淺析企業檔案管理工作的創新

摘 要：在社會經濟快速發展環境下，企業各項業務的種類及數量也在不斷增多，規模也在不斷擴大。我國在社會發展的進程中，經濟體制已經由原本的計劃經濟轉變為市場經濟體制。企業在市場經濟體制下也加快了變革步伐，使運營和生產也開始進入新的發展階段。檔案管理工作是企業管理的重要內容，在信息技術的帶動下也進行了一定程度的創新改革，但在發展的過程中仍然存在諸多問題。由此本文針對企業檔案管理中存在的問題，進一步探索了檔案管理工作的改進策略，以期能夠為企業發展提供參考依據。

關鍵詞：企業；檔案管理；工作創新

一、 導言

在社會的各個領域中，只有通過不斷的改進創新，才能夠推動社會的發展。并且創新還是我們還是一種思想武器，從而使人們能夠適應社會發展所產生的新形勢。從時代發展的角度出發，只有善于創新、用于創新，才能夠讓我們對社會的認識更加深刻，對于檔案管理工作來說，同樣也是如此。隨著我國經濟的飛速發展，檔案管理工作作為現代社會企業管理工作中的重要環節，也必須與時俱進進行相應的創新和發展，才能夠時檔案管理工作更加高效的服務于企業，進而為企業創造更多的價值。并且，隨著可持續發展的科學發展觀在各個領域的貫徹落實，為了實現檔案管理工作的可持續發展，檔案管理工作的創新和發展也就成了社會發展的必然要求。因此，在檔案工作中，對其進行改進創新不僅意義重大，而且任重道遠。

二、 企業檔案管理工作現狀

（一） 創新意識缺失

目前階段，仍存在諸多企業未正確認知企業發展和檔案管理工作間存在的緊密聯系，致使檔案管理資源配置嚴重不足，一味強調經濟效益的提升，而忽視了為檔案管理工作提供必要的設備支持，致使管理工作的條件不理想且環境質量不高。長此以往，企業檔案管理與其發展的不協調問題也逐漸突顯出來。這樣一來，檔案管理就無法在這一環境當中實現全面創新，嚴重制約了信息化管理的發展。

（二） 信息化程度不明顯

在信息化時代背景下，為企業檔案管理工作的開展奠定了堅實的基礎支持，然而仍然存在部分企業沒有對信息化檔案管理的作用形成正確的認知，所以在實踐工作中，只是選擇使用可以提高管理質量與效率的措施，但卻無法保證人員與資金配置的合理性，致使檔案管理的信息化十分被動。在此基礎上，信息化的管理標準難以保持一致，而企業在信息化管理轉型方面，必要的標準要求并不具備時效性的特征，使得檔案錄入的時候出現流程混亂的情況，嚴重影響管理工作的質量與效率，也制約了信息化管理工作的順利開展。在此基礎上，檔案管理工作人員自身的計算機水平不高，且尚未接受技術方面的培訓，影響了錄入效率的提升，引發一系列的檔案遺漏問題。

三、 檔案管理工作的創新

（一） 思想觀念的創新

觀念創新是管理創新的前提。管理創新的過程將始終貫穿著觀念創新的思想，觀念創新就是使管理創新得以成功的保證。管理創新必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創新作為檔案工作的管理目標，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。這就要強化兩種種意識。一是要有積極的信息轉化意識。檔案是一個龐大的信息庫，但一般情況下各種信息是比較零散地儲存在眾多的單體檔案中的，只有根據需要，把相關信息系統地、規范地整理出來，才能更好地發揮檔案的信息作用，體現檔案的信息價值。因此，把檔案內容通過加工整理變成更直接、更適應需要的信息，是檔案部門義不容辭的職責。二是要進一步強化檔案使用的效率意識。我們應當意識到，收集和整理檔案的最終目的是利用檔案。怎樣更加有效地利用檔案，使檔案在利用和管理過程中的效率更高，是我們必須高度重視的一個問題。所以，必須改變過去檔案工作無所作為的思想，強化檔案管理的效率意識，從而充分發揮檔案的價值。

（二） 管理方式的創新

檔案館雖然收藏有豐富的信息資源，但是相對于使用者的多樣化要求，人們仍然會感到館藏資源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導致的利用效率不高。所以，必須在充實館藏內容，提高館藏質量的基礎上，有目的、有重點、有計劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對檔案文獻資源不斷地進行優化、組織、集成，使其系統化、規范化、有序化，及時、準確、高效地為用戶提供服務。同時，隨著現代化設備、技術的廣泛應用，要求檔案管理的方式必須與時俱進地創新，最為突出的特點是檔案實體和檔案信息分離。傳統紙質檔案的管理方式建立在手工操作的基礎上，而現代電子檔案、聲像檔案的管理，則必須順應計算機技術、聲像技術、網絡技術迅速發展的新形勢，跟上現代化的步伐。

（三） 服務創新

檔案工作是一項服務性很強的工作，檔案工作者必須樹立服務思想，明確服務方向，端正服務態度，當今社會，人類對檔案資源的利用更趨“精細化、多元化”，這就需要進行服務的創新，改變以往的簡單地提供原始檔案的做法，要用創造性的思維方式來開展檔案服務工作，是改革開放的要求。要緊緊圍繞改革開放，狠抓落實這一主題。在履行職能上做到“三個轉變”：即由收、藏、借用這種一般性服務，向挖掘、編輯、研究高層次服務轉變；由疲于應付日常業務，向開動腦筋，搞好超前服務轉變；由只注意搞好內部服務，向服務社會轉變，根據檔案利用者的具體需求，有針對性地對原始檔案進提煉、加工和研究分析，為檔案利用者提供最有參考價值的檔案研究成果，只有這樣，檔案的利用價值才能最大化，同時，檔案管理部門也可以充分利用這些研究成果換取事業發展的財力保障，最終使檔案管理工作步入良性發展的軌道。

四、 結語

隨著各行各業的不斷發展，傳統的檔案管理觀念和模式已經不能夠適應企業的發展需求，檔案管理成為企業管理中的重要組成部分。所以，企業要重視檔案管理工作，認識到其重要性，并且在檔案管理工作中不斷地創新管理觀念和方式，建立完善的管理制度，采用現代化手段提高檔案管理工作的效率，進而使企業健康持續的發展。

參考文獻：

[1]李穎.檔案記憶觀視野下的企業檔案管理探析[J].檔案學通訊，2013（1）：31-34.

[2]左慧慧.檔案管理在企業中的作用[D].太原大學，2012.

作者簡介：

陳麗輝，河北省承德市，河北省承德市熱力集團有限責任公司供熱公司。