衛生事業單位檔案規范化管理重要環節的探討

文·耿強

檔案管理規范化是實現檔案管理現代化的主要指標，有利于提高單位的工作效率，提高檔案的利用率。把握好檔案管理規范化的重要環節能夠提高事業單位的競爭力，促進單位的健康持續發展，為單位的運行決策提供正確的方向。為了更好地適應時代的發展，更好地迎接新的挑戰，衛生事業單位檔案規范化管理必須抓好前提基礎，抓住關鍵環節，抓牢安全保障。

一、抓好文件制定收集的前提基礎

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅決定公文本身的質量，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先，公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

衛生事業單位的檔案管理與其他單位還有所不同。醫療檔案、科研檔案都具有一定的保密性和特殊性，自實行全民醫保和住院報銷費用的比例增加，隨之而來的工作量及需要存檔的相關資料也就有所增加，要求也就越高，對存檔資料的要求就越要嚴格，既要真實可靠又要全面系統，以備歷年查閱。會計檔案要嚴格執行《會計法》《會計檔案管理辦法》等相關規定，必須要財會科長、分管院長、院長簽字審批層層把關。

二、抓住材料立卷歸檔的關鍵環節

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題。

一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。

二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。資料室人員分工明確，每個環節、每類資料都專人把關、專人管理。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。

三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素，因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索；另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

三、抓牢檔案保密管理的安全保障

（一）做好檔案的保管期限與保密期限的區分工作

確定保管期限的原則是：正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和歷史作用，根據本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要，全面確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內，如被泄露將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規的保護，產生法律效力的時限。《國家秘密保密期限的規定》中規定：除有特殊規定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內的以月計。這里所說的“特殊規定”是指制定保密范圍的中央、國家機關可以規定有關保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規定為“長期”的國家秘密事項，在授權機關作出解密前，其他機關、單位應當對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

（二）注意檔案涉密情況的變化

檔案在保管過程中，其密級不是一成不變的，而是隨著時間的推移和文件貫徹的情況變化的。為了適應涉密檔案調密工作制度化、正規化的需要，應建立以下三個制度：一是建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；二是建立調密通知單制度，對保密期間提前解密或發生升降變化的密級文件，要下發通知單告知檔案館、室，以便銜接工作，及時掌握，適時變動；三是建立涉密檔案接收標準制度，加強涉密檔案的規范化建設。

（三）強化檔案管理人員責任意識

檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞，對已經破損的檔案，要及時搶救。不丟，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實體安全，也要保證檔案內容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規范，有規可循，有目可查。檔案保管工作的任務是艱巨的，也是光榮的，這是一項重要的基礎工作，檔案保管人員要持之以恒，時刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質基礎。

（四）提高檔案管理人員保密意識

檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點，對保守黨和國家的秘密負有比一般工作人員更為重大的責任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識。不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中秘密的泄露。由于檔案管理人員經常接觸黨和國家大量的秘密，這些秘密隨著主人的社會活動被帶到各個復雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守國家秘密做為自己的神圣職責和應盡的義務。

（五）加強檔案庫房安全規范化管理

檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建，但是有一些不具備條件的單位，往往將庫房附設在機關辦公樓內。應注意的是，不是任何一問辦公室都可以用作庫房的，從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。還應做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。實踐證明，檔案庫房的科學管理是做好檔案保密，維護檔案安全的基本保障。