高校干部檔案規范化管理研究

聶宏凱/吉林大學黨委組織部

陸 璐/吉林大學管理學院

干部檔案包含了干部個人信息、政治面貌、業務能力、行為表現、成果實績等重要內容[1]，它是干部職稱評定、選拔聘用的憑證依據，應作為重要的檔案資源被妥善保存。干部檔案管理問題愈發得到黨和國家的高度重視。2014年，中組部頒布了《關于進一步從嚴管理干部檔案的通知》，要求加強干部檔案工作[2]；2014年10月至2016年6月，中央組織部完成了對全國干部人事檔案的專項審核工作[3]，集中解決了干部檔案管理中普遍存在的問題。

具體到高校層面，高校干部檔案具有政治性、動態性、學術性和憑證性的特征。政治性既體現為在校黨委領導下對高校干部進行任用、考核、調動等，也體現為高校干部檔案主體具有強烈的紀律意識和道德意識，這些都在檔案材料中有充分反映；動態性主要指干部檔案的內容是持續更新的，會隨著干部工作變動及時補充進來新的材料；由于高校干部的職業特性，學術性體現為干部檔案中的一部分材料真實反映了干部的學術研究水平和專業技術能力，而且這部分材料是干部檔案的重要組成部分；憑證性體現在高校干部檔案真實、完整地反映了干部的工作、學習、生活經歷，具有憑證價值。

1 高校干部檔案管理中的問題

一是內部問題。高校干部檔案管理內部問題主要表現為檔案意識不強和檔案內容缺失。檔案意識不強，首先表現為個別干部為謀求個人利益最大化，對個人年齡、工齡、黨齡、學歷、履歷、干部身份等重要信息進行涂改、替換或偽造，這種違法亂紀的行為嚴重損害了干部檔案的真實性和完整性。其次表現為有些干部沒有認識到干部檔案的重要性，不按規定正確填寫相關材料或不按時上交材料，甚至因工作單位變動直接“棄檔”。有些高校檔案部門平常疏于監督和管控，檔案意識不強的問題短期內難以改觀。檔案內容缺失，主要表現為信息遺失、格式錯誤和信息錯誤，其中信息遺失包括證明學歷學位的學籍檔案遺失、證明工作經歷的工作證明遺失、體現入黨歷程的入黨材料遺失和揭示工作變換的調轉材料遺失；格式錯誤包括紙張選擇錯誤、書寫材料選擇錯誤、審批流程不清等；一般來說，信息錯誤是由于有意識的造假或無意識的筆誤造成的，不管是有意為之還是無意為之，都會使檔案真的實性得不到保證。

二是外部問題。在信息時代，高校已然認識到檔案信息化的重要性與必要性，但在各種因素作用下，部分高校干部檔案仍停留在傳統人工收集整理的階段，繁重而瑣碎的工作占據了檔案人員大部分的工作時間，檔案檢索與調用困難重重，甚至檔案損壞的現象也會發生。一些高校雖然通過開發信息管理系統構建了干部檔案數據庫，但功能僅局限在簡單的數據錄入、檢索、統計和輸出上，沒有充分發揮出信息管理系統的服務功能，極大地拖延了干部檔案信息化的進程。高校開展干部檔案管理缺乏充足的經費支持，檔案人員只能利用老舊的設施設備完成低水平的整理保管工作，難以真正挖掘干部檔案的價值。長期以來，高校干部檔案處于封閉管理的狀態中，雖然在一定程度上維護了檔案內容的真實性和安全性，但卻不能為高校干部職稱評定、選拔聘用提供服務，且不容易讓干部認識到檔案的重要性。

2 實現檔案規范化管理的策略

2.1 樹立全程管理和前端控制理念

紙質和電子檔案的增多對高校干部檔案規范化管理來說是一個挑戰。為了從源頭上保證干部檔案的真實有效，應當引入全程管理和前端控制的概念。全程管理和前端控制主張文件在形成之時就被納入管理范圍，并且對文件從形成到保存或銷毀的整個過程都實施有效的監督保護。

全程管理來源于文檔一體化思想，建立在“大文件”觀的基礎上[4]，注重文件各個階段的管理，從而提升整體質量。從全程管理的觀點出發，高校干部檔案的收集、整理、保管和服務環節應當被重點關注。無論是紙質檔案還是電子檔案，都要注重收集工作，在工作中要注意確保檔案的完整性；對于電子檔案來說，不僅要收集文件本身，相關的背景信息和元數據也應當收集，這樣既能反映電子檔案內容、結構和來源等方面的基本信息，還能發掘信息價值。紙質檔案的整理工作十分繁瑣，檔案工作人員不僅要完成分類、排序、標碼、裝訂、目錄等流程，還要定時更換檔案裝具。電子檔案管理對部分環節進行了簡化，其重點部分是著錄，著錄能夠有效應對電子檔案的頻繁復制和遷移，保證電子檔案的真實性，并且為后續的檢索工作打下基礎。高校干部檔案具有保密性，因此檔案庫房需要配置完備的硬件設施，切實起到妥善保護干部檔案實體的重要作用；電子檔案管理則應注意系統安全建設，避免因黑客、病毒攻擊造成信息泄露。高校干部檔案的服務功能直接體現在提供查閱和調用上，借閱者按相關規定提出申請，辦理手續后可查閱或調用檔案。前端控制以文件生命周期理論為基礎[5]，將電子文件的管理要求都反映在系統設計階段中。從前端控制的角度出發，高校檔案管理部門要掌握有關電子文件管理的法律標準，熟悉各個流程的運轉原理，向系統設計者提出具體的要求。全程管理和前端控制雖然擁有不同的理論基礎，核心思想也不盡相同，但二者可以相互補充，共同維護高校干部檔案的完整與安全。

