地方檔案館信息挖掘的優化研究

文 / 熊金鳳 單菁

信息挖掘是基于互聯網及計算機技術的一項知識發現工程。它通過大量樣本的歸納得出信息數據的特征，以此為依據提取目標中的信息[1]。地方檔案館開展信息挖掘工作有助于進一步豐富資源數據，為上級檔案館提供更多的決策依據，并對下級檔案館進行更好的指導。當前一些檔案館成立了“信息挖掘部”，在信息挖掘方面取得了一定成效，但也存不少常見的問題，需要進一步優化。

一、地方檔案館信息挖掘工作現狀

（一）以專題方式主動開展信息挖掘工作

檔案信息挖掘需要在海量資源中提取有用的信息，目前有些地方檔案館在信息挖掘中較為隨意和分散，導致針對性不強，難以提高信息挖掘效率[2]。地方檔案館以“信息挖掘部建設”為新時期的重要任務，要求各部門積極配合信息挖掘工作，以此調整檔案整理策略，通過專題項目的設立，有組織、有計劃地進行檔案信息挖掘，這樣可以在規定時間內采集到更多同主題的檔案信息，使檔案管理效率大為改善。這種專題方式主要遵循三個基本原則：一是遠近結合原則，根據年代的久遠程度分類結合；二是零整結合原則，有機結合零散信息與整體信息；三是內外結合原則，以地區為分界線，充分結合其它地區的檔案資源。安康市檔案館的每一個信息挖掘專題，都有專人負責落實，使信息挖掘工作能夠落到實處、細處。自2014年以來，安康市檔案館共推出了20多個信息挖掘專題，包括城市交通、名人名勝、特色餐飲等城市建設及旅游開發類檔案，黨史、地方劇、非物質文化遺產等文史類檔案等，取得了較好的成效。

（二）制定了信息挖掘工作的詳細流程

為了有計劃、有步驟、有目標地開展檔案信息挖掘工作，地方檔案館制定了較為詳細的流程，主要包括以下內容：一是檔案信息挖掘范圍的選定，確保每一條信息都有明確的來源且信息的所有權清晰；二是制定檔案信息挖掘的具體步驟，使挖掘工作的每一個環節都能做到有章可循；三是確定檔案信息的評估手續，從各角度反映出檔案信息的價值；四是做好檔案信息的整理和移交工作，使每一條信息都能發揮出應有的作用。地方檔案館在制定信息挖掘工作流程的過程中，本著實事求是的精神，悉心聽取各方意見和建議，在信息挖掘范圍和挖掘步驟等方面作了詳細考察，并提前準備信息評估方案，為流程的實施做好必要的基礎工作。

（三）善于把握與不同業界部門的合作機會

檔案信息挖掘的對象通常較為廣泛，有著很強的不確定性[3]。地方檔案館“信息挖掘部”改變了傳統單兵作戰的方式，善于把握與不同業界部門的合作機會，從更多的渠道加強檔案信息挖掘。首先是加強檔案館內部合作，與檔案展陳部門、檔案編譯部門、信息監督部門進行協作溝通，尋找相互之間的合作機會，共同挖掘檔案線索。其次是加大檔案館與不同業界部門的合作。2016年4月，安康市檔案館“信息挖掘部”開辦了“為文明城市添光彩”檔案信息征集活動，與本市的17個科研單位、社會組織進行對接，以信息共享為連接紐帶，共征集了與本市相關的珍貴檔案信息2000多條，極大地豐富了檔案資源庫。2016年10月，安康市檔案館與當地著名的民間組織“凱瑞藝術團”聯合舉辦“金秋民間藝術展”活動，將諸多的藝術檔案信息進行數字化處理，形成一定數量的藝術檔案數字資源，有效補充了安康市檔案館的藝術檔案資源庫。

