改人員需要快速到位，快速投入新的崗位中，往往會無暇顧及原單位檔案的善后工作。另一方面，有的單位由于日常管理不善，一些自身形成的具有長久保存價值的檔案不能及時歸檔，分散保存在個人手中。這些文件材料如不能趕在人員分流之前收集歸檔，在機構(gòu)改革過程中由于工作人員檔案意識不強、時間倉促，有可能會被帶走或銷毀，造成無法彌補的損失。為此，檔案行政管理部門必須及早干預(yù)，并積極爭取當(dāng)?shù)攸h委、政府的支持，把涉改單位檔案的移交工作作為機構(gòu)改革的一個重要方面來抓，明確涉改單位主要負(fù)責(zé)人、分管責(zé)任人和具體責(zé)任人的檔案工作職責(zé)，提要求、壓任務(wù)、勤督促、多指導(dǎo)，做好檔案移交的業(yè)務(wù)保障工作。涉改單位應(yīng)及早部署，確定檔案移交工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和具體責(zé)任人，明確工作任務(wù)，限定完成時間，督促責(zé)任人有始有終地做好檔案整理移交工作。

二、材料要全

首先是檔案門類要全。要著眼于涉改單位除人事檔案之外的其他各門類檔案，包括文書檔案、科技檔案（科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等）、會計檔案、聲像檔案（照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等）、專業(yè)檔案、電子檔案、實物檔案等。其次是各門類檔案的文件材料要全。對于一些工作基礎(chǔ)差，原有的文件材料就不齊全的要以此次機構(gòu)改革為契機，組織本機關(guān)各部門集中清理積存材料，再進(jìn)行一次全面的收集。重點收集一些由各科室或工作人員個人保存的未及時歸檔的文件材料、照片及各種專業(yè)檔案等。如在辦公室主任手中的單位黨委、辦公會議記錄，在黨務(wù)工作者手中的黨內(nèi)統(tǒng)計年報、黨員關(guān)系介紹信存根等黨務(wù)方面的材料，在負(fù)責(zé)人事工作人員手中的干部花名冊、人事統(tǒng)計報表等人事方面的材料，在負(fù)責(zé)宣傳工作人員手中的照片、錄音、錄像等聲像資料，在活動組織部門手中的一些重大活動資料，等等。這些文件材料是單位工作中形成的具有重要保存價值的第一手資料，都屬于單位檔案的歸檔范圍。再次是文件材料的組件要全。如單位的發(fā)文，應(yīng)該包括正稿、簽批單和底稿；轉(zhuǎn)發(fā)文應(yīng)該包括轉(zhuǎn)發(fā)件和被轉(zhuǎn)發(fā)件等等。

三、質(zhì)量要高

檔案移交進(jìn)館之前，要對需移交的所有檔案按照相應(yīng)的業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和檔案館的進(jìn)館要求再進(jìn)行一次系統(tǒng)整理。要本著對歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，對整理不規(guī)范、保管期限劃定不準(zhǔn)確的，該拆卷的拆卷，該調(diào)整的調(diào)整。對檔號的編制是否規(guī)范，案卷的裝訂是否規(guī)整，卷內(nèi)金屬物是否拆除干凈，頁碼的標(biāo)注是否沒有落漏，備考表的項目是否填寫齊全，檔案裝具的質(zhì)量是否符合長期保管的要求，檢索工具是否完備準(zhǔn)確，聲像檔案和實物檔案的背景、人物、來源等信息是否著錄得詳盡準(zhǔn)確等等都

（）（）要不厭其煩、一絲不茍地檢查整改。對于傳統(tǒng)載體的檔案，還要制作數(shù)字化復(fù)制件一并移交進(jìn)館。還應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定做好移交檔案的密級變更或解除工作，并提出劃控與開放意見。另外，移交檔案的同時，還需移交檔案的分類方案、整理工作說明、本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表等檔案整理類材料，全宗介紹、組織機構(gòu)沿革、大事記等說明全宗背景和檔案狀況的文件材料及檔案信息化、數(shù)字化工作情況、電子檔案創(chuàng)建和應(yīng)用環(huán)境（硬件和軟件）及數(shù)據(jù)格式說明等等。

四、把關(guān)要緊

檔案館要把緊接收關(guān)口，切不可聽任涉改單位以時間緊、人手少、缺資金為借口，降低標(biāo)準(zhǔn)要求。檔案館在接收工作中發(fā)現(xiàn)文件材料不齊全的要督促其再收集、再整理，實在無法收集齊全的要對缺損部分做出詳細(xì)說明。對案卷質(zhì)量存在的問題要提出整改要求，限期整改。對分類方案、全宗介紹等文件材料編寫不全面、不準(zhǔn)確、不明晰的要提出修改意見。對接收進(jìn)館的檔案要逐卷、逐件、逐條清點核對，還要檢查每一件檔案的紙質(zhì)原件、數(shù)字化復(fù)制件及檔案目錄三者是否一致。要在確保涉改單位移交的檔案做到分類科學(xué)、保管期限鑒定準(zhǔn)確、檔號編制有序、案卷整理規(guī)范，完全符合進(jìn)館要求的情況下方可辦理交接手續(xù)。

五、查處要嚴(yán)

近日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)了《國家檔案局關(guān)于在地方機構(gòu)改革中加強檔案工作的意見》。《意見》要求，“改革涉及的部門和單位要提高政治站位，加強組織領(lǐng)導(dǎo)，落實工作責(zé)任，周密部署實施，嚴(yán)防檔案流失和失泄密問題發(fā)生，任何部門和個人不得擅自帶走、留存、轉(zhuǎn)移、銷毀檔案，造成檔案損失的，按規(guī)定追究有關(guān)人員責(zé)任”。各級黨委政府、檔案行政管理部門、涉改單位要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《意見》精神，加大執(zhí)法監(jiān)督力度，對于在機構(gòu)改革中不按規(guī)定移交檔案的或因管理不善造成檔案損毀和泄密的單位和個人，要嚴(yán)格按照有關(guān)法律法規(guī)嚴(yán)肅處理。