2.2 確保檔案的真實性、完整性和可靠性

真實性、完整性和可靠性無疑是檔案管理的核心要素。真實性、完整性和可靠性一方面體現在檔案在形成過程中是真實可靠的，另一方面體現在檔案形成后沒有被篡改。

在高校干部檔案的形成過程中，必須樹立嚴謹的工作作風、制定嚴明的標準規范，以實事求是作為基本工作原則，從源頭上杜絕虛假檔案和問題檔案。《干部任用條例》中明令禁止“涂改干部檔案”和“在干部身份、年齡、工齡、黨齡、學歷、經歷等方面弄虛作假”等行為[6]，干部監督小組存在的目的就是對檔案涂改和涉嫌造假的行為進行核實查處，用實際行動踐行“三嚴三實”，牢固樹立“四個意識”。統一電子檔案格式也是有效的方法之一，結構科學、合理有效的檔案格式可以減少格式轉化的流程，能為長期保存創造有利條件。國家公布的標準規范是最重要的參考資料，密鑰、電子簽名等技術的應用不僅可以節約技術成本，還能最大限度地防止檔案被篡改。在檔案形成后，對檔案進行鑒別審核是重要環節。要堅持對每份檔案進行仔細鑒別，及時發現問題并予糾正，一旦發現存在弄虛作假的情況就必須嚴肅追責。對于難以鑒別的內容，如出生年月、學歷、工作經歷、黨員材料等信息，可以通過調查走訪、全方位調取證明材料等方式，進行對比研究，做出正確判斷。如遇干部檔案中的信息不一致情況，應要求干部本人出具書面說明，由高校組織部門進行進一步核查；如是干部重要信息記載不一致的，要根據有關政策審核確認；如經過調查沒有原始依據材料且按照現有政策難以認定的，要結合檔案記載情況綜合研判確定。

2.3 規范管理制度與加強信息化相結合

信息化是高校檔案部門為了應對大數據時代的變革和順應學科發展的需要而采取的有效舉措。信息不僅僅是指對紙質檔案進行數字化掃描，還指依靠信息技術構建干部檔案管理系統，對高校干部檔案進行科學管理和充分開發利用。實踐中，將加強干部檔案管理制度建設與信息化手段結合起來，不僅可以縮短工作時間、提高工作效率，還能有效保護紙質檔案，也方便隨時對檔案材料進行動態更新。

第一，制定詳細的管理計劃。在前期管理階段，要加強對電子檔案形成部門的管理，明確人員權限管理范圍，細化人員的操作規程、訪問權限和質量標準；在中期管理階段，完善檔案的接收范圍、整理規則和鑒定標準尤為重要；在后期管理階段，主要做好檔案的移交、保管以及提供利用等工作。第二，構建協調溝通機制。電子檔案形成于高校不同的部門，經移交歸檔才進入高校檔案部門；按照全程管理和前端控制的理念，高校檔案部門應承擔起全面的管理責任，因此構建協調溝通機制可以幫助檔案形成部門明確其工作職責，達到提高工作效率和質量的最終目的。第三，推進信息化建設。推進紙質檔案數字化是最基本的要求；為確保電子檔案的原始狀態和證據效力，元數據也應被納入管理體系，可通過系統限定、用戶限定等方式捕獲隱含在檔案內部和管理背景中的元數據，并作為重要文件加以維護。第四，健全激勵機制。當前高校檔案人員流動性較強，這不利于實現高校人事檔案的規范化管理。必須采取有效措施，如健全針對檔案人員的激勵機制，提高檔案人員的待遇，并健全培訓與再教育體系。第五，鼓勵開發利用。實現高校干部檔案規范化管理的最終目的不是為了保管好檔案，只有發掘檔案的價值，才能避免形成“死檔案”[7]，這就要求高校檔案部門要規劃好檔案開發利用工作，特別是要平衡好保密與開發利用之間的關系。

注釋與參考文獻：

[1]于艷茹,徐成凱.高校干部檔案管理探析[J].沈陽大學學報（社會科學版）,2017,19(02):158-160.

[2]方德生.檔案信息化的困境與出路——干部人事檔案信息化建設問題思考[J].檔案時空,2015(04):34-36.

[3]全國干部人事檔案專項審核基本完成[EB/OL].[20178/4/1].http://renshi.people.com.cn/n1/2016/1204/c139617-28922940.html.

[4][5]鄭伽.電子文件的全程管理與前端控制的比較研究[J].北京檔案,2017(10):19-22.

[6]高玲玲.從嚴從實加強干部檔案工作[J].山西檔案,2016(03):46-48.

[7]何宗哲.新公共服務視角下高校干部人事檔案服務水平的提升路徑研究[D].廣西大學,2016.