論新時期基層檔案館的檔案接收工作

文·婁紅 王增強

接收檔案是檔案館必須做好的一項基礎性業務工作。《檔案法》規定“機關、團體、企業事業單位和其他組織必須按照國家規定，定期向檔案館移交檔案。”《檔案法實施辦法》規定“屬于中央級和省級、設區的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿10年即向有關的縣級國家檔案館移交。”檔案接收進館是豐富館藏的主要途徑，也是檔案館利用檔案服務社會的重要基礎。近幾年，諸城市檔案館依據法律，接收了全市1997-2006年檔案資料進館。此次接收檔案，時間長，部門多，工作過程中出現了很多的問題和困難，值得檔案部門認真思考。

一、檔案接收過程中發現的問題

（一）檔案損毀、丟失問題較為嚴重

檔案館在接收檔案過程中，發現的一個突出問題就是檔案損毀和丟失。這種問題在鎮街和市直部門中都不同程度的存在，前者的嚴重程度要高于后者。出現這種問題的原因有三個，一是部分鎮街和市直部門，檔案保管條件差，檔案室空間很小，也沒有配備相應的設備，檔案室溫度、濕度等達不到保管要求，檔案排列凌亂，容易出現檔案損毀和丟失的現象；二是檔案員多是兼職，鎮街檔案員更換頻繁。幾乎所有鎮街，檔案員都是由辦公室里新參加工作的畢業生兼職，工作繁雜，檔案業務不熟，且變動頻繁，平均一至兩年就會發生變動。市直部門檔案員相對固定，多是由工作多年的人員擔任，但也多是由辦公室工作人員兼職。這些都對檔案安全保管造成了不利影響；三是機構改革過程中沒有做好檔案移交工作。近年來，鎮街和部分市直部門經過了多次改革，很多鎮街和部門發生了合并重組，在改革過程中，檔案的清點和移交被忽視，撤銷單位的檔案員只是將庫存檔案一次性全部移交給新成立單位的檔案員，雙方都不做清點，也沒有請地方檔案行政部門監督指導，極易造成檔案損毀和丟失，且責任不清。

（二）案卷質量參差不齊

案卷質量差也是一個突出問題。很多單位的檔案達不到接收進館的標準，比如文稿質量、檢索目錄、全宗卷編寫等都與檔案館的要求有很大差距，需要檔案館指導檔案移交單位檔案員重新修改和編寫，拖慢了檔案接收的進程。之所以出現這些問題，主要還是檔案員業務不熟，沒有對檔案工作投入足夠的精力，各項檔案制度也沒有真正落到實處。

（三）檔案移交種類單一，部分單位對移交檔案有抵觸

檔案館接收的應該是各種載體的檔案，但在實際工作中，接收進館的檔案種類非常單一，絕大多數是文書檔案，照片、影像等檔案數量極少。究其原因，一方面是檔案館將檔案接收工作的主要對象放在了文書檔案上，對其它載體檔案的接收力度較小；另一方面是檔案移交單位對檔案的認識存在偏差，不少單位認為只有文書檔案需要移交檔案館，其它載體的檔案不需要移交。此外，在檔案接收過程中，還出現了部分單位對移交檔案有抵觸的現象，有的單位領導認為，檔案是屬于自己單位的，不應該移交檔案館，把檔案交到檔案館，會對自己的使用造成影響，這對檔案接收的進度造成了很大的阻礙。[1]

（四）電子檔案接收難度大，重復數字化造成浪費

隨著無紙化網上辦公的普及，各單位形成和接收的電子文件數量要遠大于紙質文件。但受傳統思維影響，各單位立卷時仍將紙質文件當作主要的歸檔材料，而對電子檔案重要性的認識則明顯不夠，立卷時只是將自己認為重要的電子文件打印成紙質文件歸檔，電子文件的鑒定和歸檔沒有真正實現，多數單位不保存電子文件。加之，網上辦公形成的電子文件與檔案館的檔案利用系統之間存在技術轉換的問題，檔案館在接收檔案進館時，沒有將電子檔案納入范圍。紙質檔案接收進館之后，需要再次完成數字化處理，一定程度上造成了電子文件資源和財政資金的浪費。

二、解決問題的對策

（一）加大檔案法律法規宣傳力度

檔案館在接收檔案時遇到的問題和困難，很多都與移交單位領導和檔案員對檔案法律法規缺乏了解有關。檔案行政主管部門應該對此項工作常抓不懈，利用各種形式，探索各種渠道，開展檔案法律法規宣傳，使各立檔單位的檔案員和主管領導了解檔案法律法規的內容，提高對檔案工作的認識，知曉哪些行為是違反法律的。也只有如此，檔案行政主管部門在履行檔案行政執法時才更加有理有據。強化檔案法律法規的宣傳，對于檔案館接收各種載體的檔案也會起到促進作用。

