強(qiáng)化基礎(chǔ) 服務(wù)大局聚焦民生全力做好新時(shí)代檔案工作

2018-01-23 23:34:19李慶紅

山東檔案 2018年6期

文·李慶紅

近年來，肥城市檔案局（館）深入貫徹中央、省、泰安市關(guān)于檔案工作的一系列部署要求，緊緊圍繞黨委、政府中心大局，推進(jìn)檔案服務(wù)，不斷改善檔案基礎(chǔ)工作條件，努力加強(qiáng)檔案資源建設(shè)、規(guī)范化建設(shè)和信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案事業(yè)健康快速發(fā)展，充分發(fā)揮了檔案服務(wù)大局、服務(wù)民生的作用。

一、扎實(shí)抓好各項(xiàng)基礎(chǔ)工作

1.不斷改善館庫基礎(chǔ)條件。館庫建設(shè)是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)和保證。對檔案館建設(shè)，肥城市委、市政府歷來都高度重視，2008年晉升國家二級(jí)檔案館，2009年率先在泰安市六個(gè)縣市區(qū)建成數(shù)字檔案館。特別是近幾年，市委市政府持續(xù)加大對檔案館建設(shè)的投入，2013年撥付專款實(shí)施了檔案館升級(jí)改造，2014年安裝了遠(yuǎn)紅外探測器、雙監(jiān)探測器、離子煙感探測器、溫濕度自控系統(tǒng)、防火防盜監(jiān)控系統(tǒng)等，檔案安全管理水平大幅提升。2016年啟動(dòng)數(shù)字檔案館續(xù)建項(xiàng)目，更新了服務(wù)器、磁盤陣列、備份一體機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)和UPS等硬件設(shè)施設(shè)備，升級(jí)了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，檔案館軟硬件建設(shè)水平進(jìn)一步提升。

2.注重加強(qiáng)檔案資源建設(shè)。檔案資源建設(shè)是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的根基和核心，也是向社會(huì)提供檔案利用服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)和前提條件，肥城市檔案局（館）積極推進(jìn)資源建設(shè)。一是結(jié)合館庫實(shí)際應(yīng)收盡收。近年來，婚姻檔案的利用率越來越高，在補(bǔ)辦證件、準(zhǔn)生證審批、房產(chǎn)買賣、信貸業(yè)務(wù)辦理、離婚訴訟、財(cái)產(chǎn)糾紛等方面發(fā)揮了重要作用。在館庫面積嚴(yán)重不足的情況下，將2012年以前的69345卷婚姻檔案及時(shí)接收進(jìn)館并數(shù)字化處理，方便群眾查閱。此外，還接收了違法違紀(jì)案件檔案869 卷、會(huì)計(jì)檔案3594卷，寄存7450兵工廠破產(chǎn)企業(yè)檔案2820卷（件）。二是積極開展檔案編研、修復(fù)和征集工作。近年來，征集到家譜、史志、傳記、出版圖書、實(shí)物檔案等500余冊（件），編輯完成年度《檔案利用效果實(shí)例匯編》《肥城市大事記》和《肥城市檔案館指南》。對光緒十七年《肥城縣志》、光緒三十四年《肥城縣鄉(xiāng)土志》、1959年《房產(chǎn)證存根》等珍貴檔案進(jìn)行了搶救修復(fù)。赴上海征集1960年由上海科學(xué)教育電影制片廠專門為肥城拍攝的科教電影《世上桃園》，獲得了研究肥城歷史人文景象、記載肥城發(fā)展歷程的寶貴影像檔案資料。三是借助專家名人力量。為真實(shí)記錄肥城鄉(xiāng)土民情、發(fā)展軌跡，聘任肥城籍中國攝影家協(xié)會(huì)會(huì)員、山東省攝影家協(xié)會(huì)理事劉磊先生為肥城市檔案局特聘攝影家，他持續(xù)拍攝老家潘莊和潘莊人13年，展現(xiàn)了“平凡而努力”的鄉(xiāng)村生活面貌和價(jià)值，部分精選攝影作品將交由肥城市檔案館收藏，進(jìn)一步豐富了館藏資源。

