重大活動檔案管理的實(shí)踐與思考
——以世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案工作為例

2018-01-24 17:46:15嘉興市檔案局

浙江檔案 2018年6期

慈波沈煒/嘉興市檔案局

加強(qiáng)重大活動檔案管理，確保重大活動檔案完整、安全，充分發(fā)揮重大活動檔案存史資政育人作用，意義重大。近年來，嘉興市各級檔案部門牢牢把握檔案工作“走向法治、走向開放、走向現(xiàn)代化”的根本遵循，緊緊圍繞“留存最完整、最齊全、最系統(tǒng)的重大活動檔案”的工作目標(biāo)，始終堅持“統(tǒng)一協(xié)調(diào)、各負(fù)其責(zé)、完整收集、集中管理、有效利用”的工作原則，結(jié)合嘉興工作實(shí)際，主動出擊、積極作為，突出重點(diǎn)、強(qiáng)化落實(shí)，注重載體、精準(zhǔn)服務(wù)，取得了明顯成效。如，2014年至今開展的世界互聯(lián)網(wǎng)大會建檔工作，得到國家網(wǎng)信辦、省檔案局和嘉興市領(lǐng)導(dǎo)的充分肯定和社會各界的高度評價；“世界互聯(lián)網(wǎng)大會（烏鎮(zhèn)）檔案全過程監(jiān)督”還被省檔案局列為全省20起檔案行政執(zhí)法案例之一。

1 重大活動檔案管理的實(shí)踐分析

一是建章立制系統(tǒng)化。近年來，嘉興市先后印發(fā)了《嘉興市重大活動檔案管理辦法》（市政府令第32號）、《嘉興市檔案接收征集辦法》（市政府令第43號）、《嘉興市重要聲像檔案管理辦法》等規(guī)范性文件，為依法加強(qiáng)重大活動檔案管理、推進(jìn)檔案資源建設(shè)奠定了扎實(shí)基礎(chǔ)。嘉興市檔案局積極響應(yīng)，聯(lián)合相關(guān)部門先后制定了一系列有針對性的檔案管理辦法，如，聯(lián)合制定了《關(guān)于做好黨的群眾路線教育實(shí)踐活動文件材料收集歸檔工作的通知》《嘉興市大型運(yùn)動會檔案管理辦法》等。此外，針對具體的重大活動制定具體的規(guī)章制度，如，為服務(wù)保障好世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案工作，嘉興市委辦印發(fā)了《關(guān)于認(rèn)真做好G20杭州峰會、世界互聯(lián)網(wǎng)大會烏鎮(zhèn)峰會檔案資料管理工作的通知》，嘉興市檔案局與市網(wǎng)信辦聯(lián)合下發(fā)《關(guān)于做好全市世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案工作的通知》《世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案歸檔范圍和保管期限》《世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案文獻(xiàn)史料征集范圍和要求》，對大會形成檔案的組織管理、整理歸檔、利用、移交等作出具體規(guī)定，特別是明確了380多種文件材料、照片、音視頻、實(shí)物等歸檔范圍和保管期限，確保檔案管理有章可循、有規(guī)可依。

二是業(yè)務(wù)指導(dǎo)全程化。全市各級檔案部門借助嘉興市檔案史志QQ群、嘉興市檔案史志網(wǎng)站、“嘉興檔案”微信公眾平臺開設(shè)的“業(yè)務(wù)咨詢”“即時咨詢”“檔案講堂”等版塊，開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和實(shí)時指導(dǎo)，督促做好重大活動檔案的收集、移交等工作。如，在服務(wù)世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案管理工作中，會議所在地的桐鄉(xiāng)市檔案局組建了檔案工作團(tuán)隊，選派一名業(yè)務(wù)骨干全程參與指導(dǎo)大會檔案工作，在首屆大會籌備期間就通過QQ群、微信群把《浙江省重大活動檔案管理辦法》《世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案材料收集范圍和收集要求》等文件發(fā)放給各個工作組，督促相關(guān)人員主動收集和移交檔案材料，進(jìn)一步提升相關(guān)人員的檔案意識、業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。

