地市級檔案部門做好檔案查閱利用工作的實踐分析

周國行/紹興市檔案局

提供檔案查閱利用服務，是檔案部門發揮檔案作用、實現檔案價值的主要渠道；不斷增強人民群眾在檔案查閱利用中的獲得感和滿意度，是檔案部門踐行“以人民為中心”的具體行動和價值追求。紹興市檔案局以群眾需求為導向，加強檔案資源建設、加大檔案開放力度，檔案查閱利用服務由檔案館窗口利用向“館際一體化”“市域一體化”“省際一體化”邁進；并牢固樹立“網絡+政務服務”理念，推進“館室一體化”建設、打造信息化利用平臺，率先實現檔案利用服務“一證通辦、全城通辦”。2017年，市檔案館檔案查閱利用量首破2萬人次大關，群眾滿意率達99.8%。下面筆者以紹興市檔案局為例，探討地市級檔案部門做好檔案查閱利用工作的若干舉措。

1 加大館藏檔案資源征集與開放力度

紹興市檔案館自2008年遷入檔案館新館之后，以民生檔案征集為工作重點，同時加強檔案鑒定開放和現行公開文件接收等工作的力度。經過10年努力，館藏檔案從2008年的30萬卷增加到2018年的95萬卷，增長317%。

一是充實館藏民生檔案資源。長期以來，我們把民生檔案資源建設放在事業發展全局性的高度加以考慮，人民群眾辦事需要查閱什么檔案，我們就征集和接收什么檔案。為了滿足老百姓在房屋交易、資產析權、社保辦理、出國工作學習等情況下的查檔需求，我們主動出擊，全力以赴推進民生檔案向全市各級綜合檔案館匯聚。到目前，全市6個綜合檔案館館藏檔案總量達280萬卷，其中學籍、婚姻、公證、房產、出生醫學證明、知青等民生檔案22種、104萬卷，占比37.1%。市檔案館民生檔案近40萬卷，占比高達42%，目前保存了市區36萬余對夫妻婚姻檔案，建成了市區婚姻檔案保管和出證中心；已接收了市區100多家原國有、集體轉制（破產）企業檔案，建成了市工商企業檔案保管和查詢中心；從2011年開始全面接收市區企業退休人員檔案6萬余卷，建成了企業退休人員檔案查閱中心；從2015年開始相繼接收了多家醫療機構保存的2014年以前形成的出生醫學證明檔案53余萬件，建成了出生醫學證明檔案查閱中心。近年來，經與相關部門協商，將當年度形成的婚姻檔案、企業退休職工檔案、醫學出生證明檔案等利用率較高的民生檔案在下一年年初接收進館。

二是實施文件級開放鑒定。近年來，市檔案局成立了由局主要領導任組長的檔案開放鑒定工作小組，出臺了《紹興市檔案館檔案開放鑒定實施細則》，指定專門人員負責檔案鑒定開放工作。在實際操作中，改進開放鑒定的方式，以件為單位逐件鑒定，在開展檔案文件級著錄的同時在文件級目錄上標注開放等級。實施文件級開放鑒定以來，檔案開放范圍得以擴大，開放的深度和精度亦得以提升。目前已開放鑒定12批次32000余卷檔案，向社會提供利用。

三是豐富網上公開檔案信息。我們制定了《檔案信息網上開放辦法（試行）》《網站檔案信息管理辦法（試行）》等規范性文件，由文件查閱中心每天向各地市級部門、各區（縣、市）收集政府公報和最新公開文件，即時掃描上傳，通過紹興檔案信息網、紹興檔案微信公眾號、“紹興檔案APP”發布。市民可通過局（館）網站、“紹興檔案APP”等多個途徑閱讀或下載4926份1990年至2018年紹興市人民政府及有關部門的非涉密、公益性、政策性文件，以及3125張館藏老照片和5893條“紹興新聞聯播”視頻。

