企業電子文件歸檔流程探析

劉月艷

[摘 要] 近年來，信息技術突飛猛進的發展加速了辦公自動化的更新換代，電子文件數量激增，已成為檔案管理的主要資源。電子檔案管理工作的難點聚焦到及時、規范電子文件的收集歸檔之上。電子文件歸檔管理流程的合理性關系到檔案管理部門的工作效率，也為電子文件的提供利用奠定了基礎。本文結合工作實踐對電子文件的歸檔管理流程進行研究，以期為電子文件的歸檔管理提供借鑒和參考。

[關鍵詞] 電子文件；歸檔管理；研究

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 01. 057

[中圖分類號] G276 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）01- 0140- 03

0 引 言

電子文件已成為現代企業對外從事社會活動對內進行業務管理活動的主要管理方式，作為業務活動的真憑實據，電子文件必須得到積極的管理與可靠的維護，電子文件、檔案一體化管理的最佳實現方式是電子文件管理系統，其功能涵蓋電子文件生命周期全部管理活動。本文通過電子文件歸檔管理工作流程的優化來提升電子文件的管理效用。

1 電子文件來源

企業電子文件是企業在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。根據國家檔案局2014年發布的《數字檔案室建設指南》，電子文件的來源主要包括文書類電子文件、聲像類電子文件、科技與專業類電子文件。在滿足歸檔標準和要求的前提下，這些電子文件都將納入電子文件歸檔管理系統管理，都是《歸檔文件整理規則》（DA/T22—2015）第7條“歸檔電子文件的整理要求”所適用的整理對象。因此，電子文件管理既包括對文書類電子文件的管理，也包括對業務專用類電子文件的管理，具有覆蓋全過程、全業務、全范圍管理和化載體控制為內容控制的管理特點。

2 電子文件的收集歸檔流程

電子文件是電子檔案的源頭，與傳統檔案管理相比，電子文件生命周期更加強調文書工作與檔案工作之間渾然天成的緊密聯系，因此，在電子文件形成階段的起始點就應規范完善電子文件收集工作，經過內容鑒定、文件流轉、文件分類和技術鑒定等環節，再進行預歸檔，最后歸檔至電子檔案管理系統（如圖1）。

3 電子文件歸檔流程解析

3.1 OA辦公系統中的預歸檔流程管理

3.1.1 內容鑒定

計算機不僅是電子文件鑒定的最終執行者，還是保存電子文件的實際場所。因此，電子文件的鑒定應由計算機自動進行，這就需要指導鑒定工作開展的依據，即明確文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表（以下簡稱“范圍期限表”），嵌入OA辦公系統。在該系統中，文件由計算機生成，并且通過網絡流轉處理，為了保證電子文件的完整性和真實性，在電子文件生成之初就應該對文件進行價值鑒定，即內容鑒定，實行前端控制。“范圍期限表”是開展電子文件內容鑒定工作的依據和前提，應將其預置在OA系統中進行內容鑒定。一是參照國家檔案局8號令、9號令及10號令，明確并制定企業電子文件歸檔范圍和保管期限；二是明確歸檔電子文件涵蓋的類型，企業經營與管理活動中產生的電子文件類型多樣，凡是反映本企業主要職能和活動，記載了本企業主要工作，具有查考利用價值的電子文件，如文本文件、圖形圖像文件、音頻視頻文件、數據庫文件等應納入歸檔范圍；最后，單位在制定“范圍期限表”時，描述歸檔內容應詳細具體，范圍清晰，盡量避免“本單位主管業務”“重要的”“一般的”等模糊性詞語。因此，電子文件在OA系統中一經形成，系統應使用預置“范圍期限表”自動判定電子文件是否應歸檔保存及其保管期限。為了確保電子文件內容鑒定的準確性，可以采用系統自動鑒定與人工輔助相結合的方式，避免出現電子文件歸檔不齊全情況。

3.1.2 元數據采集

按照電子檔案管理規范《文書類電子文件元數據方案》（DA/T 46—2009）、黨政機關電子公文元數據規范（GB/T 33480-2016）等要求，將經過內容鑒定并具有歸檔保存價值的電子文件，進行元數據的采集工作，包括電子文件的的內容、結構及背景信息以及電子文件自始至終流轉的全過程，為下一步預歸檔奠定基礎。

