緊盯“關鍵少數” 壓實檔案安全責任
——麗水市開展領導干部檔案工作離任審計的若干體會

邱文鋒/麗水市檔案局

檔案是記錄各項工作和活動結果的重要依據，是傳承歷史的真實記錄，是延續(xù)文明的信息載體。檔案工作在統(tǒng)籌“五位一體”布局、推進“四個全面”發(fā)展戰(zhàn)略、實現國家治理體系和治理能力現代化建設中具有不可或缺的基礎性作用。《中華人民共和國檔案法》規(guī)定一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務。

領導干部檔案工作離任審計是指檔案行政管理部門會同組織人事部門，依據檔案法律法規(guī)標準，對黨政機關和國有企事業(yè)單位領導履行檔案安全管理職責情況進行監(jiān)督、評價和作出相應處置的行為。2016年，麗水市委組織部、市人力資源和社會保障局、市檔案局聯合印發(fā)《麗水市市管領導干部檔案工作離任審計制度（試行）》，并于2017年首次對市林業(yè)局、市司法局、市殘聯開展主要領導檔案工作離任審計。筆者就此談幾點體會。

1 框定“關鍵少數”

2013年，中華人民共和國監(jiān)察部、中華人民共和國人力資源和社會保障部、國家檔案局聯合發(fā)布了《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》，指出有檔案違法違紀行為的單位，其負有責任的領導人員和直接責任人員，以及有檔案管理違法行為的個人，應當承擔紀律責任；涉嫌犯罪的，應移交司法機關依法追究刑事責任。我們在檔案行政執(zhí)法實踐中發(fā)現，檔案違法違紀行為的發(fā)生往往都是因為單位主要領導對檔案工作重視程度不夠，檔案工作任務不明、抓手不實、措施不力、責任不落實，由此導致本單位檔案收集不齊全、整理不及時、管理不善，甚至造成檔案丟失或損毀等。究其原因，主要是單位缺少檔案管理制度，或者單位執(zhí)行檔案管理制度時不嚴格；主要領導對檔案工作的認識上有所“缺位”，極少過問本單位的檔案工作情況，極少檢查本單位的檔案安全，甚至成為檔案工作的“局外人”；有的領導干部還以各種理由自行保管本人在工作中直接形成的、應當歸檔的重要文件資料和實物，離任之后直接帶走或擅自銷毀。

為此，市委組織部、市人力資源和社會保障局、市檔案局聯合印發(fā)了《麗水市市管領導干部檔案工作離任審計制度（試行）》，將“關鍵少數”框定在檔案行政執(zhí)法監(jiān)督檢查的范圍內。檔案審計以領導干部任職期間本單位檔案管理合法合規(guī)性為基礎，重點檢查領導干部檔案工作守法、守紀、守規(guī)、盡責情況，加強對領導干部依法決策、行使權力、勤勉履責的制約和監(jiān)督，為推進國家治理體系和治理能力現代化提供基礎保障。

2 壓實領導責任

檔案的收集、整理、利用是一項業(yè)務性較強的工作。在檔案工作中，作為單位的主要領導應當履行什么義務、承擔什么責任，是領導干部檔案離任審計的重點內容。麗水市在起草《麗水市市管領導干部檔案工作離任審計制度（試行）》時，征求了省檔案局和省、市其他相關部門的意見，將檔案工作領導責任和直接責任予以區(qū)分，將單位主要領導應當承擔的責任與檔案管理人員的具體業(yè)務予以區(qū)分，突出重點，壓實單位主要領導的領導責任和直接責任。

對單位主要領導來說，應當履行的領導責任是貫徹黨和國家及上級黨委政府檔案工作方針政策、遵守有關檔案法律法規(guī)和檔案管理紀律、落實檔案安全第一責任主體，并按照有關規(guī)定向指定的國家檔案館移交檔案；及時發(fā)現檔案安全隱患，及時組織人員排除安全隱患，不隱瞞不報、虛假報告或干擾阻礙有關部門的調查行為。單位主要領導的直接責任為在任期內或離任時，不得以任何理由將自己在工作中直接形成的應歸檔的文件材料等據為己有，拒絕移交給檔案機構、檔案工作人員；不得存在因工作不負責任或者不遵守檔案工作制度導致檔案損毀或丟失的行為；任期內和離任之時不得擅自銷毀檔案。