四是開展跨館合作。我們借助浙江檔案服務網，積極與省內各地檔案館進行互聯互通、為人民群眾提供檔案異地查閱利用服務，截至目前已為杭州、永康、安吉、椒江、樂清等地253人提供跨館查閱利用服務。此外拓寬業務領域，利用原浙江省、上海市、江蘇省、安徽省檔案局（館）分別代表浙江、上海、江蘇、安徽三省一市檔案部門在上海市檔案館簽訂開展民生檔案“異地查檔、便民服務”工作合作協議的契機，與上海市、江蘇省、安徽省和貴州省檔案館共享婚姻登記檔案、企業退休職工檔案、學籍檔案、人事檔案等11大類民生檔案，建立起跨館聯動的查檔機制。我們還和上海市浦東新區檔案局（館）簽訂民生檔案利用服務合作協議，全面開展異地查檔服務。

2 推進“館室一體化”建設與打造信息化利用平臺

以“館室一體化”為目標的檔案數字化資源積累和數字檔案館（室）建設，是信息化條件下開展檔案公共服務工作的重要依托。在強勢推進“館室一體化”的基礎上，紹興市檔案局以提升國家綜合檔案館公共服務能力、更加便捷地為社會公眾提供服務為目標，全力開發“館際共享平臺”和建設“檔案遠程利用”系統。同時，用足用好浙江檔案服務網查閱利用平臺。

2.1 推進“館室一體化”建設

一是加快推進檔案數字化。從“十二五”時期開始，市檔案局先后投入財政資金3800萬元人民幣，連續實施兩期“館室一體化與安全管理項目”，全文數字化館（室）藏檔案8200萬頁，實現紹興地市級機關部門以及越城區所屬機關部門、鄉鎮（街道）館（室）藏應數字化的檔案全部得到數字化。據統計，“十二五”至今，全市各區（縣、市）檔案數字化經費投入達7200余萬元， 6個國家綜合檔案館擁有條目數據1900萬條、全文數字化1.2億頁，其中市本級擁有條目數據850萬條、全文數字化4500萬頁。

二是推動數字檔案館（室）建設。數字檔案館（室）是數字檔案資源網絡化應用的基礎平臺。近年來，我市各地相繼開展檔案館新館建設，在謀劃檔案新館功能布局時同步考慮數字檔案館軟硬件建設的相關要求，目前市、區（縣、市）國家綜合檔案館全部都用上了功能先進的檔案館綜合業務管理系統，在館內局域網實現檔案數字資源管理和查閱利用服務智能化。2015年9月，市檔案館通過“全國示范數字檔案館”測評，成為全國首家地市級示范數字檔案館；同年上虞區檔案館通過國家級數字檔案館測評。去年以來，新昌縣、諸暨市、柯橋區檔案館相繼開展國家級數字檔案館測評工作。大力推進機關部門數字檔案室建設，以市直為例，已建成數字檔案室195家，其中示范數字檔案室63家、規范化數字檔案室121家，通過“館室一體化”系統，各單位數字檔案室與屬地數字檔案館實現互聯互通和數據實時交換共享。

三是實施政務服務網電子文件在線同步實時歸檔。主動與電子政務中心對接，從技術上打通政務服務網數據交換平臺與數字檔案館（室）系統數據交換路徑，政務服務網上的行政審批單位辦結電子文件可以同步向數字檔案館和本單位數字檔案室歸檔，并能確保此類電子文件的完整齊全、安全可靠、合法有效。截至目前，全市各部門經政務服務網辦結的行政審批類電子文件已實現應歸盡歸，累計接收36家歸檔單位的電子文件，以及權力事項辦結件20000余件。

2.2 打造信息化利用平臺

一是協作開發“館際共享平臺”。各區（縣、市）檔案館互助協作，借助中國電信VPN光纖構建館際協同共享政務專網；在共同協商的基礎上簽署民生檔案資源共享協議，制定共享檔案利用目錄和查閱利用規則。2013年6月9日，市人民政府新聞辦公室召開新聞發布會，正式宣布“館際共享平臺”開通運行，面向全體市民提供服務。“館際共享平臺”開通以來，市、區（縣、市）檔案館及時提供婚姻檔案、出生醫學證明檔案、戶糧檔案、農村土地承包檔案、農村建房審批檔案、山林權證檔案、知青檔案、收養檔案、學籍檔案等10多種門類民生檔案的查閱利用。考慮到市檔案館離市區較遠，群眾查檔不方便，2013年底將“館際共享平臺”查閱窗口設到市便民服務中心，市民在便民服務中心辦理與檔案證明相關事項時，可以當場拿到檔案證明。檔案查閱窗口進入便民服務中心以來，平均日接待量達到55人次，其接待量在便民服務中心所有窗口中一直位居前4。