3.全力推動(dòng)檔案工作規(guī)范化管理。檔案工作的規(guī)范化管理離不開強(qiáng)有力的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，針對指導(dǎo)人員力量不足的問題，不斷創(chuàng)新提升業(yè)務(wù)指導(dǎo)實(shí)效。一是形成大指導(dǎo)格局。建立指導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)小組，由局長任組長，班子成員任副組長，各科室人員為成員，分工不分家，形成全員合力抓指導(dǎo)的工作局面。二是靈活指導(dǎo)方式。在繼續(xù)抓好規(guī)范培訓(xùn)、電話指導(dǎo)、現(xiàn)場指導(dǎo)的基礎(chǔ)上，建立了“肥城檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、鎮(zhèn)街檔案工作”兩個(gè)微信群，吸收了113家立檔單位和14個(gè)鎮(zhèn)街區(qū)的127名檔案工作人員參加，實(shí)現(xiàn)工作部署、業(yè)務(wù)交流、問題探索、答疑解惑、經(jīng)驗(yàn)分享等多種功能，業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作更加快捷高效。三是加強(qiáng)基層業(yè)務(wù)建設(shè)。以省檔案工作科學(xué)化管理測評為抓手，不斷提升基層檔案服務(wù)水平，以年度歸檔為契機(jī)，扎實(shí)推進(jìn)各立檔單位的檔案規(guī)范化管理。截至目前，已創(chuàng)建省級(jí)檔案工作科學(xué)管理示范單位4個(gè)、先進(jìn)單位11個(gè)。積極貫徹《村級(jí)檔案管理辦法》，突出加強(qiáng)對全市農(nóng)村檔案工作的指導(dǎo)，每個(gè)鎮(zhèn)街培育2—3個(gè)檔案管理示范村，試點(diǎn)先行，以點(diǎn)帶面，促進(jìn)村級(jí)檔案整理走向制度化、規(guī)范化。

二、圍繞中心大局推進(jìn)檔案服務(wù)

1.在“創(chuàng)衛(wèi)”和“創(chuàng)城”中擔(dān)當(dāng)有為。在全市創(chuàng)衛(wèi)工作中，市檔案局抽調(diào)4名業(yè)務(wù)骨干盯靠在創(chuàng)衛(wèi)辦。先后制定《肥城市創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市工作基本檔案參考目錄》和《創(chuàng)建國家衛(wèi)生城市檔案資料管理工作程序》等規(guī)范性文件，為全市創(chuàng)衛(wèi)檔案管理工作提供了可靠的依據(jù)。高標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理檔案資料4034卷1150盒，檔案服務(wù)“肥城模式”受到專家肯定，榮獲“創(chuàng)衛(wèi)工作特別貢獻(xiàn)獎(jiǎng)”。在“創(chuàng)建國家文明城市”工作中擔(dān)當(dāng)主力，負(fù)責(zé)檔案資料的審核和上報(bào)工作，順利推進(jìn)并圓滿完成年度“創(chuàng)城”檔案工作。

2.在發(fā)揮檔案“資政育人”功用上全力作為。以紀(jì)念抗戰(zhàn)勝利70周年和陸房突圍勝利76周年為契機(jī)，以館藏資源為依托，成功舉辦“陳光將軍遺物捐贈(zèng)暨肥城抗戰(zhàn)文物史料展”，累計(jì)接待轄區(qū)機(jī)關(guān)、學(xué)校等社會(huì)各界人士5000余人次，進(jìn)館開展主題教育活動(dòng)，充分發(fā)揮檔案館愛國主義教育基地功用。深入發(fā)掘和充分展示歷史檔案的現(xiàn)實(shí)作用和價(jià)值，精心籌辦陸房突圍勝利紀(jì)念館展陳，被國務(wù)院公布為“國家級(jí)抗戰(zhàn)紀(jì)念設(shè)施”。加大抗戰(zhàn)史宣傳教育力度，在用好“肥城檔案”微信平臺(tái)的基礎(chǔ)上，先后與《泰安日報(bào)》、肥城電視臺(tái)、“掌上肥城”微信等媒體平臺(tái)合作，開設(shè)“檔案見證肥城抗戰(zhàn)”等專題專欄20余期。

