社交媒體文件管理保障體系研究
——基于多元主體協(xié)同參與的視角

何思源/中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院

與傳統(tǒng)文件檔案管理相比，社交媒體文件管理的范圍不再局限于形成機(jī)構(gòu)與檔案部門，而是廣泛涉及參與社交媒體管理實(shí)踐的多元主體。因此社交媒體文件管理需要構(gòu)建多元主體協(xié)同參與框架，既有以開展業(yè)務(wù)活動(dòng)為核心的文件形成機(jī)構(gòu)和以傳承文化為己任的檔案館、圖書館，也有以經(jīng)濟(jì)利益為導(dǎo)向的社交媒體服務(wù)提供商和第三方技術(shù)公司，還有要求實(shí)現(xiàn)特定利益的社會組織如高校、科研院所等。囿于利益訴求各不相同，上述主體在合作過程中極有可能產(chǎn)生沖突，影響合作的順利進(jìn)行。筆者分析了社交媒體文件管理存在的風(fēng)險(xiǎn)，探討了如何構(gòu)建社交媒體文件管理保障體系，旨在最大限度地降低合作風(fēng)險(xiǎn)、提高協(xié)同參與效率。

1 社交媒體文件管理存在的風(fēng)險(xiǎn)

一是合作框架尚未建立，各類主體無法有序、高效地參與合作。對于社交媒體服務(wù)提供商、第三方技術(shù)公司等主體來說，它們既缺乏參與社交媒體文件管理的外在強(qiáng)制力，也沒有充分參與的內(nèi)在動(dòng)機(jī)。對于檔案部門而言，檔案部門理應(yīng)在社交媒體文件管理中有所作為，但遺憾的是檔案部門處于“缺位”狀態(tài)，沒有與社交媒體服務(wù)提供商進(jìn)行密切合作，也沒有有效參與圖書情報(bào)領(lǐng)域主導(dǎo)的網(wǎng)絡(luò)資源（含社交媒體文件）保存工作。

二是存在問責(zé)困境。在協(xié)同參與過程中，多元主體相互滲透、相互影響，這導(dǎo)致了公共責(zé)任與私人責(zé)任之間的界限漸趨模糊，責(zé)任歸屬往往難以判定。目前無論是法律法規(guī)還是政策、制度和標(biāo)準(zhǔn)，都沒有對社交媒體文件管理領(lǐng)域相關(guān)主體的權(quán)利、責(zé)任與義務(wù)予以明確。在沒有責(zé)任歸屬的強(qiáng)制性制度保障的前提下強(qiáng)調(diào)公共部門與私人部門責(zé)任共擔(dān)，實(shí)質(zhì)上增大了責(zé)任推卸的空間，增加了多元主體之間相互推諉、轉(zhuǎn)嫁責(zé)任的可能性[1]。

三是存在技術(shù)鎖定的問題。“技術(shù)鎖定具有路徑依賴性，其一旦形成，就表現(xiàn)為一定時(shí)間內(nèi)的相對穩(wěn)定性，且對潛在更優(yōu)技術(shù)的開發(fā)和采用具有一定的抑制作用，導(dǎo)致轉(zhuǎn)向其他替代性技術(shù)的障礙增大”[2]。社交媒體服務(wù)提供商或第三方技術(shù)公司可能會使用專有技術(shù)或特定軟硬件產(chǎn)品，從而將用戶“鎖定”在該產(chǎn)品上，使得社交媒體文件管理實(shí)施主體逐漸形成技術(shù)依賴，阻礙新技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用。

四是受合作方服務(wù)能力的制約，進(jìn)而存在合作方違約風(fēng)險(xiǎn)。現(xiàn)階段作為合作方的商業(yè)企業(yè)和社會組織可能因能力有限、動(dòng)力不足等因素?zé)o法成為有效的參與者和服務(wù)提供者，能力有限表現(xiàn)為服務(wù)關(guān)系變更后服務(wù)質(zhì)量不可控、合作方自行降低服務(wù)質(zhì)量、合作方技術(shù)升級后導(dǎo)致信息受損或技術(shù)不可用；囿于社會治理結(jié)構(gòu)的內(nèi)部失調(diào)、合同存在不完備性、合同條款存在模糊性以及監(jiān)管缺位，協(xié)同參與過程中的合作方很可能出現(xiàn)違約行為。