二是著力打造“檔案遠程利用”系統。為服務“最多跑一次”改革，打通檔案服務與老百姓之間“最后一公里”，市檔案局開展以檔案利用服務進入全市各鄉鎮（街道）便民服務中心和居民個人查檔“移動辦”為核心的“市域一體化”服務體系建設工作，著手建設“檔案遠程利用”系統，系統包括電腦版的遠程查檔應用軟件和建在手機上的“紹興檔案APP”，要求遠程查檔應用軟件符合鄉鎮（街道）工作實際情況、“紹興檔案APP”集檔案咨詢與查檔等功能于一體。建設工作從2017年初開始，至2017年10月所有軟件開發完成。同時積極爭取市委、市政府領導重視支持，請市“最多跑一次”改革專題組辦公室、市基層治理體系“四個平臺”建設領導小組辦公室專門下發《關于將檔案利用服務事項納入鄉鎮、街道便民服務平臺的通知》，在全市118個鄉鎮（街道）便民服務中心設置檔案查閱服務窗口、配備專用電腦并安裝遠程查檔服務應用軟件，并且組織全市鄉鎮（街道）檔案窗口工作人員開展軟件應用集中培訓，自2017年10月下旬起，全市所有鄉鎮（街道）便民服務中心檔案窗口均開展了接待服務。此外，通過借助媒體平臺等多種途徑，大力宣傳推廣“紹興檔案APP”，不斷提升APP的知曉率和下載量。

在實際工作中，鄉鎮（街道）查檔窗口工作人員利用電腦版查檔應用軟件，通過二代身份證識別系統審核用戶信息，現場受理查檔申請，并通過網絡及時向檔案原件所在地國家綜合檔案館發出遠程查閱請求并接收作為查閱結果的電子檔案以及其他反饋信息，窗口工作人員根據來自檔案館的反饋信息做出答復和進行出證；市民利用“紹興檔案APP”可以在智能手機上進行檔案業務咨詢和預約查檔服務，這樣足不出戶就可查閱到與個人相關的檔案信息及政府公開文件，如要出證，可預約離家最近的鄉鎮（街道）便民服務中心，方便群眾對檔案的利用，實現“查檔不出門，取件不出鎮”的目標。

今年初，市檔案局又將“檔案遠程利用”系統搬上市電子政務辦政務云平臺，特別是將“紹興檔案APP”預約查檔功能納入浙江政務服務網手機客戶端，對已在浙江政務服務網上注冊的實名制用戶，不再進行身份信息核準，使手機查檔具有更好的用戶體驗。今年8月，市檔案局對檔案遠程利用工作進行“回頭看”，組織工作組到各縣（市、區）鄉鎮（街道）便民服務中心檔案查閱窗口進行明查暗訪，并現場測試窗口工作人員和檔案館后臺工作人員的工作熟練程度和反應速度，發現每個窗口工作人員基本能在5至8分鐘之內為一名用戶提供查檔服務。據統計，市檔案局推出民生檔案遠程利用便民服務以來，“紹興檔案APP”下載2180人次，實名注冊用戶1451人，檔案咨詢、公開文件點擊閱讀10314次；通過遠程利用系統查檔1689人次、出證1383人次，約占總查閱接待量的8.8%，“檔案遠程利用”系統較好地解決了偏遠鄉鎮群眾查檔困難的問題，深受群眾歡迎。市民查檔變“全市跑”為“一站辦”、“現場等”為“手機約”、“窗口查”為“網上閱”，查檔更加便捷。2017年10月，市檔案局檔案查閱利用進鄉鎮（街道）“四個平臺”工作被市“最多跑一次”改革領導小組辦公室評為全市“最多跑一次”改革“十佳優秀案例”。2018年11月，在市直機關工委組織的全市機關單位“最佳服務舉措”“最佳制度創新”“最佳項目推進”評選活動中，市檔案局推出的“數據省際共享，群眾查檔‘零跑腿’”案例被評選為全市10個“最佳制度創新”案例之一。