3.1.3 預歸檔

預歸檔是指電子文件在正式進入電子檔案管理系統之前進行的邏輯歸檔。應歸檔的電子文件在OA系統中流轉完畢后應自動進行預歸檔操作，檔案部門從文件形成部門接收到歸檔電子文件存儲的邏輯地址，通過系統可以查閱和管理電子文件，再按照電子檔案管理相關要求收集、組織并管理此類電子文件的內容和元數據，保證應歸檔電子文件的真實可靠和完整可用，并對其安全保管和合法存取進行有效監控。預歸檔操作一般包括分類、格式轉換、技術鑒定和預歸檔四個步驟。

（1）分類。檔案分類具有企業信息資源整合與檔案實體管理的雙重作用，在OA系統中應對流轉完畢的應歸檔電子文件進行分類，采用預置的電子檔案分類方案。企業對電子檔案進行分類時，與紙質文件分類相同，應分類明確，包括企業檔案的類系、類列及其屬類，體現出企業檔案的整體性、邏輯關系的嚴肅性、分類方法的客觀性和綜合性、分類體系的包容性和歷史性，也要考慮到其科學性和智能性，同時按照歸檔范圍、保管期限表和分類方案“三合一”形式制定，為OA系統在預歸檔階段對電子文件進行分類操作創造條件。因此，將文件材料歸檔范圍、保管期限表和電子檔案分類方案統一預置于OA系統中便于在內容鑒定階段和預歸檔階段進行統一管理和調用。一份電子文件在形成之初具有其形成背景、目的和意義，必然與其背景信息的文件存在密切關系，在文件分類中應將各類歸檔材料之前的信息關聯性充分展示出來，形成一個具有有機聯系的資源整體。這就需要OA系統對職能性特點進行科學的識別與組配，通過文件之間相關聯的元數據予以確定，因此，OA系統應對這些關系予以識別、捕獲、記錄、維護或有計劃地處置。endprint

（2）格式轉換。為保證電子檔案內容的長期可讀、可解析、可理解，通過格式轉換使電子文件符合長期保存的要求。按照該要求，電子文件進入電子檔案管理系統后不允許更改其內容，以確保電子檔案的真實可靠。因此，電子文件格式轉換應在系統的預歸檔階段中自動進行格式轉換，也可以實行手工格式轉換，但必須在OA系統中進行，因為“體外循環”是電子檔案管理真實可靠的天敵，應將格式轉換前后的電子文件共同保存。

（3）技術鑒定。技術鑒定指對電子文件的真實性、完整性、有效性及安全性（以下簡稱“四性”）進行鑒定，為其長期可讀提供了技術保障。該鑒定包括對電子文件的背景信息和元數據的保管期限應當與內容信息的保管期限一致，歸檔前應由文件形成單位按照規定的項目對電子文件進行四性檢驗。特殊格式的電子文件，應核實其相關的軟件、版本、操作手冊及檢測的特殊技術方法等是否完整，檢驗存在問題的電子文件，OA系統應提示相關授權用戶進行完善和補充，或由系統自動收集記錄。

（4）預歸檔。預歸檔就是實現邏輯歸檔，檢驗已經辦理完畢的應歸檔電子文件的內容和元數據的齊全性和規范性，檢驗無誤后將電子文件的修改和刪除操作進行“固化”，電子文件由流轉狀態變為“準”歸檔狀態。一般不需要改變電子文件內容和元數據在OA系統中進行的固化操作，即邏輯歸檔的效果由相關操作權限的更改來實現。

3.2 電子檔案管理系統的歸檔流程

電子文件需要通過接口從OA系統中實施預歸檔后“轉移”到電子檔案管理系統，經過收集整理歸檔等操作，最終才能完成電子文件的歸檔，轉化為電子檔案。電子檔案管理系統的操作流程包含收集、分類、編號、補充著錄、數字簽名、封裝、檢測和歸檔保存等步驟。