三是監(jiān)督管理規(guī)范化。健全完善“三同步”的重大活動檔案工作機(jī)制，即檔案工作小組和重大活動領(lǐng)導(dǎo)小組同步建立、檔案工作與重大活動各項(xiàng)工作同步開展、檔案管理經(jīng)費(fèi)預(yù)算與重大活動經(jīng)費(fèi)預(yù)算同步到位。以世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案工作為例，2014年10月，桐鄉(xiāng)市在組建首屆世界互聯(lián)網(wǎng)大會籌備組時，就將桐鄉(xiāng)市檔案局列為籌備組成員單位；嘉興市檔案局還與世界互聯(lián)網(wǎng)大會嘉興市保障服務(wù)協(xié)調(diào)小組辦公室聯(lián)合建立檔案工作小組，負(fù)責(zé)互聯(lián)網(wǎng)大會檔案工作的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理，督促指導(dǎo)屬地世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案的收集、移交工作。此外，嘉興市檔案局開展年度歸檔整理和檔案數(shù)字化“一對一”評查、市縣聯(lián)動的“審計式、交叉式、全覆蓋式”檔案行政執(zhí)法“雙隨機(jī)”檢查以及重點(diǎn)領(lǐng)域、重點(diǎn)部門檔案工作巡查等多種形式的監(jiān)督檢查，確保歸檔材料齊全完整、整理規(guī)范、保管安全。2017年，嘉興市開展檔案法治層級監(jiān)督規(guī)范化試點(diǎn)工作，建立健全市、縣（市、區(qū)）檔案部門層層監(jiān)管、層層負(fù)責(zé)的工作機(jī)制，進(jìn)一步提升各級檔案部門依法履職的規(guī)范化水平，取得了可借鑒、可復(fù)制、可推廣的“嘉興經(jīng)驗(yàn)”。嘉興市檔案局還被省檔案局評為全省法治檔案建設(shè)示范單位。

四是檔案征集精細(xì)化。根據(jù)《嘉興市重大活動檔案管理辦法》的規(guī)定，重大活動過程中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文件、標(biāo)志性實(shí)物等不同形式的歷史記錄，都應(yīng)該收集。以世界互聯(lián)網(wǎng)大會為例，按照屬地管理原則，形成了以桐鄉(xiāng)主會場檔案為核心，嘉興市及其他各縣（市、區(qū)）分散形成的檔案為補(bǔ)充，全方位、多層次、精細(xì)化的世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案收集工作格局。為提高重大活動檔案收集的及時性、常態(tài)化，桐鄉(xiāng)市檔案局探索建立了固定機(jī)制，實(shí)現(xiàn)各類信息資料24小時“日歸檔”“不斷檔”；探索建立了與大會攝影師團(tuán)隊對接與共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)照片、視頻等資料隨時收集、及時歸檔。目前共收集到前三屆世界互聯(lián)網(wǎng)大會領(lǐng)導(dǎo)講話、題詞留言、書畫作品等紙質(zhì)檔案5580件，紀(jì)念章、通行證、志愿者服裝等實(shí)物資料179件，以及照片檔案25卷2250張、視頻檔案時長近2萬分鐘。同時，積極收集各類新聞媒體的宣傳報道，完善檔案結(jié)構(gòu)。桐鄉(xiāng)市檔案局還依托室藏檔案綜合管理系統(tǒng)，開展世界互聯(lián)網(wǎng)大會電子檔案在線接收，將53GB檔案數(shù)據(jù)和7556條電子目錄接收進(jìn)館，進(jìn)一步豐富了館藏數(shù)字檔案資源。

五是檔案利用社會化。做好重大活動檔案規(guī)范整理、定期移交、安全保管等工作，及時開展紙質(zhì)材料、照片、音視頻、實(shí)物材料整理及數(shù)字化工作并建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫，按照相關(guān)規(guī)定做好檔案鑒定、開放等工作，為人民群眾查閱利用相關(guān)檔案資料提供規(guī)范、優(yōu)質(zhì)服務(wù)。嘉興市各級檔案部門按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的工作要求，加快重大活動檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并以數(shù)字化帶動檔案信息資源整合，為信息資源共享利用提供了信息支撐和數(shù)據(jù)保障。截至目前，前三屆世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案均已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。此外，還依托收集齊全、保管科學(xué)的檔案資源，積極拓寬檔案信息資源的開發(fā)利用渠道。2017年，嘉興市檔案局利用與市地方志辦公室合署辦公的優(yōu)勢，指導(dǎo)并參與《烏鎮(zhèn)志》編纂工作，積極提供相關(guān)照片及文字素材。《烏鎮(zhèn)志》被列為《中國名鎮(zhèn)志文化工程》重點(diǎn)項(xiàng)目，作為第四屆世界互聯(lián)網(wǎng)大會重要參閱資料分發(fā)與會人員，成為烏鎮(zhèn)對外交往的名片。