3.在全面記錄肥城發(fā)展軌跡上奮發(fā)求為。為加強(qiáng)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，確保重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，制定了《肥城市重大項(xiàng)目檔案管理辦法》，跟拍重大項(xiàng)目，直觀記錄肥城市重大項(xiàng)目不斷發(fā)展變化的歷程，及時(shí)積累重大項(xiàng)目建設(shè)的第一手資料。主動(dòng)協(xié)調(diào)住建、規(guī)劃等相關(guān)部門按照新修訂的《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA／T28—2018）及時(shí)收集重大建設(shè)項(xiàng)目的文書、照片、視頻等相關(guān)檔案資料，初步建成3000余張的“重大建設(shè)項(xiàng)目照片資料庫”。深入開展“桃都記憶工程”，組織專人進(jìn)行拍攝，按照“拆遷前搶先拍攝舊貌、改造中抓緊拍攝施工現(xiàn)場、改造后體現(xiàn)城市新貌”的原則，多角度、全方位進(jìn)行拍攝、記錄。截至目前，已形成了涵蓋8000余張照片的“桃都記憶庫”。

4.在服務(wù)全市改革發(fā)展中實(shí)干合為。在全市機(jī)構(gòu)改革和行政執(zhí)法體制改革方面，先后印發(fā)《原肥城市工商局、質(zhì)監(jiān)局檔案處置工作方案》《原肥城市衛(wèi)生局、計(jì)生局檔案處置工作方案》和《全市綜合行政執(zhí)法體制改革檔案處置工作方案》《關(guān)于在機(jī)構(gòu)改革中做好檔案處置工作的通知》《肥城市機(jī)構(gòu)改革檔案處置工作方案》等文件，對全市機(jī)構(gòu)改革檔案處置工作進(jìn)行了具體的安排部署并及時(shí)跟進(jìn)。全力支持配合市經(jīng)管局、扶貧辦、環(huán)保局等相關(guān)部門，多次舉辦農(nóng)村土地確權(quán)、農(nóng)村集體產(chǎn)權(quán)制度改革、精準(zhǔn)扶貧和全國污染源普查檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，深入現(xiàn)場，盯緊靠實(shí)指導(dǎo)服務(wù)。指導(dǎo)市經(jīng)管辦整理完成登記簿檔案9632盒、圖紙1700件，確保全市14個(gè)鎮(zhèn)街區(qū)、605個(gè)行政村規(guī)范建檔，全面完成全市土地確權(quán)檔案檢查驗(yàn)收工作。

三、充分發(fā)揮檔案服務(wù)民生作用

1.建好數(shù)字檔案館，提升為民服務(wù)能力。肥城市檔案局（館）把加快數(shù)字檔案館建設(shè)、提升檔案工作信息化水平和服務(wù)利用能力作為檔案工作的重點(diǎn)持續(xù)用力。市委、市政府高度重視，持續(xù)加大對數(shù)字檔案館的投入力度，累計(jì)投入300多萬元，完成覆蓋全部館藏的目錄數(shù)據(jù)庫248萬條、原文數(shù)據(jù)庫520萬頁、照片檔案數(shù)據(jù)庫2930張、多媒體數(shù)據(jù)庫9898分鐘。數(shù)字檔案館續(xù)建項(xiàng)目完成后，館藏檔案數(shù)字化率將達(dá)到90%以上，檔案的查全率、查準(zhǔn)率和服務(wù)能力將極大提升。

