醫院檔案建設如何實現精細化管理探究

曹艷麗

(秦皇島市第四醫院，河北 秦皇島 066000)

與國外發達國家相比，我國對于醫院檔案管理起步較晚，在研究理論、管理方案等方面還不成熟，但是醫院檔案建設事關醫院的長久發展，是醫院進行行政管理、藥品管理、科研教學以及醫療服務的基礎和前提，為此，現階段，加強醫院檔案建設，提高醫院檔案精細化管理水平，滿足醫院對檔案的使用需求，是保障醫院快速健康發展的關鍵。

一、醫院檔案精細化管理要求

隨著我國衛生醫療改革的不斷深化，醫院檔案管理面臨前所未有的機遇與挑戰，傳統的以紙張、光盤、音像等檔案管理方法，已經不能滿足現代醫院發展需求，且隨著互聯網技術的應用和普及，實現醫院檔案的智能化和信息化管理已經成為必然。精細化管理可顯著提高管理質量與效率，有助于建立和健全檔案數據庫，為醫院工作開展不容忽視的意義和作用。

(一)保證信息的真實準確

醫院檔案管理就是醫院的日常記錄工作，涉及醫患的病例、醫護人員的學歷、職稱等信息的記錄，醫院檔案信息的真實與準備，是醫院后續工作開展的保證。例如醫生真實詳細記錄患者病例，有利于跟蹤患者病情，其真實準確性直接關系患者的康復效果和后續治療。而且這些信息可以作為患者報銷的評職，如若產生醫患糾紛，這些檔案信息又是可靠的司法證據，可以有效保護雙方的權益。另外，真實記錄醫護人員學歷、職稱、專長、醫療成果等有效信息，有助于實現醫療資源共享，為醫院人才選拔提供可靠依據。

(二)收集信息系統全面

醫院檔案涉及面廣，具有明顯的集成性特點，所以在收集醫院檔案的時候，要考慮全面，保證檔案信息的連貫性，盡量避免遺漏或失誤問題，同時，需要調動員工收集檔案的積極性，主動參與到檔案收集整理工作中來。

(三)保證信息專業專屬

醫療檔案對于醫院教學與科研有著重要意義，醫生詳細記錄并整理有關病癥特征，有利于醫生對于各類疾病進行系統研究分析，從中找到有價值的信息，為攻克一些疑難雜癥積累寶貴資料，同時造福患者，所以，要求此類檔案信息在管理中必須系統，而且做到專業專屬。

二、醫院檔案建設存在的問題

目前，各大醫院已經認識到醫院檔案建設的重要性，在檔案建設管理工作中取得了一些成績，但仍存在一些問題亟需解決。如下：

(一)檔案管理專業化水平不高

醫院檔案用途廣泛，對于檔案管理的專業化水平要求較高，只有專業化的檔案管理，才能為醫院的健康快速發展保駕護航，目前，醫院在檔案專業化管理方面存在的問題主要集中在：第一，醫院沒有明確檔案管理內容和范圍，導致醫院檔案管理面窄，管理內容有缺失且聯系性不緊密，很多應該記錄在冊的檔案信息被忽視，影響了醫院對于檔案資料的使用以及相關工作的開展；第二，醫院檔案的分類歸檔過于混亂，沒有按照行業標準對檔案進行分類管理，并且大部分檔案沒有按照診療科室和職能部門進行分類管理；第三，檔案資料缺乏系統性，依然采用傳統的檔案管理保存方式，在檔案的調閱和使用上極其不方便。

(二)檔案管理基礎環境薄弱

醫院檔案管理基礎環境設施簡陋、不達標，是現階段醫院檔案管理存在的普遍現象。加強醫院檔案管理前期需要投入大量的資金，但是短期內又見不到收益，不能直接提升醫院的聲譽，所以，很多醫院領導選擇將資金用于購買大型醫療設備，更新病房等硬件設備，而忽視了對于檔案環境的投入，但是從長遠來看，醫院檔案對于提升醫院的醫護水平、管理水平及人才任免意義重大，保證醫院檔案管理環境建設投入，通過更新現代化管理設備，提供寬敞明亮的工作場地，調動員工的工作積極性，以提高檔案管理的效率和質量。