3 規(guī)范審計程序

領導干部檔案工作離任審計必須在法律法規(guī)規(guī)定的范圍內進行。根據《中華人民共和國檔案法》《檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查工作暫行規(guī)定》《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》等法律、法規(guī)的規(guī)定，開展檔案工作離任審計應當遵循嚴格、規(guī)范、公正、文明的原則，做到事實清楚、責任明確、證據確鑿、定性準確、依據正確、程序合法。麗水市開展領導干部檔案離任工作，包括被審計人述職、審計組綜合調查、審計報告征求意見、審計問題整改、整改措施復查等流程；以領導干部在檔案工作應當承擔的領導責任和直接責任為重點，逐項審查；對審計中發(fā)現的問題，逐項編制《領導干部檔案工作離任審計工作單》，由兩名以上審計人員簽署，并交被審計對象確認。

4 提高審計能力

開展領導干部檔案離任審計，是檔案工作依法監(jiān)管的一項新舉措；對檔案部門工作人員來說，也是一項全新的檔案安全監(jiān)管工作。

首先，統(tǒng)一思想，解決檔案部門工作人員的認識問題，區(qū)別檔案離任審計與業(yè)務工作檢查的關系。離任審計是依法審核單位主要領導在檔案工作中的權責履行情況，對象是單位領導干部，與檔案部門以往的目標管理、年度檢查有著本質區(qū)別。目標管理和年度檢查的對象是單位，主要審查的是單位檔案工作的業(yè)務問題，包括檔案的分類方案是否科學、歸檔范圍保管期限設置是否合理、檔案整理是否及時規(guī)范、檔案保管是否遵章守制等，這些業(yè)務工作與單位領導有一定的關系，但不屬于檔案主要領導應當承擔的責任。

第二，加強組織領導，提高檔案工作離任審計的溝通協(xié)調和執(zhí)行力問題。市檔案局成立領導干部檔案工作離任審計工作小組，局主要領導任組長。在開展離任審計之前，與市委組織部進行溝通，確定離任審計對象，并聯合下發(fā)市管領導干部離任審計的通知；離任審計意見經過市檔案局班子會議討論通過，報市委組織部審核；正式意見由市委組織部與市檔案局聯合下達。

第三，加強培訓，提高檔案工作人員發(fā)現問題的能力。要把視角放在單位主要領導的領導責任和直接責任上，從單位領導班子的分工與工作落實情況入手，從單位近年主要工作入手，重點檢查本單位領導在建立健全和貫徹落實各項制度上所起到的作用；重點檢查被審計的領導在任期間和離任之時本單位重大決策、重點工作、重大活動應當形成的材料是否全流程記錄并歸檔；重點檢查單位主要領導在任期和離任之時直接形成的或者直接保存的應當歸檔的重要材料、資料、實物等是否向檔案室移交。

第四，規(guī)范流程，對標審計。做好檔案離任審計的全流程記錄，對標《麗水市市管領導干部檔案工作離任審計制度（試行）》確定的領導責任和直接責任，逐項審查。既要做好發(fā)現問題的記錄，也要做好沒有問題的記錄，形成的《領導干部離任審計報告》逐條逐句都要有檢查記錄作為依據。

5 落實整改措施

開展領導干部檔案工作離任審計工作，目的在于發(fā)現問題并整改問題。麗水市在領導干部檔案工作離任審計工作中，堅持一張工作底稿管到底的方法。對審計中發(fā)現的問題及評介進行詳細記錄，編制《領導干部檔案工作離任審計工作底稿》，依據《領導干部檔案工作離任審計工作底稿》形成《領導干部離任審計報告》，提出整改意見。在整改復查時，依據《領導干部檔案工作離任審計工作底稿》，逐條核對單位整改工作落實情況，由被審計單位在《領導干部檔案工作離任審計工作底稿》上如實填寫整改情況和陳述意見，由市檔案局審計人員填寫復核意見，做到事事有依據、件件不落空。

開展市管領導干部檔案工作離任審計工作并落實整改措施，確立了單位主要領導為檔案安全第一責任人的主體責任地位，明確了其在檔案工作的領導責任和直接責任，有效提升了領導干部的檔案意識，特別是提高了他們將本人在履職過程中形成的材料及時歸檔的意識。開展市管領導干部檔案工作離任審計工作，把領導干部檔案工作責任納入檔案行政執(zhí)法監(jiān)督體系，做到權責清楚、責任擔當、追責有據，由此增加“關鍵少數”依法治檔的意識，帶動“絕大多數”全面夯實檔案工作基礎，切實踐行檔案工作“三個走向”根本遵循。