近年來，嘉興市重大活動檔案管理取得了一定的成績,但也存在一些問題。一是檔案收集難度較大。重大活動類型多、涉及領(lǐng)域廣，形成的檔案數(shù)量較大、類別繁多、載體多樣，單憑檔案部門或承辦單位的力量難以完整收集。特別是特殊載體檔案收集不完整的問題比較突出，這是因?yàn)椴糠謫挝粚n案的認(rèn)識停留在紙質(zhì)檔案層面，不重視實(shí)物、音視頻等其他門類和載體檔案的收集，造成部分珍貴的音視頻檔案、臨時機(jī)構(gòu)印章等實(shí)物資料缺失或遺失，留下永久遺憾。二是部分單位檔案意識比較薄弱。有的單位認(rèn)為重大活動檔案僅僅針對活動本身，對服務(wù)保障重大活動開展相關(guān)工作中形成的系列檔案資料重視程度不夠；有些單位認(rèn)為檔案材料移交之后利用不便，不愿及時移交給屬地檔案部門；部分單位檔案員變動頻繁，檔案工作交接不及時、不到位。

2 加強(qiáng)檔案管理的若干思考

2.1 進(jìn)一步增強(qiáng)檔案意識，形成工作合力

各級檔案行政管理部門要積極探索與相關(guān)部門（單位）構(gòu)建重大活動檔案工作雙向互動對接機(jī)制，形成工作合力、優(yōu)化資源整合、提升工作效能，為黨委、政府中心工作提供更加精準(zhǔn)的檔案服務(wù)；要搭建重大活動檔案全過程跟蹤指導(dǎo)服務(wù)體系，開通檔案工作綠色通道，督促相關(guān)部門（單位）按照要求做好重大活動檔案管理工作，確保重大活動精彩全記錄。

2.2 進(jìn)一步強(qiáng)化業(yè)務(wù)監(jiān)管，確保檔案安全

各級黨委、政府要堅持以總體國家安全觀為指導(dǎo)，從維護(hù)國家安全的高度認(rèn)識和推進(jìn)重大活動檔案安全工作。各級各部門要把強(qiáng)化檔案資源建設(shè)作為檔案安全的起點(diǎn)，確保重大活動文件材料收集歸檔時“應(yīng)收盡收”“應(yīng)歸盡歸”、檔案移交接收時“應(yīng)交盡交”“應(yīng)接盡接”。各級檔案行政管理部門要實(shí)現(xiàn)檔案安全監(jiān)督檢查常態(tài)化，大力推進(jìn)檔案數(shù)字化、異地異質(zhì)登記備份等工作，加強(qiáng)實(shí)體檔案與數(shù)字檔案的安全管理，確保檔案絕對安全。

2.3 進(jìn)一步推動開放共享，展示檔案風(fēng)采

各級檔案館要嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》《各級國家檔案館開放檔案辦法》《中華人民共和國政府信息公開條例》等法律法規(guī)規(guī)定，做好重大活動檔案的鑒定開放、社會公開、共享利用等工作。各級檔案行政管理部門和檔案館要聯(lián)合相關(guān)部門（單位）通過出版專題匯編、舉辦展覽等多種形式，用檔案成果為重大活動增添亮色，為重大活動的順利舉辦提供檔案智慧、奉獻(xiàn)檔案力量、作出檔案貢獻(xiàn)。

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[3]俞桂忠.加強(qiáng)重大活動檔案收集工作的實(shí)踐要務(wù).浙江檔案[J].2016(10):58.

[4]寧宇龍.用“洪荒之力”留住所有精彩——浙江省桐鄉(xiāng)市檔案局館收集世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案資料掠影.中國檔案報[N].2016—11—14(01).

[5]錢娟明.精彩全紀(jì)錄——首屆世界互聯(lián)網(wǎng)大會檔案工作側(cè)記.浙江檔案[J].2014(12):37—39.