軍工企業檔案部門如何應對突發事件確保檔案安全

劉江永

本文首先闡述了檔案安全的內涵，進而描述了突發事件對檔案安全的危害，最后提出了軍工企業檔案部門應對突發事件應該采取的措施。

檔案是企業實現“依法治企、合規經營、科學管理”的基礎，尤其對軍工企業來講，在科研生產工作中形成的軍工檔案是企業的核心秘密，涉及企業的安全，更關系到企業發展的成敗。維護軍工企業檔案實體與信息的完整與安全，對于國有資產保值增值、軍工企業不斷發展和國防事業的持續進步，對于維護國家穩定、確保國家安全具有不可替代的重要意義。如何讓軍工企業在突發事件發生時確保檔案的安全，最大限度地減少災害給軍工檔案造成的損失，是擺在我們面前的重要課題。

檔案安全的內涵

檔案安全的內涵包含兩部分：一是檔案的物理對象，即檔案的載體安全：二是檔案鑲嵌的人類智能，即檔案的信息安全。載體安全是信息安全的基礎，信息安全是檔案安全的必然要求，兩個方面應該統籌兼顧，不能有失偏頗。

檔案的載體安全

檔案的載體是承受并反映檔案內容的物質材料，它包括載體材料和記錄材料。檔案的載體材料有竹簡木牘、紙張、膠片、光盤等材料。檔案的記錄材料主要有：顯色字跡材料、感光材料、磁性記錄材料、激光記錄材料。惡劣的環境對檔案載體極具破壞性，大多數情況下造成的損失是無法彌補和挽回的。因此，檔案的載體安全是檔案科學管理的重點。

檔案的信息安全

檔案信息安全包含傳統意義上檔案信息安全和數字化的檔案信息安全。

傳統意義上的檔案信息安全。傳統意義上的檔案信息包含檔案的形成者、記錄內容、形成時間、印章等，是由記錄材料記錄在載體材料上的，兩者緊密結合，一損俱損。傳統意義上的檔案信息安全表現在檔案管理手段的載體安全和檔案利用范圍的保密安全。

數字化的檔案信息安全。檔案信息安全是指檔案經過數字化后，存儲在數字檔案系統中提供網絡在線查閱的信息安全。數字化的檔案信息，是被計算機系統識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可以在網絡上傳輸的數字代碼序列。數字化檔案信息以靜態形式保存在磁盤、光盤等載體材料上，同時，也以動態形式保存在計算機系統和網絡之中，甚至還通過電磁輻射方式向四周擴散，通過專用儀器還原為原始信息數據。它的安全隱患來自多方面，主要有：數據信息丟失，數據信息不可讀取，數據信息被竊取、泄密。

突發事件對檔案安全的危害

突發事件的發生往往具有突發性、不確定性、不可預見性，甚至不可抗拒性。因此，一旦發生它所具有突發性、毀滅性，給館藏檔案造成的危害是十分嚴重的，有時是毀滅性的。可能發生危害軍工企業檔案安全的突發事件主要有水災、火災、地震等自然災害和戰爭、恐怖襲擊等人為造成的災害。

自然災害對檔案安全的危害。自然災害的種類很多，對檔案安全的造成的影響有：水災、火災、地震、雷、電等。

水災是我們日常生活中最常見的一種自然災害，水災對檔案的危害不言自明，經水浸濕的紙張不堅固，容易受微小的機械影響而破裂，紙上的施膠在水的作用下軟化而造成紙張連接，若不及時處理，任其自然干燥，就有成為檔案磚的可能，有些色素對水極為敏感，沾水后的紙質檔案容易出現字跡洇化。

地震是人類面臨的最有破壞力的自然災害之一，對人們的生命財產構成了嚴重的威脅，同樣，地震也會對檔案造成巨大的破壞。2008年“5·12”汶川大地震以來，四川省檔案館庫和檔案受損嚴重，北川縣檔案1000平方米館舍被泥石流沖毀，汶川、理縣、茂縣館藏116000卷檔案受損情況不明。

突發性的雷、電、火災往往會造成檔案大面積焚毀，損失無法估量。

人為因素對檔案安全的危害。人為破壞對檔案的危害也很大。比如戰爭，它對檔案的破壞是致命的，它可能直接通過炸彈、精確制導導彈等毀壞檔案，也可能是敵方通過占領、掠奪、焚毀檔案，還可能由于戰爭使整個保存環境的惡化，產生大量電磁場、有害的大氣塵埃和顆粒物等，極大地損壞檔案，降低檔案的耐久性，影響檔案的壽命等。以歷史上戰爭為例，如二戰期間，德軍占領波蘭，大肆掠奪和焚毀波蘭中央機關的檔案。據戰后統計，波蘭在戰爭中損失的檔案占戰前總數的73%。