二、地方檔案館信息挖掘工作中存在的主要問題

（一）檔案信息挖掘范圍有待完善

根據我國檔案事業的“十三五”發展規劃要求，地方檔案館要全面接收本地區的所有檔案，提高檔案信息的挖掘力度，特別是對于散落在民間的具有保存價值的各類檔案信息，更要加快收集進度，并進行數字化轉換[4]。地方檔案館的信息挖掘范圍雖然有了一定拓展，但依然有待完善，包括城市草根文化、新農村建設進程等相關檔案信息，都沒有納入到信息挖掘工作中來，體現不出地方檔案館全覆蓋的任務目標。地方檔案館應為和諧社會建設提供必要的檔案資源支撐。地方檔案館承擔著一個區域的檔案服務重任，無論是社會經濟的發展還是民生的改善，都需要健全的檔案服務系統和豐富的檔案資源。這就需要我們加大檔案信息挖掘范圍，對現有資源進行更多的補充。

（二）檔案信息挖掘流程中缺少資源利用環節

檔案信息挖掘的目的是為了保留歷史資料和研究歷史進程，如果信息挖掘流程中缺少資源利用環節，則會形成一定的資源浪費。雖然檔案信息挖掘工作與傳統的檔案征集工作有所不同，檔案所有權也存在較大的差異性，但并不代表挖掘到的信息資源不適合對外開放利用。地方檔案館專題信息挖掘工作取得了較大成效，包括城市交通、特色餐飲、地方劇、非物質文化遺產等檔案信息，并未涉及到相關的隱私，且對城市發展研究有較高的利用價值。如果將挖掘到的檔案信息束之高閣，不但體現不出檔案信息自身的價值，而且可能會對今后的信息挖掘工作造成不利影響。地方檔案館應有計劃地增加資源利用環節，使檔案信息資源能夠被充分地開發出來。

（三）檔案信息挖掘工作的業界部門合作尚有欠缺

業界部門合作可以拓展檔案信息挖掘工作的內外部渠道，地方檔案館各部門應對信息挖掘工作提供支持，同時也需要外部科研單位、社會組織等機構部門的支持。安康市檔案館盡管在大力開展業界部門合作工作，但從總體上看，合作力度尚有欠缺。據相關統計，安康市共有160多個科研單位和社會組織，所以相關合作僅僅是極少部分，合作對象有待進一步拓展。安康市檔案館“信息挖掘部”將主要精力放在網絡信息挖掘中，沒有形成規范的合作流程，使得一些合作活動處于初級階段，難以發揮出應有的合力。

三、地方檔案館信息挖掘工作的優化策略

（一）不斷拓展檔案信息挖掘范圍

按照“檔案整體觀”的思路，一個地區的發展離不開多元文化的支持，而檔案信息則是地域文化的真實寫照，所以豐富檔案資源庫至關重要[5]。地方檔案館的信息挖掘工作不僅要涵蓋公共領域的所有檔案，還要注重各類社會組織及個人的檔案資源的收集，許多民間檔案蘊含著豐富的歷史，加大民間檔案的信息采集已成為地方檔案館的一種發展趨勢。

首先，是修改民間檔案信息挖掘條例，進一步拓展挖掘范圍。地方檔案館在開展信息挖掘工作的過程中，通常會制定民間檔案信息挖掘條例，但信息挖掘范圍有限，難以發揮出這方面的優勢，這就需要進一步拓展挖掘范圍。安康市擁有豐富的民間藝術資源，如蠟染、刺繡、編織、剪紙等，還有大量的歷史風貌建筑、中華老字號等，這些資源具備較高的歷史價值和文化價值，充分反映出安康市的發展變遷痕跡，需要進行保存和傳承，所以應納入檔案信息挖掘范圍。例如，檔案信息挖掘條例的第五條為：“凡是能夠反映本市各時期的風俗民情、地域風貌、宗教信仰、生活習慣、城市改造、名勝古跡等，都要進行廣泛的檔案信息挖掘。”根據優化策略可以改為：“凡是能夠反映本市各時期的風俗民情、地域風貌、宗教信仰、生活習慣、城市改造、名勝古跡、中華老字號、民間藝術等，都要進行廣泛的檔案信息挖掘。”

其次，是加強微觀檔案的信息挖掘工作。微觀檔案通常指的是家庭檔案。它記載了每一個家庭的日常活動和社會實踐情況，可以比較真實地反映出城鄉歷史面貌。微觀檔案有助于對一個地區內的發展狀況進行研究，為地方社會發展、經濟規劃、地方志編寫提供必要的素材[6]。通過微觀檔案信息的廣泛挖掘，可以充分反映出一個地區自改革開放以來的發展情況，體現出廣大群眾家庭生活的變化。針對安康市的發展現狀，我們建議增加檔案信息挖掘條例內容：“凡是家庭或者個人在改革開放進程中見證了重大事件的檔案信息，包括照片、影像、文字等，都應納進檔案信息挖掘范圍；凡是家族在群體生產、生活中產生的檔案信息，例如族譜、家譜、回憶錄等，也要納進檔案信息挖掘范圍。”