(三)檔案管理制度不完善

有效的管理制度能夠保證醫院檔案管理工作的順利開展，而現階段，醫院檔案管理制度不完善，致使檔案管理工作實施難度大，問題頻出。例如醫院檔案的丟失和重復歸檔問題，因為檔案科室不能直接產生效益，所以在醫院往往不被重視，檔案管理工作人員工作待遇相對較低，而且工作人員對于檔案管理工作重視程度不夠，所以，醫院檔案丟失、借閱未歸還現象頻頻出現，嚴重影響了檔案的使用效率，妨礙了醫院醫療科研水平，久而久之必將影響醫院核心競爭力的提升，而且混亂的檔案存儲，增加了工作人員的負擔，影響了醫療服務體驗，容易誘發患者與醫院之間的糾紛問題。

(四)檔案管理工作人員能力欠缺

由于在醫院檔案科室被忽視，檔案管理人員多為其他科室兼職人員，缺少專業的檔案管理知識，檔案管理工作能力有所欠缺，而且檔案管理部門領導多為醫院技術人員勝任，也缺乏檔案管理專業知識，在檔案管理工作改進和變革時期，不能夠提供建設性意見，缺乏前瞻性眼光，阻礙了醫院檔案管理工作的長遠發展，尤其計算機技術普及的今天，對于檔案管理人員的計算機水平以及專業素質都提出了過硬的要求，檔案管理人員加緊提升自身業務能力，是適應時代要求，實現檔案精細化管理的必然選擇。

三、醫院檔案精細化管理對策

醫院檔案實現精細化管理是時代的呼聲，針對現階段醫院檔案管理存在的問題，先從精細化管理視角提出如下解決策略。

(一)明確檔案精細化管理目標

實現醫院檔案的精細化管理是提升醫院檔案管理水平的必然選擇。為此，醫院管理人員應該制定檔案精細化管理目標，并以此為依據，制定詳細的精細化管理方案，在提高醫院檔案管理水平的同時，踏實醫院發展基礎。首先，檔案工作人員應該全面了解醫院的發展目標與真實情況，并以此為依據合理規劃檔案管理策略，并制定長短期工作目標，穩步提升醫院檔案管理水平，其次，明確權責，醫院科室部門眾多，要求所有科室部門參與到檔案收集管理工作中來，明確各部門的權責，以保證檔案管理工作有序開展，最后，給予工作成績突出的檔案管理部門適當的鼓勵，并將其經驗進行推廣，對于工作優秀的員工給予物質或精神獎勵，以此調動員工工作的熱情和積極性，確保檔案管理工作的有序開展。

(二)加強檔案管理制度建設

健全的檔案管理制度是保證檔案管理工作順利開展的關鍵，首先，檔案管理人員應該明確精細化管理理念，科學融入檔案管理工作并且與醫院的實際情況進行有機結合，從而全面提升醫院的整體管理水平；其次，制定檔案精細化管理目標，明確檔案精細化管理的重點與難點，檔案管理的每個步驟環節精細化，以提高檔案管理的工作效率；最后，完善考核評價制度，對于考核優秀的員工給予肯定和鼓勵，對于考核不合格的員工給予改進意見，如果仍不合格的話，實現淘汰制，以此優化檔案管理工作隊伍，提高檔案管理水平。

(三)加大信息化建設力度

當今社會信息化的普及，為檔案管理工作的改進和提升提供了很好的機遇，為此，在醫院檔案精細化管理工作中，要積極引入計算機管理，實現檔案管理的信息化，引進先進的檔案管理軟件，避免檔案資料的重復收集，實現檔案資料的快速調閱，在減輕檔案工作人員工作負擔的同時，節約人力資源成本，提高醫院的核心競爭力，同時通過檔案信息化建設，提高醫院檔案的利用率，服務于醫院科研能力的提升。

(四)提高檔案管理人員工作能力

醫院檔案管理人員工作能力的提升有賴于高素質人才的引進，建立一支專業性強、文化素質高的檔案管理隊伍，其次，要加強檔案管理人員培訓，聘請專家指導，幫助其了解精細化管理知識，提升自身業務水平，并安排員工外出學習，開闊視野，借鑒其他醫院的寶貴經驗，為檔案管理工作提升打下基礎；提高檔案管理人員的活力和激情，在熟練掌握檔案管理專業知識與科學技巧的同時，以創新的思維和理念對檔案管理工作進行革新，促進醫院檔案管理水平的快速提升。