2.優(yōu)化整合檔案資源，搭建為民服務(wù)平臺(tái)。抓好民生檔案工作，已成為新時(shí)期檔案工作的重點(diǎn)和方向，肥城市檔案局（館）充分認(rèn)識(shí)到檔案工作服務(wù)民生的重要性，進(jìn)一步增強(qiáng)抓好民生檔案工作的責(zé)任感和使命感，勇于擔(dān)當(dāng)、主動(dòng)作為，將關(guān)系民生、利用率高的館藏檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，建好婚姻、農(nóng)村房產(chǎn)、林權(quán)證、農(nóng)村土地承包、獨(dú)生子女、知青、招工、待業(yè)、干部職工關(guān)系轉(zhuǎn)移、任免獎(jiǎng)勵(lì)、職稱評定等民生檔案專門數(shù)據(jù)庫，專題人名數(shù)據(jù)庫和專題基建數(shù)據(jù)庫，方便群眾查閱利用。

3.拓展查閱利用渠道，提高為民服務(wù)質(zhì)效。始終堅(jiān)持“以人為本”的服務(wù)理念，認(rèn)真開展窗口接待、來函查閱、電話咨詢、預(yù)約查詢、節(jié)假日服務(wù)、微信平臺(tái)等多種形式的利民檔案服務(wù)，積極推行“一次辦好”檔案便民服務(wù)模式，切實(shí)滿足人民群眾查檔需求。近幾年來，共接待查閱檔案資料1.8萬多人次，查閱檔案資料2.6萬多卷（件），出具檔案證明1.5萬多份。主要用于編史修志、工作查考、解決糾紛、落實(shí)工齡、辦理社保、婚姻證明等，群眾滿意度和幸福感大幅提升，檔案工作服務(wù)民生的作用得到進(jìn)一步發(fā)揮。

四、目前工作中存在問題

1.檔案人員力量有待加強(qiáng)。肥城市檔案局（館）編制15人，在職在崗人員10人。現(xiàn)有檔案管理人員專業(yè)化程度不夠高，大部分未接受系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn)，尚不能滿足數(shù)字檔案工作需要。特別是檔案新館建成后，隨著檔案的逐步接收進(jìn)館，檔案館藏?cái)?shù)量逐年增長，檔案館功能不斷拓展，檔案管理服務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，現(xiàn)有人員已不能滿足工作發(fā)展需要。

2.運(yùn)行維護(hù)經(jīng)費(fèi)未能全額落實(shí)。按照魯辦發(fā)〔2014〕40號(hào)文件中關(guān)于完善檔案事業(yè)投入機(jī)制的要求，“各級(jí)財(cái)政部門要按照部門預(yù)算編制和管理有關(guān)規(guī)定，按照每卷檔案每年不低于3元的標(biāo)準(zhǔn)核定檔案維護(hù)費(fèi)用”。肥城市檔案館現(xiàn)有館藏檔案資料21余萬卷（件、冊），檔案維護(hù)經(jīng)費(fèi)僅落實(shí)了一部分。

3.檔案接收進(jìn)館存有歷史“欠賬”。肥城市檔案館建成于1987年，建筑面積1223平方米，庫房面積僅560平方米。因庫容已飽和，除市大班子辦公室檔案進(jìn)館至2000年外，市直部門大部分單位檔案進(jìn)館至1993年，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案進(jìn)館至1984年，除了接收文書和科技、會(huì)計(jì)、婚姻等專門的紙質(zhì)檔案外，電子檔案接收工作開展不夠及時(shí)，館藏檔案資源結(jié)構(gòu)也不夠合理，檔案接收進(jìn)館工作有較大“欠賬”。

4.新館建設(shè)進(jìn)程相對緩慢。新館建設(shè)不僅是上級(jí)部署安排的硬性任務(wù)，更是檔案事業(yè)發(fā)展亟需解決的現(xiàn)實(shí)問題。省、市縣級(jí)國家綜合檔案館建設(shè)推進(jìn)會(huì)召開以來，肥城市高度重視新館建設(shè)工作，把這項(xiàng)工作擺上重要日程，積極展開檔案新館籌建工作，但是受土地、資金等因素的影響和制約，新館建設(shè)進(jìn)程相對滯后。