（二）提高檔案信息資源的利用效率

檔案信息挖掘有多種方式，當挖掘類型不同時，檔案信息的所有權也有所不同[7]。有些信息是地方檔案館主動挖掘或者通過信息購買所獲得的，檔案館擁有信息的所有權，此類檔案信息如果沒有涉及到國家機密或者個人隱私，理應向公眾開放，以得到更多的利用。另外一些檔案信息則是他人提供，所有權的明確程度不夠，這就需要地方檔案館進行區別對待。地方檔案館應鑒于檔案信息的這種特殊性，主動與提供者達成相關協議，劃分信息的所有權以及利用權。信息提供者同意向公眾全部開放或者部分開放，都要在相關協議中加上說明，這樣可以防止侵權現象的發生。而對于檔案信息資源的利用權，我們只有在明確了所有權之后，才能加以利用。檔案信息資源的利用應有豐富的配套措施，包括服務平臺、專題目錄、檢索工具等，都是必不可少的輔助載體，只有在配套措施齊全的情況下，才能進一步提高檔案信息資源的利用效率。如今已進入自媒體時代，地方檔案館可以使用更多的輔助平臺，如微博、微信等，不斷擴大檔案信息的傳播范圍，使檔案資源的利用率得到有效提高，促進整個信息挖掘工作進入良性發展軌道。檔案信息挖掘不僅是一個收集和保存的過程，更是一個傳播和利用的過程，只有開發更多的利用權，強化信息資源的利用效率，才能使檔案信息挖掘更加有目的性。

（三）促進檔案信息挖掘工作的業界部門合作

地方檔案館雖然是一個獨立的部門，但信息挖掘工作也需要業界部門的合作。它的合作對象除了圖書館、情報部門等密切相關的單位之外，還應當包括科研單位、社會組織等。首先，圖情檔是一個龐大的有機整體，向來有合作傳統。地方檔案館可以在此基礎上進一步拓展合作渠道，通過資源共享對圖書館和情報部門的相關檔案信息進行充分吸收。其次，地方科研單位承擔著一個地區的科學技術研究重任，對于地區的發展起到了重要促進作用，由此形成了豐富的科技檔案資源，地方檔案館應加強與科研單位的合作，挖掘出更多的科學技術檔案信息。此外，社會組織也是促進當地經濟、民生、文化發展的關鍵元素，地方檔案館強化與社會組織的合作，有利于豐富自身檔案資源的種類和數量。最后，地方檔案館還要善于利用上下級的關系，形成良好的合作意向，本著資源交換、合作共贏的目的，挖掘出更多關于本地區的珍貴檔案資源。在與業界部門合作的過程中，地方檔案館應關注信息挖掘內容是否存在重疊現象，這樣可以節省一定的人力、物力和時間，有效提高信息挖掘效率。地方檔案館信息挖掘工作作為一項長期而系統的工程，在各業界部門的協助下，有利于檔案信息挖掘的健康、穩定、常態化發展。

參考文獻：

[1]王蘭成,黃永勤.大數據背景下檔案社會化媒體信息的挖掘與利用探析[J].檔案學研究,2015(6):73-76.

[2]哈立原.基于數據挖掘技術的高校圖書館檔案信息管理平臺構建[J].山西檔案,2016(5):105-107.

[3]王蘭成,劉曉亮.網上數字檔案大數據分析中的知識挖掘技術研究[J].浙江檔案,2013(10):14-19.

[4]繆秋君,王文蘭.讓檔案插上騰飛的翅膀——常州市檔案館創建“全國示范數字檔案館”工作紀實[J].檔案與建設,2017(4):73-75.

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[6]唐祖軍.家庭檔案建立現狀調查及對策研究[J].北京檔案,2016(2):31-32.

[7]錢興彥.解析地方圖書館非物質文化遺產口述檔案體系建設策略[J].山西檔案,2015(6):94-96.