五是存在權(quán)力尋租風(fēng)險(xiǎn)。權(quán)力尋租指“權(quán)力人憑借一定的權(quán)力或制度進(jìn)行的尋求財(cái)富轉(zhuǎn)移而造成的浪費(fèi)資源的活動(dòng)”[3]。在社交媒體文件管理的實(shí)踐中，政府部門與企業(yè)或社會組織進(jìn)行合作的模式較為常見，在這樣的模式下政府部門往往較為強(qiáng)勢，主導(dǎo)了工作開展的全部過程，因而存在權(quán)力尋租風(fēng)險(xiǎn)，一旦發(fā)生權(quán)力尋租，社交媒體文件管理質(zhì)量將無法得到保障，公共利益將會受損。

2 構(gòu)建多維保障體系的舉措

2.1 完善法律法規(guī)

首先，將社交媒體文件管理納入電子文件管理范疇，在有關(guān)電子文件的法律、行政法規(guī)中體現(xiàn)其基本的管理原則，同時(shí)持續(xù)制定和更新有關(guān)條款。其次，在檔案法及檔案法實(shí)施辦法等法律法規(guī)中明確肯定社交媒體文件的檔案屬性和合法地位，承認(rèn)它是國家檔案資源體系的有機(jī)組成。再次，在法律層面明確社交媒體文件的權(quán)限（尤其是所有權(quán)）歸屬和管理職責(zé)。大數(shù)據(jù)環(huán)境中，數(shù)據(jù)的平臺依賴性、流動(dòng)性逐漸增強(qiáng)，以社交媒體文件為代表的數(shù)據(jù)所有權(quán)歸屬問題日益復(fù)雜，權(quán)限歸屬的模糊會導(dǎo)致管理主體和管理職責(zé)的混亂，進(jìn)而造成多元主體各自為政、資源重復(fù)建設(shè)的局面，影響社交媒體文件管理質(zhì)量和效率。因此，需要以法律的形式明確規(guī)定社交媒體文件權(quán)限歸屬、相關(guān)管理主體的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)及其相互之間的關(guān)系。

2.2 加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)

保障多元主體協(xié)同參與社交媒體文件管理，亟需頂層設(shè)計(jì)與宏觀指導(dǎo)，統(tǒng)籌涉及的諸多主體、各類要素，在更高層次尋求“合作難題”的破解之道。截至目前，美國、澳大利亞、英國等國家均已頒布國家層面的管理政策，以政策引領(lǐng)實(shí)踐發(fā)展。如，美國國家檔案與文件管理署（NARA）頒布了《社交媒體文件管理指南》，明確了社交媒體及其文件的內(nèi)涵、社交媒體對文件管理的挑戰(zhàn)、應(yīng)對挑戰(zhàn)的措施、制定保管期限表的考量因素、實(shí)施捕獲的方法以及機(jī)構(gòu)的文件管理職責(zé)等；《社交媒體文件捕獲最佳實(shí)踐白皮書》，明確了聯(lián)邦機(jī)構(gòu)使用的社交媒體類型、當(dāng)前聯(lián)邦機(jī)構(gòu)社交媒體使用案例、社交媒體捕獲工具和方法、聯(lián)邦文件委員會研究結(jié)論、文件管理最佳實(shí)踐、移交格式指南與最佳實(shí)踐；《聯(lián)邦Web 2.0使用和文件價(jià)值報(bào)告》，聚焦聯(lián)邦機(jī)構(gòu)如何借助Web 2.0工具創(chuàng)造和分享信息，以及與文件管理有關(guān)的關(guān)鍵事宜（但并未具體指出如何開展）。澳大利亞國家檔案館（NAA）頒布了《管理社交媒體》，規(guī)定了社交媒體與信息管理相關(guān)事宜（含社交媒體文件保管范圍、社交媒體與第三方網(wǎng)站、社交媒體與“真實(shí)文件”、管理職責(zé)等）。英國國家檔案館（TNA）頒布了《文件收集政策》《業(yè)務(wù)選擇政策：英國中央政府的網(wǎng)絡(luò)資產(chǎn)》，規(guī)定了國家檔案館的檔案收集范圍（即收集誰的文件以及哪些文件將得以永久保存）、保管場所和移交時(shí)間，詳細(xì)介紹了英國國家檔案館的政府網(wǎng)絡(luò)檔案館項(xiàng)目（UKGWA）（該項(xiàng)目將社交媒體文件納入網(wǎng)絡(luò)信息資源范疇）。

