水利工程檔案管理存在問題與解決對策

何曉青/杭州市河道管理總站

水利工程檔案指水利工程從提出項目建議書、可行性研究報告到施工再到竣工驗收、試運行等各個階段形成的、具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄，對于水利工程建成投入使用后做好運行管理、維修養護、改建擴建等工作具有重要的憑證作用。隨著杭州市“五水共治”工作的持續推進，水利工程檔案的數量快速增長。因此管理好并利用好水利工程檔案，實現檔案正規化、標準化管理，使其在水利建設和水利管理中充分發揮作用，具有緊迫性與重要的現實意義。

1 當前工作存在的不足之處

第一，檔案的成套性得不到保障。水利工程檔案屬于科技檔案，成套性是科技檔案的一般性特點，因此水利工程檔案也具有成套性這一重要特點。維護檔案的成套性和有機聯系是做好水利工程檔案管理的關鍵點，但在實際工作中，由于水利工程建設周期長且流程多，參建單位分散且各單位對檔案管理的重視程度不一，水利工程檔案收集存在一定困難。此外在歸檔方面，我國《水利工程建設項目檔案管理規定》指出，水利工程檔案的歸檔時間可由項目法人根據實際情況確定，既可在單位工程或單項工程完工后向項目法人移交歸檔，也可在主體工程全部完工后向項目法人移交歸檔；整個項目歸檔工作以及項目法人向有關單位檔案移交工作，應在工程竣工驗收后3個月內完成。在實踐中這樣的規定往往不能嚴格執行，造成檔案的成套性得不到保障。

第二，檔案的集中統一管理得不到落實。水利工程規模較大、參與部門較多，形成的材料內容復雜、涉及面廣。囿于沒有實行集中統一管理，工程材料分散保存在科研、立項、設計、項目施工、監理等單位，不能按照要求進行組卷、整理、保管等，檔案的完整性、規范性、安全性等都得不到保障。

第三，檔案管理的專業性要求得不到滿足。做好水利工程檔案管理工作既需要具備檔案業務知識，也需要具備水利工程方面的知識，檔案管理對于專業性的要求較高。然而在工作中，檔案管理人員大多是臨時抽調來的，沒有經過專門培訓，存在既缺乏專業知識、也不具備合理的知識結構的問題，日常工作中只能被動地從工程項目負責人員手里接收檔案，而且是有多少就接收多少，無法發現檔案材料中存在的內容缺失、簽章手續不齊、隱蔽工程驗收記錄不準、整理不規范等問題，嚴重影響著歸檔質量。

2 加強檔案管理的若干對策

一要實現檔案全過程管理。水利工程檔案工作應貫穿于水利工程建設的各個階段，從建設前期就應對水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求，并著手對文件材料進行收集與整理；在檢查水利工程進度與施工質量時應同步檢查水利工程檔案的收集、整理情況；在進行項目成果評審、鑒定和水利工程重要階段驗收與竣工驗收時，應同步審查、驗收水利工程檔案的內容與質量，并給出相應的驗收評語。只有做好檔案全過程管理，才能確保水利工程檔案成套性，確保檔案具有完整性和有機聯系。

二要加強工作中各方協作。第一，要通過加大宣傳的方式提升全員管好檔、用好檔的意識。可通過微信、微博等多種宣傳平臺，面向水利工作者宣傳水利工程檔案的重要意義及相關的建檔、管檔、用檔的方式方法，確保宣傳內容具有較強的實用性，打開全員參與檔案工作的良好局面。第二，要通過制定規章制度明確相關單位與人員的工作職責。應當健全檔案工作管理規章制度，要求河道管理部門要建立項目法人、參建單位工作協同機制，明確項目法人對檔案管理負總責，勘察設計、監理、施工等參建單位負責保管本單位形成的相關業務工作資料并向項目法人移交。還應當建立賞罰分明的工作機制，對積極配合檔案工作的單位或個人要進行獎勵與宣傳，對不認真配合的要進行批評教育甚至采取一定的處罰措施。還應當加強考核，確保工作協同落到實處。

三要提高檔案人員專業化水平。要不斷提升檔案工作專業化水平，加強針對檔案人員的業務培訓，堅持實施專業化、精準化培訓，做到干什么學什么、缺什么補什么、弱什么強什么，不斷提升檔案人員的專業能力。既要加強檔案工作業務知識培訓，也要加強水利工程建設基礎知識培訓，不斷優化檔案人員知識結構，讓他們掌握扎實的業務技能，使他們勝任檔案工作。