軍工企業檔案部門如何應對突發事件確保檔案安全

軍工企業檔案安全防護工作要落實責任制，完善突發事件應急預案管理，建立健全重要檔案備份機制，采用人防、物防等多種手段和技術，形成整體防范格局。筆者認為，軍工企業檔案部門應從以下幾個方面入手提高應對突發事件的能力確保檔案的安全。

建立突發事件應急預案管理機制。堅持“以防為主、防治結合”的檔案安全防護方針，防是基礎，治是手段，要采取立體防范手段，將各種檔案安全隱患遏制于萌芽之中。對可能發生突發事件，如火災、水災、地震、戰爭、動亂、恐怖活動等，軍工企業檔案部門首先要掌握這些災害性突發事件的特征、危害及防范、應對、急救的基本常識，但更重要的是落實各種預防措施。軍工集團企業要增強應急管理和危機管理意識，建立檔案突發事件應急預警和預案管理機制，完善檔案應急管理機構、制度和預案，同時還要加強對所屬各單位檔案安全應急管理演練方面的監督檢查力度，將各單位檔案安全應急管理落實到實處，以防范和化解突發事件帶來的不利影響和風險隱患。

加強異地備份系統建設。完善的檔案異地備份系統，能夠分散軍工企業檔案保管的風險，降低突發事件帶來的損失。近幾年，在我國發生的災害事件中由于異地備份系統的缺乏帶來的巨大損失凸顯了異地備份的重要性，異地備份系統的建設應逐步納入議事日程。數據備份和異地備份要有針對性地進行，不同的檔案資料采用針對性的技術手段。對于價值高的珍貴紙質檔案，必須對縮微件或數字化文本實行異地備份；在兩個距離較遠、處于不同災害地帶的檔案館之間建立檔案文件備份中心；加強區域之間的檔案部門的資源共享和文件備份。

檔案部門應開展應對突發事件應急救災演習。日常演練實際上是通過對突發事件的動態模擬，使指揮人員和執行人員獲得練習和試錯的機會，從而降低突發事件決策的難度和風險，減少行動上的失誤。據報道，5.12汶川大地震中毗鄰北川縣桑棗中學，地震時2000多名師生一分半鐘全部下樓，無一傷亡。其重要經驗之一就是，該校每學期都要組織師生進行逃生演習，提高全校師生應對突發事件的逃生能力。檔案部門也應定期或不定期開展應對突發事件的模擬演習。例如，模擬火災邀請消防人員指導檔案工作人員如何正確使用消防設備；模擬戰爭來臨時如何安全轉移檔案；模擬計算機系統崩潰后如何迅速修復等等。2002年，廣州軍區檔案館模擬戰爭爆炸，進行檔案大規模轉移的演習，取得了很好的效果，值得軍工企業檔案部門學習借鑒。

臨危不懼，做好突發事件發生時的緊急處置。突發事件發生后，要臨危不懼，立即啟動應急方案，在最短的時間內迅速果斷、積極有效的處置。一是立即報告，要在第一時間及早發現，當即報警并向上級部門報告災情，為事件處置贏得時間。二是組織搶救，在向上級和有關部門請求援助的同時，要根據不同突發事件的不同災情，根據事先制定的預案，確定現場搶救方案，明確分工，迅速組織搶救。三是要及時保護現場，要及時劃定事件現場的控制范圍，組織人員保護現場，防止檔案被搶、被盜。四是要配合協調，現場搶救，往往需要各有關部門的參與和支援，除服從上級領導現場指揮外，檔案館領導要善于配合協調各方面力量，合理配置人力、物力。五是要做好善后處理，對突發事件造成的損害要及時做出準確、科學的評估，總結經驗教訓，并向上級報告突發事件的處置情況，請求領導幫助解決因突發事件造成的困難和問題，采取積極有效的措施盡快恢復工作。

收集突發事件檔案資料，總結經驗教訓。突發事件應對的后期，檔案部門應做好突發事件相關資料（包括災害狀態描述資料、災害造成損失資料、災害應急行動資料，以及各種災害應對技術資料、災害應對政策資料、災害應對外援資料等）的收集工作，堅持“一災一檔”集中保存的原則，為以后應對突發事件提供依據，從而提高檔案部門應對突發事件的能力。

總之，突發事件對軍工企業檔案的危害很大，但只有我們增強憂患意識，建立完善的應急機制，事先做好準備，隨時準備應對可能發生的各類突發事件，就能對突如其來的事件做出及時、科學、有效的處置，使突發事件給檔案造成的損毀降低或減少到最低程度。

（作者單位：中國航發湖南動力機械研究所）endprint