（二）強化業務監督、指導和培訓

針對部分單位出現檔案損毀、丟失，檔案行政主管部門應強化日常的業務監督、指導和培訓。每年定期組織對檔案室的檢查，發現檔案安全隱患，及時督促解決，促進各項檔案制度落到實處，保障檔案的完整性和可持續性。鎮街和市直部門，檔案員多為兼職且變動頻繁，多數單位在更換檔案員之后，新老檔案員之間只有工作交接，沒有業務知識的傳授，也很少主動聯系檔案行政主管部門上門指導，只有到了下一年立卷時，檔案行政主管部門才知道哪些單位更換了檔案員。在此之前的很長時間內，立檔單位檔案工作實際上形成了真空狀態。這是造成檔案損毀和丟失的重要原因。基于此，檔案行政主管部門不應坐等立檔單位聯系，而應該主動作為，擔起業務指導和培訓的責任，除每年定期舉辦檔案業務培訓之外，還應及時了解各單位檔案員變動情況，對新更換和新成立部門的檔案員進行單獨指導，確保檔案工作科學銜接和持續發展。對發生合并重組的機構，檔案行政主管部門也應主動參與到檔案移交工作中，三方共同清點檔案數量，厘清各方責任，履行各項交接手續。此外，在開始接收檔案之前，檔案館也應對移交單位的檔案員進行專門的培訓，使檔案員熟知檔案接收的流程和標準，做好準備工作。

（三）分類推進檔案接收

檔案館在接收檔案時，遇到的檔案丟失問題，多數發生在已經撤銷的單位，比如某個鄉鎮在并入另一個鄉鎮后，就丟失了多卷檔案。之所以造成這個問題，一方面是立檔單位保管不善、沒有按規定履行移交手續，另一方面是單位合并重組之后，新成立的單位重視新形成的檔案，合并之前的檔案則往往被忽視，甚至陷入無人監管的狀態。此外，有很多單位檔案保管條件很差，沒有足夠的空間保存檔案。劉鳳英提出：“如果各方面條件允許，應盡可能地接收新進形成的檔案進館，以減少在基層單位保管的時間，避免可能出現的檔案遺失等風險。”[2]這在現實中還很難實現。檔案館在接收檔案進館時，在時間上不能一刀切，應該針對不同的部門制定不同的計劃，對于發生合并重組的機構，可以在合并重組的時候就把檔案接收進館；對于保管條件差的單位，則需要在其庫房飽和之前就提前接收檔案入館。對于后一種情況，檔案行政主管部門還應幫助立檔單位積極爭取資金，改善檔案保管條件，確保檔案安全。劉建軍、孟安生還提出，在全面接收檔案之前，應先建立接收試點，處理好接收過程中的一系列業務問題，并歸納整理，使每個檔案指導人員對每個細節都做到心中有數。[3]這是一個很好的方法，具體工作中，檔案館可以選擇檔案工作最落后、檔案保管條件最差的單位做試點，一方面可以最早把這些單位的檔案接收進館，另一方面也可以從這些工作落后單位發現更多的問題，從而找出解決方法。

（四）探索電子文件歸檔和接收

隨著無紙化辦公的推進，紙質檔案向電子檔案過渡成為未來檔案工作的發展趨勢，因而檔案行政主管部門應該探索電子文件的歸檔和接收工作。由于檔案工作在各單位不受重視，檔案員普遍為兼職，立檔單位在電子文件歸檔和接收過程中無法承擔積極作為的角色，只能被動接收檔案行政主管部門的指導。檔案行政主管部門應依據《檔案法》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》《電子檔案移交與接收辦法》等推進電子文件的歸檔和接收，積極探索機關辦公系統與檔案館利用服務系統之間的技術對接，實現市或省范圍內標準的統一，避免重復數字化造成的浪費。

綜上所述，接收檔案是檔案館的核心工作之一，當前檔案接收工作既有檔案損毀、案卷質量參差不齊等老問題，也有電子檔案接收困難等新問題。這些問題之所以會在檔案接收時發生，是因為從文件材料立卷開始就已經出現了問題。要從根本上提高檔案接收工作的水平，必須從檔案工作的各個環節著手，需要檔案部門主動作為。