3.2.1 文件收集

應歸檔的電子文件從OA系統轉移到電子檔案管理系統的過程就是電子文件的收集操作。收集操作可分為兩種方式進行，一種是以OA系統為主，將預歸檔的電子文件從OA系統推送到電子檔案管理系統；另一種是以電子檔案管理系統為主，將預歸檔的電子文件從OA系統歸檔至電子檔案管理系統，兩系統之間通過接口方式相連接。在該項操作中，電子文件的管理權限實現由OA系統到電子檔案管理系統的轉移。為保證電子文件的真實可靠，在OA系統中對應歸檔的電子文件進行數字簽名，進入電子檔案管理系統后，應立即驗證收集的電子文件并記錄驗證結果，作為兩系統的“交接手續”。

3.2.2 確定分類

該步驟在電子檔案管理系統進行，主要包括兩項功能，一是檢查計算機對電子文件的自動分類是否準確，由人工進行判定OA系統預歸檔時的自動分類結果；二是人工輔助與自動分類相結合，對手工錄入的電子文件與其他系統批量導入的電子文件進行分類，包括保管期限的鑒定和檔案的分類兩個功能，這兩個功能可以通過電子檔案管理系統中預置的分類方案、歸檔范圍與保管期限表進行自動價值鑒定和分類，再結合人工輔助檢查完成全部的分類和確認工作。

3.2.3 確定編號

在電子檔案管理系統中經過收集、驗證、分類后，按照預定的排列順序賦予電子文件檔號的過程就是確定編號。檔號確立操作的完成，標志著電子文件成為具有真正意義上的一件電子檔案。

3.2.4 補充著錄

OA系統是電子檔案元數據的主要來源，但是仍缺少一些具有檔案屬性的元數據需要人工進行完善。首先補充完整檔案管理屬性的元數據，如電子檔案的分類號、頁數、權限管理信息等；其次檢查電子文件攜帶的元數據并進行完善，達到檔案管理的規范要求，如檢查文件題名反映電子檔案的主要內容是否完整等。為了解放更多的勞動力，由電子檔案管理系統依據預置的著錄規則自動完成大部分元數據的補充著錄工作，人工只需要檢查完善，進行少部分操作工作。

3.2.5 數字簽名

在完成電子檔案的補充著錄后，將進入部門檔案員對整理完畢的電子檔案進行數字機簽名環節，該環節的主要作用在于后續歸檔保存的環節對電子檔案的真實可靠性進行驗證。盡管數字簽名的上下環節都發生在檔案管理系統，但是在整個電子檔案管理流程中，為確保電子檔案始終處于安全可控的環境，需要對電子檔案管理的形成、接收、傳輸、保管和處置的每個重要環節進行元數據記錄，以形成電子檔案管理的完整“證據鏈”。 “整理方”將整理完畢的電子檔案向“管理方”轉移的過程屬于電子檔案管理鏈條中的重要環節，電子檔案管理過程一定要記錄“交接”驗證過程的元數據，因此，此處的數字簽名這一步驟至關重要。

3.2.6 封裝

根據《基于XML的電子文件封裝規范》（DA/T 48—2009），對完成以上步驟的電子檔案進行封裝保存。對于需要集中保存的電子檔案、向其他電子檔案管理系統遷移的電子檔案或接收單位封裝要求的可以在系統中進行封裝。

3.2.7 檢測驗證

檢測驗證是指對電子檔案的真實性、可靠性、完整性、可用性（簡稱“電子檔案四性”）進行檢測驗證，驗證操作未通過的，應返回相應環節修改補充。確保在歸檔保存電子檔案之前各個管理環節的安全和規范。電子檔案檢測按照《信息與文獻文件管理第1部分：通則》（GB/T 26162.1—2010）中 “文件管理要求”設置電子檔案四性的檢測內容。

3.2.8 歸檔保存

作為電子檔案管理系統中電子文件整理和電子檔案歸檔的最后一個環節，電子檔案的內容和元數據均已整理完畢，按照管理要求進行組織和存儲電子檔案，檔案整理人員也將電子檔案的管理權完全轉移到檔案管理人員。該操作完成以后，反映電子檔案的元數據原則上應當處于“固化”狀態，如有需要，可以增加記錄和反映電子檔案管理過程的元數據，如檢查、封裝、鑒定、移交等。

主要參考文獻

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