帶來的啟示是：首先，制定社交媒體文件管理行動(dòng)計(jì)劃，明確目標(biāo)實(shí)施路徑，基于目標(biāo)設(shè)定分目標(biāo)，在每個(gè)分目標(biāo)下分配所需行動(dòng)及行動(dòng)時(shí)間，并提供相應(yīng)的實(shí)施性指南與最佳實(shí)踐規(guī)范[4]。其次，在制度建設(shè)方面充分借鑒國際經(jīng)驗(yàn)，完善制度體系建設(shè)：在“戰(zhàn)略”層面，將社交媒體文件管理納入檔案信息化建設(shè)總體規(guī)劃；在“戰(zhàn)術(shù)”層面，針對實(shí)際情況制定《社交媒體文件管理指南》，對社交媒體文件概念、特點(diǎn)、性質(zhì)、分類、捕獲、歸檔、移交、鑒定、整合、處置、保存和利用等問題進(jìn)行界定和說明[5]。

還要理順管理機(jī)制，明確參與管理的主體構(gòu)成及權(quán)責(zé)關(guān)系。在國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的時(shí)代背景下，國家治理體系的構(gòu)建就是要使政府、市場與公民社會三者形成一種共生與互補(bǔ)的關(guān)系形態(tài)，并在相互耦合中形成一種整體性的制度結(jié)構(gòu)模式[6]。因此，筆者借鑒國家治理體系的結(jié)構(gòu)，提出社交媒體文件管理主體協(xié)同框架，主要包括以下五種角色類型：一是文件管理者，具體承擔(dān)社交媒體文件管理職能，主要涉及文件形成者、檔案館和圖書館等文化機(jī)構(gòu)、社交媒體服務(wù)提供商、非營利性社會組織等；二是技術(shù)支持者，包括社交媒體服務(wù)提供商、技術(shù)服務(wù)商和專業(yè)社會組織，負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)開發(fā)對社交媒體文件進(jìn)行捕獲采集與開發(fā)利用的工具以及管理平臺等；三是智力支持者，包括學(xué)術(shù)科研機(jī)構(gòu)與普通社會公眾，提供有關(guān)的方法、策略、制度等；四是政策支持者，即其他政府機(jī)構(gòu)（非形成者），負(fù)責(zé)營造良好的工作環(huán)境；五是職能監(jiān)督者，負(fù)責(zé)對相關(guān)主體履行社交媒體文件管理職能的具體情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查、評價(jià)、反饋。

2.3 建立監(jiān)督機(jī)制

要充分發(fā)揮政府相關(guān)部門的外部監(jiān)督職能，對形成機(jī)構(gòu)和文化記憶機(jī)構(gòu)履職情況進(jìn)行考核，特別要對社交媒體服務(wù)提供商的文件管理能力提出明確要求并對其工作情況進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督。此外還要暢通監(jiān)督渠道，積極調(diào)動(dòng)普通民眾參與監(jiān)督的積極性。