5.新館建成后檔案數(shù)字化任務(wù)艱巨。數(shù)字檔案館續(xù)建項(xiàng)目完成后，現(xiàn)有全部館藏?cái)?shù)字化率可達(dá)90%以上。新館建成后，后續(xù)接收進(jìn)館的檔案數(shù)字化率必定影響數(shù)字檔案館建設(shè)整體進(jìn)程，進(jìn)而影響通過國家級(jí)數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試，最重要的是直接影響檔案利用的服務(wù)效率。

五、今后做好檔案工作的意見建議

1.不斷創(chuàng)新拓展服務(wù)領(lǐng)域。緊緊圍繞黨委政府中心大局和民生需求開展檔案服務(wù)，將涉及民生的檔案資源優(yōu)先接收進(jìn)館，不斷完善數(shù)字檔案館系統(tǒng)功能，充分利用政務(wù)網(wǎng)平臺(tái)，逐步實(shí)現(xiàn)與立檔單位數(shù)字檔案的網(wǎng)上交接，達(dá)到檔案信息資源共享化、管理自動(dòng)化、服務(wù)在線化，使檔案工作更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展大局服務(wù)。

2.逐步配齊配強(qiáng)人員力量。根據(jù)館藏?cái)?shù)量和實(shí)際工作需要，研究建立人員編制動(dòng)態(tài)調(diào)整機(jī)制，積極協(xié)調(diào)相關(guān)部門，不斷加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，積極引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人才，加強(qiáng)教育培訓(xùn)，努力提高人才隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)。探索市場化運(yùn)作，對外購買業(yè)務(wù)服務(wù)、數(shù)字化加工、檔案整理規(guī)范等檔案服務(wù)，確保檔案工作正常開展。

3.持續(xù)加大對檔案工作的投入。積極爭取財(cái)政支持，使檔案館運(yùn)行維護(hù)經(jīng)費(fèi)逐步落實(shí)到位，確保及時(shí)、有效、安全地保管好、維護(hù)好不可再生的檔案資源。做好年度預(yù)算，積極對上爭取，整合各類資金資源，配齊配足各類配套設(shè)施設(shè)備，進(jìn)一步完善提升檔案館服務(wù)功能。

4.加快推進(jìn)檔案新館建設(shè)進(jìn)程。用好上級(jí)獎(jiǎng)補(bǔ)資金，加大財(cái)政投入力度，本著實(shí)際實(shí)用的原則，按照《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》和《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》的要求，加快建設(shè)進(jìn)程，建好檔案庫房，健全完善各功能室，高標(biāo)準(zhǔn)完成新館建設(shè)任務(wù)，確保明年年底前，建成面積達(dá)標(biāo)、設(shè)施完善、功能齊全、安全保密、信息化程度高、服務(wù)便捷、節(jié)能環(huán)保的現(xiàn)代化綜合檔案館。

5.提前做好接收進(jìn)館準(zhǔn)備工作。在目前館庫容量飽和的情況下，加大電子檔案接收力度，擴(kuò)大接收范圍，增加接收種類，積極改善館藏結(jié)構(gòu)，不斷豐富優(yōu)化館藏資源。在建好新館的同時(shí)，著手對各部門單位現(xiàn)有室藏檔案量進(jìn)行摸底統(tǒng)計(jì)，厘清“家底”，制定切實(shí)可行的接收進(jìn)館工作方案，確定檔案移交進(jìn)館的時(shí)間、內(nèi)容、程序，高標(biāo)準(zhǔn)把好進(jìn)館質(zhì)量，使檔案館建設(shè)與檔案進(jìn)館工作統(tǒng)籌考慮，同步推進(jìn)，真正做到檔案資源應(yīng)收盡收，解決歷史遺留的檔案進(jìn)館“欠賬”問題。