2.4 簽訂合作協(xié)議

簽訂權(quán)責(zé)明確的合作協(xié)議是多元主體協(xié)同參與社交媒體文件管理的重要基礎(chǔ)，是有效避免風(fēng)險(xiǎn)的有力措施。書面協(xié)議既可以保護(hù)協(xié)議雙方的正當(dāng)權(quán)利，又能規(guī)范雙方的承諾和行為[7]。美國國會圖書館與Twitter公司簽訂的《捐贈(zèng)協(xié)議》[8]就是比較典型的合作協(xié)議，該協(xié)議涉及捐贈(zèng)、版權(quán)、訪問利用、處置、授權(quán)和管轄權(quán)的選擇等。在簽訂協(xié)議之前，首先要明確各方利益訴求；其次要協(xié)調(diào)合作主體的多元訴求，實(shí)現(xiàn)互利共贏；最后要在合作協(xié)議中明確合作目的、協(xié)議制定依據(jù)、參與主體、各主體的權(quán)利與承擔(dān)的義務(wù)、違約責(zé)任、保密條款以及合同的規(guī)范性條款等。考慮到社交媒體服務(wù)提供商的自發(fā)性及其經(jīng)濟(jì)利益的導(dǎo)向性，與相關(guān)主體簽訂協(xié)議時(shí)要明確提出其需要遵循的事項(xiàng)，對其行為進(jìn)行規(guī)范和約束。就我國而言，政府部門在創(chuàng)建社交媒體賬戶時(shí)應(yīng)與新浪、騰訊等社交媒體服務(wù)提供商簽訂協(xié)議，明確社交媒體文件管理需求，確保形成于社交媒體平臺的文件資源真實(shí)、完整、可用、安全。

2.5 開展風(fēng)險(xiǎn)管理

社交媒體文件風(fēng)險(xiǎn)管理包括風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)劃、風(fēng)險(xiǎn)識別、風(fēng)險(xiǎn)評估、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對和風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控等，最為核心的就是風(fēng)險(xiǎn)評估，需要在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生之前或之后（危害尚未出現(xiàn)），對可能出現(xiàn)的隱患及影響進(jìn)行識別、分析和評價(jià)，包括對風(fēng)險(xiǎn)本身、風(fēng)險(xiǎn)作用方式以及風(fēng)險(xiǎn)結(jié)果的界定。在評估過程中不僅要明確可能出現(xiàn)的利益沖突，也要明確風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的可能性、持續(xù)時(shí)間、危害大小、作用形式以及規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的合理措施等。

2.6 強(qiáng)化資金保障

要加大宣傳力度，就形成部門而言，需要在項(xiàng)目可行性論證過程中突出社交媒體文件的憑證與證據(jù)屬性及在業(yè)務(wù)活動(dòng)中的支撐性作用；就文化機(jī)構(gòu)和非營利社會組織而言，需要突出社交媒體文件的文化記憶屬性和學(xué)術(shù)研究價(jià)值。通過宣傳樹立良好口碑，吸引多元主體參與其中，從而獲取更多資金。此外，文化記憶機(jī)構(gòu)也可以對社交媒體文件資源進(jìn)行深加工，形成具有經(jīng)濟(jì)附加值的文化創(chuàng)意產(chǎn)品，通過銷售等方式獲取一定經(jīng)濟(jì)利益；也可以通過推行社交媒體文件付費(fèi)使用的方式獲取適度經(jīng)濟(jì)利益，如，在線社交媒體檔案庫對來訪者設(shè)置不同權(quán)限，劃分游客和付費(fèi)會員。

2.7 提升人員的意識與能力

目前，多數(shù)形成機(jī)構(gòu)特別是檔案部門的工作人員尚未意識到社交媒體對文件檔案管理的沖擊與挑戰(zhàn)，沒有意識到社交媒體環(huán)境中生成的信息具有文件檔案屬性，自然也就沒有聯(lián)結(jié)其他主體共同進(jìn)行歸檔保存或檔案化管理的意識。因此，當(dāng)務(wù)之急是要使相關(guān)工作人員充分認(rèn)識社交媒體文件的性質(zhì)、價(jià)值和特點(diǎn)，有針對性地開展管理活動(dòng)。同時(shí)考慮到社交媒體文件管理本身的復(fù)雜性，需要借助多種繼續(xù)教育形式不斷提高工作人員的文件管理水平和跨領(lǐng)域、跨部門的合作溝通能力。